Formas de partilhar uma base de dados de ambiente de trabalho do Access

Formas de partilhar uma base de dados de ambiente de trabalho do Access

Existem várias formas de partilhar uma base de dados do Access, dependendo das suas necessidades e da disponibilidade de recursos. Neste artigo, vamos abordar as opções disponíveis e as vantagens de cada opção, além de fornecer recursos para mais informações sobre um método que funcione para si.

Para efetuar alterações de estrutura à base de dados, é necessário ter o Access instalado no computador.

Neste artigo

Partilhar dados através de pastas de rede

Partilhar uma base de dados dividida

Partilhar uma base de dados num site do SharePoint

Partilhar uma base de dados através da ligação a listas do SharePoint

Partilhar uma base de dados através de um servidor

Aspetos a considerar ao escolher um método

Partilhar dados utilizando pastas de rede

Esta é a opção mais simples e com o mínimo de requisitos, mas também fornece o menor nível de funcionalidade. Neste método, o ficheiro da base de dados é armazenado numa unidade de rede partilhada e todos os utilizadores partilham o ficheiro da base de dados em simultâneo. Algumas limitações incluem a fiabilidade e a disponibilidade se existirem vários utilizadores a alterar os dados, uma vez que todos os objetos da base de dados são partilhados. Esta técnica também pode reduzir o desempenho, uma vez que todos os objetos da base de dados são enviados através da rede.

Esta opção pode funcionar para si se apenas um número reduzido de pessoas utilizar a base de dados ao mesmo tempo e se os utilizadores não tiverem de personalizar a estrutura da base de dados.

Nota: Este método é menos seguro que outros métodos de partilha de bases de dados, porque cada utilizador tem uma cópia completa do ficheiro da base de dados, aumentando o risco de acesso não autorizado.

Para partilhar uma base de dados utilizando uma pasta de rede:

  1. Configure uma pasta de rede partilhada, se ainda não existir.

    Para obter ajuda com este passo, consulte o sistema de ajuda para o sistema operativo do computador que pretende utilizar para partilhar a sua base de dados. Se a pasta partilhada estiver num servidor de rede, poderá necessitar da ajuda do administrador da rede.

  2. Certifique-se de que o Access está definido para abrir no modo partilhado nos computadores de todos os utilizadores. Esta é a predefinição, mas deverá verificar para ter a certeza - se um utilizador abrir a base de dados no modo exclusivo, tal irá interferir com a disponibilidade dos dados. Efetue o seguinte procedimento em cada computador:

    1. Inicie o Access e, em Ficheiro, clique em Opções. Nota: se estiver a utilizar o Access 2007, terá de clicar no Botão do Microsoft Office e, em seguida, clicar em Opções do Access.

    2. Na caixa Opções do Access, clique em Definições de Cliente. Nota: se estiver a utilizar o Access 2007, clique em Avançadas.

    3. Na secção Avançadas, em Modo de abertura predefinido, selecione Partilhado, clique em OK e saia do Access.

  3. Copie o ficheiro da base de dados para a pasta partilhada. Depois de copiar o ficheiro, certifique-se de que os atributos do ficheiro estão definidos para permitir o acesso de leitura/escrita ao ficheiro da base de dados. Os utilizadores devem ter acesso de leitura/escrita para utilizarem a base de dados.

  4. No computador de cada utilizador, crie um atalho para o ficheiro da base de dados. Na caixa de diálogo Propriedades do Atalho, introduza o caminho para o ficheiro da base de dados na propriedade Destino utilizando um endereço UNC, em vez da letra atribuída à unidade. Por exemplo, em vez de F:\exemplo.accdb, utilize \\nome_do_computador\partilhada.accdb.

    Nota: Este passo também pode ser realizado pelos próprios utilizadores.

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Partilhar uma base de dados dividida

Esta é uma boa escolha se não tiver um site SharePoint ou um servidor de bases de dados. Pode partilhar bases de dados divididas numa rede ou num site SharePoint. Ao dividir uma base de dados, reorganiza-a em dois ficheiros — uma base de dados back-end que contém as tabelas de dados e uma base de dados front-end que contém todos os restantes objetos da base de dados, tais como consultas, formulários e relatórios. Cada utilizador interage com os dados utilizando uma cópia local da base de dados front-end.

Vantagens de dividir uma base de dados

  • Desempenho melhorado   Apenas os dados são partilhados pela rede. As tabelas, consultas, formulários, relatórios, macros e módulos não são partilhados.

  • Maior disponibilidade    As transações de base de dados como as edições de registos são concluídas mais rapidamente.

