Gerir listas e bibliotecas de grandes dimensões no SharePoint

Gerir listas e bibliotecas de grandes dimensões no SharePoint

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Pode armazenar até 30 milhões itens ou ficheiros numa lista ou biblioteca do SharePoint. As vistas filtradas de listas de grandes dimensões têm uma experiência semelhante às outras listas. No enTanto, quando uma vista de lista apresenta mais do que 5000 itens, a orientação abaixo pode ajudar.

Utilizar moderno

As vistas que mostram muitos itens funcionam melhor na experiência moderna. Utilize a experiência moderna para evitar erros que possa ver na experiência clássica.

Adicionar índices

Ao filtrar ou ordenar por uma coluna que não tem um índice, poderá ver uma mensagem de erro. Adicionar um índice manualmente a partir das definições da lista no menu Definições >s colunas indexadas.

Os índices são criados automaticamente nas duas situações seguintes:

  1. Quando as vistas guardadas tiverem colunas utilizadas para ordenar ou filtrar

  2. Ao ordenar na experiência moderna

Nota: A criação automática de índices ao ordenar na experiência moderna é limitada a listas e bibliotecas com menos de 20.000 itens.

Verificar duas opções de vista de lista

Algumas opções de vista de lista podem impedir vistas de lista com mais de 5000 itens a apresentar.

  • Ordenar por apenas uma coluna de cada vez

  • Não ordenar por pessoas, pesquisa ou colunas de metadados geridos

  • Não agrupar por

  • Não somar totais, como a contagem, soma e média

  • Não mostrar mais do que 12 colunas dos seguintes tipos: pessoas, pesquisa e metadados geridos 

Se ocorrer um erro ao trabalhar com uma lista grande, edite a vista de lista para seguir as recomendações acima. 

Existem várias formas de trabalhar com ou consultar uma lista ou biblioteca do SharePoint sem receber um aviso de Limiar de Vista de Lista. Com as seguintes ideias, pode obter as informações de que precisa e permanecer no Limiar de Vista de Lista de 5000 itens. Para obter mais informações sobre o Limiar de Vista de Lista, consulte Descrição geral de listas e bibliotecas com muitos itens.

Trabalhar com o limite do Limiar de Vista de Lista

o SharePoint tem limitação e limites de recursos que regem a quantidade de dados e a taxa de transferência que podem ser geridos. O limiar de vista de lista é, por predefinição, aproximadamente 5000 itens e está configurado para permitir que os utilizadores trabalhem com listas grandes, mas mantenha um bom desempenho. Existem três formas principais de trabalhar com o limiar de vista de lista:

  • Em todas as versões do SharePoint, faça a gestão do número de itens devolvidos através de indexação, filtragem, pastas e dados offline.

  • Para versões do SharePoint Server, utilize uma Janela de Tempo Diária agendada pelo administrador onde os limites sejam aumentados.

  • Para versões do SharePoint Server, um administrador de rede pode aumentar o limite do Limiar de Vista de Lista.

Para o SharePoint Online, este limite não pode ser alterado e está no local 24 x 7 para permitir que os utilizadores em inquilinos partilhados tenham sempre um bom desempenho em consultas. Para contornar o limite, destacamos algumas ações que pode efetuar para manter as suas consultas dentro do limite.

Nota: Ocasionalmente, poderá ver um número maior de itens devolvidos nas vistas geradas pelo sistema.

Com os servidores do SharePoint Server (SharePoint 2016, 2013 e 2010), a predefinição do Limiar de Vista de Lista mantém-se nos 5000 itens. No entanto, uma vez que os administradores de rede têm mais controlo, pode ser definida uma Janela de Tempo Diária em que os limites sejam efetivamente removidos, permitindo consultas grandes, bem como outras operações com grande consumo de dados. Normalmente, esta altura é ao final da tarde, quando a maioria dos utilizadores não se encontra no sistema. O administrador pode também aumentar o limite, se for adequado.

A última opção, também com versões do SharePoint Server, é alterar o limite. É uma opção arriscada, pois um limite mais elevado aumenta a possibilidade de afetar o desempenho de alguns ou de todos os utilizadores.

Para ver a sua versão do SharePoint, consulte Que versão do SharePoint estou a utilizar?

Se estiver bloqueado pelo limiar de vista de lista, mas o seu número total de itens for menor do que 20.000, pode adicionar índices a colunas no SharePoint 2019. Em todas as versões do SharePoint, pode criar uma vista filtrada com um índice de coluna, para o ajudar a reduzir o número de resultados ao trabalhar com bibliotecas e listas de grandes dimensões. Criar uma vista filtrada com uma coluna indexada é um processo que consiste em dois passos: criar um índice para uma coluna e, em seguida, criar uma vista que utilize a coluna indexada para filtrar a vista.

