Gerir os seus contactos e listas de Contactos

Há várias ações que tem de realizar para manter a sua lista de Contactos atualizada. Este artigo vai ajudá-lo a organizar os seus contactos para que possa encontrar facilmente as pessoas que tenha de contactar.

O que pretende fazer?

Procurar pessoas

Adicionar um contacto

Selecionar vários contactos

Adicionar pessoas fora da empresa à lista de Contactos

Criar um novo grupo

Afixar ou remover um contacto frequente do topo do grupo

Criar um grupo

Eliminar ou remover um grupo

Mudar o nome de um grupo

Ordenar e mostrar os seus contactos

Ordenar contactos na lista de Contactos

Alterar o aspeto de entradas individuais na sua lista de Contactos

Alterar a forma de apresentação dos contactos no Lync

Ver contactos por relações de privacidade (anteriormente chamado nível de acesso)

Mover, copiar e remover contactos

Ver um cartão de contacto

Marcar um contacto

Bloquear um contacto

Procurar pessoas

A caixa de pesquisa está na lista de Contactos, por baixo do ícone Contactos, e na vista Telefone, por baixo do ícone Telefone. Pode procurar pelo nome de uma pessoa ou pela sua competência (cargo) e depois adicionar essa pessoa à sua lista de Contactos, por exemplo.

Procurar um Contacto

  • Na caixa de pesquisa, introduza um nome, alias de correio eletrónico ou número de telefone. Pode até introduzir o nome de um grupo de distribuição ou alias. O software de comunicações Lync 2010 indica-lhe os resultados à medida que escreve. Se aparecer mais de um contacto ou grupo, aquele que estiver na sua lista de Contactos aparece no topo da lista. Todos os contactos e não contactos terão uma barra de estado vertical à esquerda da imagem da pessoa a indicar a presença, por exemplo, Disponível, Offline e Ocupado.

  • Se a sua empresa utilizar os serviços do Microsoft SharePoint, os botões Nome e Competência aparecem abaixo da caixa de pesquisa. Pode pesquisar utilizando uma palavra-chave, como o cargo ou a área de conhecimento. Clique em Competência para ver outras pessoas em áreas de conhecimento e cargos semelhantes. Clique em X na caixa de pesquisa para voltar à lista de contactos.

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Adicionar um contacto

O tópico anterior indica que pode procurar uma pessoa utilizando o seu nome, alias de correio eletrónico ou número de telefone. Para este procedimento, vamos utilizar, como exemplo, uma pesquisa por nome. Após ter concluído a sua pesquisa, é apresentada uma lista de pessoas cujos nomes correspondem à procura. No cartão de contacto da pessoa, pode utilizar tanto a seleção Adicionar à Lista de Contactos ou o botão Adicionar.

  1. Consulte a lista de resultados de pesquisa até encontrar a pessoa que quer adicionar à sua lista de Contactos. Clique com o botão direito do rato no cartão de contacto dessa pessoa e, em seguida, em Adicionar à Lista de Contactos. Em alternativa, clique na seta para baixo no botão Adicionar.

  2. É apresentada uma lista dos grupos, caso tenha definido grupos ou categorias de contactos. Selecione um grupo de contactos no qual pretenda colocar esse contacto.

  3. Caso não tenha definido grupos, mas queira fazê-lo, clique em Adicionar ao Novo Grupo e escreva o nome do novo grupo que quer criar.

Sugestão:  Introduza o nome completo da pessoa (ou a maior parte do nome) na caixa de pesquisa, porque, se introduzir só o primeiro nome, sobretudo se se tratar de um nome comum, vai obter várias entradas. Se a sua empresa tiver configurado um limite para o número de pessoas a mostrar, terá então de refinar e repetir a pesquisa, caso o contacto que pretenda não aparecer na lista.

O número máximo predefinido de contactos que podem ser adicionados é 1000. O seu número efetivo é definido pela equipa de suporte, portanto, contacte-a para se informar, caso esse número não lhe tenha sido atribuído.

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Selecionar vários contactos

Por vezes, é mais eficaz selecionar vários contactos de uma só vez. Um exemplo será quando está a preparar um convite de reunião.

  • Para selecionar vários contactos não adjacentes, prima continuamente a tecla CTRL ao mesmo tempo que clica nesses contactos.

  • Para contactos adjacentes, prima continuamente a tecla SHIFT ao mesmo tempo que clica ou utilize as teclas de seta para selecionar os contactos.

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Adicionar pessoas fora da empresa à lista de Contactos

O Lync 2010 pode apresentar informação de presença para contactos que utilizem serviços de correio eletrónico como a rede Windows Live de serviços de Internet (incluindo o MSN e o Hotmail), o AOL® e o Yahoo!®, e que estejam ligados ao Lync. Os utilizadores federados (utilizadores que estão fora da empresa) podem fazer atividades como partilhar informações de presença, fazer chamadas pelo Lync e realizar videoconferências.

