Gestão de Direitos de Informação no Office

oGestão de Direitos de Informação (IRM) ajuda-o a impedir que informações confidenciais sejam impressas, reencaminhadas ou copiadas por pessoas não autorizadas. As permissões são armazenadas no documento, livro, apresentação ou mensagem de e-mail, onde são autenticadas por um servidor IRM.

Utilizar a IRM no Office

Ao utilizar a IRM no Office, pode gerir os direitos dos ficheiros com o formato Especificação XML para Papel Eletrónico (.xps), além dos seguintes tipos de ficheiro:

Ficheiros do Word

Tipo de ficheiro

Extensão

Documento

.doc

Documento

.docx

Documento com macros ativas

.docm

Modelo

.dot

Modelo

.dotx

Modelo com macros ativas

.dotm

Ficheiros do Excel

Tipo de ficheiro

Extensão

Livro

.xls

Livro

.xlsx

Livro com macros ativas

.xlsm

Modelo

.xlt

Modelo

.xltx

Modelo com macros ativas

.xltm

Livro binário não XML

.xlsb

Suplemento com macros ativas

.xla

Suplemento com macros ativas

.xlam

Ficheiros do PowerPoint

Tipo de ficheiro

Extensão

Apresentação

.ppt

Apresentação

.pptx

Apresentação com macros ativas

.pptm

Modelo

.pot

Modelo

.potx

Modelo com macros ativas

.potm

Exibição

.pps

Exibição

.ppsx

Exibição com macros ativas

.ppsm

Tema do Office

.thmx

Notas: 

  • Quando estes tipos de ficheiro estão anexados a uma mensagem de e-mail com gestão de direitos no Outlook, os mesmos são automaticamente abrangidos pela gestão de direitos.

  • Quando anexar um ficheiro de mensagem (.msg) a uma mensagem de e-mail com gestão de direitos, a mensagem anexada não é abrangida pela gestão de direitos. A IRM não efetua a gestão de direitos de tipos de ficheiro .msg.

Configurar o seu computador para utilizar a IRM

Para utilizar a IRM no Office, o software mínimo necessário é o Service Pack 1 (SP1) de cliente dos Serviços de Gestão de Direitos do Windows (RMS). O administrador do RMS pode configurar políticas de IRM específicas da empresa para determinar quem pode aceder às informações e o nível de permissões de edição de uma mensagem de e-mail. Por exemplo, um administrador da empresa pode definir um modelo de direitos com o nome "Confidencial da Empresa," o qual estipula que uma mensagem de e-mail que utilize essa política só pode ser aberta por utilizadores no âmbito do domínio da empresa.

Transferir permissões

Quando tentar abrir pela primeira vez um documento, livro ou apresentação com permissão restrita, tem de ligar a um servidor de licenciamento para verificar as suas credenciais e transferir uma licença de utilização. A licença de utilização define o nível de acesso que tem a um ficheiro. Este processo é obrigatório para todos os ficheiros com permissão restrita. Ou seja, os conteúdos com permissão restrita não podem ser abertos sem uma licença de utilização. As permissões de transferência exigem que o Office envie as suas credenciais (que incluem o seu endereço de e-mail) e informações sobre os seus direitos de permissão para o servidor de licenciamento. As informações contidas no documento, livro ou apresentação não são enviadas para o servidor de licenciamento.

Restringir a permissão de acesso a conteúdos em ficheiros

O IRM permite-lhe aplicar restrições a uma base por utilizador, por ficheiro ou por grupo (as permissões baseadas em grupos necessitam do serviço de diretório do Active Directory para expansão de grupo). Por exemplo, num Renato de documentos cria, pode dar-lhe permissão de Santa Helena para ler, mas não alterá-la. O Renato pode então atribuir a permissão Bruno para editar o documento. O Renato também pode optar por aplicar um limite de cinco dias para o acesso de Helena e de Bruno ao documento. 

Permissão

  1. Guarde o documento, livro ou apresentação.

  2. Clique no separador Ficheiro.

  3. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • No Word, no separador Informações, clique em Proteger Documento, aponte para Restringir Permissão por Pessoa e, em seguida, clique em Acesso Restrito.

    • No Excel, no separador Informações, clique em Proteger Livro, aponte para Restringir Permissão por Pessoa e, em seguida, clique em Acesso Restrito.

    • No PowerPoint, no separador Informações, clique em Proteger Apresentação, aponte para Restringir Permissão por Pessoa e, em seguida, clique em Acesso Restrito.

  4. Na caixa de diálogo Permissões, efetue um dos seguintes procedimentos:

    • No Word, selecione Restringir permissão para este documento e, em seguida, atribua os níveis de acesso pretendidos a cada utilizador.

    • No Excel, selecione Restringir permissão para este livro e, em seguida, atribua os níveis de acesso pretendidos a cada utilizador.