Para obter mais informações sobre a adição de índices a colunas, consulte Adicionar um índice a uma coluna do SharePoint.

Para obter mais informações sobre a filtragem de colunas, consulte Utilizar a filtragem para modificar uma vista do SharePoint.

Apesar de as pastas não serem necessárias para utilizar bibliotecas e listas grandes, ainda pode utilizá-las para ajudar a organizar os seus dados e melhorar a eficácia dos seus acessos a dados. A criação de pastas está ativada por predefinição nas bibliotecas de documentos, mas não nas listas. Para mais informações, consulte Criar uma pasta numa lista ou Criar uma pasta numa biblioteca de documentos.

Nota: Se utilizar o comando Mover para ou a funcionalidade de arrastar e largar no SharePoint Online, os metadados existentes também serão movidos.

Quando cria uma pasta, está a criar um índice interno em segundo plano. Este índice interno também é criado para a pasta raiz, ou nível superior, de uma lista ou biblioteca. Quando acede a itens numa pasta, está a utilizar realmente este índice interno para aceder aos dados. Tenha em conta que, se uma pasta tiver subpastas, cada subpasta será contabilizada como um item (mas os itens nessas subpastas não o serão).

Mesmo quando o número total de itens numa lista ou biblioteca é muito grande, uma vista de uma única pasta é pelo menos tão rápida quanto uma vista que filtre o número total de itens utilizando uma coluna com índice. Em alguns cenários, poderá ser possível distribuir todos os itens numa lista ou biblioteca por múltiplas pastas de modo a que nenhuma pasta tenha mais do que cinco mil itens.

É importante que considere o seguinte quando utilizar pastas para organizar uma lista ou biblioteca grande:

  • Uma pasta pode conter mais itens do que o Limiar de Vista de Lista, mas para evitar que sejam bloqueados, poderá necessitar de utilizar uma vista filtrada baseada em índices de coluna.

  • Se escolher a opção Mostrar todos os itens sem pastas na secção Pastas quando criar ou modificar uma vista nesta lista ou biblioteca, terá de utilizar um filtro baseado num índice simples para garantir que não atinge o Limiar de Vista de Lista.

  • Muitas vezes é útil fazer com que a vista predefinida apresente todas as pastas disponíveis sem qualquer filtragem, para que os utilizadores possam escolher a pasta adequada quando inserem novos itens. A apresentação de todas as pastas faz com que seja menos provável que os itens sejam incorretamente adicionados fora das pastas na lista ou biblioteca. Repare que, ao contrário das bibliotecas, não existe uma forma automática de mover itens entre pastas numa lista.

Nota: Se mover os itens para a Reciclagem do SharePoint, estes itens continuarão a ser contabilizados ao determinar se a expressão do filtro excede o Limiar de Vista de Lista. Se esvaziar a reciclagem, deixarão de ser contados. Para mais informações, consulte Esvaziar a reciclagem ou restaurar os ficheiros.

Para mover os ficheiros entre pastas numa biblioteca, consulte Mover ou copiar uma pasta, ficheiro ou ligação numa biblioteca de documentos.

Eliminar listas grandes requer recursos de base de dados que possam ser bloqueados pelo Limiar de Vista de Lista. Experimente eliminar listas grandes durante a Janela de Tempo Diária, para evitar bloqueios. Lembre-se de que, se o processo de eliminação demorar mais tempo do que a janela atribuída, este continuará até ser concluído, independentemente dos outros utilizadores. Permita tempo suficiente.

Para obter mais informações sobre como eliminar uma lista, consulte Eliminar uma lista no SharePoint.

Sincronização offline, dados externos e gestão de dados do Access

Normalmente, colocar os dados offline é mais conveniente e eficiente quando sincroniza com o seu computador. Pode utilizar o Excel, o Access ou o Outlook, consoante os dados de lista com os quais está a trabalhar. Também pode utilizar a gestão de dados externos sem limites com os sistemas de Enterprise Resource Planning (ERP), OData e serviços Web, consoante o seu serviço do SharePoint.

Pode fazer alterações ao computador de secretária ou ao computador portátil e ao colocar os dados novamente online, pode sincronizar alterações e resolver conflitos de uma forma simples e eficiente. Trabalhar com listas grandes utilizando a sincronização offline para "limpar", analisar ou reportar dados ajuda na atividade de descarregamento da base de dados e minimiza a utilização de recursos do SharePoint.

Pode colocar os dados de lista offline e sincronizar as alterações quando voltar a estar online utilizando vários produtos do Microsoft Office. Para exportar para os mesmos, tem de ter as aplicações instaladas, sejam as do Office 365 ou as de ambiente de trabalho do Office.

