Facilitar a visualização e impressão de uma folha de dados

Quando abre uma tabela ou visualiza o resultado de uma consulta, o Microsoft Office Access 2007 apresenta a tabela ou o resultado da consulta na vista Folha de Dados. Pode personalizar o aspecto da folha de dados - a representação das linhas e das colunas apresentada na vista Folha de Dados - de várias formas, de modo a tornar mais fácil trabalhar com essa mesma folha, visualizá-la ou imprimi-la.

Este artigo explica como personalizar o aspecto de uma folha de dados para, por exemplo, fixar uma coluna na respectiva posição ou alterar a cor de fundo de linhas alternadas.

Neste artigo

O que é uma folha de dados?

Guardar alterações ao nível do esquema

Redimensionar colunas ou linhas

Mover uma coluna

Alterar o tipo de letra, o tamanho do tipo de letra, a formatação e a cor do tipo de letra

Mostrar ou ocultar colunas

Fixar e libertar colunas

Alterar o estilo das linhas de grelha e a cor de fundo

Predefinir o aspecto de uma folha de dados

Apresentar totais de coluna

Alterar a cor de fundo de linhas alternadas

O que é uma folha de dados?

Uma folha de dados apresenta os campos de cada registo de uma tabela, formulário ou resultado de consulta num formato tabular (linha e coluna), conforme aqui apresentado.

Tabela Empregados na vista Folha de Dados

Também pode visualizar um formulário na vista Folha de Dados utilizando o comando Formulário Dividido, o qual abre um novo separador de objecto que apresenta um formulário dividido horizontalmente em duas vistas: a vista Esquema e a vista Folha de Dados. Para dividir um formulário, abra um formulário em qualquer vista e, em seguida, no separador Criar, no grupo Formulários, clique em Formulário Dividido.

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Guardar alterações ao nível do esquema

Quando efectua alterações no esquema e aspecto de uma folha de dados, poderá pretender guardar essas alterações para que sejam aplicadas da próxima vez que abrir a folha de dados. Ao fechar uma folha de dados após efectuar alterações no respectivo esquema, ser-lhe-á pedido que guarde essas alterações. Se clicar em Sim, as alterações serão guardadas e aplicadas na vez seguinte que abrir a folha de dados. Se clicar em Não, as alterações serão rejeitadas e a folha de dados será aberta com as predefinições (ou as últimas definições guardadas) de esquema na vez seguinte que a abrir.

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Redimensionar colunas ou linhas

Por vezes, poderão não caber no ecrã todas as colunas de uma folha de dados ou poderá dar-se o caso de colunas individuais ocuparem mais espaço do que o necessário. Para além disso, poderá pretender guardar a altura das linhas. Após abrir uma tabela, consulta ou formulário na vista Folha de Dados, pode redimensionar manualmente uma coluna individual ou pode redimensionar automaticamente uma coluna, de modo a ajustar-se ao respectivo conteúdo. Pode alterar a altura das linhas de uma folha de dados, mas a nova altura aplicar-se-á a todas as linhas, e não a linhas individuais.

Redimensionar manualmente uma coluna

  • Posicione o ponteiro no limite direito da coluna que pretende redimensionar e, quando o cursor do rato se transformar numa seta de duplo sentido, arraste até a coluna atingir o tamanho pretendido.

    Redimensionar uma coluna na folha de dados

    -ou-

  • Clique com o botão direito do rato no cabeçalho de coluna e, em seguida, clique em Largura da Coluna no menu de atalho.

  • Na caixa de diálogo Largura da Coluna, introduza uma largura de coluna ou seleccione a caixa de verificação Largura Padrão para utilizar a largura predefinida e, em seguida, clique em OK.

Redimensionar uma coluna para se ajustar ao respectivo conteúdo

  • Faça duplo clique no limite direito do cabeçalho de coluna.

    -ou-

  • Clique com o botão direito do rato no cabeçalho de coluna e, em seguida, clique em Largura da Coluna no menu de atalho.

  • Na caixa de diálogo Largura da Coluna, clique em Ajuste Automático.

Redimensionar linhas

Quando redimensiona uma linha, todas as linhas são redimensionadas. Não é possível redimensionar cada uma das linhas individualmente.

Redimensionar uma linha na folha de dados

  • Posicione o ponteiro entre dois seletor de registos no lado esquerdo da folha de dados e arraste-o até as linhas apresentarem o tamanho desejado.

    -ou-

  • Clique com o botão direito do rato num selector de registo e, em seguida, clique em Altura da Linha no menu de atalho.

  • Na caixa de diálogo Altura da Linha, introduza uma altura de linha e, em seguida, clique em OK.

