Filtrar dados numa base de dados do ambiente de trabalho

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Para aplicar um filtro, clique com o botão direito do rato no campo ou controlo que pretende utilizar para filtrar e, em seguida, selecione um comando de filtragem na metade inferior do menu. Para utilizar um valor em particular como base para o seu filtro, selecione o valor, clique no mesmo com o botão direito do rato e selecione um comando de filtragem. As opções de filtragem dependem do tipo de dados do campo que utilizar. Em seguida, apresentamos um exemplo das opções de filtragem para um campo de texto com o valor olá mundo selecionado:

Menu de contexto com opções de filtragem de texto

Pode utilizar filtros para apresentar registos específicos num formulário, relatório, consulta ou folha de dados; ou imprimir apenas determinados registos de um relatório, tabela ou consulta. Ao aplicar um filtro, pode limitar os dados numa vista sem alterar o desenho do objeto subjacente.

Este artigo explica como aplicar, guardar e remover filtros na base de dados do ambiente de trabalho do Access. Para obter informações sobre a filtragem numa aplicação do Access, consulte o blogue para Filtrar os seus dados com o Access 2013. Para obter mais informações sobre o acesso de aplicações em geral, consulte o artigo criar uma aplicação do Access.

Neste artigo

Sobre a filtragem

Diferentes formas de filtrar

Alternar entre as vistas de dados Filtrada e Não Filtrada

Limpar um filtro

Guardar um filtro e aplicá-lo automaticamente

Sobre a filtragem

Limitar os dados apresentados é uma tarefa básica de base de dados e para tal pode-se utilizar a filtragem – apesar de, por vezes, ser recomendável uma consulta. Se decidir usar um filtro, existem várias formas de proceder: filtros comuns, filtrar por seleção e filtrar por formulário.

Em que casos devo usar uma consulta?

Por vezes, quando quer limitar os dados apresentados, é melhor utilizar uma consulta do que um filtro. Dá trabalho criar uma consulta - tem de abrir o estruturador de consulta, adicionar tabelas, etc. Mas depois de terminar, dispõe de uma nova origem de dados que pode utilizar para introduzir dados em formulários, relatórios, outras consultas – tudo o que necessite de uma origem de dados. Considere a utilização de uma consulta nos seguintes casos:

  • Se pretende usar várias vezes o mesmo conjunto de valores limitado, possivelmente com mais do que um objeto. Pode guardar, remover e reaplicar um filtro, mas não o pode usar com outros objetos para além do objeto para o qual criou o filtro.

  • Precisa de incluir várias possibilidades ao mesmo tempo – vários conjuntos de critérios alternados. Apesar de o poder fazer com a opção Filtrar por Formulário, numa consulta pode ver todos os conjuntos de critérios em simultâneo e não em diferentes separadores, tal como surgem em Filtrar por Formulário.

Os filtros suportam diferentes tipos de dados

Existem vários tipos de filtros, alguns dos quais aplicam-se apenas a um tipo de dados e outros a vários tipos. Os filtros que pode usar dependem do tipo e valores do campo que pretende filtrar. A seguinte ilustração apresenta os filtros comuns para dados de Data/Hora.

Filtrar num campo de data

1. Filtros comuns para dados de Data/Hora

2. O filtro Todas as Datas no Período está disponível apenas para dados de data/hora. Ignora as partes de dia e de ano dos valores de data.

Reutilizar um filtro

Se guardar um objeto com um filtro aplicado, o filtro estará disponível na próxima vez que abrir o objeto. Pode definir a propriedade FiltrarAoCarregar para verificar se o filtro é aplicado quando abre o objeto.

Se pretender reutilizar um filtro com outros objetos da base de dados, pode guardá-lo como uma consulta.

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Diferentes formas de filtrar

Existem três formas principais de filtrar:

  • Filtros comuns    – Os filtros comuns permitem-lhe escolher e selecionar os valores dos dados a filtrar e também fornecem um conjunto de filtros de comparação incorporados, tais como Contém.

  • Filtrar por seleção    – Este método funciona bem se vir um valor que pretende usar como filtro.

  • Filtrar por formulário – Se quiser aplicar um conjunto de filtros em simultâneo, Filtrar por Formulário oferece-lhe mais controlo sobre o processo.

Filtros comuns

Os filtros comuns estão incorporados na maior parte dos tipos de dados e permitem uma filtragem básica específica para os dados. Por exemplo, ao filtrar dados de Data/Hora, pode utilizar o filtro comum Antes para excluir datas anteriores ou posteriores a uma data específica.