Microsoft Access       O Access consegue processar mais linhas de dados do que o SharePoint, além de lhe oferecer várias ferramentas avançadas para manipular esses dados. Trabalhar com os seus dados no Access e sincronizá-los no SharePoint permite-lhe trabalhar com conjuntos de dados maiores.

Pode ler e escrever as listas nativas a partir do Access ao vinculá-las e o Access funciona bem com praticamente todos os tipos de dados do SharePoint. A ligação permite-lhe ligar-se a dados numa lista de SharePoint, para que crie uma ligação bidirecional para ver e editar os dados mais recentes na lista de SharePoint e na sua base de dados do Access. o Access cria uma cópia de (ou Replica) a lista de SharePoint numa tabela do Access. Assim que a tabela Access tiver sido criada, pode trabalhar com os dados da lista no Access até ao limite Access de dois gigabytes (excluindo os anexos que não estão armazenados localmente). Além disso, o Access armazena em cache os dados da lista no cliente, utiliza uma cache de escrita em memória eficiente e só transfere os itens de lista alterados. Tudo isto faz com que as consultas e atualizações sejam executadas de forma muito mais rápida. Uma caixa de diálogo de resolução de conflitos também ajuda a gerir atualizações em conflito de forma simples.

Se a funcionalidade Serviços do Access estiver ativada, pode trabalhar com consideravelmente mais dados do que o Limiar de Vista de Lista, até 50 000 itens por predefinição. O Access processa automaticamente dados de lista ou de biblioteca em pequenos lotes e, em seguida, volta a montar os dados, uma técnica que permite trabalhar com substancialmente mais dados do que o Limiar de Vista de Lista sem ter um impacto adverso sobre os outros utilizadores no site do SharePoint. Encontre mais informações na secção Utilizar o Access Services, mais abaixo.

glifo ba        Pode exportar listas de SharePoint para uma tabela do Excel, o que cria uma ligação de dados unilateral entre a tabela Excel e a lista de SharePoint.

Botão Exportar para o Excel realçado no friso do SharePoint

O Excel também lhe permite trabalhar com listas grandes sem bloquear. Além disso, pode sincronizar o Excel com o SharePoint e o Access para tirar partido das vantagens de cada plataforma.

Quando atualiza os seus dados a partir da lista do SharePoint e atualiza a tabela do Excel, o Microsoft Excel substitui os dados do Excel pelos dados mais recentes da lista do SharePoint, substituindo as alterações que fez nessa tabela do Excel.

Lista do SharePoint Online com a opção Exportar para o Excel realçada

Após os dados estarem na tabela do Excel, pode tirar partido das várias funcionalidades de análise de dados do Microsoft Excel, tais como folhas de cálculo avançadas e flexíveis, relatórios de Tabela Dinâmica, gráficos e gráficos sparkline com aspeto profissional, formatação condicional com ícones, barras de dados e escalas de cores, bem como operações sofisticadas de análise de hipóteses.

Se a funcionalidade Serviços do Access estiver ativada, poderá trabalhar com consideravelmente mais dados do que o Limiar de Vista de Lista, até 50 000 itens por predefinição. Para mais informações, consulte a secção Utilizar o Access Services mais abaixo.

Microsoft Outlook        A partir do Microsoft Outlook, pode ler e escrever contactos, tarefas, calendário e listas de debate, bem como sincronizar bibliotecas de documentos. Por exemplo, pode trabalhar com listas de tarefas padrão e listas de tarefas do projeto ao colocar as listas de tarefas offline, ver, atualizar e atribuir novas tarefas, colocá-las novamente online e sincronizá-las sem sair do Outlook; Também pode armazenar, partilhar e gerir SharePoint s contactos de forma mais eficiente no Outlook.

Início da Página

No Access, pode criar uma base de dados Web com base no Serviços do Access ao criar tabelas com base em listas ligadas, juntamente com consultas, formulários, relatórios e macros, que publicou num site do SharePoint. Estas bases de dados Web são atualizadas, ainda pode utilizá-las e modificá-las e pode criar novas a partir de um modelo, mas não a partir do Access 2013.

Pode criar uma Aplicação do Access no SharePoint sem utilizar código. Em geral, uma Aplicação do SharePoint é uma solução concentrada, distribuída facilmente e disponibilizada num mercado. Pense uma aplicação como uma forma útil e alternativa de embalar, distribuir, executar, monitorizar e extinguir uma solução. Para obter mais informações, consulte Criar uma aplicação do Access.

