Exportar registos de negócio a partir do Business Contact Manager

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Os dados do Business Contact Manager para Outlook são armazenados no SQL Server, no formato de ficheiro .bcm mas pode exportar os mesmos em vários formatos. Por exemplo, se pretender exportar informações de negócio para utilizar num programa de contabilidade integrado ou para transferir facilmente os seus dados para outro computador. Se escolher fazê-lo, pode exportar personalizações efetuadas na sua base de dados, com ou sem os dados de negócio. O formato de ficheiro .bcmx é utilizado apenas para personalizações.

Este artigo descreve as opções disponíveis para exportar os seus dados de negócio e aborda brevemente alguns dos motivos pelos quais é recomendável fazê-lo.

O que pretende fazer?

Compreender a exportação de dados

Exportar dados

O que acontece quando exporta personalizações?

Exportar itens de produto e serviço

Exportar um relatório para o Excel para análise mais aprofundada

Compreender a exportação de dados

O processo de exportação no Business Contact Manager para Outlook cria uma cópia dos dados selecionados da sua base de dados do Business Contact Manager atual e guarda-a num ficheiro, que pode importar para outra base de dados mais tarde. Os dados não são removidos da sua base de dados atual ao exportar. Limite os dados que exporta ao filtrá-los ou exporte todas as Contas, Contactos Profissionais, itens do histórico de comunicações e as suas listas de itens de produto e serviço.

Pode exportar os seus dados de negócio para um dos seguintes formatos de ficheiro:

  • Dados do Business Contact Manager (.bcm) Isto inclui todos os dados de negócio, como Contas, Contactos Profissionais, Oportunidades, Projetos de Negócio e o histórico de comunicações. Isto também inclui os itens de produto e serviço e todas as personalizações efetuadas. O formato .bcm é a única opção que pode exportar Contas e Contactos Profissionais, bem como todas as suas personalizações. Poderá exportar dados no formato de ficheiro .bcm se pretender utilizar as informações noutro computador a executar o Business Contact Manager para Outlook.

  • Personalizações no Business Contact Manager (.bcmx) Este tipo de ficheiro inclui campos definidos pelo utilizador, formulários personalizados (ou tipos de registos), esquemas e relatórios. Utilize este formato se pretender exportar apenas as personalizações que efetuou no Business Contact Manager para Outlook. Não são exportados dados de negócio. Poderá escolher este formato de ficheiro para armazenar um esquema exclusivo que os funcionários novos podem utilizar para configurar rapidamente os respetivos sistemas.

  • Valores separados por vírgulas (.csv) Esta opção de exportação cria um ficheiro de valores separados por vírgula (ficheiro .csv) a armazenar os dados exportados. Muitos programas podem ler ficheiros .csv, incluindo o Microsoft Excel. Pode escolher este formato de ficheiro se pretender exportar apenas os seus dados do Business Contact Manager para Outlook sem personalizações ou se pretender ver os dados noutro programa que lê ficheiros .csv.

    No entanto, existem limitações no formato .csv. Por exemplo, se escolher este formato de ficheiro, só pode exportar um tipo de registo: Contas e registos baseados em Contas ou Contactos Profissionais e registos baseados em Contas Profissionais. Além disso, não pode exportar itens do histórico de comunicações para um ficheiro .csv.

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Exportar dados

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique no separador Business Contact Manager e, em seguida, clique no botão Importar e Exportar.

  3. Clique em Exportar para um Ficheiro.

  4. Clique no formato de ficheiro para o qual pretende exportar os seus dados e, em seguida, clique em Seguinte. Siga as instruções abaixo para o formato de ficheiro que escolheu.

    Nota:  No Windows 7 e Windows Vista, a localização predefinida para o ficheiro de exportação é a pasta Documentos. No Microsoft Windows XP, a localização predefinida é a pasta Os Meus Documentos. Clique em Procurar se pretender alterar a localização.

Dados do Business Contact Manager (.bcm)   

  1. Na caixa Ficheiro a exportar, escreva a localização e o nome do ficheiro que criará no processo de exportação.

  2. Selecione os tipos de registos que pretende exportar:

    • Contas e tipos de registo baseados em Contas Inclui Contas e registos baseados no tipo de registo de Conta, como Armazenamentos.

    • Contactos Profissionais e tipos de registo baseados em Contactos Profissionais. Inclui Contactos Profissionais e registos baseados no tipo de registo de Contacto Profissional, como Oportunidades Potenciais.

  3. Se pretender aplicar um filtro às listas de registos que serão exportadas, clique em Filtrar. Para obter informações sobre filtrar registos, consulte o artigo Filtrar registos no Business Contact Manager.

  4. Na secção Incluir, na página Selecionar a localização do ficheiro e as opções de exportação, clique nas opções que pretender:

    • Todos os itens do histórico. Inclui o histórico de comunicações completo dos registos selecionados, como Oportunidades, registos de chamadas, compromissos, Projetos de Negócio, ficheiros e mensagens de e-mail.

