Gerir documentos numa Ferramenta de Documentos no SharePoint Workspace 2010

Regra geral, poderá gerir documentos numa ferramenta de Documentos 2010, tal como o faria no Explorador do Windows. Note que algumas tarefas de gestão de ficheiros, tais como mudar o nome ou eliminar ficheiros, podem ser reguladas pelas permissões do site SharePoint ou por permissões de ferramenta atribuídas à sua função (se a ferramenta de Documentos estiver numa área de trabalho do Groove). Dependendo das permissões, poderá gerir documentos da seguinte forma:

O que pretende fazer?

Copiar ou mover documentos

Eliminar documentos

Mudar o nome de documentos

Alterar a vista atual

Ordenar documentos

Ver propriedades de documentos

Criar novas pastas de documentos

Resolução de problemas de transferência

Copiar ou mover documentos

Para copiar um documento para outra pasta (quer dentro de uma ferramenta de Documentos quer para uma pasta no Explorador do Windows), utilize os comandos Copiar e Colar no menu de contexto ou prima a tecla CTRL enquanto arrasta o ficheiro. Para mover um documento para outra pasta, utilize arrastar e largar.

A tabela abaixo descreve o comportamento de arrastar e largar.

Para

Faça o seguinte:

Copiar um documento para outro campo na mesma ferramenta de Documentos.

Prima CTRL e arraste o documento ou utilize Copiar e Colar.

Copiar um documento para uma pasta noutra ferramenta de Documentos ou para uma pasta do Windows fora do SharePoint Workspace.

Arraste e largue o documento ou utilize Copiar e Colar.

Mover um documento para uma subpasta na mesma ferramenta de Documentos

Utilize Cortar e Colar.

Mover um documento para uma pasta noutra ferramenta de Documentos ou para uma pasta do Windows fora do SharePoint Workspace.

Utilize Cortar e Colar.

Sugestão: Se arrastar um documento para o Microsoft Outlook, este irá iniciar automaticamente uma nova mensagem de Outlook com o documento listado como um anexo.

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Eliminar documentos

Para eliminar um documento, clique nele com o botão direito do rato e, em seguida, clique em Eliminar. Clique em Sim para confirmar que pretende na realidade eliminar o documento. Se o documento estiver numa biblioteca de documentos do SharePoint, uma mensagem é apresentada para o lembrar que eliminar o documento vai também eliminá-lo no servidor do SharePoint.

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Mudar o nome de documentos

Para mudar o nome de um documento, clique com o botão direito do rato no mesmo e, em seguida, clique em Mudar o nome.

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Alterar a vista atual

Numa área de trabalho do SharePoint, as vistas disponíveis correspondem às vistas definidas no site do SharePoint. Pode alterar as vistas para mostrar conjuntos de itens diferentes, dependendo dos filtros configurados para a vista selecionada.

  1. Clique no separador Ver.

  2. Clique no menu Vista Atual e clique na vista que pretende.

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Ordenar documentos

  1. Seleccione a pasta onde pretende ordenar os documentos.

  2. Numa área de trabalho do SharePoint, no separador Ver, clique no menu Ordenar Documentos e, em seguida, clique numa opção de ordenação.

    Para ver opções de ordenação, pode ter de definir a vista atual para "Área de Trabalho Predefinida". No separador Vista, clique no menu Vista Atual e, em seguida, clique em Área de Trabalho Predefinida.

  3. Numa área de trabalho do Groove, no separador Vista, clique no menu Ordenar Documentos e, em seguida, clique numa opção de ordenação.

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Ver propriedades de documentos

  1. Seleccione o documento.

  2. No separador Base, clique em Propriedades.

    Se o documento estiver numa área de trabalho do SharePoint, uma janela Propriedades abre-se no site SharePoint.

    Se o documento estiver numa área de trabalho do Groove, uma caixa de diálogo Propriedades do SharePoint Workspace abre-se.

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Criar novas pastas de documentos

Pode criar e dispor pastas de documentos numa estrutura em forma de árvore, tal como o faria no Explorador do Windows. Todas as ferramentas de Documentos contêm inicialmente uma "Pasta Raiz", que é sempre a pasta de nível superior na lista (tal como acontece com um nome de unidade de disco, como (C:\), no seu computador). Todas as pastas que adicionar serão apresentadas hierarquicamente por baixo da "Pasta Raiz".

Criar uma nova pasta

As novas pastas são sempre colocadas, hierarquicamente, por baixo da pasta seleccionada.

  1. Seleccione a pasta na qual gostaria de colocar uma nova pasta.

  2. No separador Base, clique em Nova Pasta.

    Se estiver a criar uma nova pasta numa biblioteca de documentos numa área de trabalho do SharePoint, uma janela Nova Pasta abre-se, resultado do site SharePoint. Escreva um nome para a nova pasta e, em seguida, clique em Guardar e Fechar.

    Se estiver a criar uma nova pasta numa ferramenta de Documentos numa área de trabalho do Groove, uma caixa de diálogo Nova Pasta abre-se. Escreva um nome para a nova pasta e prima ENTER.

Mudar o nome de uma pasta

  1. Clique com o botão direito do rato na pasta e, em seguida, clique em Mudar o nome.

  2. Escreva um novo nome para a nova pasta e prima ENTER.

Ver as propriedades de pastas

  1. Clique na pasta.

  2. No separador Base, clique em Propriedades.

    Se a pasta estiver numa área de trabalho do SharePoint, uma janela Propriedades abre-se no site SharePoint.

    Se a pasta estiver numa área de trabalho do Groove, uma caixa de diálogo Propriedades do SharePoint Workspace abre-se.

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Resolução de problemas de transferência

Quando outros membros da área de trabalho adicionam novos documentos a uma Ferramenta de Documentos, estes são automaticamente transferidos para a sua cópia da área de trabalho. É anexado um ícone de sincronização a qualquer documento que ainda esteja em processo de transferência. Por exemplo:

O conteúdo novo ou atualizado está disponível para transferência para este documento

Se tentar abrir um documento que ainda esteja a apresentar o ícone de sincronização, aparecerá uma mensagem “Conteúdos indisponíveis” para o informar que os conteúdos do documento não foram transferidos ou a transferência ainda não foi concluída.

Em alguns casos, pode simplesmente precisar de esperar um minuto ou dois para o documento acabar de transferir. Por exemplo, documentos muito grandes podem demorar algum tempo a acabar de transferir. No entanto, também pode ter este problema se o membro da área de trabalho que adicionou o documento ficar offline antes do documento terminar de transmitir para o seu computador. Se for esse o caso, precisará de aguardar até essa pessoa estar novamente online para receber o documento.

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