Pode sincronizar dados entre uma lista externa e o Microsoft Excel, e manter ambos os conjuntos de dados atualizados. Por exemplo, pode querer manter um inventário de produto numa lista para que seja fácil de partilhar e atualizar, mas também fazer análises periódicas de inventário utilizando o Microsoft Excel.
Nota: Não é possível sincronizar uma lista externa com versões anteriores Excel 2013. Se tentar fazê-lo, aparece um diálogo de erro afirmando: "Não pode ligar-se à lista."
Para mais informações, consulte Encontrar conteúdo sobre dados externos.
Trabalhar com dados externos requer várias tarefas pré-requisitos para permitir o acesso seguro aos dados. A informação seguinte pode ajudá-lo a planear os seus próximos passos. Além disso, se tiver problemas em tentar trabalhar com dados externos, esta informação pode ajudá-lo a identificar o problema. Para aceder a dados externos, o utilizador ou um administrador tem de fazer o seguinte:
Preparar a fonte de dados externos Um administrador pode ter de criar uma conta e fornecer permissões à fonte de dados para garantir que as pessoas certas têm acesso aos dados e que os dados não acabam em mãos erradas. Numa base de dados externa, o administrador pode também querer criar quadros específicos, vistas, consultas, e assim por diante, limitar os resultados ao que é necessário e ajudar a melhorar o desempenho.
Configure serviços e contas SharePoint Um administrador deve ativar os Serviços de Conectividade de Dados Empresariais e o Serviço de Loja Segura. Para obter informações sobre a utilização destes serviços, consulte as soluções de Serviços de Conectividade Empresarial Configure para o SharePoint 2013 e faça uma Lista Externa a partir de uma tabela SQL Azure com Serviços de Conectividade Empresarial e Loja Segura.
Configure serviços de loja segura Um administrador deve fazer o seguinte: determinar o melhor modo de acesso para a fonte de dados externa, criar uma aplicação-alvo e definir as credenciais para a aplicação-alvo. Para obter informações sobre a utilização destes serviços, consulte Criar ou editar uma aplicação de destinode loja segura .
Configure serviços de conectividade de dados empresariais Um administrador deve garantir que o utilizador que cria o tipo de conteúdo externo tenha permissão para a loja de metadados de conectividade de dados de dados empresariais e que os utilizadores adequados tenham acesso ao tipo de conteúdo externo em que a lista externa se baseia. Para obter informações sobre a utilização destes serviços, consulte as soluções de Serviços de Conectividade Empresarial Configure para o SharePoint 2013.
Criar um tipo de conteúdo externo Um utilizador deve definir um tipo de conteúdo externo que contenha informações sobre ligações, acesso, métodos de funcionamento, colunas, filtros e outros metadados utilizados para recuperar os dados da fonte externa de dados.
Criar uma lista externa Um utilizador deve criar uma lista externa com base no tipo de conteúdo externo e uma ou mais visualizações da lista externa, se necessário.
Certifique-se de que os produtos do Office estão prontos para serem utilizados Para sincronizar dados externos com produtos do Office, deve ter pelo menos o Windows 7 e os seguintes produtos de software gratuitos em cada computador cliente: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 e WCF Data Services 5.0 para OData V3 (Se necessário, você é automaticamente levou a descarregar o software). Além disso, certifique-se de que a opção de instalação do Office, os Serviços de Conectividade Empresarial estão ativados (este é o padrão). Esta opção instala o Business Connectivity Services Client Runtime que faz o seguinte: caches e sincronizações com dados externos, mapeia dados de negócio para tipos de conteúdo externos, exibe o picker de itens externos em produtos do Office, e executa personalizado soluções dentro dos produtos do Office.
Para descarregar os produtos de software pré-requisitos, consulte o software pré-requisito necessário para trabalhar com dados externos no Office 2013.
Para obter informações mais gerais sobre a utilização de dados externos, consulte encontrar conteúdo sobre dados externos.
Exportar a lista externa para Excel
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Navegue para o site SharePoint que contém a lista.
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No Lançamento Rápido, selecione o nome da lista SharePoint ou selecione Definições
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Selecione Lista e, em seguida, selecione Export to Excel.
Por predefinição, esta capacidade está ativada em listas externas, mas pode ser desativada por um administrador do sistema.
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Se for solicitado que confirme a operação, selecione OK.
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Na caixa de diálogo de descarregamento de ficheiros, selecione Open.
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Se for solicitado se ativar as ligações de dados no seu computador, selecione Ativar se acreditar que a ligação aos dados no site do SharePoint é segura de ativar.
Uma Tabela Excel é criada com uma ligação de dados baseada num ficheiro de consulta web. As colunas da tabela exportada são determinadas pela atual visão da lista externa. Os dados externos exportados são determinados pelos filtros definidos no tipo de conteúdo externo e na visão externa da lista, e pelas definições linguísticas do site SharePoint. Todos os limites de página são ignorados.
