Gestão de Conteúdo da Empresa no SharePoint

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Os computadores permitem às organizações criar vários tipos de conteúdos. As pessoas querem informação e criam um impressionante número de formas de obter essa informação: documentos, mensagens de correio eletrónico, folhas de cálculo, diagramas, apresentações, vídeos e páginas Web, entre outros.

Se este conteúdo não for gerido, pode ser difícil encontrar aquilo de que precisa ou controlar o que se está a passar. A Gestão de Conteúdo da Empresa (ECM) com produtos SharePoint fornece-lhe as ferramentas necessárias para organizar e gerir conteúdos ao longo do ciclo de vida do conteúdo, desde a criação ao arquivo. A ECM do SharePoint integra as ferramentas familiares do sistema do Microsoft Office com as funcionalidades de gestão central e colaboração dos produtos e tecnologias do SharePoint.

Neste artigo

Gestão de documentos

Gestão de multimédia

Gestão de registos

Gestão de conteúdo Web

Gestão de Documentos

A ECM com produtos e tecnologias do SharePoint melhora a produtividade e oferece as seguintes funcionalidades para gerir a coleção de documentos:

  • Gerir centralmente de conteúdos diversificados    Arquivo de conteúdo num repositório central que permite encontrar, partilhar e utilize as informações.

  • Trabalhar facilmente com as propriedades dos documentos    O Painel de Informações do Documento permite-lhe pesquisar e editar as propriedades dos documentos (metadados) diretamente no documento.

  • Gestão global de metadados    Criar conjuntos e grupos de termos que facilitam a organização e pesquisa de conteúdo.

  • Tornar único cada documento    As IDs do Documento fornecem um elemento de identificação único para cada item da coleção de conteúdos.

  • Poupar tempo e reutilizar as definições    Tipos de conteúdo permitem-lhe atribuir definições partilhadas para um tipo de conteúdo, tal como um manual ou uma especificação específico.

  • Controlar o acesso às informações   . Permissões definidas exclusivamente dar-lhe vastos de ferramentas para controlar o acesso às informações em qualquer nível, a partir de um único documento por excesso para o próprio site

  • Agilizar o processamento de documentos de colaboração    Os fluxos de trabalho de documentos permitem-lhe começar, controlar e colaborar em processos orientados para os documentos diretamente a partir dos programas do ambiente de trabalho do Office.

Gestão de Multimédia

Os produtos e tecnologias do SharePoint têm funcionalidades integradas para reproduzir e gerir conteúdos multimédia digitais, tais como vídeo e áudio. Eis alguns pontos de destaque destas capacidades:

  • Reproduzir conteúdo multimédia diretamente    Os leitores de vídeo e áudio estão integrados nos produtos do SharePoint. Pode reproduzir vídeo e áudio diretamente a partir de um portal, equipa ou site de publicação, a partir de um site gerado pela comunidade ou a partir de sites geridos de aprendizagem e formação.

  • Utilizar bibliotecas multimédia otimizadas    As bibliotecas de elementos multimédia no servidor do SharePoint são otimizadas para conteúdo multimédia. Todas as funcionalidades úteis de gestão de uma biblioteca de documentos estão disponíveis, tais como metadados, tipos de conteúdo e IDs únicos. Além disso, as bibliotecas de elementos multimédia oferecem vistas de miniaturas de imagens e vídeo, com a capacidade integrada de reproduzir a pré-visualização de um vídeo.

Gestão de Registos 

As capacidades integradas de gestão de registos nos produtos do SharePoint permitem às organizações armazenar e proteger os registos de negócio no estado final. As organizações podem aplicar políticas de gestão de informação aos registos de negócio. Isto ajuda a reduzir o risco de litígio, assegurando que a informação está em conformidade com os regulamentos e as políticas de negócio da empresa.

  • Melhorar a conformidade regulatória e legal    Implemente políticas de retenção de informação, proteção e auditoria aos registos de negócio para garantir que estes são adequadamente retidos. Os registos de auditoria fornecem comprovativos a auditores internos e externos de que os registos foram retidos de forma adequada.

  • Ajudar a proteger o negócio e os registos importantes    Um repositório seguro ajuda a garantir que os registos são armazenados num estado final bloqueado.

Certifique-se uma deteção fácil de litígios    Certifique-se de que a poderá obter informação que é necessária para deteção legal de uma forma rentável. Coloca uma suspensão especial em registos específicos a impedir que destruição.

Gestão de Conteúdo Web

As funcionalidades de Gestão de Conteúdo Web permitem-lhe executar o seguinte:

  • Criar e publicar conteúdo de forma rápida e fácil    Utilize ferramentas familiares para criar e publicar conteúdo Web de forma atempada.

  • Manter um aspeto consistente em todos os Web sites    Crie páginas principais e esquemas de páginas aprovados que permitam que a imagem corporativa e a navegação no site sejam especificadas uma vez e reutilizadas pelos autores do conteúdo.

  • Reduzir os custos de implementação e gestão dos Web sites    Implemente uma infraestrutura multicamadas única para a publicação de conteúdo em sites da Intranet, Extranet e Internet.

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