  1. Abra o Lync e, na caixa de pesquisa, introduza o endereço de correio eletrónico da pessoa que quer adicionar à sua lista de Contactos.

  2. No cartão de contacto que aparece, clique no botão Adicionar.

  3. Selecione um grupo de contactos para colocar o contacto. Além disso, pode criar um novo grupo introduzindo o nome junto ao campo Novo Grupo.

Alguns utilizadores têm uma conta de endereço eletrónico com um serviço que não está federado com o Lync. Embora possa adicionar estes utilizadores à sua lista de Contactos da mesma maneira que adiciona utilizadores federados, não poderá ver as informações de presença desses utilizadores.

Outros utilizadores podem iniciar sessão num site federado utilizando o respetivo ID de utilizador não federado (endereço de correio eletrónico). Se for o caso, utilize o o formato utilizador(naofederado.com)@empresafederada.com--por exemplo, SrContoso(gmail.com)@msn.com--quando adicionar o contacto. Ao utilizar este formato, certifica-se de que a presença do utilizador será apresentada no Lync.

Para uma demonstração de vídeo sobre como adicionar um contacto, consulte Vídeo: Adicionar um contacto

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Criar um novo grupo

Quando encontrar os contactos pretendidos, pode adicioná-los a um grupo de contactos para que os possa encontrar facilmente da próxima vez. O Lync preenche automaticamente Contactos Frequentes, com base nos 10 contactos com quem mais tem conversações. Pode também "afixar" os seus contactos mais importantes no topo do grupo para um acesso rápido. O Lync preenche novamente a lista afixada com os membros da sua equipa.

Afixar ou remover um contacto frequente do topo do grupo

Para afixar ou remover um contacto frequente, faça o seguinte.

  • Abra o Lync e, na lista de Contactos, clique com o botão direito do rato na pessoa e clique em Afixar a Contactos Frequentes.

  • Para remover um contacto, clique com o botão direito do rato e, em seguida, clique emRemover dos Contactos Frequentes.

Criar um grupo

  1. Abra o Lync e, na lista de Contactos, clique com o botão direito do rato em qualquer nome de grupo (por exemplo, Contactos Frequentes), clique em Criar Novo Grupo e, em seguida, atribua um nome ao grupo.

Communicator

  1. Para adicionar pessoas ao novo grupo, procure um contacto, aponte para o nome do contacto nos resultados da pesquisa e, em seguida, clique no sinal de adição (+). Em alternativa, clique com o botão direito do rato no contacto diretamente nos resultados de pesquisa, clique em Adicionar à Lista de Contactos e clique no nome do grupo.

    Nota:  Quando criar o seu primeiro grupo de contactos, o Lync também cria automaticamente um grupo chamado Outros Contactos. Pode assim atribuir a este grupo novos contactos que não necessitem de associações de grupo específicas.

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Eliminar ou remover um grupo

Para eliminar ou remover um grupo que criou:

  1. Selecione Grupos na área de visualização acima da lista de Contactos. (Caso essa seleção não seja mostrada, clique na seta para baixo, diretamente abaixo do campo de pesquisa, para mostrar os botões Grupos, Estado e Relação.)

  2. Clique com o botão direito do rato no nome do grupo que pretende eliminar e, em seguida, selecione Eliminar Grupo no menu pendente.

Nota:  Os grupos Contactos Frequentes e Outros Contactos são gerados automaticamente, pelo que não podem ser eliminados.

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Mudar o nome de um grupo

Para mudar o nome de um grupo:

  • Clique com o botão direito do rato na lista Contactos, selecione Mudar o Nome do Grupo e, em seguida, introduza o novo nome do grupo.

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Ordenar e mostrar os seus contactos

Pode ordenar os seus contactos de acordo com várias categorias (o seu estado, associação ao grupo e relações de privacidade) e pode escolher a forma como pretende mostrar as listas de contactos individuais.

Ordenar contactos na lista de Contactos

  1. Para organizar os seus contactos de modo a que aqueles que estão online sejam mostrados no topo da lista, clique em Estado. Os seus contactos online serão mostrados no topo, seguidos dos contactos com o estado Ausente, Desconhecido e Indisponível.

  2. Para mostrar os seus contactos de acordo com os grupos aos quais pertencem (incluindo os grupos predefinidos Contactos Frequentes e Outros Contactos e quaisquer grupos que tenha criado), clique em Grupos.

Ordenar Contactos por Grupo

  1. Para ordenar os seus contactos de acordo com as relações de privacidade, clique em Relação. (Para ver explicações sobre o que são relações, clique com o botão direito do rato num contacto e, em seguida, aponte para Alterar Relação de Privacidade.)

Alterar o aspeto de entradas individuais na sua lista de Contactos

  • Clique na seta junto ao botão Mostrar Opções, abaixo da caixa de pesquisa, para mostrar o menu Opções de Esquema.