Ao contrário de uma aplicação da base de dados Web do Access que guarda dados nas listas do SharePoint, uma aplicação do Access utiliza uma base de dados do SQL Server separada dos Produtos do SharePoint para armazenar dados e, por isso, não está sujeita ao Limiar de Vista de Lista do SharePoint. Isto melhora significativamente a escalabilidade das soluções do Access e torna eficaz o manuseio de eventuais milhões de registos. Para utilizadores do SharePoint Server, a base de dados do SQL Server pode ser configurada para estar por trás da firewall da sua organização. Para utilizadores online, a base de dados é uma base de dados SQL Server do Azure ativada com uma conta gratuita e um armazenamento gratuito. Para obter mais informações sobre o Azure, consulte a home page do Microsoft Azure.

Por último, também pode sincronizar dados entre uma lista do SharePoint e uma tabela do Access, mantendo ambos os conjuntos de dados atualizados. Esta sincronização é bilateral ou bidirecional. As alterações feitas no Access aos dados de lista são carregadas para a lista do SharePoint, ao passo que as alterações feitas à lista do SharePoint são transferidas para uma base de dados do Access no seu computador. Para mais informações, consulte Importar de ou ligar dados a uma lista do SharePoint.

Soluções do Centro de Documentos e caixa de pesquisa do SharePoint

Uma forma alternativa de localizar documentos ou itens numa biblioteca ou lista grande é utilizar a caixa de pesquisa da lista ou da biblioteca para introduzir uma palavra-chave ou expressão. SharePoint A pesquisa tem os seus próprios mecanismos de indexação e não está sujeita ao limiar de vista de lista ou a outros limites relacionados.

Outra solução para gerir bibliotecas grandes é criar e utilizar um site do Centro de Documentos. Concebido para a gestão de documentos, um site do Centro de Documentos oferece funcionalidades como dar entrada ou saída de ficheiros, fluxos de trabalho, filtros e vistas.

Normalmente, existem duas caixas de pesquisa numa página do SharePoint, a pesquisa de sites na parte superior da página e a caixa de pesquisa específica da lista ou biblioteca. Quando utilizar a caixa Procurar da lista ou biblioteca, pode expandir progressivamente o âmbito da operação de pesquisa:

  • Por predefinição, o âmbito de pesquisa baseia-se inicialmente em todos os itens na vista atual e em subpastas. Verá os resultados como colunas que pode continuar a filtrar e ordenar. Se o Limiar de Vista de Lista for atualmente ultrapassado, nem todos os resultados são apresentados.

  • Se não encontrar aquilo que procura, pode ampliar o seu âmbito de pesquisa para incluir toda a lista, incluindo todas as subpastas, independentemente da vista atual ou do Limiar de Vista de Lista.

  • Por fim, pode aumentar o âmbito para pesquisar todo o site. Neste caso, pode ver todos os resultados na página do site Pesquisa padrão. Pode reduzir os resultados utilizando o Painel de Refinamento para filtrar, por exemplo, por autor de um documento ou a data de criação de um item da lista. Também pode utilizar operadores Booleanos de sintaxe e lógicos para formular consultas mais elaboradas.

Notas: 

  • A caixa Procurar só está disponível para listas e bibliotecas que são apresentadas como vistas do lado do cliente. Embora o comportamento predefinido seja apresentar a caixa Procurar, a caixa Procurar pode ser ocultada pela propriedade Peça Web Vista de Lista, Caixa de Pesquisa, na secção Diversos do painel de ferramentas. Para mais informações sobre as propriedades de Peças Web, consulte Utilizar a Lista e outras Peças Web.

  • Propriedade de lista "Apresentar caixa de pesquisa" em Diversos

Pode utilizar um site do Centro de Documentos quando quiser criar, gerir e armazenar uma grande quantidade de documentos. Um Centro de Documentos é baseado num modelo de site e é concebido para funcionar como um repositório centralizado para gestão de muitos documentos. Funcionalidades, tais como os metadados e a navegação na vista de árvore, tipos de conteúdo e peças Web, ajudam a organizar e obter documentos de uma forma eficiente e significativa para os utilizadores. Para mais informações sobre a utilização de modelos de sites, consulte Criar e utilizar modelos de sites.

Os Responsáveis pelo Conteúdo podem configurar rapidamente a navegação orientada pelos metadados para um bom funcionamento com a maioria das bibliotecas sem criar explicitamente índices, mas também podem obter ajuda durante a criação de índices adicionais para melhorar o desempenho num vasto leque de filtros e vistas. Para mais informações, consulte Utilizar um site do Centro de Documentos

É possível utilizar um site do Centro de Documentos como um ambiente de criação ou um arquivo de conteúdo:

  • Num ambiente de criação, os utilizadores dão entrada e saída dos ficheiros ativamente e criam estruturas de pastas para esses ficheiros. O controlo de versões está ativado e podem existir 10 ou mais versões anteriores de cada documento. Os utilizadores dão entrada e saída de documentos frequentemente e os fluxos de trabalho podem ajudar a automatizar ações nos documentos.