Nota:  Os filtros comuns funcionam num campo de cada vez. Para filtrar em vários campos ou controlos, pode aplicar um filtro a cada um em separado ou utilizar uma opção de filtro avançado.

Usar um filtro comum    Clique no cabeçalho do campo que pretende filtrar – os filtros comuns surgem na parte inferior do menu.

Filtros de data comuns
Filtros comuns para dados de Data/Hora

1. Para filtrar valores específicos, utilize a lista de caixa de verificação. Esta lista apresenta todos os valores atualmente guardados no campo.

2. Para filtrar um intervalo de valores, clique num filtro de comparação e especifique os valores necessários.

Sugestões para filtros comuns

  • Para filtrar uma lista de valores utilizando apenas um ou alguns dos valores, desmarque a verificar (Selecionar tudo) caixa e, em seguida, selecione os valores que pretende.

  • Para filtrar valores nulos (Mostrar registos sempre que não haja dados para o campo filtrado), limpar o verificar (Selecionar tudo) e, em seguida, selecione a caixa de verificação junto a (em branco).

  • Pode utilizar carateres universais num filtro comum para uma correspondência menos exata – por exemplo, o caráter asterisco (*) corresponde a qualquer cadeia de carateres. Pode aplicar o filtro comum Igual a num campo de Nome utilizando a cadeia de filtro Fernand* para obter resultados no feminino ou masculino.

  • Para incluir um caráter universal no seu filtro enquanto caráter (sem valor universal), coloque o caráter entre parênteses retos.

Por que motivo não vejo os filtros comuns?

Os filtros comuns não estão disponíveis nas seguintes circunstâncias:

  • Os filtros específicos dos dados não estão disponíveis para campos Sim/Não, campos de Objeto OLE nem campos de Anexos.

  • A lista de valores não está disponível para campos de memorando.

  • Os filtros comuns só estão disponíveis nas vistas de Folha de Dados, Formulário, Relatório ou Esquema.

Filtrar por seleção

Para aplicar um filtro com base num valor selecionado atualmente, no friso, clique em Base e, em seguida, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Seleção. Uma lista pendente apresenta as opções de filtragem disponíveis. Tal como nos filtros comuns, as opções de filtrar por seleção variam com base no tipo de dados. Pode também clicar com o botão direito do rato num valor selecionado para filtrar por seleção.

Menu Filtrar por seleção

Filtrar por Formulário

Para filtrar preenchendo um formulário, no separador Base, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Avançadas e, em seguida, em Filtrar por Formulário. Quando utiliza a opção Filtrar por Formulário, o Access cria um formulário em branco tal como aquele que está a filtrar e depois permite-lhe preencher os campos que quiser. Depois de terminar, o Access encontra os registos que correspondem. Esta opção é útil quando pretende filtrar utilizando valores de vários campos. A ilustração seguinte apresenta um exemplo de Filtrar por Formulário:

Filtrar por Formulário

Nota: Ao utilizar a opção Filtrar por Formulário, não pode especificar valores de campo utilizando estes tipos de campo: Valor múltiplo, Memorando, Hiperligação, Sim/Não e Objeto OLE.

Adicionar valores alternados para Filtrar por Formulário com o separador Ou

Para adicionar um conjunto diferente de valores para utilizar para filtrar, clique na separador ou na parte inferior de filtrar por formulário – este procedimento abre um formulário de novo vazio para utilizar para filtrar. Cada vez que utiliza um separador ou, o Access cria outra; há sempre um não utilizadas ou tecla de tabulação num filtro por formulário. Quando que forneceu vários conjuntos de valores utilizando Filtrar por formulário, registos que correspondam aos qualquer conjunto são incluídos. Por outras palavras, mais ou de separadores utiliza, os dados mais irá incluir o seu filtro.

Filtro/Ordenação avançados

Por vezes, pode querer aplicar um filtro que vai para além do que pode fazer utilizando outros métodos de filtragem para escrever os critérios de filtragem. Nestes casos, pode utilizar a opção Filtro/Ordenação avançados – uma experiência de desenho de filtro semelhante ao desenho de uma consulta.

  1. Abra uma tabela, consulta, formulário ou relatório em qualquer uma das seguintes vistas: Folha de Dados, Formulário, Relatório ou Esquema.

