Gerir a partilha com utilizadores externos no Office 365 pequenas empresas

Se efetuar trabalho que envolve a partilha de documentos ou a colaboração direta com fornecedores, clientes ou clientes, poderá querer partilhar conteúdo no seu site de equipa ou OneDrive para Empresas com pessoas fora da sua organização que não tenham licenças para a sua subscrição do Office 365 Small Business.

Pode fazê-lo de três formas:

  • Pode partilhar um site inteiro ao convidar utilizadores externos para iniciar sessão no seu site com uma conta Microsoft ou uma conta escolar ou profissional.

  • Pode partilhar documentos individuais ao convidar utilizadores externos para iniciar sessão no seu site com uma conta Microsoft ou uma conta escolar ou profissional.

  • Pode enviar uma ligação de convidado aos utilizadores, que poderão utilizá-la para ver documentos individuais de forma anónima no seu site.

Se estiver à procura de mais informações sobre como partilhar um documento ou site e quem é considerado um utilizador externo, consulte partilhar ficheiros ou pastas do SharePoint no Office 365.

Nota: Os passos seguintes aplicam-se ao Office 365 Pequenas Empresas, que já não está disponível para compra. Se estiver a utilizar um plano de Office 365 diferente, consulte Descrição geral da partilha externa.

Neste artigo

Como evitar a partilha excessiva

Ativar ou desativar a partilha externa

Remover utilizadores externos individuais

Desativar uma ligação de convidado anónimo

Retirar convites

Como evitar a partilha excessiva

Melhores práticas para partilhar sites

Se tiver partilhado um site inteiro com um utilizador, esse utilizador poderá iniciar sessão no site e atuar como um membro total do site. Poderá navegar, pesquisar, ver e editar conteúdos (consoante o grupo de permissões ao qual o adicionou). Poderá fazer coisas como ver os nomes dos outros utilizadores do site no Selecionador de Pessoas ou ver metadados dos documentos. Os utilizadores externos também aparecerão no Selecionador de Pessoas como utilizadores do site. Significa que outras pessoas que utilizem o seu site podem conceder-lhes permissões diferentes daquelas que o utilizador concedeu inicialmente quando partilhou o site com eles. Antes de convidar utilizadores externos para o seu site, certifique-se de que conhece a identidade dos mesmos.

Se convidar utilizadores externos para o seu Site de equipa, eles serão capazes de visualizar conteúdo no Site de equipa e em todos os subsites. Se quiser evitar que utilizadores externos tenham acesso a conteúdo importante ou confidencial no seu Site de equipa, deverá criar um subsite do seu Site de equipa com permissões exclusivas e, em seguida, partilhar apenas esse subsite com utilizadores externos. Para obter mais informações sobre a herança de permissões, consulte o que é a herança de permissões?

Do mesmo modo, se pretender partilhar um subsite que criou no seu site do OneDrive para Empresas certifique-se de que possui permissões exclusivas de modo a não conceder acidentalmente a utilizadores permissões a sites e conteúdos adicionais no seu site do OneDrive para Empresas.

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Melhores práticas para partilhar documentos

Se partilhar documentos utilizando as ligações de convidado anónimo, é possível que os destinatários do convite partilhem as ligações de convidado com outras pessoas, que podem as utilizar para ver conteúdo. Não utilize ligações de convidado para partilhar documentos confidenciais. Se pretender minimizar o risco de alguém partilhar uma ligação anónima, partilhe o documento exigindo o início de sessão.

Decidir como partilhar

Quando considerar se e como pretende partilhar o conteúdo externamente, pense no seguinte:

  • A quem pretende conceder acesso ao conteúdo no seu Site de equipa e a qualquer outro subsite e o que pretende que eles possam fazer?

  • A quem na sua organização pretende dar permissão para partilhar conteúdo externamente?

  • Existe conteúdo que pretende assegurar que nunca esteja disponível para visualização por pessoas externas à sua organização?

As respostas a estas questões ajudarão a planear a sua estratégia de partilha de conteúdo.

Experimente isto:

Se precisar de:

Partilhar um site

Se pretender partilhar um site, mas também pretender restringir os utilizadores externos de obterem acesso a algum conteúdo interno da sua organização, considere criar um subsite com permissões exclusivas que utiliza exclusivamente para a partilha externa.

Forneça a alguém fora da sua organização acesso contínuo a informação e conteúdo num site. Essa pessoa precisa de ser capaz de agir como um utilizador completo do seu site e criar, editar e visualizar conteúdo.

Partilhar um documento e exigir início de sessão.

Forneça a uma ou várias pessoas fora da sua organização acesso seguro a um documento específico para revisão ou colaboração, mas essas pessoas não exigem acesso contínuo a outro conteúdo no seu site interno.