    • No PowerPoint, selecione Restringir permissão para esta apresentação e, em seguida, atribua os níveis de acesso pretendidos a cada utilizador.

      As suas escolhas poderão ser limitadas se um administrador tiver definido políticas de permissão personalizadas que os utilizadores individuais não podem alterar.

      Níveis de permissão

    • Ler     Os utilizadores com permissão de leitura podem ler um documento, livro ou apresentação, mas não têm permissão para editar, imprimir ou copiá-los.

    • Alterar     Os utilizadores com permissão para alterar podem ler, editar e guardar alterações a um documento, livro ou apresentação, mas não têm permissão para o imprimir.

    • <c0>Controlo Total</c0>: os utilizadores com a permissão Controlo Total têm permissões de criação total e podem fazer tudo o que um autor pode fazer num documento, livro ou apresentação.     Por exemplo, podem definir datas de expiração para conteúdos, impedir a sua impressão ou dar permissões a utilizadores. Após a permissão de um documento, livro ou apresentação expirar para utilizadores autorizados, o ficheiro pode ser aberto apenas pelo autor ou por utilizadores com permissão Controlo Total para o documento, livro ou apresentação. Os autores têm sempre a permissão Controlo Total.

  5. Para atribuir a permissão Controlo Total a um utilizador, na caixa de diálogo Permissões, clique em Mais Opções e, em seguida, na coluna Nível de Acesso, clique na seta e, em seguida, em Controlo Total na lista Nível de Acesso.

    Caixa de diálogo Permissão

  6. Depois de atribuir níveis de permissões, clique em OK.

    A Barra de Mensagens é apresentada, o que indica que se trata de um documento, livro ou apresentação com gestão de direitos. Se tiver de efetuar alterações de permissão de acesso ao documento, livro ou apresentação, clique em Alterar Permissão.

    Barra de Mensagens no Word

    Se um documento, livro ou apresentação com permissão restrita for reencaminhado para uma pessoa não autorizada, é apresentada uma mensagem com o endereço de e-mail ou endereço do site do autor para que o utilizador possa pedir permissão do documento, livro ou apresentação.

    Caixa de diálogo a mostrar que um documento com permissão restrita foi reencaminhado para uma pessoa não autorizada

    Se o autor optar por não incluir um endereço de e-mail, os utilizadores não autorizados obterão uma mensagem de erro.

Definir uma data de expiração para um ficheiro
  1. Abra o ficheiro.

  2. Clique no separador Ficheiro

  3. Siga um dos seguintes procedimentos:

    • No Word, no separador Informações, clique em Proteger Documento, aponte para Restringir Permissão por Pessoa e, em seguida, clique em Acesso Restrito.

    • No Excel, no separador Informações, clique em Proteger Livro, aponte para Restringir Permissão por Pessoa e, em seguida, clique em Acesso Restrito.

    • No PowerPoint, no separador Informações, clique em Proteger Apresentação, aponte para Restringir Permissão por Pessoa e, em seguida, clique em Acesso Restrito.

  4. Na caixa de diálogo Permissões, efetue um dos seguintes procedimentos:

    • No Word, selecione a caixa de verificação Restringir permissão para este documentoe, em seguida, clique em Mais Opções.

    • No Excel, selecione a caixa de verificação Restringir permissão para este livroe, em seguida, clique em Mais Opções.

    • No PowerPoint, selecione a caixa de verificação Restringir permissão para esta apresentaçãoe, em seguida, clique em Mais Opções.

  5. Em Permissões adicionais para os utilizadores, execute um dos seguintes procedimentos:

    • No Word, selecione a caixa de verificação Este documento expira em e, em seguida, introduza uma data.

    • No Excel, selecione a caixa de verificação Este livro expira em e, em seguida, introduza uma data.

    • No PowerPoint, selecione a caixa de verificação Esta apresentação expira em e, em seguida, introduza uma data.

  6. Clique duas vezes em OK.

Utilizar uma conta de utilizador do Windows diferente para gerir direitos de ficheiros

  1. Abra o documento, livro ou apresentação.

  2. Clique no separador Ficheiro.

  3. Execute um dos seguintes procedimentos:

    • No Word, no separador Informações, clique em Proteger Documento, aponte para Restringir Permissão por Pessoa e, em seguida, clique em Gerir Credenciais.

    • No Excel, no separador Informações, clique em Proteger Livro, aponte para Restringir Permissão por Pessoa e, em seguida, clique em Gerir Credenciais.

    • No PowerPoint, no separador Informações, clique em Proteger Apresentação, aponte para Restringir Permissão por Pessoa e, em seguida, clique em Gerir Credenciais.

  4. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Na caixa de diálogo Selecionar Utilizador, selecione o endereço de e-mail da conta que pretende utilizar e, em seguida, clique em OK.

