Gerir as respostas de recolha de dados do Access

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Gerir as respostas de recolha de dados do Access

Este artigo explica como ver as respostas de recolha de dados, como pode verificar o correio eletrónico processamento definições e os passos que pode tomar para resolver problemas comuns tipos de mensagens de erro ou problemas com as respostas.

Para saber mais sobre como criar, enviar e reenviar e-mails de recolha de dados, consulte o artigo ligações para artigos na secção Consulte também.

Quero

Ver respostas

Verifique se as definições para processar automaticamente respostas

Resolução de problemas para respostas automaticamente transformados

Processar manualmente respostas

Resolução de problemas para respostas transformados manualmente

Ver respostas

Eis o que acontece depois de enviar o formulário de recolha de dados por correio eletrónico. Os destinatários respondem à mensagem ao clicar em resposta, concluir o formulário e, em seguida, clicando em Enviar. Esta secção explica como pode ver as respostas e o que fazer se qualquer uma delas não são processados corretamente. Se quiser que as respostas processadas automaticamente ou manualmente, pode abrir as respostas manualmente ou saber quem respondeu. Para mais informações sobre como configurar as opções de procession de resposta, consulte o artigo, Adicionar os dados recolhidos através de mensagens de correio eletrónico para a base de dados do Access.

Para ver as respostas, faça o seguinte:

  1. Abra o Microsoft Outlook 2010 e navegue para a pasta que o designou para armazenar as respostas de recolha de dados.

    Sugestão: Se não se lembrar do nome da pasta, no separador Dados Externos, no grupo Recolher Dados, clique em Gerir Respostas. Na caixa de diálogo Gerir Mensagens de Recolha de Dados, irá encontrar o nome da pasta na coluna Pasta do Outlook, na linha correspondente à mensagem cujas respostas pretende ver.

  2. Para abrir uma resposta no Outlook, faça duplo clique sobre a resposta. Irá ver o formulário, como-foi concluída pelo remetente.

Acesso não irá processar as respostas a uma mensagem de resposta. Por isso, se vir que um ou mais formulários dos destinatários estão vazios, e não não concluídas corretamente, tem reenviar a mensagem de correio electrónico original para esses utilizadores, em vez de utilizar o comando responder. Para mais informações sobre como reenviar uma mensagem de recolha de dados, consulte o artigo reenviar uma mensagem de correio electrónico de recolha de dados.

Da mesma forma, se pretender enviar o pedido a mais pessoas, tem de reenviar a mensagem original, em vez de reencaminhá-la.

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Verifique se as definições para processar automaticamente respostas

Se quiser que as respostas processadas automaticamente, faça o seguinte para se certificar de que as respostas são processadas corretamente:

  • Por cada resposta, reveja os valores nas colunas Sinalizador de Seguimento, Estado de Recolha de Dados e Categorias.

    Sugestão: Se não encontrar as colunas Sinalizador de Seguimento, Estado de Recolha de Dados e Categorias na vista, adicione-as utilizando o Selector de Campos. Clique com o botão direito do rato no cabeçalho da coluna e clique em Selector de Campos. Na caixa de diálogo Selector de Campos, arraste cada campo e largue o mesmo à direita ou à esquerda de um cabeçalho de coluna existente.

    Na pasta do Outlook, se Sinalizador de Seguimento estiver definido como Operação de Recolha de Dados com êxito, se a coluna Estado de Recolha de Dados aparecer em branco e for apresentado um indicador verde na coluna Categorias, tal significa que a resposta foi processada com êxito.

  • Para além disso, poderá rever os conteúdos das tabelas de destino para se certificar de que os dados recolhidos são apresentados como novos registos ou como actualizações a registos existentes.

    Nota: Não poderá adicionar os dados a partir de uma resposta de correio electrónico, se o destinatário utilizado Hotmail ou Yahoo para enviar-lhe o formulário de recolha de dados.

Resolução de problemas para respostas automaticamente transformados

Consulte o artigo Adicionar os dados recolhidos através de mensagens de correio eletrónico para a base de dados do Access se pretender verificar que corretamente configurou o processamento automático e, experimente as sugestões na tabela seguinte para corrigir problemas específicos:

Mensagem de coluna do problema ou estado de recolha de dados

Causa

Resolução

Uma resposta existe na pasta do Outlook, mas não foi processada. O coluna de Estado de recolha de dados apresenta em mensagem não processada.

Opções da mensagem na pode ser selecionada a caixa de diálogo Recolher dados utilizando opções de correio electrónico para processar manualmente respostas ou para impedir que determinadas respostas a ser processadas automaticamente.