  2. Certifique-se de que a vista ainda não está filtrada. Na barra do navegador de registos, confirme que Sem Filtro aparece esbatido (está indisponível). Se a barra do navegador de registos não estiver visível, clique em Avançadas no grupo Ordenar e Filtrar do separador Base e clique em Limpar Todos os Filtros (se Limpar Todos os Filtros estiver desativado, tal indica que não existem filtros aplicados).

  3. No Friso, clique em base, em seguida, na clique de grupo Ordenar e filtrarAvançadas, e, em seguida, clique em Filtro/ordenação avançados.

  4. Adicione à grelha os campos que pretende filtrar.

  5. Na linha Critérios de cada campo, especifique um critério. Os critérios são aplicados como um conjunto, sendo que apenas são apresentados os registos que correspondem a todos os critérios na linha Critérios. Para especificar critérios alternativos para um único campo, escreva o primeiro critério na linha Critérios e o segundo critério na linha Ou, e assim sucessivamente.

    Sugestões: 

    • O conjunto inteiro de critérios na linha Ou é aplicado como alternativa ao conjunto de critérios na linha Critérios. Qualquer critério que pretenda aplicar a ambos os conjuntos de critérios terá de ser escrito na linha Critérios e na linha Ou. Clique em Ativar/Desativar Filtro para ver as linhas filtradas.

    • É uma boa forma de saber escrever critérios aplicar um filtro comum ou de um filtro com base na seleção que gera um resultado que se aproxime que procura. Em seguida, com o filtro aplicado à vista, apresentar o separador de objeto de filtro

Comandos especiais no separador de documento Filtro

Comandos especiais duas lhe estão disponíveis na separador de documento filtro. Quando clica o botão direito em qualquer lugar acima da grelha de estrutura, no separador, o carga da consulta e Guardar como consulta comandos estão disponíveis no menu de atalho.

Opções de filtro especiais

O comando Carregar da Consulta carrega a estrutura de uma consulta selecionada na grelha. Tal permite-lhe utilizar os critérios de consulta como critérios de filtragem.

O comando Guardar como Consulta permite guardar as definições de filtro como uma nova consulta.

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Alternar entre as vistas de dados Filtrada e Não Filtrada

Para mudar para a vista de dados não filtrada, clique em Filtrado na barra do navegador de registos.

Ativar/Desativar filtro no Navegador de Registos

Para mudar para a vista de dados filtrada, clique em Não Filtrado na barra do navegador de registos.

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Limpar um filtro

Limpe um filtro para o remover completamente. Deixa de ser possível reaplicá-lo clicando em Não Filtrado; tem de criar o filtro novamente. Pode limpar um único filtro de um único campo ou limpar todos os filtros de todos os campos na vista.

  • Limpar um filtro    Clique com o botão direito do rato no item filtrado e, em seguida, clique em Limpar filtro do nome de campo.

  • Limpar todos os filtros    No casa no separador, o grupo Ordenar e filtrar, clique em Avançadas e, em seguida, clique Limpar todos os filtros.

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Guardar um filtro e aplicá-lo automaticamente

Quando fecha uma tabela, consulta, formulário ou relatório e é um filtro num local o filtro são guardado com o objeto. Da próxima vez que o objeto é aberto, os dados não filtrados são apresentados, mas o filtro guardado está disponível para aplicar – basta mudar para a vista de filtrada ao clicar em não filtrado na barra do navegador de registos de. Se pretender que o filtro para serem aplicadas quando o objeto é aberta, defina o FilterOnLoad propriedade para Sim.

Nota: O a definição da propriedade FilterOnLoad só é aplicada quando carrega o objeto. Definir esta propriedade para um objeto na vista de estrutura e, em seguida, ao mudar para outra vista não irão causar a definição para ser aplicada. Tem de fechar e voltar a abrir o objeto para que as alterações a FilterOnLoad a definição da propriedade entre em vigor.

Guardar um filtro como consulta

Para guardar um filtro como consulta – para que possa reutilizá-lo com outros objetos – utilize a opção Filtro/Ordenação Avançados: no friso, clique em Base e, em seguida, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Avançadas e, em seguida, clique em Filtro/Ordenação Avançados. Defina o filtro como pretender, clicando com o botão direito do rato num ponto vazio no separador Filtro e, em seguida, em Guardar Como Consulta.

Menu de contexto em Filtro/Ordenação Avançados

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