Ordenar por Nome a Apresentar

Dependendo de como ordenou os seus contactos, vão aparecer opções diferentes no menu. Por exemplo, pode optar por mostrar "Nomes Amigáveis", em vez dos nomes de correio eletrónico, ou mostrar os detalhes de estado, em vez de mostrar só os nomes. Se a sua empresa tiver permitido mostrar imagens de contacto na lista de Contactos, pode optar por mostrar imagens, o que determina quantos contactos cabem na janela (caso não mostrar imagens, a escolha será entre só o nome, numa só linha, ou o nome e detalhes, numa segunda linha).

Nota:  Pode também desativar imagens em todos os locais no Lync clicando em A Minha Imagem na caixa de diálogo Lync - Opções. Para mais informações, consulte Definir opções de imagem.

Alterar a forma de apresentação dos contactos no Lync

  1. Na lista de Contactos, clique no botão Mostrar Opções abaixo da caixa de pesquisa para alternar entre uma ou duas linhas de informação por contacto. Se a sua empresa utilizar fotografias de contacto, as fotografias são mostradas numa vista de duas linhas.

  2. Para mais escolhas, clique na seta para baixo junto a Mostrar Opções para abrir o menu Opções de Esquema.

Ver contactos por relações de privacidade (anteriormente chamado nível de acesso)

  • Na lista de Contactos, clique no botão Relação abaixo da caixa de pesquisa.

Para saber que informações de presença são expostas em cada nível de relação, consulte Controlar o acesso às suas informações de presença.

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Mover, copiar e remover contactos

Na lista de Contactos, faça o seguinte para mover, copiar e remover ou eliminar contactos.

  • Para mover um contacto para outro grupo, clique com o botão direito do rato no contacto, aponte para Mover Contacto Para e, em seguida, clique no grupo pretendido.

  • Para copiar o contacto para outro grupo, clique com o botão direito do rato no contacto, clique em Copiar Contacto Para e, em seguida, clique no grupo pretendido.

  • Para remover o contacto do grupo, clique com o botão direito do rato no contacto e, em seguida, clique em Remover do Grupo.

  • Para remover completamente o contacto , clique com o botão direito do rato no contacto e, em seguida, clique em Remover da Lista de Contactos.

Importante:  Quando remover um contacto de um grupo, esse contacto será completamente removido da sua lista de Contactos, a não ser que o contacto ainda tenha uma associação com outro dos seus grupos.

Nota:  A sua lista de Contactos não pode ser exportada ou copiada por outros utilizadores do Lync. A lista de Contactos de todos os utilizadores será diferente porque todos os utilizadores têm relações, definições de privacidade e preferências de comunicação únicas. Uma maneira simples de partilhar contactos profissionais importantes com colegas é criando uma lista de distribuição de contactos importantes no Outlook a partir da qual todos os utilizadores podem selecionar contactos para adicioná-los à respetiva lista de Contactos no Lync.

Importante: Dependendo de como está a ver os contactos (por grupo, estado ou relação), as funções de mover e copiar diferem. Tenha em consideração que arrastar contactos entre grupos de relação de privacidade altera as relações de privacidade para o contacto.


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Ver um cartão de contacto

Dependendo da relação de privacidade que um contacto lhe tenha atribuído, pode ver a sua agenda, tal como uma nota pessoal. O cartão de contacto também fornece um ponto de ligação com o contacto, incluindo iniciar uma conversação de mensagens instantâneas, telefonar, agendar uma reunião ou enviar uma mensagem de correio eletrónico.

  1. Na sua lista de Contactos, aponte para a imagem de um contacto (ou ícone de estado, se as imagens não estiverem a ser apresentadas) para ver um cartão de contacto básico.

  2. Para obter mais informações, clique no botão Expandir Cartão de Contacto (seta para baixo) no canto inferior direito do cartão.

Expandir o Cartão de Contacto no Lync

  1. Para manter o cartão visível, clique no botão Afixar no canto superior direito do cartão. Pode arrastar o cartão para um local apropriado no ambiente de trabalho.

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Marcar um contacto

Pode marcar ou "etiquetar" um contacto na lista de Contactos para ser notificado sempre que esse contacto ficar disponível. O Lync mostra a notificação assim que o estado do contacto seja alterado para Disponível.

  1. Na lista de Contactos, clique com o botão direito do rato na pessoa que pretende marcar.

  2. Clique em Marcar para Alertas de Alteração de Estado.

Para uma demonstração de vídeo sobre como marcar um contacto, consulte Vídeo: Marcar um contacto.

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Bloquear um contacto

Para bloquear contactos individuais para que não o possam contactar utilizando o Lync, faça o seguinte:

  1. Clique com o botão direito do rato na lista de Contactos e, em seguida, clique em Alterar Relação de Privacidade.

  2. Clique em Bloquear Contacto

Para mais informações sobre definições de Relações de Privacidade, consulte Perguntas mais frequentes sobre a presença, contactos e mensagens instantâneas
.
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