  • Segurança melhorada    Os utilizadores acedem a bases de dados de back-end através de tabelas ligadas; é menos provável que os intrusos consigam obter acesso não autorizado aos dados através da base de dados de front-end.

  • Fiabilidade melhorada    Se um utilizador tiver um problema e a base de dados se fechar inesperadamente, quaisquer danos no ficheiro da base de dados limitam-se normalmente à cópia da base de dados front-end que o utilizador tinha aberta.

  • Ambiente de desenvolvimento flexível    Cada utilizador pode desenvolver consultas, formulários, relatórios e outros objetos de base de dados de forma independente sem afetar outros utilizadores. Também pode desenvolver e distribuir uma nova versão da base de dados de front-end sem interromper o acesso aos dados que estão armazenados na base de dados de back-end.

Se esta opção funcionar para si, aceda às instruções sobre como Dividir uma base de dados do Access.

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Partilhar uma base de dados num site do SharePoint

Importante    A Microsoft já não recomenda criar e utilizar aplicações Web do Access no SharePoint. Em alternativa, considere utilizar o Microsoft PowerApps para criar soluções empresariais sem código para a Web e dispositivos móveis.

Tem várias boas opções se tiver um servidor a executar o SharePoint, sobretudo um servidor a executar os Serviços do Access. Vários pontos de integração com o SharePoint ajudam a tornar o acesso à base de dados mais facilitado. Ao publicar uma base de dados Web, o Access Services cria um site do SharePoint que contém a base de dados. Todos os objetos da base de dados e os dados movem-se para as listas SharePoint nesse site.

Quando publicar uma base de dados, coloca-a na Internet. Pode criar formulários e relatórios Web que são executados numa janela do browser e também pode criar objetos do Access padrão (por vezes, chamados objetos "cliente" para distingui-los dos objetos Web). Teria de ter o Access instalado no seu computador para utilizar os objetos cliente do Access, mas todos os objetos da base de dados no SharePoint são partilhados.

Nota: Se tiver o Access instalado no seu computador, pode utilizar os objetos cliente de uma base de dados Web, caso contrário, só pode utilizar os objetos da base de dados Web.

Os Serviços do Access proporcionam uma plataforma para criar bases de dados que pode utilizar na Web. Pode estruturar e publicar uma base de dados Web utilizando o Access 2010 e o SharePoint e os utilizadores poderão utilizar a base de dados Web num browser.

Nota:  Precisará de permissões de Estruturador no site do SharePoint em que pretende publicar a base de dados.

Os formulários, relatórios e macros de IU são executados no browser.

Os dados são armazenados em listas do SharePoint se estiver a utilizar uma base de dados Web: todas as tabelas transformam-se em listas do SharePoint e os registos transformam-se em itens da lista e pode utilizar as permissões do SharePoint para controlar o acesso à sua base de dados Web.

As consultas e macros de dados são executadas no servidor: Todo o processamento SQL decorre no servidor. Isto ajuda a melhorar o desempenho da rede limitando o tráfego aos conjuntos de resultados.

Guardar uma base de dados numa biblioteca de documentos 

Pode guardar uma base de dados em qualquer biblioteca de documentos SharePoint. Este método é semelhante a guardar uma base de dados numa pasta de rede e oferece uma forma prática de gerir o acesso a uma base de dados. Quando ligar a listas do SharePoint, os dados são partilhados, mas os objetos da base de dados não. Cada utilizador utiliza a sua cópia da base de dados.

Por exemplo, se o seu site do SharePoint incluir listas que controlem problemas de assistência ao cliente e armazenem dados dos colaboradores, pode criar uma base de dados no Access como um front-end para essas listas. Pode criar consultas no Access para analisar esses problemas e relatórios do Access para formatar e publicar relatórios escritos para uma reunião de equipa. Se os utilizadores tiverem o Access nos seus computadores, pode disponibilizar as consultas e relatórios do Access no menu Ver para a lista do SharePoint. Quando a lista for visualizada no site do SharePoint, é possível localizar e abrir as consultas, os relatórios e outros objetos do Access ao clicar no menu Ver. Se os utilizadores não tiverem o Access, continuam a poder utilizar os dados nas listas através das vistas do SharePoint.

  1. Abra a base de dados que pretende partilhar.

  2. No separador Ficheiro, clique em Guardar Como.

  3. Clique em Guardar Base de Dados Como, na secção Avançadas, selecione SharePoint e, em seguida, clique em Guardar Como.

    Notas: 

    • Se estiver a utilizar o Access 2007, clique no Botão do Microsoft Office > Publicar > Servidor de Gestão de Documentos.