  • Por oposição, num arquivo de conteúdo ou base de dados de conhecimento, ocorre muito pouca criação. Os utilizadores só podem visualizar ou carregar documentos. Normalmente, os arquivos de conteúdo contêm versões únicas de documentos e um site pode ajustar-se a milhões de ficheiros. Num cenário típico, como um centro de suporte técnico de uma grande organização, 10 000 utilizadores podem aceder ao conteúdo, principalmente para o ler. Um subconjunto de 3 000 a 4 000 utilizadores pode carregar conteúdos novos para o site.

Utilizar vistas pessoais, listas relacionais e feeds RSS

Para melhorar o desempenho geral do sistema e evitar atingir um limite ou limiar de recursos, pode considerar utilizar vistas pessoais, listas relacionais ou feeds RSS.

Vistas pessoais    Uma vez que a criação correta de vistas que utiliza um índice de colunas é mais complicada para listas e bibliotecas grandes, poderá pretender remover a permissão gerir vistas pessoais de contribuidores para uma lista ou biblioteca grande. Ao remover esta permissão, pode impedir que os utilizadores criem uma vista que abranja todos os itens e que possam afetar de forma adversa o desempenho do resto do site. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o artigo editar permissões para uma lista ou biblioteca.

Listas relacionais     Quando cria relações de lista utilizando colunas de pesquisa, colunas exclusivas e comportamento relacional imposto (também designado por integridade referencial), poderá atingir o Limiar de Vista da Lista e poderá ser impedido de efetuar operações nas seguintes circunstâncias:

  • Se tornar uma coluna exclusiva numa lista existente que tenha mais itens que o Limiar de Vista de Lista (mas repare que a adição de um item a uma lista que exceda o Limiar de Vista de Lista é uma operação que normalmente não é bloqueada).

  • Se uma lista tiver mais itens que o Limiar de Vista de Lista e ativar Eliminação em Cascata ou Restringir Eliminação para um campo de pesquisa nessa lista.

Feeds RSS     Após o suporte de RSS estar ativado na administração central e no nível da coleção de sites, pode ativar e configurar o suporte de RSS para os vários tipos de listas e bibliotecas. Quando os utilizadores acessam o feed RSS de uma lista ou biblioteca, os dados são obtidos a partir da lista. A vista RSS predefinida limita o número de itens devolvidos, com base na data em que o item foi modificado pela última vez ao utilizar um filtro na coluna modificado . Se a lista ou biblioteca tiver muitos itens e os utilizadores tiverem acesso ao feed RSS, é aconselhável indexar a coluna modificada . Também pode reduzir o número de itens recuperados ao alterar o número de itens e o número de dias durante os quais as alterações são incluídas num feed RSS.

Para obter mais informações sobre como gerir feeds RSS, consulte Gerir feeds RSS de um site ou de uma coleção de sites. Para saber como adicionar um feed RSS, consulte Criar um alerta ou subscrever um feed RSS

SharePoint Apenas administradores do servidor

Estas operações só podem ser efetuadas pelo SharePoint ou por administradores de rede e administradores de farm em versões do SharePoint Server.

A Janela de Tempo Diária é uma forma de os administradores especificarem um período de tempo dedicado para todos os utilizadores efetuarem operações ilimitadas. Normalmente, é agendada fora das horas de ponta.

Apesar de as vistas serem a forma principal de obter itens de uma lista ou biblioteca, existem também outros comandos e operações do SharePoint que são realizados melhor durante a Janela de Tempo Diária.

Adicionar ou eliminar um índice

Adicionar e modificar uma coluna de lista

Adicionar e copiar pastas

Alterar as definições de segurança de uma lista ou biblioteca

Guardar uma lista com os respetivos conteúdos como um modelo

Eliminar um site

Restaurar ou eliminar itens da Reciclagem

Estes comandos e operações podem falhar se excederem os limites e limiares de site ao obter dados de lista durante o horário normal. Executá-los sem limites durante a Janela de Tempo Diária pode evitar falhas e impacto para outros utilizadores.

A configuração da Janela de Tempo Diária necessita que defina uma hora e uma duração. Ao definir a hora e a duração, deve compreender que, se alguém iniciar uma operação ou consulta que demore muito tempo durante a janela, esta continuará até terminar, esteja ou não dentro da janela.

  1. Como administrador, inicie sessão na Administração Central.

  2. Aceda a Gestão de Aplicações > Gerir Aplicações Web.

    Administração Central com a opção Gerir Aplicações Web selecionada
  3. Selecione a aplicação para definir ou alterar a definição de Janela de Tempo Diária.

  4. No friso, clique na seta para baixo em Definições Gerais para aceder ao menu e, em seguida, clique em Limitação de Recursos.

