Guia para campos de valor múltiplo

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Na maior parte dos sistemas de gestão de base de dados, só pode armazenar um único valor num campo, incluindo versões anteriores do Microsoft Access. No Microsoft Office Access 2007, também pode criar um campo com vários valores, tal como uma lista de categorias às quais atribuiu um assunto. Os campos de valor múltiplo são adequados para determinadas situações, tal como quando utiliza o Office Access 2007 para trabalhar com informações armazenadas numa lista do Windows SharePoint Services 3.0 e esta lista contém um campo que utiliza um dos tipos de campos de valor múltiplo disponíveis no Windows SharePoint Services.

Este tópico abrange campos de valor múltiplo no Office Access 2007 e no Windows SharePoint Services, a criação de um campo de valor múltiplo e quando utilizar um e como empregar um campo de valor múltiplo numa consulta.

Neste artigo

O que é um campo de valor múltiplo?

Campos de valor múltiplo no Windows SharePoint Services

Quando utilizar o campo de valor múltiplo

Como criar um campo de valor múltiplo

Utilizar o Assistente de pesquisas

Modificar a estrutura de um campo de valor múltiplo

Como empregam um campo de valor múltiplo numa consulta

O que é um campo de valor múltiplo?

Suponha que tem uma tarefa para atribuir a um dos empregados ou subcontratados, mas decidiu que necessita de a atribuir a mais do que uma pessoa. No Office Access 2007, poderá criar um campo com de valor múltiplo que lhe permite seleccionar as pessoas a partir de uma lista.

Campo de valores múltiplos

Quando clica na caixa de combinação, as caixas de verificação aparecem seleccionadas para indicar as escolhas. Poderá seleccionar ou desmarcar itens na lista e clicar depois em OK para submeter as escolhas.

Caixa de combinação de campo de valor múltiplo

As pessoas seleccionadas são armazenadas num campo de valor múltiplo e separadas por vírgulas (por predefinição) quando são apresentadas.

Campo de valor múltiplo com valores separados por vírgula

A ideia por detrás dos campos de valor múltiplo é facilitar o suporte dessas instâncias quando pretende seleccionar e armazenar mais do que uma opção, sem ter de criar uma estrutura de base de dados mais avançada. Os campos de valor múltiplo também são importantes para a integração com o Windows SharePoint Services, porque as listas do SharePoint também suportam campos de valor múltiplo.

Poderá questionar porque é que o Office Access 2007 lhe permite armazenar mais do que um valor num campo, quando a maioria dos sistemas de gestão de bases de dados relacionais o proíbem. A resposta é que o motor de base de dados no Office Access 2007 não armazena realmente os valores num único campo. Embora o que o utilizador vê e com o que trabalha pareça ser um campo único, na realidade, os valores são armazenados independentemente e geridos em tabelas de sistema ocultas. O motor de base de dados do Access trata disto para o utilizador, separando automaticamente os dados e apresentando novamente os mesmos para mostrar os valores num único campo.

Tecnicamente, um campo de valor múltiplo do Access modela uma relação muitos-para-muitos. Por exemplo, considere uma tabela de eventos na qual atribui responsabilidade de cada evento a um ou mais empregados. Suponha que cria um campo de valor múltiplo com o nome "AtribuídoA" para atribuir eventos aos empregados. A relação entre os eventos e os empregados é de muitos-para-muitos. Isto é, pode ter muitos empregados atribuídos a qualquer evento, bem como um empregado atribuído a muitos eventos.

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Campos de valor múltiplo no Windows SharePoint Services

O Windows SharePoint Services 2.0 suporta uma coluna Escolha que lhe permite seleccionar e armazenar mais do que uma escolha num único campo. No Windows SharePoint Services 3.0, também é possível criar um campo de pesquisa que lhe permite seleccionar e armazenar mais do que uma escolha num único campo. Para que o Office Access 2007 seja integrado com o Windows SharePoint Services e suporte os respectivos tipos de campo, o Office Access 2007 implementa o suporte para campos de valor múltiplo.