Sugestão: Para apresentar as opções na separador dados externos, na grupo Recolher dados, clique em Gerir respostas. Na caixa de diálogo, selecione a mensagem que pretende e, em seguida, clique em Opções de mensagem.

Exporte manualmente a resposta.

Para se certificar de que as respostas futuras são processadas automaticamente, altere as definições na caixa de diálogo Opções. Para obter ajuda com rever e alterar as opções, consulte o artigo, Adicionar os dados recolhidos através de mensagens de correio eletrónico para a base de dados do Access.

Para obter ajuda com a exportação manualmente respostas, consulte a secção sobre processar manualmente respostas.

Respondi a uma das minhas mensagens, mas não está a ser processada.

A resposta à sua própria mensagem envolve um procedimento ligeiramente diferente.

Em vez de preencher o formulário na mensagem recebida, preencha o formulário que se encontra na mensagem enviada na pasta Itens Enviados. Procure a pasta Itens Enviados e, em seguida, abra a mensagem. Clique em Responder, preencha o formulário e, em seguida, clique em Enviar.

Uma resposta não vai para a pasta à direita

Apenas as respostas originais a uma mensagem vão para a pasta designada.

As respostas às suas próprias mensagens (a menos que tenha utilizado a cópia da mensagem na pasta Itens Enviados para gerar a resposta) e as respostas que fazem parte de um tópico de mensagem de correio electrónico utilizado para debate poderão não ser movidas para a pasta designada.

Outras razões possíveis incluem: que não está instalado o Office Access 2010 ou que o suplemento que é necessário para processar as respostas está em falta ou danificado.

Se uma das suas respostas não está a ser processada, preencha o formulário que está a mensagem enviada localizada na pasta Itens enviados.

Se um utilizador tiver preenchido um formulário como resposta a uma resposta, solicite ao utilizador que responda à mensagem original.

Se suspeitar que o suplemento está em falta ou danificada mudar para o Outlook e conclua os seguintes passos:

  1. Clique em Opções e, na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em suplementos.

  2. Em suplementos ativos da aplicação, certifique-se de que está a ver suplemento do Microsoft Access Outlook para recolha de dados e a publicação.

Se vir a entrada em suplementos da aplicação desativados, clique na seta na caixa Gerir, selecione Itens desativados e, em seguida, na caixa de diálogo Itens desativados, selecione Add-in do Microsoft Access Outlook para recolha de dados e Publicação e clique em Ativar.

Se não vir o suplemento do Microsoft Access Outlook para recolha de dados e publicação Tente instalar novamente o Access.

Não consigo localizar a base de dados. Localize a base de dados e importar os dados manualmente.

A base de dados foi movida para outra localização, foi mudado o nome, eliminada ou danificado.

Restaure a localização original da base de dados e exporte manualmente a resposta.

Não consegue abrir a base de dados para importar dados de uma vez que a base de dados já está a ser utilizado. Processe manualmente as respostas depois da base de dados fica disponível.

A base de dados de destino está protegida por palavra-passe. O processamento automático falha se a base de dados requerer uma palavra-passe.

Feche a base de dados que esteja aberto no modo exclusivo e, em seguida, abra a base de dados no modo normal. Tente exportar manualmente a resposta.

Esta base de dados do Access é protegido com uma palavra-passe. Exporte manualmente estes dados para o Microsoft Access.

A base de dados de destino está protegida por palavra-passe. O processamento automático falha se a base de dados requerer uma palavra-passe.

Exporte manualmente a resposta. Se pretender que as respostas futuras sejam processadas automaticamente, remova a protecção da palavra-passe da base de dados.

O coluna Estado de recolha de dados apresenta uma mensagem que indica que uma tabela, consulta, ou um campo está em falta.

A tabela ou consulta de destino foi eliminada ou o respectivo nome foi alterado, ou a estrutura foi modificada de tal forma que não é possível adicionar os conteúdos do formulário às tabelas.

Recrie as tabelas e consultas de destino ou crie e envie uma nova mensagem de recolha de dados.

Não consegue processar esta mensagem de correio electrónico. No formulário nesta mensagem de correio electrónico está danificado ou terem sido modificadas.

O formulário da resposta está danificado ou um utilizador (o destinatário ou o remetente) terá modificado o formulário.

Se um destinatário tiver modificado o formulário, solicite a esse destinatário que lhe envie de novo o formulário e, em seguida, exporte manualmente a resposta.