Partilhar um documento, mas não exigir início de sessão.

Partilhe uma ligação a um documento que não é sensível ou confidencial com pessoas fora da sua organização para que possam visualizá-lo ou atualizá-lo com feedback. Essas pessoas não exigem acesso contínuo a conteúdo no seu site interno.

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Ativar ou desativar a partilha externa

A capacidade de convidar utilizadores externos para o Site de equipa está ativada por predefinição, para que os proprietários do site e os administradores da coleção de sites possam partilhar o Site de equipa ou um dos seus subsites com utilizadores externos em qualquer momento. No entanto, se for o administrador da Office 365, pode optar por desativar a funcionalidade para todos os sites, para que não seja possível enviar convites futuros. Quando esta funcionalidade estiver desativada, os utilizadores externos atualmente convidados para os sites deixam de poder aceder aos sites.

Ativar a partilha externa não é o mesmo que ativar o acesso anónimo. Quando a partilha externa está ativada, os utilizadores devem ser autenticados (através de início de sessão) para que possam aceder a recursos internos.

  1. Vá para Admin > Definições do Serviço > partilha de sites e documentos.

  2. Execute um dos seguintes passos:

    • Ative a partilha externa

    • Desative a partilha externa

Imagem que mostra o controlo de ativar e desativar para permitir que os utilizadores externos acedam ao seu site de equipa e documentos.

Nota de Segurança: 

  • Ao desativar a partilha externa, qualquer utilizador externo que tenha tido acesso ao site na altura em que a funcionalidade foi desativada não tem acesso ao site, não sendo possível enviar convites no futuro. Se a funcionalidade for reativada com nomes de utilizadores externos nos grupos de permissões do SharePoint, então esses utilizadores conseguirão novamente aceder automaticamente ao site. Para impedir permanentemente um utilizador de aceder ao site SharePoint, pode removê-lo da lista de utilizadores externos.

  • Se a partilha externa for desativada no geral, todas as ligações de convidado partilhadas também deixarão de funcionar. Se a funcionalidade for reativada mais tarde, estas ligações voltarão a funcionar. Também é possível desativar ligações individuais que foram partilhadas se pretender revogar acesso permanentemente a um documento específico.

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Remover utilizadores individuais externos

Se precisar de remover utilizadores externos para que já não tenham acesso aos sites que foram partilhados com eles, pode fazê-lo ao removê-los da lista de utilizadores externos nas definições de serviço Office 365.

  1. Aceda a Administrador > Definições do Serviço > partilha de sites e documentos.

  2. Clique em Remover utilizadores individuais externos.

  3. Selecione os utilizadores externos que pretende remover e, em seguida, clique em Eliminar (ícone do caixote do lixo).

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Desativar uma ligação de convidado anónimo

Quando um documento for partilhado através de uma ligação de convidado, pode ver esta informação no menu de propriedades do documento. Para saber como os documentos podem ser partilhados através de ligações de convidado, consulte partilhar ficheiros ou pastas do SharePoint no Office 365.

Caixa de diálogo Propriedades a mostrar que um documento foi partilhado com uma ligação de convidado.

Pode revogar o acesso a um documento que foi partilhado através de uma ligação de convidado ao desativar a ligação.

  1. Vá para a biblioteca que contém o documento cuja ligação de convidado pretende remover.

  2. Aponte para o documento e clique em Abrir Menu.

  3. Clique em ligação de convidado na frase Abrir a qualquer pessoa com ligação de convidado.

  4. Junto ao URL da ligação de convidado, clique no botão Eliminar.

  5. Quando lhe for perguntado se pretende desativar a ligação, clique em Desativar Ligação.
    Caixa de diálogo a perguntar se pretende desativar a ligação de convidado para um documento que foi partilhado de modo a não funcionar mais.

Quando os utilizadores externos à sua organização tentarem aceder ao conteúdo com a ligação de convidado, verão uma mensagem que indica que não podem aceder ao mesmo.

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Retirar convites

Se pretender retirar um convite que enviou a um utilizador externo, pode revogar o convite antes deste ser aceite.

Aceda ao site no qual pretende retirar o convite

  1. Aceda a definições Botão de Definições do Office 365 > definições do site.

  2. EmUtilizadores e Permissões, clique em Pedidos de acesso e convites.

  3. Em Convites de Utilizadores Externos, localize a pessoa a quem quer anular o convite para o site e clique em Abrir Menu.

  4. Na janela de propriedades, clique em Retirar.

Se um utilizador externo já aceitou um convite e pretender remover o seu acesso, pode efetuá-lo ao removê-lo do grupo de permissões do SharePoint ao qual o atribuiu.

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