Redimensionar linhas para a altura predefinida

  1. Clique com o botão direito do rato num selector de registo e, em seguida, clique em Altura da Linha no menu de atalho.

  2. Na caixa de diálogo Altura da Linha, seleccione a caixa de verificação Altura Padrão e, em seguida, clique em OK.

Nota: Não pode anular alterações ao nível da largura de uma coluna ou da altura das linhas clicando no botão Anular na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Para anular alterações, feche a folha de dados e, em seguida, clique em Não quando lhe for pedido para guardar alterações ao nível do esquema da folha de dados. Se clicar em Não, anulará também todas as outras alterações efectuadas ao nível do esquema.

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Mover uma coluna

Pode dispor a ordem das colunas numa folha de dados arrastando colunas para diferentes localizações. Por exemplo, poderá fazê-lo para garantir que uma coluna fica o mais à esquerda possível e, por conseguinte, é sempre visualizável.

  1. Clique no cabeçalho de coluna para seleccionar a coluna.

  2. Arraste a coluna para a nova localização. Quando o cursor aparecer, largue a coluna na posição desejada.

    Mover coluna Nome Próprio para a posição mais à esquerda

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Alterar o tipo de letra, o tamanho do tipo de letra, a formatação e a cor do tipo de letra

Após abrir uma tabela, consulta ou formulário na vista Folha de Dados, pode alterar o tipo de letra ou as características do tipo de letra, como, por exemplo, tamanho, formatação e cor. Note que as alterações se aplicam a toda a folha de dados. Se pretender que as alterações sejam guardadas para que sejam automaticamente apresentadas na próxima vez que abrir a folha de dados, não se esqueça de clicar em Sim quando fechar a folha de dados e lhe for pedido para guardar as alterações ao nível do esquema.

A ilustração seguinte mostra o grupo Tipo de letra no separador Página Principal. Os comandos deste grupo são utilizados para efectuar alterações nas características do tipo de letra da folha de dados.

Grupo Tipo de Letra

  • No separador Base, no grupo Tipo de Letra, execute um ou vários dos seguintes procedimentos:

    • Para alterar o tipo de letra, escreva ou clique num tipo de letra na caixa Tipo de Letra.

    • Para alterar o tamanho do tipo de letra, escreva ou clique num tamanho de tipo de letra na caixa Tamanho do Tipo de Letra.

    • Para alterar o estilo do tipo de letra, clique no botão Negrito, Itálico ou Sublinhado (ou uma combinação dos três).

    • Para mudar a cor do tipo de letra, clique na seta junto ao botão Cor do Tipo de Letra e, em seguida, seleccione uma cor na paleta.

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Mostrar ou ocultar colunas

Quando trabalha na vista Folha de Dados, pode ocultar colunas para as remover da vista. Pode inverter essa mesma acção optando por mostrar as colunas ocultas. Por exemplo, poderá pretender ocultar uma coluna que contenha informações que não sejam necessárias nesse momento.

Nota: Para mostrar ou ocultar colunas numa folha de dados, deverá abrir uma tabela, consulta ou formulário na vista Folha de Dados, em primeiro lugar.

Ocultar uma coluna ou colunas

  1. Seleccione a coluna ou colunas que pretende ocultar.

    Para seleccionar colunas adjacentes, mantenha premida a tecla SHIFT e clique em cabeçalhos de coluna adicionais.

    Nota: Não pode seleccionar colunas não adjacentes. Seleccione as colunas adicionais pretendidas e oculte-as separadamente.

  2. Clique com o botão direito do rato no cabeçalho de coluna e, em seguida, clique em Ocultar Colunas no menu de atalho.

Ocultar colunas na folha de dados

Mostrar uma coluna ou colunas ocultas

  1. Clique com o botão direito do rato em qualquer cabeçalho de coluna e, em seguida, clique em Mostrar Colunas.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar Colunas, seleccione as caixas de verificação das colunas ocultas que pretende mostrar e, em seguida, clique em Fechar.

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Fixar e libertar colunas

Por vezes, poderá pretender manter determinadas colunas na respectiva posição no lado esquerdo enquanto se desloca ou navega para outra posição na folha de dados. Por exemplo, poderá pretender manter uma coluna na respectiva posição para mostrar sempre um título ou ID, de modo a que possa identificar facilmente um registo. Para efectuar este procedimento, pode fixar uma ou mais colunas na respectiva posição.

Nota: Para fixar ou libertar colunas numa folha de dados, deverá abrir uma tabela, consulta ou formulário na vista Folha de Dados, em primeiro lugar.