Quando liga a uma lista do SharePoint que emprega um destes tipos de dados de valor múltiplo, o Office Access 2007 cria automaticamente e utiliza localmente um tipo de valor múltiplo do Access.

Quando exporta uma tabela do Access para uma lista do SharePoint e a tabela do Access contém um campo de valor múltiplo, o campo torna-se num dos tipos de campo de valor múltiplo disponíveis no Windows SharePoint Services. Da mesma forma, quando move uma base de dados do Access para um site do SharePoint e a base de dados contém tabelas do Access que contêm campos de valor múltiplo, cada um desses campos de valor múltiplo torna-se num dos tipos de campo de valor múltiplo do Windows SharePoint Services.

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Quando utilizar um campo de valor múltiplo

Deve considerar a criação de um campo de valor múltiplo quando pretende:

  • Armazenar uma selecção de valor múltiplo a partir de uma lista de escolhas e essa lista de escolhas for relativamente pequena.

    Crie o campo de valor múltiplo no Office Access 2007 utilizando o Assistente de Pesquisas na Vista de estrutura da tabela.

  • Exportar uma tabela do Access para um site do SharePoint, de modo a que este último empregue os campos de pesquisa ou de escolha de valor múltiplo disponíveis no Windows SharePoint Services.

    Crie o campo de valor múltiplo no Office Access 2007 utilizando o Assistente de Pesquisas na Vista de estrutura da tabela. Em seguida, exporte a tabela para uma lista do SharePoint.

  • Mover uma base de dados do Access num site do SharePoint, de modo a que este último empregue os campos de pesquisa ou de escolha de valor múltiplo disponíveis no Windows SharePoint Services.

    Crie o campo de valor múltiplo no Office Access 2007 utilizando o Assistente de Pesquisas na vista de estrutura da tabela. Em seguida, clique no comando Mover para SharePoint no separador Dados Externos.

  • Ligar a uma lista do SharePoint que contém um campo de pesquisa ou escolha de valor múltiplo.

    O campo de valor múltiplo do Office Access 2007 é criado automaticamente para o utilizador e mapeado ao campo do Windows SharePoint Services quando cria a tabela ligada.

Para além dos cenários anteriores, também é possível que pretenda utilizar um campo de valor múltiplo quando tem quase a certeza de que a base de dados não será posteriormente movida para o Microsoft SQL Server. Um campo de valor múltiplo do Office Access 2007 é convertido para o SQL Server como um campo memo (ntexto) que contém o conjunto de valores delimitado. Uma vez que o SQL Server não suporta um tipo de dados de valor múltiplo que modele uma relação muitos-para-muitos, poderá ser necessário trabalho de conversão e estrutura adicional.

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Como criar um campo de valor múltiplo

Quando abre uma tabela, esta é aberta na vista de folha de dados. É possível adicionar uma coluna de pesquisa de valor múltiplo clicando em Coluna de Pesquisa no grupo Campos e Colunas no separador Folha de Dados. Tal inicia o Assistente de Pesquisas para o orientar ao longo do processo de criação da coluna de pesquisa.

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem de botão do Office e, em seguida, clique em Abrir..

  2. Na caixa de diálogo Abrir, seleccione e abra a base de dados.

  3. No Painel de Navegação, faça duplo clique na tabela na qual pretende criar uma coluna de pesquisa para a abrir.

  4. No separador Folha de Dados, no grupo Campos e Colunas, clique em Coluna de Pesquisa.

    Imagem do Friso do Access

    É apresentado o Assistente de Pesquisas.

    Página do Assistente de Pesquisas na qual é escolhido tabela/consulta ou lista de valores

  5. Na primeira caixa de diálogo do Assistente de Pesquisas, terá de decidir se pretende basear a coluna de pesquisa nos valores numa tabela ou consulta, ou numa lista de valores introduzidos.

    O tipo mais comum de coluna de pesquisa de valor múltiplo é aquela que apresenta valores pesquisados a partir de uma consulta ou tabela relacionada.

