Guardar uma sequência de ordenação com uma tabela, consulta, formulário ou relatório

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Quando ordena os dados na tabela, consulta, formulário ou relatório, pode guardar a sequência de ordenação com o objeto. Se ordenar os dados de uma das seguintes objetos e, em seguida, guarde o objeto, a sequência de ordenação é de facto quando guarda o objeto é guardada automaticamente com o objeto. Pode especificar se a sequência de ordenação guardada estará em vigor quando o objeto seguinte é aberto.

Para consultas e relatórios, também pode definir uma sequência de ordenação predefinida. A sequência de ordenação predefinida é aplicada aos dados na consulta ou relatório quando não é especificada nenhum outras sequência de ordenação.

O que pretende fazer?

Compreender sequências de ordenação guardada

Definir a sequência de ordenação predefinida para uma consulta

Definir a sequência de ordenação predefinida de um relatório

Compreender sequências de ordenação guardada

Existem dois tipos de sequências de ordenação guardada:

  • Aplicada em último    Uma sequência de ordenação aplicada em último é a sequência de ordenação que estava em efeito quando o objeto foi guardado pela última vez. Tabelas, consultas, formulários e relatórios todo podem ter sequências de ordenação aplicada em último.

  • Predefinido    Uma sequência de ordenação predefinida é incorporada na estrutura de uma consulta ou um relatório. Uma sequência de ordenação predefinida é aplicada quando não é especificada nenhum outras sequência de ordenação.

Sequências de ordenação aplicada em último

Quando guarda uma tabela, consulta, formulário ou relatório enquanto os dados são ordenados, a sequência de ordenação é guardada automaticamente quando guarda o objeto. Esta opção é denominada uma sequência de ordenação aplicada em último. Quando cria uma sequência de ordenação, que está a alterar realmente a estrutura do objeto.

Se pretender que a sequência de ordenação aplicada em último a serem aplicadas automaticamente da próxima vez que abrir o objeto, defina a propriedade de Ordem por no caso de carga do objeto para Sim. Para definir esta propriedade, execute os passos seguintes enquanto o objeto está aberto na vista de estrutura.

  1. Prima F4 para apresentar a folha de propriedades.

    Este passo é desnecessário se a folha de propriedades ainda estiver visível.

  2. Siga um dos seguintes procedimentos:

    • Se o objeto é uma tabela ou uma consulta, no separador Geral da folha de propriedades, defina a propriedade Ordem por no caso de carga como Sim.

    • Se o objeto é um formulário ou relatório, no separador dados da folha de propriedades, defina a propriedade Ordem por no caso de carga como Sim.

Nota: Pode impedir que a sequência de ordenação aplicada em último é aplicada, definindo a propriedade de Ordem por no caso de carga para não.

Sequências de ordenação predefinidas

Uma vez que pode alterar a sequência de ordenação aplicada em último sempre que alguém ordena um objeto e, em seguida, guarda-la, poderá querer definir uma sequência de ordenação predefinida. Uma sequência de ordenação predefinida faz parte de estrutura do objeto e não é alterada quando uma sequência de ordenação diferentes é aplicada.

Apenas pode especificar uma sequência de ordenação predefinida para uma consulta ou relatório. Apesar da sequência de ordenação predefinida não será substituída pela sequência de ordenação atual ou aplicada em último, mesmo entra em vigor apenas quando a sequência de ordenação atual ou aplicada em último é removida.

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Definir a sequência de ordenação predefinida para uma consulta

  1. Abra a consulta na Vista de estrutura.

  2. Faça duplo clique no campo que pretende utilizar para ordenar.

    O campo é apresentado na grelha de estrutura.

  3. Na grelha de estrutura, desmarque a caixa na linha Mostrar do campo que adicionou.

  4. Na linha Ordenar, especifique se pretende ordenar o campo por ordem ascendente (mais pequeno de valores pela primeira vez; A-to-Z) ou por ordem descendente (maior valores primeiro; Z-to-A).

  5. Se pretende ordenar por mais de um campo, adicione campos de ordenação adicionais repetindo os passos 2 a 4.

    Nota: Quando ordena por mais de um campo, os resultados são ordenados inicialmente pelo primeiro campo que especificou, em seguida, pelo campo seguinte que especificou e assim sucessivamente. Por exemplo, se ordenar por apelido e, em seguida, por data de nascimento, todos os registos com um valor de apelido de Dow aparecer antes de registos com um valor de apelido de Stevens, independentemente do valor da data de nascimento. Os registos dentro de cada campo Apelido, em seguida, são ordenados de acordo com o valor no campo Data de nascimento.

  6. Prima CTRL+G para guardar a consulta.

Nota: Para remover uma sequência de ordenação predefinida de uma consulta, remova os campos de ordenação da grelha de estrutura da consulta.

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Definir a sequência de ordenação predefinida de um relatório

  1. Abra o relatório.

  2. No separador Base, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Avançadas e, em seguida, clique em Filtro/Ordenação Avançados no menu de atalho.

    É apresentada a num novo separador de documento que contém uma grelha de estrutura e janelas na qual pode selecionar um campo no qual pretende ordenar.

  3. Na janela, faça duplo clique no campo que pretende utilizar para ordenar.

    O campo é apresentado na grelha de estrutura.

  4. Na grelha de estrutura, na linha Ordenar, especifique se pretende ordenar o campo por ordem ascendente (mais pequeno de valores pela primeira vez; A-to-Z) ou por ordem descendente (maior valores primeiro; Z-to-A).

  5. Se pretende ordenar por mais de um campo, adicione campos de ordenação adicionais repetindo os passos 2 a 4.

    Nota: Quando ordena por mais de um campo, os resultados são ordenados inicialmente pelo primeiro campo que especificou, em seguida, pelo campo seguinte que especificou e assim sucessivamente. Por exemplo, se ordenar por apelido e, em seguida, por data de nascimento, todos os registos com um valor de apelido de Dow aparecer antes de registos com um valor de apelido de Stevens, independentemente do valor da data de nascimento. Os registos dentro de cada campo Apelido, em seguida, são ordenados de acordo com o valor no campo Data de nascimento.

  6. no separador Base, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Ativar/Desativar Filtro.

Nota: Para remover uma sequência de ordenação predefinida de um relatório, remova os campos de ordenação da grelha de estrutura.

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