    • Se estiver a utilizar o Access 2010, clique em Ficheiro > Guardar e Publicar > Guardar Base de Dados Como > SharePoint.

  4. Na caixa de diálogo Guardar no SharePoint, procure a biblioteca de documentos que pretende utilizar.

  5. Reveja o nome do ficheiro da base de dados e o tipo de ficheiro, faça as alterações necessárias e, em seguida, clique em Guardar.

Para mais informações, consulte publicar nos Serviços do Access e importar ou ligar dados a uma lista do SharePoint.

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Partilhar uma base de dados ligando a listas do SharePoint

Este método tem as mesmas vantagens que utilizar uma base de dados dividida e os utilizadores podem modificar a sua própria cópia da base de dados, porque os dados são partilhados através do site SharePoint. Embora não obtenha as mesmas vantagens do que publicar uma base de dados no site SharePoint, obtém a comodidade dos dados localizados centralmente. Uma vez que os dados se encontram em listas do SharePoint, pode disponibilizá-los separadamente na rede utilizando as funcionalidades do SharePoint.

Este método conta com três passos simples:

  1. Mover os dados para as listas do SharePoint.

  2. Criar ligações para essas listas.

  3. Distribuir o ficheiro da base de dados.

Pode utilizar o Assistente de Movimentação para Site do SharePoint para realizar os dois primeiros passos e quaisquer meios à sua disposição para concluir o último passo.

Utilizar o Assistente de Exportação de Tabelas para o SharePoint

  1. No separador, Ferramentas da Base de Dados, no grupo Mover Dados, clique em SharePoint.

    Notas: 

    • Esta opção só está disponível se a sua base de dados for guardada no formato de ficheiro .accdb.

    • Se estiver a utilizar o Access 2007, no separador Dados Externos, no grupo Listas do SharePoint, clique em Mover para o SharePoint.

  2. Siga os passos no Assistente de Exportação de Tabelas Para o SharePoint, incluindo a especificação do local do seu site SharePoint. Para cancelar o processo, clique em Cancelar.

  3. Na última página do assistente, selecione a caixa de verificação Mostrar Detalhes para ver mais detalhes acerca da migração.

    Esta página do assistente descreve as tabelas que foram ligadas a listas e fornece informação sobre um local de cópia de segurança e o URL para a sua base de dados. Também fornece um aviso se forem encontrados problemas de migração e fornece o local de uma tabela de registos onde poderá ver mais detalhes sobre os problemas.

  4. Clique em Concluir quando o assistente concluir as suas ações.

    Se o assistente mostrar uma mensagem, reveja a tabela de registo e inicie as ações necessárias. Por exemplo, determinados campos podem não ter sido movidos ou podem ter sido convertidos noutro tipo de dados compatível com uma lista do SharePoint.

Nota: Para visualizar as suas listas no site SharePoint, clique em Listas na barra de ferramentas Iniciação Rápida ou clique em Ver Todo o Conteúdo dos Sites. Poderá ter de atualizar a página no seu browser. Para que as suas listas apareçam na barra de ferramentas Iniciação Rápida no site SharePoint ou para alterar outras definições, tais como permitir o controlo das versões, pode alterar as definições da lista no site SharePoint. Para mais informações, consulte a Ajuda no site SharePoint.

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Partilhar uma base de dados utilizando um servidor

Pode utilizar o Access com um produto de servidor de bases de dados como o SQL Server para partilhar a sua base de dados. Este método oferece-lhe muitas vantagens, mas requer software adicional — um produto de servidor de bases de dados.

Este método é semelhante a dividir uma base de dados porque as tabelas são armazenadas na rede e cada utilizador tem uma cópia local de um ficheiro de base de dados do Access que contém ligações para as tabelas, juntamente com consultas, formulários, relatórios e outros objetos da base de dados. Utilize esta opção se houver um servidor de bases de dados disponível e se todos os seus utilizadores tiverem o Access instalado. As vantagens deste método de partilha dependem do software de servidor de bases de dados que utilizar, mas, em geral, incluem contas de utilizador e acesso seletivo aos dados, uma excelente disponibilidade dos dados e boas ferramentas de gestão de dados integradas. Além disso, a maioria do software de servidor de bases de dados funciona bem com versões anteriores do Access e, como tal, nem todos os utilizadores têm de utilizar a mesma versão. Apenas as tabelas são partilhadas.

