Exportar dados para o Excel

Exportar dados para o Excel

Ao utilizar o Assistente de Exportação poderá exportar dados de uma base de dados do Access 2010 para um formato de ficheiro legível pelo Microsoft Excel. Este artigo mostra como preparar e exportar os seus dados para o Excel, além de algumas sugestões de resolução de problemas para problemas comuns que possam ocorrer.

Neste artigo

Exportar dados para o Excel: noções básicas

Preparar a operação de exportação

Executar a operação de exportação

Que mais devo saber sobre a exportação?

Resolver problemas de valores em falta e incorretos

Exportar dados para o Excel: noções básicas

Ao exportar dados para o Excel, o Access cria uma cópia dos dados selecionados e, em seguida, armazena os dados copiados num ficheiro que pode ser aberto no Excel. Se copiar frequentemente dados do Access para o Excel, poderá guardar os detalhes de uma operação de exportação para utilização futura e inclusivamente .agendar a operação de exportação para ser executada automaticamente em intervalos definidos.

Cenários comuns de exportação de dados para o Excel

  • O seu departamento ou grupo de trabalho utiliza o Access e o Excel para trabalhar com dados. O utilizador armazena os dados em bases de dados do Access, mas utiliza o Excel para analisar os dados e distribuir os resultados das análises. Atualmente, a sua equipa exporta dados para o Excel conforme as necessidades, mas o utilizador pretende tornar este processo mais eficaz.

  • Utiliza o Access há bastante tempo mas o seu diretor prefere trabalhar com os dados em Excel. Tem regularmente o trabalho de copiar os dados para o Excel mas pretende automatizar este processo de modo a poupar tempo.

Acerca da exportação de dados para o Excel

  • O Access não inclui um comando “Guardar Como” para o formato Excel. Para copiar dados para o Excel, tem de utilizar a funcionalidade Exportar descrita neste artigo ou copiar dados do Access para a área de transferência e, em seguida, colá-los numa folha de cálculo do Excel.

  • Pode exportar uma tabela, consulta, formulário ou relatório. Também pode exportar registos selecionados numa vista de vários registos, tal como uma folha de dados.

  • O Microsoft Excel inclui um comando para importar dados de uma base de dados do Access. Pode utilizar esse comando em vez do comando de exportação no Access; no entanto, o comando de importação do Excel só permite importar tabelas ou consultas. Para obter mais informações, consulte o artigo da Ajuda do Excel sobre como Ligar a (importar) dados externos.

  • Não é possível exportar macros ou módulos para o Excel. Quando exporta um formulário, relatório ou folha de dados que contém subformulários, sub-relatórios ou subfolhas de dados, é exportado apenas o formulário, relatório ou folha de dados principal. É necessário repetir a operação de exportação para cada subformulário, sub-relatório e subfolha de dados que pretenda exportar para o Excel.

  • Só é possível exportar um objeto de base de dados numa única operação de exportação. No entanto, pode intercalar várias folhas de cálculo no Excel após a conclusão das operações de exportação individuais.

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Preparar a operação de exportação

Antes de executar um procedimento de exportação, recomenda-se rever os dados que pretende exportar para assegurar que não contêm quaisquer indicadores de erro ou valores de erro. Se existirem erros, tente resolvê-los antes de exportar os dados para o Excel. Caso contrário, poderão ocorrer problemas durante a operação de exportação e poderão ser inseridos valores nulos nas células na folha de cálculo do Excel. Para mais informações sobre os problemas que poderão ocorrer ao exportar para o Excel, consulte a secção Resolver problemas de valores em falta e incorretos.

Se o objeto de origem for uma tabela ou uma consulta, decida se pretende exportar os dados com ou sem formatação. Esta decisão afeta dois aspetos do livro resultante : a quantidade de dados exportada e o formato de apresentação dos dados. A tabela seguinte descreve o resultado da exportação de dados formatados e não formatados.

Exportar

Objeto de Origem

Campos e registos

Formatação

Sem formatação

Tabela ou consulta

Nota:  Os formulários e relatórios não podem ser exportados sem a respetiva formatação.

Todos os campos e registos no objeto subjacente são exportados.

As definições da propriedade Formatar são ignoradas durante a operação.