Se o formulário da mensagem original estiver danificado ou não for válido, é necessário criar e enviar uma nova mensagem.

Não consegue localizar as informações necessárias para concluir o processamento de base de dados especificada.

As informações necessárias para mapear a resposta para o registo existente que é necessário actualizar estão em falta.

As definições de mensagem tem de ser sincronizado com o Outlook:

  1. No Access, na Dados externos no separador, o grupo Recolher dados, clique em Gerir respostas.

  2. No Gerir respostas diálogo caixa, selecione a mensagem.

  3. Em Detalhes da mensagem, clique em aviso para sincronizar as definições e, em seguida, feche a caixa de diálogo.

  4. Mude novamente para o Outlook e, em seguida, tente exportar manualmente a resposta.

Não pode adicionar ou atualizar dados de uma vez que os dados resultaria num valor duplicado um campo que aceita apenas valores exclusivos.

Um campo cuja propriedade Indexado esteja definida como Sim (Duplicação Não Autorizada) não pode conter valores duplicados. Se o valor atribuído ao campo de formulário já existir no campo correspondente na tabela, a operação falha.

Solicite ao destinatário que envie outra resposta com um valor diferente no campo de formulário.

O valor introduzido não é um item na lista de escolhas

  • O formulário inclui um campo obrigatório que procura valores, mas o utilizador não especificou um valor para o campo

    Ou

  • O campo LimitarAUmaLista está definida para Sim, mas o utilizador especificado um valor que não está na lista.

Peça ao destinatário reenviar a resposta depois de preencher todos os campos ou preenchimento saída e guarde o formulário e, em seguida, tente exportar novamente.

A coluna Estado de Recolha de Dados apresenta uma mensagem que indica que o valor especificado num campo de formulário não é válido.

O destinatário introduziu dados inválidos em um ou mais campos.

Peça ao destinatário reenviar a resposta depois de preencher todos os campos ou preenchimento saída e guarde o formulário e, em seguida, tentar exportar novamente.

Esta mensagem contém um formulário que deverá preencher. Quando terminar, envie-o para o remetente desta mensagem de correio electrónico.

O destinatário não preencha o formulário

Peça ao destinatário para enviar a resposta depois preenche o formulário novamente.

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Processar manualmente respostas

Processamento manual de uma resposta envolve iniciar a operação de exportação do Outlook. Só pode exportar uma resposta uma vez. Evite respostas para as quais a coluna de Estado de recolha de dados é definida para recolher dados utilizando o correio electrónico foram efetuada com êxito. Este estado indica a resposta já foi processada com êxito. Respostas para as quais a coluna de Estado de recolha de dados é definida como mensagem não processada devem ser processadas manualmente. Uma resposta que tenha uma mensagem de erro nesta coluna falhou para ser processada automaticamente e irão necessitar algumas resolução de problemas antes de manualmente exporte-o. Para obter ajuda com a resolução de problemas, consulte a secção, verificar e resolução de problemas de processamento automático de respostas.

  1. No Outlook, clique com o botão direito do rato na resposta que pretende processar manualmente.

  2. Clique em Exportar dados para o Microsoft Office Access.

  3. Na caixa de diálogo Exportar dados para o Microsoft Access, reveja os detalhes da resposta e, em seguida, clique em OK para exportar. Se a operação de exportação é concluída com êxito, verá a mensagem com êxito os dados exportados à base de dados. Se a operação falhar, verá a mensagem não é possível importar dados devido a erros, seguida de uma descrição dos problemas que causado a falha. A tabela seguinte lista os problemas que podem causar a falha uma operação de exportação.

Resolução de problemas para respostas transformados manualmente

Problema ou Mensagem de estado de recolha de dados da coluna

Causa

Resolução

Quando clico com o botão direito do rato na resposta, o comando Exportar dados para o Microsoft Access não é apresentado.

A mensagem seleccionada não é uma resposta de recolha de dados válida.

Elimine da pasta designada as mensagens que não sejam respostas de recolha de dados.

Uma resposta não vai para a pasta correcta.

Apenas as respostas originais a uma mensagem vão para a pasta designada.

As respostas às suas próprias mensagens (a menos que tenha utilizado a cópia da mensagem na pasta Itens Enviados para gerar a resposta) e as respostas que fazem parte de um tópico de mensagem de correio electrónico utilizado para debate poderão não ser movidas para a pasta designada.

Outros motivos possíveis incluem: o Access não está instalado ou o suplemento necessário para processar as respostas está em falta ou danificado.