    Opção Limitações de Recursos da Administração Central selecionada.
  5. Altere a Janela da Tempo Diária e, em seguida, defina a hora e a duração que pretende utilizar.

    A página de definições da aplicação da Administração Central com a janela de Tempo Diária realçada
  6. Clique em OK quando terminar.

Se não for um programador ou não tiver acesso conveniente aos recursos para programador para efetuar estas operações, pode adiar estes tipos de operação para a Janela de Tempo Diária. Consulte o administrador para saber para quando está agendada a Janela de Tempo Diária.

Nota:  O SharePoint Online não suporta a alteração do Limiar de Vista de Lista.

O limiar de vista de lista está em vigor para fornecer desempenho aos utilizadores e proteger o servidor contra sobrecarga não intencional durante consultas. O limiar de vista de lista (LVT) só pode ser alterado em versões de servidor do SharePoint por um administrador na aplicação de Administração Central e recomendamos que não a altere para evitar degradação de desempenho. o SharePoint Online não permite que os administradores alterem o limiar de vista de lista para proteger os utilizadores de outros inquilinos de problemas de desempenho quando são recuperados conjuntos de dados grandes. Utilize índices, filtros e pastas para gerir consultas.

Se tiver poucas consultas que necessitem de aumentar o Limiar de Vista de Lista, pondere utilizar a Janela de Tempo Diária durante as horas menos ativas.

Aviso: Não é recomendado alterar o Limiar de Vista de Lista (LVT) se tiver outros utilizadores, pois os valores mais elevados implicam perda de qualidade no desempenho. Criar um valor demasiado elevado pode gerar problemas de latência elevada ou falhas para utilizadores, bem como riscos de falha no servidor.

Nota: A Administração Central só está disponível com instalações do SharePoint Server.

Se quiser mesmo alterar o Limiar de Vista de Lista, siga estes passos. São o padrão para o SharePoint 2010 ao SharePoint 2016, mas a IU pode ter ligeiras diferenças. A aplicação Administração Central é separada do site do seu site do SharePoint e requer direitos de administrador de farm para aceder à mesma. Só pode alterar o Limiar de Vista de Lista em versões do SharePoint Server.

  1. Como administrador, inicie sessão na Administração Central.

  2. Aceda a Gestão de Aplicações > Gerir Aplicações Web.

    Administração Central com a opção Gerir Aplicações Web selecionada
  3. Selecione a aplicação para alterar o Limiar de Vista de Lista.

  4. No friso, clique na seta para baixo em Definições Gerais para aceder ao menu e, em seguida, clique em Limitação de Recursos.

    Opção Limitações de Recursos da Administração Central selecionada.
  5. Altere o valor do Limiar de Vista de Lista (o primeiro na lista) para um valor razoável.

  6. Clique em OK.

Existem definições adicionais na página de limitação de recursos que, como administrador, deverá compreender.

  • Limiar da vista de lista para auditores e administradores:    Isto é, por predefinição, um "limite superior". As consultas que são executadas por um auditor ou administrador especificamente pedido de substituição do LVT estarão sujeitas a este limite. Por predefinição, é 20.000 em vez de 5.000 para o limiar de vista de lista. Aumentar este limite tem as mesmas ramificações que elevam o limiar da vista de lista. Ao alterar este valor, existem alterações associadas que poderão ter de ser efetuadas.

  • Substituição do modelo de objetos:   Se costuma utilizar o código personalizado na sua implementação e precisar de substituir o limiar de vista de lista por um limite superior, poderá ser uma boa ideia permitir a substituição do modelo de objeto e conceder permissões de auditor ou administrador à aplicação que irá executar as consultas. Esta definição está ativada por predefinição, mas pode desativá-la se não precisar dela. Um bom exemplo de quando poderá querer utilizá-lo se tiver implementado algum código que irá executar o armazenamento em cache de um conjunto maior de resultados que é acedido com frequência, por vezes, vários minutos. Se não estiver a planejar o cache do conteúdo e estiver a executar estas consultas com frequência, não recomendaria utilizar este método para ver o limiar de vista de lista, uma vez que afetará de forma adversa o desempenho do seu servidor. Em breve: "com piso".

  • Limite de pesquisa de vista de lista:   Esta funcionalidade limita o número de associações que uma consulta pode efetuar. Corresponde ao número de campos de pesquisa, pessoa/grupo ou estado do fluxo de trabalho incluídos na consulta. Por exemplo, uma vista que apresenta 6 colunas de pesquisa e filtros noutras 3 colunas de pesquisa distintas utiliza 9 pesquisas. Se o limiar de pesquisa da vista de lista estiver definido para 8, isto causará um erro. Não é recomendado aumentar o número para mais do que 8.