  6. Para saber como concluir o Assistente de pesquisas, consulte o artigo utilizar o Assistente de pesquisas. Para obter informações mais aprofundadas sobre como criar um campo de valor múltiplo, consulte o artigo Adicionar ou alterar uma coluna de pesquisa que lhe permita armazenar vários valores.

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Utilizar o Assistente de Pesquisas

O Assistente de Pesquisas é chamado quando o utilizador cria uma coluna de pesquisa na vista de folha de dados, quando arrasta um campo a partir do painel Lista de Campos para uma tabela aberta na vista de folha de dados, e na vista de estrutura quando escolhe Assistente de Pesquisas na coluna Tipo de Dados. O assistente orienta-o ao longo dos passos necessários para criar uma coluna de pesquisa e define automaticamente as propriedades de campo adequadas para corresponder às escolhas. O assistente também cria relações de tabela e índices onde estes são necessários para suportar a coluna de pesquisa.

Quando o assistente é apresentado, é necessário decidir se pretende basear a coluna de pesquisa numa tabela ou consulta, ou numa lista de valores introduzidos. Na maioria das vezes, se a tabela for correctamente estruturada e as informações estiverem divididas em tabelas baseadas em assuntos, é aconselhável escolher uma tabela ou consulta como origem da coluna de pesquisa.

  • Criar a pesquisa de valor múltiplo com base numa tabela ou consulta

    Quando arrasta um campo a partir do painel Lista de Campos para criar um campo de valor múltiplo, os primeiros dois passos do procedimento abaixo são executados automaticamente, pelo que deverá começar no passo três.

    1. No Assistente de Pesquisas, clique em Quero que a coluna de pesquisa pesquise os valores numa tabela ou consulta e, em seguida, clique em Seguinte.

    2. Seleccione uma tabela ou consulta a partir da lista e, em seguida, clique em Seguinte.

    3. Em Campos Disponíveis, clique nos campos que pretende incluir na pesquisa.

    4. Clique no botão de maior (>) para mover o campo em que clicou para a lista Campos Seleccionados.

    5. Repita os dois passos anteriores até que a lista Campos Seleccionados englobe todos os campos que pretende incluir na pesquisa. Em seguida, clique em Seguinte.

    6. Opcionalmente, seleccione um a quatro campos pelos quais ordenar os itens de pesquisa e clique em Seguinte. Clique no botão Ascendente para mudar a ordenação dos itens de pesquisa de ascendente para descendente. Tenha em atenção que o nome do botão é alterado para Descendente. Para reverter para a ordenação anterior, clique novamente no botão. Clique em Seguinte para continuar.

    7. Ajuste a largura das colunas no campo de pesquisa, se necessário, em seguida, clique em Seguinte.

    8. Em Pretende armazenar valores múltiplos para esta pesquisa?, seleccione a caixa de verificação Permitir Valores Múltiplos.

      Nota: Esta caixa de verificação tem de ser estar seleccionada para activar o armazenamento de valores múltiplos.

    9. Clique em Concluir.

      Quando clica no botão Concluir, é criada uma coluna de pesquisa cujas propriedades de campo são definidas com base nas escolhas efectuadas no Assistente de Pesquisas.

    10. Para guardar a tabela, clique no botão do Microsoft Office Imagem de botão do Office e, em seguida, clique em Guardar.

  • Criar uma pesquisa de valor múltiplo com base nos valores introduzidos

    1. No Assistente de Pesquisas, clique em Eu escrevo os valores que quero e, em seguida, clique em Seguinte.

    2. Introduza o número de colunas. Em seguida, escreva cada valor. Para mover para a coluna ou linha seguinte, prima TAB.

    3. Quando concluir a introdução dos valores, clique em Seguinte.

    4. Se tiver especificado mais do que uma coluna no passo 2, tem de escolher qual a coluna que irá utilizar para identificar exclusivamente cada valor. Na caixa Campos disponíveis, faça duplo clique na coluna que pretende utilizar para identificar exclusivamente cada valor.

      Nota: Este passo não é apresentado se não tiver especificado mais de uma coluna no passo 2.