    • Na caixa de diálogo Selecionar Utilizador, clique em Adicionar, escreva as credenciais da nova conta e, em seguida, clique duas vezes em OK.

      Caixa de diálogo Selecionar Utilizador

Ver conteúdos com permissão restrita

Para ver conteúdos com gestão de direitos para os quais tem permissão com o Office, abra o documento, livro ou apresentação.

Se quiser ver as permissões que tem, clique em Ver Permissão na Barra de Mensagens ou clique numa das seguintes opções na barra de estado na parte inferior do ecrã:

  • Este documento contém uma política de permissões  Botão a mostrar que este documento, livro ou apresentação contém uma política de permissões

  • Este livro contém uma política de permissões  Botão a mostrar que este documento, livro ou apresentação contém uma política de permissões

  • Esta apresentação contém uma política de permissões  Botão a mostrar que este documento, livro ou apresentação contém uma política de permissões

Nota: Para restringir a permissão para conteúdos num ficheiro, tem de ter o Office para Mac Standard 2011.

A IRM no Office para Mac 2011 e Office para Mac 2016 fornece três níveis de permissão.

Nível de Permissões

Permite

Ler

Ler

Alterar

Ler, editar, copiar, guardar alterações

Controlo Total

Ler, editar, copiar, guardar alterações, imprimir, definir datas de expiração de conteúdos, conceder permissões a utilizadores, aceder a conteúdo através de programas

Efetue um dos seguintes procedimentos:

Definir níveis de permissões manualmente

  1. No separador Rever, em Proteção, clique em Permissões e, em seguida, clique em Acesso Restrito.

    Separador Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Se esta for a primeira vez que acede ao servidor de licenciamento, introduza o seu nome de utilizador e a palavra-passe para o servidor de licenciamento e, em seguida selecione a caixa de verificação Guardar palavra-passe no Keychain do Mac OS.

    Nota: Se não selecionar a caixa de verificação Guardar palavra-passe no Keychain do Mac OS, poderá ter de introduzir o seu nome de utilizador e palavra-passe várias vezes.

  3. Nas caixas Ler, Alterar ou Controlo Total, introduza o endereço de e-mail ou nome da pessoa ou do grupo de pessoas a que pretende atribuir um nível de acesso.

  4. Se quiser procurar o endereço de e-mail ou o nome no livro de endereços, clique em Botão Contactos .

  5. Se quiser atribuir um nível de acesso a todas as pessoas no seu livro de endereços, clique em Adicionar Todos os Utilizadores Adicionar todos os utilizadores .

  6. Depois de atribuir níveis de permissões, clique em OK.

    A Barra de Mensagens aparece e apresenta uma mensagem a informar de que se trata de um documento com gestão de direitos.

Usar um modelo para restringir permissões

Um administrador pode configurar políticas de IRM específicas da empresa para determinar quem pode aceder a níveis de permissões da informação para os utilizadores. Estes aspetos da gestão de direitos são definidos através dos modelos de servidor dos Serviços de Gestão de Direitos do Active Directory (AD RMS). Por exemplo, um administrador da empresa pode definir um modelo de direitos com o nome "Confidencial da Empresa," o qual estipula que os documentos que utilizem essa política só podem ser abertos por utilizadores no âmbito do domínio da empresa.

  • No separador Rever, em Proteção, clique em Permissões e, em seguida, clique no modelo de direitos pretendido.

    Separador Revisão do Word, grupo Proteção

Alterar ou remover níveis de permissões definidos por si

Se aplicou um modelo para restringir permissões, não pode alterar nem remover níveis de permissões. Estes passos só funcionam se tiver definido níveis de permissões manualmente.

  1. Na Barra de Mensagens, clique em Alterar Permissões.

  2. Nas caixas Ler, Alterar ou Controlo Total, introduza um novo endereço de e-mail ou o nome da pessoa ou do grupo de pessoas a que pretende atribuir um nível de acesso.

  3. Para remover uma pessoa ou grupo de pessoas de um nível de acesso, clique no endereço de e-mail e prima DELETE.

  4. Para remover Todos os Utilizadores de um nível de permissões, clique em Adicionar Todos os Utilizadores Adicionar todos os utilizadores .

Definir uma data de expiração para um ficheiro restrito

Os autores podem usar a caixa de diálogo Definir Permissões para definir datas de expiração para conteúdos. Por exemplo, o Rui também pode decidir limitar o acesso da Helena e do João a este documento até 25 de maio, data em que expira a permissão para o documento.

  1. No separador Rever, em Proteção, clique em Permissões e, em seguida, clique em Acesso Restrito.

    Separador Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Clique em Mais Opções e, em seguida, selecione a caixa de verificação Este documento expira em e introduza a data.

    Quando a permissão de um documento expira para as pessoas autorizadas, o documento pode apenas ser aberto pelo autor ou por pessoas com a permissão Controlo Total.