Se não estiver a ser possível processar uma das respostas, preencha o formulário que se encontra na mensagem enviada na pasta Itens Enviados.

Se um utilizador tiver preenchido um formulário como resposta a uma resposta, solicite ao utilizador que responda à mensagem original.

Se suspeitar que o suplemento está em falta ou danificada mudar para o Outlook e conclua os seguintes passos:

  1. Clique em Opções e, na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em suplementos.

  2. Em suplementos ativos da aplicação, certifique-se de que está a ver suplemento do Microsoft Access Outlook para recolha de dados e a publicação.

Se vir a entrada em suplementos da aplicação desativados, clique na seta na caixa Gerir, selecione Itens desativados e, em seguida, na caixa de diálogo Itens desativados, selecione Add-in do Microsoft Access Outlook para recolha de dados e Publicação e clique em Ativar.

Se não vir o suplemento do Microsoft Access Outlook para recolha de dados e publicação Tente instalar novamente o Access.

Não é possível localizar a base de dados. Localize a base de dados e importe os dados manualmente.

A base de dados foi movida para outra localização, o respectivo nome foi mudado, foi eliminada ou está danificada.

Restaure a localização original da base de dados e, em seguida, tente novamente.

A base de dados já está a ser utilizada.

A base de dados está aberta em modo exclusivo e não é possível efectuar alterações à base de dados enquanto este modo não for desbloqueado.

Solicite ao utilizador que tem a base de dados aberta em modo exclusivo que feche e abra a base de dados no modo normal. Em seguida, experimente exportar manualmente a resposta.

Tabela, consulta ou campo em falta.

Uma tabela ou consulta de destino foi eliminada ou o respectivo nome foi alterado, ou a estrutura foi modificada de tal forma que não é possível adicionar os conteúdos do formulário às tabelas.

Crie as tabelas e consultas de destino em falta ou crie e envie uma nova mensagem de recolha de dados.

O formulário está danificado ou foi modificado.

O formulário da resposta está danificado ou um utilizador (o destinatário ou o remetente) terá modificado o formulário.

Se um destinatário tiver modificado o formulário, solicite ao mesmo que lhe envie de novo o formulário e, em seguida, exporte manualmente a resposta.

Se o formulário da mensagem original estiver danificado ou não for válido, é necessário criar e enviar uma nova mensagem.

Faltam informações necessárias para concluir o processamento.

As informações necessárias para mapear a resposta para o registo existente que é necessário actualizar estão em falta.

As definições de mensagem têm de ser sincronizadas com o Outlook. No Access, no separador Dados Externos, no grupo Recolher Dados, clique em Gerir Respostas. Na caixa de diálogo Gerir Respostas, seleccione a mensagem. Em Detalhes da Mensagem, verá uma caixa de aviso. Clique no aviso para sincronizar as definições e feche depois a caixa de diálogo. Mude novamente para o Outlook e experimente exportar manualmente a resposta.

Não é possível adicionar nem actualizar dados, uma vez que os mesmos irão resultar num valor duplicado para um campo que só aceita valores exclusivos.

Um campo cuja propriedade Indexado esteja definida como Sim (Duplicação Não Autorizada) não pode conter valores duplicados. Se o valor atribuído ao campo de formulário já existir no campo correspondente na tabela, a operação falha.

Peça ao destinatários para enviar a resposta outra, com um valor diferente no campo de formulário.

O valor introduzido não é um item na lista de escolhas.

O formulário inclui um campo obrigatório que procura valores, mas o destinatário não especificou um valor para o campo, ou a propriedade LimitarAUmaLista do campo está definida como Sim e o destinatário especificou um valor que não se encontra na lista.

Pedir destinatários reenviar a resposta depois de preencher todos os campos ou preenchimento saída e guarde o formulário e, em seguida, tentar exportar novamente.

Valor inválido num campo de formulário.

O destinatário introduziu dados inválidos em um ou mais campos.

Pedir destinatários reenviar a resposta depois de preencher todos os campos ou preenchimento saída e guarde o formulário e, em seguida, tente exportar novamente.

A resposta contém um formulário que tem de preencher. Quando terminar, envie o mesmo ao remetente desta mensagem de correio electrónico.

O destinatário não preencheu o formulário.

Peça ao destinatários para enviar a resposta outra após preenche o formulário.

Se a mensagem original não chegou alguns utilizadores, experimente reenviar a mensagem em vez de reencaminhá-la. Para obter mais informações reenviar um mensagem, consulte o artigo reenviar uma mensagem de correio electrónico de recolha de dados.

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