Para campos de pesquisa, só são exportados os valores de ID de pesquisa.

Para campos de hiperligação, os conteúdos são exportados como uma coluna de texto que apresenta as ligações no formato mostrartexto#endereço#.

Com formatação

Tabela, consulta, formulário ou relatório

São exportados apenas campos e registos apresentados na vista ou objeto atual. Os registos filtrados, colunas ocultas numa folha de dados e campos não apresentados num formulário ou relatório não são exportados.

O assistente respeita as definições da propriedade Formatar.

Para campos de pesquisa, são exportados os valores de pesquisa.

Para campos de hiperligação, os valores são exportados como hiperligações.

Para campos de texto formatado, o texto é exportado mas a formatação não.

  1. Escolha o livro de destino e o formato de ficheiro. Tenha em atenção que os relatórios só podem ser exportados no formato de ficheiro *.xls antigo e não no formato de ficheiro *.xlsx mais recente.

    Durante a operação de exportação, o Access pede-lhe para especificar o nome do livro de destino. A tabela seguinte resume a data de criação do livro (se ainda não existir) e a data de modificação do livro (se já existir).

Se o livro de destino

E o objeto de origem for

E pretender exportar

Então

Não existe

Uma tabela, consulta, formulário ou relatório

Os dados, com ou sem a formatação

O livro é criado durante a operação de exportação.

Já existe

Uma tabela ou consulta

Os dados, mas não a formatação

O livro não é substituído. Uma nova folha de cálculo é adicionada ao livro, sendo-lhe atribuído o nome do objeto a partir do qual os dados estão a ser exportados. Se já existir uma folha de cálculo com esse nome no livro, o Access irá pedir-lhe para substituir o conteúdo da folha de cálculo correspondente ou para especificar outro nome para a nova folha.

Já existe

Uma tabela, consulta, formulário ou relatório

Os dados, incluindo a formatação

O livro é substituído pelos dados exportados. Todas as folhas de cálculo existentes são removidas e é criada uma nova folha de cálculo com o mesmo nome que o objeto exportado. Os dados na folha de cálculo do Excel herdam as definições de formato do objeto de origem.

Os dados são sempre adicionados a uma nova folha de cálculo. Não pode acrescentar os dados a uma folha de cálculo existente ou a um intervalo com nome.

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Executar a operação de exportação

  1. Se o livro de destino do Excel estiver aberto, feche-o antes de continuar.

  2. No Painel de Navegação da base de dados de origem, selecione o objeto que pretende exportar.

    Exportar apenas uma parte dos dados

    Se o objeto for uma tabela, consulta ou formulário e pretender exportar apenas uma parte dos dados, abra o objeto na vista Folha de Dados e selecione os registos pretendidos.

    Para abrir um formulário na vista Folha de Dados:    

    1. Faça duplo clique no formulário para o abrir.

    2. Clique com o botão direito do rato no formulário e clique em Vista Folha de Dados. Se esta opção não estiver disponível:

      1. Clique em Vista de Estrutura.

      2. Prima F4 para apresentar o painel de tarefas Folha de Propriedades.

      3. Selecione Formulário na lista pendente na parte superior da Folha de Propriedades.

      4. No separador Formato da Folha de Propriedades, defina a propriedade Permitir Vista Folha de Dados como Sim.

      5. No separador Estrutura, no grupo Vistas, clique em Vista Folha de Dados.

        Nota: Não é possível exportar uma parte de um relatório. No entanto, pode selecionar ou abrir a tabela ou consulta na qual se baseia o relatório e exportar uma parte dos dados nesse objeto.

  3. No separador Dados Externos, no grupo Exportar, clique em Excel.

  4. Na caixa de diálogo Exportar - Folha de Cálculo do Excel, reveja o nome de ficheiro sugerido para o livro do Excel (o Access utiliza o nome do objeto de origem). Se pretender, poderá modificar o nome de ficheiro.

  5. Na caixa Formato do Ficheiro, selecione o formato do ficheiro que pretende.

  6. Se estiver a exportar uma tabela ou consulta e pretender exportar os dados formatados, selecione Exportar dados com formatação e esquema. Para mais informações, consulte a secção Preparar a operação de exportação.

    Nota:  Se estiver a exportar um formulário ou relatório, esta opção estará sempre selecionada mas indisponível (aparece esbatida).