Permitir que as pessoas com permissão para Alterar ou de Leitura imprimam conteúdo

Por predefinição, as pessoas com permissão para Alterar e de Leitura não podem imprimir.

  1. No separador Rever, em Proteção, clique em Permissões e, em seguida, clique em Acesso Restrito.

    Separador Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Clique em Mais Opções e, em seguida, selecione a caixa de verificação Permitir que as pessoas com permissão para Alterar ou de Leitura imprimam conteúdo.

Permitir que as pessoas com permissão de Leitura copiem conteúdo

Por predefinição, as pessoas com permissão de Leitura não podem copiar conteúdo.

  1. No separador Rever, em Proteção, clique em Permissões e, em seguida, clique em Acesso Restrito.

    Separador Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Clique em Mais Opções e, em seguida, selecione a caixa de verificação Permitir que as pessoas com permissão de Leitura copiem conteúdo.

Permitir que os scripts sejam executados num ficheiro restrito

Os autores podem alterar as definições para permitir a execução de macros do Visual Basic quando um documento está aberto e para permitir que os scripts do AppleScript acedam a informação no documento restrito.

  1. No separador Rever, em Proteção, clique em Permissões e, em seguida, clique em Acesso Restrito.

    Separador Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Clique em Mais Opções e selecione a caixa de verificação Aceder a conteúdo através de programas.

Requerer uma ligação para verificar permissões

Por predefinição, para se autenticarem, as pessoas têm de se ligar a um servidor AD RMS quando abrem um documento restrito pela primeira vez. Contudo, pode alterar este requisito para que se autentiquem sempre que abrirem um documento restrito.

  1. No separador Rever, em Proteção, clique em Permissões e, em seguida, clique em Acesso Restrito.

    Separador Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Clique em Mais Opções e selecione a caixa de verificação Requerer uma ligação para verificar permissões.

Remover restrições

  1. No separador Rever, em Proteção, clique em Permissões e, em seguida, clique em Sem Restrições.

    Separador Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Na caixa de diálogo, clique em Remover Restrições.

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Restringir a permissão de acesso a conteúdos num ficheiro
Abrir um ficheiro com permissões restritas
Adicionar credenciais para abrir um ficheiro ou mensagem com gestão de direitos
Formatos de ficheiro que funcionam com IRM

Nas versões do Office para iOS, os ficheiros protegidos por IRM que receber serão abertos se tiver sessão iniciada numa conta com permissões para o ficheiro. Quando abrir um ficheiro protegido por IRM verá uma barra de informações na parte superior que lhe permite ver as permissões atribuídas a este ficheiro.

Se for um subscritor do Office 365 com o Azure Rights Management e o seu departamento de TI tiver definido alguns modelos de IRM para utilizar, pode atribuir esses modelos aos ficheiros no Office no iOS.

Para proteger um ficheiro, toque no botão Editar Ícone Editar na sua aplicação, aceda ao separador rever e toque no botão restringir permissões . Verá uma lista de políticas de IRM disponíveis; Selecione aquele que pretende e toque em concluído para aplicar.

Nota: Se o botão Restringir Permissões não estiver disponível na sua aplicação, abra qualquer documento protegido por IRM para o disponibilizar.

Nas versões do Android do Office, os ficheiros protegidos por IRM que receber irão abrir se tiver sessão iniciada com uma conta que tenha permissões para o ficheiro. Quando abrir um ficheiro protegido por IRM verá uma barra de informações na parte superior que lhe permite ver as permissões atribuídas a este ficheiro.

Quando abre um ficheiro protegido por IRM no Office para Android, pode ver as permissões que lhe foram atribuídas.

A Gestão de Direitos de Informação (IRM) ajuda-o a fazer o seguinte:

  • Impedir que um destinatário autorizado de conteúdo restrito encaminhe, copie, altere, imprima, envie por fax ou cole o conteúdo para uso não autorizado

  • Restringir o conteúdo para onde quer que seja enviado

  • Fornecer a expiração do ficheiro para que o conteúdo nos documentos não possa ser visualizado após um período de tempo especificado

  • Impor políticas empresariais que governem a utilização e a divulgação de conteúdo na empresa

O IRM não pode impedir que o conteúdo restrito seja:

  • Apagado, roubado ou capturado e transmitido por programas maliciosos, tais como Trojans, batimentos de tecla e determinados tipos de spyware

  • Perdido ou danificado devido às ações de vírus informáticos

  • Copiado à mão ou escrito novamente a partir do ecrã de um destinatário

  • Fotografado digitalmente (quando apresentado num ecrã) por um destinatário

  • Copiado através de programas de captura de ecrã de terceiros

Nota:  Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode indicar-nos se estas informações foram úteis? Eis o artigo em inglês para sua referência.​

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