    5. No Assistente de Pesquisas, escreva o rótulo para a coluna de pesquisa.

    6. Em Pretende armazenar valores múltiplos para esta pesquisa?, seleccione a caixa de verificação Permitir Valores Múltiplos.

      Nota: Esta caixa de verificação tem de ser estar seleccionada para activar o armazenamento de valores múltiplos.

    7. Clique em Concluir.

      Quando clica no botão Concluir, é criada uma coluna de pesquisa cujas propriedades de campo são definidas com base nas escolhas efectuadas no Assistente de Pesquisas.

    8. Para guardar a tabela, clique no botão do Microsoft Office Imagem de botão do Office e, em seguida, clique em Guardar.

      Depois de criar o campo de valor múltiplo, este é apresentado como uma lista pendente da caixa de verificação quando visualizar a tabela na Vista de folha de dados.

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Modificar a estrutura de um campo de valor múltiplo

Para obter informações sobre como modificar a estrutura de um campo de valor múltiplo, consulte o artigo Adicionar ou alterar uma coluna de pesquisa que lhe permita armazenar vários valores.

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Como empregar um campo de valor múltiplo numa consulta

Quando emprega um campo de valor múltiplo numa consulta, deve decidir se pretende obter o campo de valor múltiplo completo com todos os valores separados por vírgulas ou uma linha separada para cada valor. Por exemplo, suponha que tem uma tabela Problemas que contém um campo AtribuídoA que utiliza para atribuir problemas aos empregados. Pode construir uma consulta com o campo AtribuídoA da seguinte forma:

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem de botão do Office e, em seguida, clique em Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir, seleccione e abra a base de dados.

  3. No separador Criar, no grupo Outros, clique em Estrutura da Consulta.

    Imagem do Friso do Access

  4. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, clique na tabela (neste exemplo, "Problemas") que contém o campo de valor múltiplo e clique em Adicionar.

  5. Clique em Fechar.

  6. Arraste os campos que pretende utilizar para a grelha de consulta. Neste exemplo, arraste o campo Título e o campo de valor múltiplo denominado "AtribuídoA" para a grelha de consulta.

  7. No separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Executar.

O resultado da consulta terá um aspecto semelhante ao seguinte, com uma coluna a apresentar o título de problema e a segunda coluna a apresentar o campo de valor múltiplo:

Resultado da consulta apresentando os campos Título e AtribuídoA


Suponha que pretende ver o campo de valor múltiplo AtribuídoA expandido, de modo a que cada valor de AtribuídoA apareça numa linha separada. Para tal, necessita de especificar a propriedade Valor anexando a cadeia ".Valor" a "AtribuídoA" na linha Campo, conforme é mostrado na grelha de consulta:

Grelha de consulta apresentando Título e AtribuídoA.Valor

Quando especifica AtribuídoA na linha Campo, o Access apresenta todos os valores no campo de valor múltiplo em apenas uma linha quando executa a consulta. No entanto, quando utiliza a propriedade Valor, como AtribuídoA.Valor, o Access apresenta o campo de valor múltiplo numa forma expandida, de modo a que cada valor apareça numa linha separada. É possível criar uma consulta para apresentar os valores individuais, da seguinte forma:

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem de botão do Office e, em seguida, clique em Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir, seleccione e abra a base de dados.

  3. No separador Criar, no grupo Outros, clique em Estrutura da Consulta.

    Imagem do Friso do Access

  4. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, clique na tabela (neste exemplo, "Problemas") que contém o campo de valor múltiplo e clique em Adicionar.

  5. Clique em Fechar.

  6. Arraste os campos que pretende utilizar (neste exemplo, o campo de valor múltiplo denominado "AtribuídoA.Valor") para a grelha de consulta.

  7. No separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Executar.

O resultado da consulta terá um aspecto semelhante ao seguinte, com uma coluna a apresentar o título de problema e a segunda coluna a apresentar AtribuídoA.Valor.

Resultado da consulta apresentando o Título e os valores individuais AtribuídoA

Para mais informações sobre como utilizar campos de valor múltiplo em consultas, consulte o artigo utilizar campos de valor múltiplos em consultas.

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