    • Exceto mensagens de e-mail. Exclui mensagens de e-mail dos itens do histórico de comunicações para os registos selecionados.

    • Produtos. Inclui todos os itens de produto e serviço na sua base de dados.

      Sugestão: Se um item de produto ou serviço tiver sido adicionado a uma Oportunidade e se o registo de Oportunidade tiver sido ligado a uma Conta ou Contacto Profissional, o item de produto ou serviço é incluído nos registos exportados. Utilize esta caixa de verificação se pretender ter a certeza de que está a exportar a lista completa de produtos e serviços do seu negócio.

  5. Clique em Exportar e, em seguida, clique em Sim quando lhe for pedido.

  6. Se ocorrerem erros, pode clicar em Ver Registo para rever os erros. Caso contrário, clique em Concluir.

    Sugestão: Também pode exportar registos para o formato de ficheiro .bcm a partir da área de trabalho. Clique no separador que indica os registos que pretende exportar, clique com o botão direito do rato num ou em vários registos e, em seguida, clique em Exportar. Conclua o assistente Exportar Dados de Negócio.

Personalizações no Business Contact Manager (.bcmx)   

  1. Escreva a localização e o nome do ficheiro que criará no processo de exportação.

  2. Clique em Exportar e, em seguida, clique em Sim quando lhe for pedido.

  3. Clique em Concluir.

    Para obter informações sobre como as personalizações são importadas num ficheiro .bcmx, consulte Importar dados para o Business Contact Manager.

Valores separados por vírgulas (.csv)   

  1. Escreva a localização e o nome do ficheiro que criará no processo de exportação.

  2. Clique numa das seguintes opções:

    • Contactos Profissionais e subtipos. Inclui Contactos Profissionais e registos com base no tipo de registo de Contacto Profissional, como Oportunidades Potenciais.

    • Contas e subtipos Inclui Contas e registos com base no tipo de registo de Conta.

  3. Se pretender filtrar as listas de registos que serão exportadas, clique em Filtro. Para obter mais informações sobre filtrar registos, consulte o artigo Filtrar registos no Business Contact Manager.

  4. Clique em Seguinte e, em seguida, clique em Sim quando lhe for pedido para exportar o ficheiro .csv.

  5. Clique em Concluir para fechar o assistente.

Notas: 

  • Clique em Ver Registo para ver quais são as exceções ou os erros específicos. Se estas mensagens incluírem problemas que têm de ser resolvidos, corrija-os no ficheiro que está a tentar exportar e, em seguida, tente exportar os seus dados novamente.

  • Não é recomendado exportar dados de negócio para ou de diferentes regiões do mundo porque algumas estruturas e tipos de dados não podem ser convertidos.

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O que acontece quando exporta personalizações?

Todos os relatórios personalizados, esquemas de formulários, tipos de registos e campos definidos pelo utilizador que criou no Business Contact Manager para Outlook serão guardados num ficheiro .bcmx se escolher exportar as personalizações.

A maioria das personalizações substituirá as definições existentes na base de dados de destino mas existem algumas exceções. Para obter informações sobre como importar personalizações afetará a sua base de dados, consulte Importar dados para o Business Contact Manager.

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Exportar itens de produto e serviço

Pode exportar informações de item de produto e serviço juntamente com outros registos mas não pode exportar apenas listas de item de produto e serviço.

Se pretender exportar apenas estes dados, tem de criar um ficheiro .csv dos itens de produto e serviço. O ficheiro tem de ser formatado com, pelo menos, três colunas, pela ordem:

  • Nome do Produto ou Serviço

  • Descrição

  • Preço Unitário.

Também pode incluir as colunas Quantidade e Custo Unitário, mas não são necessárias.

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Exportar um relatório para o Excel para análise mais aprofundada

Pode exportar dados diretamente de um relatório para uma folha de cálculo do Excel para análise mais aprofundada, manutenção de registos ou arquivo. Com o Business Contact Manager para Outlook, pode gerar e personalizar relatórios sobre vendas, produtos e serviços, Contas, Contactos Profissionais, Oportunidades Potenciais, Oportunidades, Projetos de Negócio, Tarefas de Projeto e atividades de marketing.

  1. No Painel de Navegação, clique em Business Contact Manager.

  2. No Friso, clique no separador Relatórios.

  3. Clique num dos seguintes tipos de relatórios e, em seguida, clique no relatório que pretende abrir.

    • Contas

    • Contactos Profissionais

    • Oportunidades Potenciais

    • Oportunidades

    • Principais Clientes

    • Principais Produtos

    • Principais Referências

    • Clientes Inativos

    • Marketing

    • Projetos de Negócio

    • Tarefas do Projeto

      Para obter informações sobre como modificar um relatório, consulte o artigo utilizar relatórios e gráficos no Business Contact Manager.

  4. No grupo Ações, clique em Exportar para o Excel. O relatório é aberto no Excel.

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