Vantagens de partilhar uma base de dados com um servidor de bases de dados

  • Alto desempenho e escalabilidade    Em muitas situações, um servidor de bases de dados oferece um melhor desempenho do que um ficheiro de base de dados do Access sozinho. Muitos produtos de servidor de bases de dados também oferecem suporte a bases de dados de grandes dimensões, ao nível dos terabytes, cerca de 500 vezes o limite atual para um ficheiro de base de dados do Access (dois gigabytes). Geralmente, os produtos de servidor de bases de dados funcionam de forma muito eficiente, processando consultas em paralelo (utilizando vários threads nativos num único processo para processar pedidos de utilizador) e minimizando os requisitos de memória adicionais quando são adicionados mais utilizadores.

  • Maior disponibilidade    A maior parte dos produtos de servidor de bases de dados permite realizar cópias de segurança da sua base de dados durante a utilização. Consequentemente, não tem de forçar os utilizadores a saírem da base de dados para criar uma cópia de segurança dos dados. Além disso, os produtos de servidor de bases de dados costumam processar a proteção de registos e a edição em simultâneo de forma muito eficiente.

  • Segurança melhorada    Nenhuma base de dados pode ser completamente segura. No entanto, os produtos de servidor de bases de dados oferecem uma segurança robusta que ajuda a proteger os seus dados de qualquer utilização não autorizada. A maior parte dos produtos de servidor de bases de dados oferece segurança baseada na conta, permitindo que o utilizador especifique quem pode ver as tabelas. Mesmo na eventualidade de o front-end do Access ser obtido de forma incorreta, a utilização não autorizada dos dados é impedida pela segurança baseada na conta.

  • Recuperação automática    Em caso de falha do sistema (tal como uma falha do sistema operativo ou falha de energia), alguns produtos de servidor de bases de dados têm mecanismos de recuperação automática que recuperam uma base de dados até ao último estado de consistência em poucos minutos, sem intervenção do administrador da base de dados.

  • Processamento com base no servidor    Utilizar o Access numa configuração cliente/servidor ajuda a reduzir o tráfego na rede através do processamento de consultas de base de dados no servidor antes de enviar os resultados para o cliente. Normalmente, o processamento feito pelo servidor é muito mais eficaz, sobretudo quando se trabalha com grandes conjuntos de dados.

Passos básicos para utilizar o Access com um servidor de bases de dados

  1. Os passos exatos necessários para utilizar o Access com um servidor de bases de dados dependem do produto de servidor de bases de dados que utilizar, mas os passos básicos são os mesmos:

  2. Mova os dados das tabelas numa base de dados do Access para as tabelas no servidor de bases de dados.

  3. Estabeleça ligação às tabelas do servidor de bases de dados a partir do ficheiro de base de dados do Access.

  4. Crie contas de utilizador apropriadas no servidor de bases de dados.

  5. Distribua o ficheiro de base de dados do Access.

  6. Instale os controladores de base de dados necessários nos computadores dos utilizadores.

  7. Para obter informações específicas sobre a utilização do Access com o SQL Server, consulte Mover dados do Access para uma base de dados do SQL Server através do Assistente de Conversão.

Consulte também Ligar ou importar a partir de uma base de dados do SQL Server.

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Aspetos a considerar ao escolher um método

Requisitos do método

Dividir a base de dados

Pasta de rede

Site SharePoint

Servidor de bases de dados

É necessário software de servidor de bases de dados?

N

N

N

S

É necessário o SharePoint?

N

N

S

N

É necessária a execução dos Serviços do Access num Servidor SharePoint?

N

N

Depende do seu cenário:

Ligar a listas e guardar numa biblioteca de documentos não requer os Serviços do Access

Para publicar como base de dados Web ou aplicação Web, são necessários os Serviços do Access

N

Disponibilidade dos dados

Boa

Adequada para pequenos grupos com pouca edição de dados

Melhor. Permite cenários offline.

Melhor

Segurança

Depende de medidas adicionais

Método menos seguro

Melhor

Melhor

Flexibilidade

Flexível. Pode facilmente desenvolver novas funcionalidades da base de dados sem perturbar o trabalho. Os utilizadores podem modificar a estrutura da sua própria cópia.

Menos flexível. O desenvolvimento pode ser feito com a cópia offline da base de dados, que é então substituída. Não permite aos utilizadores modificarem individualmente a estrutura da base de dados.

Flexível. Maximiza as permissões do SharePoint para o controlo do acesso e alterações de estrutura. Permite a utilização baseada no browser de alguns objetos da base de dados, tais como formulários.

Flexível. Pode facilmente desenvolver novas funcionalidades da base de dados sem perturbar o trabalho. Os utilizadores podem modificar a estrutura dos objetos na sua cópia.

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