Fixar uma ou mais colunas

  1. Seleccione a coluna ou colunas que pretende fixar.

    Para seleccionar uma coluna, clique no cabeçalho de coluna relativo a essa coluna. Para seleccionar colunas adjacentes, mantenha premida a tecla SHIFT e clique em cabeçalhos de coluna adicionais. Não pode seleccionar colunas não adjacentes. Seleccione as colunas adicionais pretendidas e fixe-as separadamente.

  2. Clique com o botão direito do rato no cabeçalho de coluna e, em seguida, clique em Fixar Colunas no menu de atalho.

    Nota: Todas as colunas fixadas são movidas para a esquerda de todas as outras colunas. Para devolver essas colunas às respectivas posições originais, deverá antes de mais libertá-las e, em seguida, arrastar cada uma das colunas para a posição pretendida.

Libertar todas as colunas

  • Clique com o botão direito do rato em qualquer cabeçalho de coluna e, em seguida, clique em Libertar Todas as Colunas no menu de atalho.

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Alterar o estilo das linhas de grelha e a cor de fundo

Pode alterar o aspecto de uma folha de dados modificando o estilo das linhas de grelha e a cor de fundo. Para além disso, pode definir a cor de fundo de modo a que alterne para cada registo. Para efectuar este procedimento, consulte a secção Alterar a cor de fundo de linhas alternadas.

Nota: Para definir o estilo das linhas de grelha ou a cor de fundo de uma folha de dados, deverá abrir uma tabela, consulta ou formulário na vista Folha de Dados, em primeiro lugar.

Definir o estilo das linhas de grelha

  1. No separador Base, no grupo Tipo de Letra, clique na seta junto ao botão Linhas de Grelha.

  2. Clique no estilo de linhas de grelha pretendido.

    Botão Linhas de Grelha no grupo Tipo de Letra

Definir a cor de fundo

  1. No separador Base, no grupo Tipo de Letra, clique na seta junto ao botão Cor de Fundo/Preenchimento.

  2. Clique na cor de fundo pretendida.

    Botão Cor de Fundo/Preenchimento no grupo Tipo de Letra

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Predefinir o aspecto de uma folha de dados

Pode personalizar os valores predefinidos que determinam o aspecto inicial de uma folha de dados. Ao personalizar os valores predefinidos, pode aplicar um aspecto predefinido padrão a todas as novas folhas de dados. Estas definições são alteradas na caixa de diálogo Opções do Access. As definições de esquema definidas neste local aplicar-se-ão a todas as bases de dados, não apenas à base de dados actual.

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office .

  2. Clique em Opções do Access e, em seguida, clique em Folha de Dados.

  3. Defina as opções pretendidas.

  4. Clique em OK.

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Apresentar totais de coluna

Por vezes, é conveniente apresentar um total no fim de uma coluna. O Office Access 2007 disponibiliza uma nova ferramenta chamada linha Total, a qual simplifica o processo de somar uma coluna de dados. Também pode utilizar a linha Total para efectuar outros cálculos, como, por exemplo, encontrar médias, contar o número de itens numa coluna e localizar o valor mínimo ou máximo numa coluna de dados.

Linha Total na folha de dados

Para apresentar a linha Total enquanto visualiza uma folha de dados, utilize o seguinte procedimento:

  1. No separador Base, no grupo Registos, clique em Totais.

    É apresentada uma nova linha na parte inferior da folha de dados, com a palavra Total na primeira coluna.

  2. Clique na célula que contém a palavra Total.

    Note que é apresentada uma seta na célula.

  3. Clique na seta para seleccionar uma função de agregação.

    As funções de agregação disponíveis dependem do tipo de dados da coluna. Por exemplo, se a coluna contiver dados de moedas, verá uma lista de funções semelhantes à função apresentada no gráfico anterior.

Para mais informações sobre como utilizar uma linha Total, clique na hiperligação na secção Consulte Também deste artigo.

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Alterar a cor de fundo de linhas alternadas

Pode definir a cor de fundo de linhas alternadas de uma folha de dados independentemente da cor de fundo normal. Quando define uma cor de fundo alternada, facilita a distinção entre linhas adjacentes.

Nota: Para alterar a cor de fundo de linhas alternadas de uma folha de dados, deverá abrir uma tabela, consulta ou formulário na vista Folha de Dados, em primeiro lugar.

  1. No separador Base, no grupo Tipo de Letra, clique na seta junto ao botão Cor de Fundo/Preenchimento Alternativa.

    Botão Cor de Fundo/Preenchimento Alternativa no grupo Tipo de Letra

  2. Clique na linha alternada e na cor de fundo que pretende aplicar.

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