  7. Para ver o livro de destino do Excel após a conclusão da operação de exportação, selecione a caixa de verificação Abrir o ficheiro de destino depois de concluída a operação de exportação.

    Se o objeto de origem estiver aberto e se selecionar um ou mais registos na vista antes de iniciar a operação de exportação, poderá selecionar Exportar apenas os registos selecionados. Para exportar todos os registos apresentados na vista, deixe esta caixa de verificação desmarcada.

    Nota:  Esta caixa de verificação irá permanecer indisponível (esbatida) se não existirem registos selecionados.

  8. Clique em OK.

    Se a operação de exportação falhar devido a um erro, o Access irá apresentar uma mensagem que descreve a causa do erro. Caso contrário, o Access exporta os dados e, consoante a seleção efetuada no passo 7, abre o livro de destino no Excel. Em seguida, o Access irá apresenta uma caixa de diálogo na qual poderá criar uma especificação que utilize os detalhes da operação de exportação.

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Que mais devo saber sobre a exportação?

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Resolver problemas de valores em falta e incorretos

A tabela seguinte descreve várias formas de resolução de erros comuns.

Sugestão:  Se detetar apenas alguns valores em falta, corrija-os no livro do Excel. Caso contrário, corrija o objeto de origem na base de dados do Access e repita a operação de exportação.

Problema

Descrição e resolução

Campos calculados

Os resultados dos campos calculados são exportados; as expressões subjacentes que executam os cálculos não o são.

Campos de valores múltiplos

Os campos que suportem valores múltiplos são exportados como uma lista de valores separados por pontos e vírgulas (;).

Imagens, objetos e anexos

Os elementos gráficos (por exemplo, logótipos, conteúdos de campos de objetos OLE e anexos que pertençam aos dados de origem) não são exportados. Adicione-os manualmente à folha de cálculo depois de concluir a operação de exportação.

Gráfico

Quando exporta um formulário ou relatório que contém um objeto do Microsoft Graph, o objeto de gráfico não é exportado.

Dados na coluna errada

Por vezes, os valores nulos na folha de cálculo resultante são substituídos pelos dados que deviam ficar na coluna seguinte.

Valores de datas em falta

Os valores de datas anteriores a 1 de janeiro de 1900 não são exportados. As células correspondentes na folha de cálculo irão conter um valor nulo.

Expressões em falta

As expressões utilizadas para calcular os valores não são exportadas para o Excel. São exportados apenas os resultados dos cálculos. Adicione manualmente a fórmula à folha de cálculo do Excel depois de concluir a operação de exportação.

Subformulários, sub-relatórios e subfolhas de dados em falta

Quando exporta um formulário, relatório ou folha de dados, é exportado apenas o formulário, relatório ou folha de dados principal. Tem de repetir a operação de exportação para cada subformulário, sub-relatório e subfolha de dados que pretenda exportar.

Colunas em falta ou formatadas incorretamente

Se nenhuma das colunas estiver formatada na folha de cálculo resultante, repita a operação de exportação, certificando-se de que seleciona a caixa de verificação Exportar dados com formatação e esquema no assistente. Por outro lado, se apenas algumas colunas estiverem formatadas de forma diferente do objeto de origem, aplique manualmente a formatação pretendida no Excel.

Formatar uma coluna no Excel

  1. Abra a folha de cálculo do Excel de destino e, em seguida, visualize a folha de cálculo que contém os dados exportados.

  2. Clique com o botão direito do rato numa coluna ou intervalo de células selecionado e, em seguida, clique em Formatar Células.

  3. No separador Número, em Categorias, selecione um formato, como Texto, Número, Data ou Hora.

  4. Clique em OK.

Valor "#" numa coluna

Poderá ver o valor # numa coluna que corresponda a um campo Sim/Não num formulário. Tal poderá ocorrer se iniciar a operação de exportação a partir do Painel de Navegação ou na vista de formulário. Para resolver este problema, abra o formulário na vista Folha de Dados antes de exportar os dados.

Indicações de erros ou valores de erro

Verifique a existência de indicações de erros (triângulos verdes nos cantos) ou valores de erro (cadeias que comecem com o caráter # em vez dos dados adequados).

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