    Testes rigorosos efetuados pela Microsoft demonstram que existe uma grave degradação de desempenho não gradual nos casos com mais de 8 associações. Além de o débito do servidor cair significativamente nesta altura, a consulta também acaba por utilizar uma quantidade desproporcional de recursos do SQL Server, o que tem um impacto negativo para todas as outras pessoas que utilizem a mesma base de dados. Para mais informações, consulte a secção Colunas de Pesquisa e vistas de lista dos Resultados de testes de capacidade e desempenho e recomendações

  • Janela de tempo diária para consultas grandes:    Esta funcionalidade permite-lhe definir uma hora todos os dias em que os utilizadores podem utilizar consultas maiores sem atingir limites. Existem algumas coisas que deve ter em consideração com atenção antes de decidir a que altura pretende definir:

    • Para afetar o menor número de utilizadores possível, deve definir um horário fora das horas de ponta, ou em que seja esperada uma carga menor. Se escolher uma altura a meio do expediente da maioria dos utilizadores, as pessoas poderão ser afetadas, mesmo que não estejam a utilizar listas de grandes dimensões.

    • Tente manter um horário razoável, de forma a que as pessoas possam utilizá-lo para corrigir as respetivas listas, em vez de contactarem o administrador.

    • As operações iniciadas durante a janela de tempo não são abortadas quando a janela termina. Tenha em consideração o tempo necessário, para o caso de um utilizador tentar eliminar uma lista grande imediatamente antes da hora de fim.

    • Tenha em consideração os diferentes fusos horários. Isto é especialmente importante se a sua organização ou os seus clientes estiverem distribuídos por diferentes zonas geográficas e partilharem um servidor do SharePoint centralmente alojado. Por exemplo, defini-la para as 18:00 pode ser bom para o seu local, mas não para Sidney na Austrália.

  • Limite de permissões exclusivas de lista:    Este é o número de permissões exclusivas permitidas por lista. Se tiver uma pasta para a qual quebra a herança para obter permissões e definir algumas permissões para a mesma (e todos os itens dentro da mesma), o número de permissões é igual a 1 na lista limiar de permissões exclusivas. Ao contrário do limiar de vista de lista e outras definições, este limite não é acionado ao ver o conteúdo ou efetuar alguma outra operação, mas explicitamente ao alterar as permissões.

    Se puder, recomendamos que reduza este número. A predefinição é 50 000, que é um grande número de permissões exclusivas. É muito provável que a sua lista encontre problemas com permissões antes de atingir este número, pelo que a alteração antecipada para um valor adaptado ao seu ambiente é uma boa ideia.

Descrição geral de listas e bibliotecas com muitos itens

O Limiar de Vista de Lista (LVT) foi implementado para ajudar a obter um desempenho consistente entre todos os utilizadores, nas consultas ao back-end da base de dados. Eis algumas informações sobre os limites, o funcionamento e como alterar o valor do Limiar de Vista de Lista.

Importante: Não é possível alterar o Limiar de Vista de Lista no SharePoint Online. Também não é possível criar uma Janela de Tempo Diária no SharePoint Online. Estas funcionalidades só estão disponíveis no SharePoint 2016, no SharePoint 2013 e no SharePoint 2010.

Para minimizar o SQL Server de contenção da base de dados, a base de dados de back-end do SharePoint costuma utilizar a proteção por linhas como uma estratégia para garantir atualizações precisas sem afetar negativamente outros utilizadores que estejam a aceder a outras linhas. No entanto, se uma operação de leitura ou escrita, como uma consulta, fizer com que mais de 5 000 linhas sejam bloqueadas ao mesmo tempo, é mais eficiente para o SQL Server bloquear temporariamente toda a tabela até que seja concluída a utilização da base de dados.

Nota: O número real nem sempre é 5 000, podendo variar consoante o seu site, a quantidade de atividade na base de dados e a configuração do seu site.

Quando toda a tabela estiver bloqueada, os outros utilizadores não poderão aceder à tabela. Se isto acontecer demasiadas vezes, os utilizadores sentirão uma degradação no desempenho do sistema. Por conseguinte, os limiares e limites são essenciais para ajudar a minimizar o impacto de operações de bases de dados que consomem muitos recursos e equilibrar as necessidades de todos os utilizadores.

O seguinte diagrama resume os pontos chave sobre o que acontece em segundo plano quando acede a muitos itens numa lista ou biblioteca.

Listas e Bibliotecas grandes

  1. Os dados da lista ou biblioteca numa coleção de sites são armazenados numa tabela de base de dados do SQL Server, que utiliza consultas, índices e proteções para manter o desempenho, partilha e precisão globais.

  2. As vistas filtradas com índices de colunas (e outras operações) criam consultas de base de dados que identificam um subconjunto de colunas e linhas e devolvem este subconjunto ao computador.

