Gestão de projectos para além do Excel

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Pode admiti-lo — tenha sido utilizando uma folha de cálculo do Microsoft Office Excel para gerir os seus projetos e, na verdade não vir um bom motivo para alterar. Não está sozinho.

É tentador para iniciar um plano de projecto no Excel, porque-ajudá-lo rapidamente todos os seus projetos da lista, dispô-las como pretende que-las e par criam algo que se assemelha uma vista de gráfico Gantt. Mas determinado breve uma folha de cálculo quando chegar para calcular as alterações ao seu projeto.

Quando encontrar o seu próprio alternar entre vários projetos, interrompida agendas e recursos partilhados, manutenção de uma agenda numa folha de cálculo torna-se uma tarefa confuso. Com o motor de agendamento dinâmico, ferramentas de gestão de recursos e suporte para comunicação melhor, Microsoft Office Project 2007 podem ajudá-o a permanecer no registo.

O que pretende fazer?

Tirar partido da gestão de recursos ao nível da empresa

Deixe que o Project calcular o efeito das alterações de data

Utilizar métodos de comunicação flexíveis

Integrar com o Excel

Beneficiar de uma gestão de recursos a nível de toda a empresa

Quando utilizar folhas de cálculo para controlar projetos, o que acontece quando um único recurso está atribuído a vários projetos? Tem de gerir recursos fora do seu plano do projeto, manualmente ou com um programa de terceiros. Recursos com frequência conclui inadvertidamente com sobrecarga e pode passam muito tempo a tentar reagendar o trabalho.

Com Microsoft Office Project Professional 2007, todos os projetos na sua organização podem desenhar a partir de um agrupamento de recursos central de toda a empresa. Permite que os gestores de projeto ver rapidamente o disponibilidade de um recurso antes de atribuir esse recurso a uma tarefa.

Saiba mais sobre a gestão de recursos

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Deixar o Project calcular o efeito de alterações de datas

Digamos que tenha sido rastreio um projeto numa folha de cálculo. Este projeto tem uma tarefa que não é possível iniciar até um projecto diferente produz um específico material a entregar. Que material a entregar está agendada para ser efetuado num 18 de Junho. Está agora 25º de Junho, e ainda está à espera para a mesma. Quanto tempo vai demorar para atualizar a sua folha de cálculo com uma nova data para a tarefa da qual depende do que material a entregar? Talvez não tempo se a tarefa estiver perto do final do projeto, mas o que acontece se é perto do início? E o que acontece se o projeto tiver bem mais de 50 tarefas? Superior a 100 tarefas?

Project 2007 pode ajudá-lo rapidamente ajustar as atribuições de agenda e de recursos do projeto com o seu motor de agendamento dinâmico. Esta trata uma alteração de data e os seus efeitos de forma totalmente integrada, gestão de contas para todas as dependências, materiais a entregar e as atribuições de recursos. Não só-são recalculadas automaticamente a agenda, mas Project 2007 também realça as datas-alterada, para que pode ver rapidamente o efeito de cada shift agenda.

Saiba mais sobre como agendar

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Utilizar métodos de relatório flexíveis

Tem uma reunião improvisada com o seu gestor em dez minutos para aceder ao longo do Estado do seu projeto. Pretende trazer um relatório do progresso do projeto, mas nessa curto prazo, a melhor que pode fazer é imprimir a folha de cálculo e esperança que todos os dados são precisas. Pretender para fornecer o seu gestor com um relatório mais eficaz no seu projeto, mas apenas não é possível dessa breve notificação quando estiver a utilizar uma folha de cálculo.

Com Project 2007, pode rapidamente gerar um relatório visual através de um modelo que exporta os dados para uma tabela dinâmica no Excel ou num diagrama dinâmico no Microsoft Office Visio Professional 2007. Pode escolher quais os campos que pretende realçar no relatório, incluindo os campos personalizados que configurou para o seu projeto, e apresentar um relatório simples e conciso para a sua reunião com a gestão de.

Saiba mais sobre relatórios

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Integrar o Excel

Ao exportar os dados do projeto para o Excel, pode continuar a utilizar a funcionalidade de folha de cálculo poderosas enquanto tomar partido Project 2007 para controlar o seu projeto agenda e recursos. Também pode importar ou incorporar dados do Excel no plano do projeto.

Obter mais informações sobre a integração do projeto e do Excel

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