Gerir o tamanho da minha caixa de correio

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Está a receber semanais ou até mesmo diariamente mensagens de aviso que estiver prestes a ser executado fora da caixa de correio? Limpeza da caixa de correio é uma ferramenta de um-tabulação-de limpeza que pode utilizar para cortar o tamanho da caixa de correio.

  1. No Outlook, selecione ficheiro > Ferramentas de limpeza > Limpeza da caixa de correio.

    Ferramenta de limpeza da caixa de correio

  2. Siga um dos seguintes procedimentos:

    • Veja qual o tamanho total da sua caixa de correio e das pastas individuais dentro da mesma.

    • Localize os itens anteriores a uma determinada data ou de um determinado tamanho.

    • Arquivar itens utilizando o arquivo automático.

    • Veja o tamanho da sua pasta de Itens Eliminados e esvazie-a.

    • Veja o tamanho da sua pasta de Conflitos e elimine esta pasta.

Melhores práticas para manter a sua caixa de correio vazia

Se o seu e-mail está armazenado no servidor de correio electrónico como Exchange, quando a sua caixa de correio atinge o seu limite superior o administrador pode começar a limitar a funcionalidade. Por exemplo, a 90 MB poderá receber um aviso a 100 MB, poderá ser possível ao enviar mensagens de e-mail e a 110 MB, poderá ser possível ao receber e-mail.

Eis algumas formas de manter o tamanho da sua caixa de correio controlado:

  • Arquive itens antigos – Mova itens antigos que pretende manter para um arquivo. Pode criar um separada Ficheiro de Dados do Outlook (.pst) que pode abrir a partir do Outlook sempre que precisar dele. Por predefinição, Outlook automaticamente Arquivar itens em intervalos regulares. Também pode Arquivar itens manualmente sempre que quiser. Desta forma, pode decidir quais os itens para arquivar, quando arquivá-los e para onde as armazena.

    Nota: Se não vir o comando de arquivo, sua organização poderá ter desativado a funcionalidade.

  • Esvaziar a pasta Itens eliminados – esvaziar a pasta Itens eliminados com frequência para garantir não guarda mensagens a que não precisa.

  • Esvaziar a pasta de correio eletrónico de lixo – Periodicamente Esvaziar a pasta de correio eletrónico de lixo para poupar espaço na sua pasta a receber para as mensagens que realmente quer.

  • Anexos de arquivo fora da sua caixa de correio – como anexos de acumular ao longo do tempo, pode demorar até muitas espaço. Nos anexos que pretende manter, considere guardá-los para um site de equipa para OneDrive ou para pastas no seu computador.

Pode utilizar a ferramenta de Limpeza da caixa de correio, que permite-lhe visualizar o tamanho da sua caixa de correio e pastas individuais. Também pode arquivar itens antigos para um ficheiro de pastas pessoais (. pst) de arquivo e esvaziar a sua pasta Itens eliminados.

  1. No menu Ferramentas, clique em Limpeza da caixa de correio.

  2. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Para ver o tamanho total da sua caixa de correio e das pastas individuais dentro da mesma, clique em Tamanho da caixa de correio de vista.

    • Para localizar itens mais antigos, selecione Localizar itens anteriores a n dias, introduza um número entre 1 e 999 e, em seguida, clique em Localizar.

    • Para localizar itens de grandes dimensões, selecione Localizar itens com mais de quilobytes n, introduza um número entre 1 e 9999 e, em seguida, clique em Localizar.

    • Para mover os itens mais antigos na sua caixa de correio para um arquivo de ficheiro de pastas pessoais (. pst), clique em arquivo automático. A pasta predefinida para arquivar ficheiros. pst é c:\Documents and Settings\nome Settings\nome_utilizador\Local \ \ Definições aplicação Data\Microsoft\Outlook.

    • Para visualizar o tamanho da sua pasta Itens eliminados, clique em Vista de tamanho de itens eliminados.

    • Para esvaziar a sua pasta Itens eliminados, clique em branco.

    • Para visualizar o tamanho da sua pasta de conflitos, clique em Ver tamanho dos conflitos.

    • Para eliminar o conteúdo da sua pasta de conflitos, clique em Eliminar.

Reduzir o tamanho de um ficheiro de pastas pessoais (. pst)

Se eliminar itens de um ficheiro de pastas pessoais (. pst), o ficheiro é automaticamente compactado em segundo plano quando não estiver a utilizar o seu computador e o Outlook está em execução. Se pretender imediatamente reduzir o tamanho do ficheiro, pode forçar uma compactação. O procedimento para compactar o ficheiro de dados poderá demorar vários minutos.

  1. No menu ficheiro, clique em Gestão de ficheiros de dados.

  2. Clique no ficheiro de dados que pretende compactar e, em seguida, clique em Definições.

  3. Clique em Compactar agora.

Nota: Não tem de sair do Outlook depois de um ficheiro. pst compactar.

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Reduzir o tamanho de ficheiro de pasta Offline (. ost)

Reduzir o tamanho do ficheiro de ficheiro (. ost) Offline pasta pode melhorar o desempenho, se tiver eliminado uma grande quantidade de itens. Este procedimento não elimina quaisquer itens que são guardadas no servidor.

  1. Elimine todos os itens que não pretende manter e, em seguida, esvaziar a pasta Itens eliminados.

  2. No menu Ferramentas, clique em Definições da Conta.

    O comando Definições da conta está em falta.

    O comando Definições da conta é no menu FerramentasMicrosoft Office Outlook 2007. Se estiver a utilizar uma versão anterior do Outlook, as instruções seguintes não são aplicadas. Utilize a ajuda que está incluída desse produto. Se for apresentada na barra de título do programa que está a utilizar a Microsoft Outlook Express, estiver a utilizar um programa que não é o mesmo que o Outlook. Consulte a ajuda do Outlook Express para obter assistência.

  3. Na lista, selecione Microsoft Exchange Server e, em seguida, clique em Alterar.

  4. Clique em Mais Definições.

  5. Clique no separador Avançadas e, em seguida, clique em Definições de ficheiro de pasta Offline.

  6. Clique em Compactar agora.

Nota: 

  • Para eliminar um item online e offline pastas, selecione o item e, em seguida, prima a tecla DELETE.

  • Se estiver a utilizar uma conta do Exchange no modo Exchange em cache, apenas a pasta selecionada vai limpo do ficheiro. ost local. Os itens no servidor ser transferidos novamente o ficheiro. ost na próxima sincronização, se a pasta está selecionada em Opções de pastas nas Definições de envio/receção para a conta de e-mail do Exchange Server.

  • Quando utiliza o modo Exchange em cache, favoritos das pastas públicas não são sincronizados por predefinição. Se optar por sincronizar pastas públicas, o tamanho de ficheiro de pasta Offline (. ost) pode aumentar significativamente.

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