  3. Os limiares e limites ajudam a limitar operações e a equilibrar os recursos de muitos utilizadores em simultâneo.

  4. Os programadores privilegiados podem utilizar a substituição de modelos de objeto para aumentar temporariamente os limiares e os limites de aplicações personalizadas com versões do SharePoint Server.

  5. Os administradores podem especificar janelas de tempo dedicadas para que todos os utilizadores possam executar operações ilimitadas fora das horas de ponta com versões do SharePoint Server.

  6. Os técnicos de informação podem utilizar vistas, estilos e limites de página adequados para acelerar a apresentação de dados na página.

As listas e bibliotecas têm limites máximos específicos, conforme apresentado nesta tabela.

Funcionalidade

Limite Máximo

Número de itens numa lista ou biblioteca

30 milhões

Tamanho de um item de ficheiro individual ou anexo de item

10 Gigabytes

A tabela seguinte resume as informações sobre as limitações e limites de recursos de que deverá ter conhecimento. Estas limitações e limites são definidos na página Limitação de Recursos na Administração Central com versões do SharePoint Server. Contacte o seu administrador para obter informações sobre os limites e pedidos específicos para o seu site.

Nota: Para ajudar com a gestão, o administrador não está sujeito às seguintes limitações e limites de recursos.

Nota: Nem todas as definições estão disponíveis através da IU e só estão disponíveis nas versões do SharePoint Server.

Limiar
ou Limite

Valor
predefinido

Descrição

Limiar da Vista de Lista

5 000

Especifica o número máximo de itens de lista ou biblioteca que uma operação de base de dados, tal como uma consulta, pode processar em simultâneo. As operações que excedem este limite são bloqueadas.

Para que possa ter tempo para elaborar planos alternativos, pode receber um aviso na página Definições da Lista quando a sua lista exceder os 3 000 itens. O aviso contém uma ligação de ajuda para este tópico.

Limite de permissões exclusivas

50 000

Especifica o número máximo de permissões exclusivas permitidas para uma lista ou biblioteca.

Sempre que interromper a herança de permissões de um item ou pasta, conta como 1 permissão exclusiva relativamente a este limite. Se tentar adicionar um item que fará com que o limite seja excedido, será impedido de o fazer.

Limite de tamanho de linhas

6

Especifica o número máximo de linhas de tabela internas para a base de dados utilizada para um item de lista ou biblioteca. Para acomodar listagens em largura com muitas colunas, cada item é moldado em várias linhas de tabela internas, até 6 linhas e até um total de 8000 bytes (excluindo anexos).

Por exemplo, se tiver uma lista com muitas colunas pequenas, uma com centenas de colunas de Sim/Não, poderá exceder este limite, mas não poderá adicionar mais colunas de Sim/Não à lista, embora possa adicionar colunas de um tipo diferente.

Os administradores só podem definir este limite utilizando o modelo de objeto e não através da interface de utilizador.

Limiar de Pesquisa da Vista de Lista

12

Especifica o número máximo de operações de associação, tais como as baseadas em pesquisas, Pessoas/Grupos, ou colunas de estado do fluxo de trabalho.

Se a consulta utilizar mais de oito colunas, a operação é bloqueada. No entanto, é possível selecionar programaticamente as colunas que pretende utilizar através da vista máxima, a qual pode ser definida através do modelo de objeto.

Tamanho do Limiar da Vista de Lista para auditores e administradores

20 000

Especifica o número máximo de itens de lista ou biblioteca que uma operação de base de dados, tal como uma consulta, pode processar em simultâneo quando efetuada por um auditor ou administrador com as permissões adequadas. Esta definição funciona em conjunto com Permitir Substituição de Modelo de Objeto.

Permitir Substituição de Modelo de Objeto

Y

Especifica se os programadores podem efetuar operações de base de dados, como consultas, que necessitem de uma substituição do Limiar de Vista de Lista para um limite mais elevado especificado pelo Limiar de Vista de Lista para auditores e administradores. Um administrador tem de ativar a substituição de modelo de objeto e, em seguida, os programadores com permissões adequadas podem pedir programaticamente que a consulta utilize o Limiar de Vista de Lista mais elevado para que possam tirar partido do mesmo.

Janela de tempo diária

Nenhum

Especifica um período de tempo durante o qual os limiares e os limites de recursos são ignorados. Um administrador pode configurar uma janela de tempo fora das horas de ponta em incrementos de 15 minutos e até 24 horas como, por exemplo, desde as 18:00 até às 22:00 ou desde a 1:30 até às 5:15.

Uma operação de base de dados ou consulta iniciada dentro da janela de tempo diária é efetuada até ao fim (ou até ocorrer uma falha), mesmo que não seja terminada dentro da janela de tempo especificada.

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