Exportar contactos para um livro de endereços do Outlook

Exportar contactos para um livro de endereços do Outlook

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O Access e o Outlook são programas excelentes para gerir os seus contactos pessoais e profissionais. Por conseguinte, poderá querer exportar dados de contactos do Access para o Outlook. No entanto, o Access não pode exportar dados diretamente para o formato de ficheiro do Outlook, tal como o Outlook não pode importar diretamente uma tabela de uma base de dados do Access. Felizmente, é fácil exportar uma tabela ou consulta do Access como um ficheiro de texto e, em seguida, importar esse ficheiro para o Outlook.

Para obter mais informações sobre o procedimento inverso (importar contactos do Outlook para o Access), consulte o artigo Importar ou criar uma ligação a contactos de um livro de endereços do Outlook.

Passo 1: exportar as informações de contacto do Access como um ficheiro de texto

  1. No Painel de Navegação do Access, clique com o botão direito do rato na tabela ou consulta que contém as informações de contacto que pretende exportar, aponte para Exportar e, em seguida, clique em Ficheiro de Texto. Também pode iniciar o assistente Exportar – Ficheiro de Texto ao realçar a tabela ou consulta no Painel de Navegação e, em seguida, no separador Dados Externos, no grupo Exportar, clique em Ficheiro de Texto.

    O Access abre a caixa de diálogo Exportar – Ficheiro de Texto.

    Selecione as suas opções de exportação na caixa de diálogo Exportar – Ficheiro de Texto.

  2. Na caixa de diálogo Exportar – Ficheiro de Texto, anote a localização e o nome do ficheiro sugeridos pelo Access. Pode clicar em OK para aceitar os valores predefinidos ou clicar em Procurar para selecionar uma localização de ficheiro diferente e, em seguida, clicar em OK. Não selecione nenhuma das caixas de verificação em Especifique opções de exportação.

  3. Na caixa de diálogo Assistente de Exportação de Texto, certifique-se de que a opção Delimitado está selecionada e, em seguida, clique em Seguinte.

  4. Na página seguinte do assistente, selecione o delimitador Separador e, em seguida, selecione a caixa de verificação Incluir Nomes de Campo na Primeira Linha.

  5. Na página seguinte do assistente, clique em Concluir.

  6. Clique em Fechar sem guardar os passos os passos de exportação e, em seguida, feche o Access.

No procedimento seguinte, importe o ficheiro de texto para o Outlook. Antes de prosseguir, recomendamos que escolha a pasta do Outlook para a qual pretende importar os contactos. Se quiser importar os contactos para uma nova pasta do Outlook, terá de a criar antes de iniciar este procedimento.

Passo 2: importar o ficheiro de texto para o Outlook

  1. A localização do assistente de Importação e Exportação do Outlook difere ligeiramente consoante a sua versão do Outlook. Selecione os passos que correspondem à sua versão do Outlook:

    • Se estiver a utilizar a versão de subscrição do Outlook, o Outlook 2019, o Outlook 2016 ou o Outlook 2013, no separador ficheiro , clique em abrir & exportar e, em seguida, clique em importar/exportar.

    • Se estiver a utilizar o Outlook 2010, clique em Ficheiro > Opções. Na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em Avançadas e, em seguida, na secção Exportar, clique em Exportar.

  2. Na caixa de diálogo Assistente de Importação e Exportação, selecione Importar de outro programa ou ficheiro e, em seguida, clique em Seguinte.

  3. Selecione Valores Separados por Tabulações (Windows) e, em seguida, clique em Seguinte.

  4. Na caixa de diálogo Importar um Ficheiro, clique em Procurar, aceda ao ficheiro .txt que criou no procedimento anterior e, em seguida, faça duplo clique no ficheiro.

  5. Se a pasta de destino no Outlook já tiver contactos, é possível que alguns dos contactos que estiver a importar sejam duplicados de contactos que já existem no Outlook. Em Opções, selecione o que pretende que o Outlook faça em relação aos duplicados.

    • Se acredita que os contactos que está a importar estão mais completos ou atualizados do que os contactos na pasta do Outlook, clique em Substituir os duplicados pelos itens importados.

    • Se não sabe ao certo quais os contactos que estão mais completos ou atualizados e quer importar todos os contactos no ficheiro de texto independentemente de estes serem duplicados, clique em Permitir a criação de duplicados. Após a operação de importação, pode examinar os contactos no Outlook e eliminar aqueles que não quer manter.

    • Se acredita que os contactos no Outlook estão mais completos e atualizados do que aqueles que está a importar, clique em Não importar itens duplicados.

  6. Clique em Seguinte.

  7. Na lista de pastas, clique na pasta de contactos onde pretende colocar as informações de contacto importadas e, em seguida, clique em Seguinte.

  8. Para examinar ou alterar a forma como as informações de contacto serão guardadas na pasta do Outlook, clique em Mapear Campos Personalizados. Embora este passo seja opcional, recomendamos que o siga se quiser certificar-se de que os dados que está a importar são colocados nos campos corretos no Outlook.

    Nota: Se o botão Mapear Campos Personalizados não estiver disponível, em Serão executadas as seguintes ações, selecione a caixa de verificação junto à operação de importação.

    Ajuda adicional sobre o mapeamento de campos personalizados

    1. Na caixa de diálogo Mapear Campos Personalizados, examine o mapeamento predefinido na lista Para à direita.

      Nota: Para apresentar campos adicionais na lista Para, clique no sinal de adição (+) junto ao campo. Por exemplo, para apresentar os campos Nome Próprio e Apelido, clique no sinal de adição (+) junto a Nome.

    2. Se o mapeamento dos campos estiver correto, clique em Cancelar para regressar ao Assistente Importar um Ficheiro. Caso contrário, altere o mapeamento através dos seguintes passos:

      • Para mapear um campo no ficheiro de texto para um campo na pasta de destino do Outlook, arraste-o da lista à esquerda (De) para o campo adequado da lista à direita (Para).

      • Para remover um campo do mapeamento, arraste-o da lista à direita (Para) para a lista à esquerda (De).

      • Para remover todos os mapeamentos, clique em Limpar Mapa.

      • Para repor o mapeamento original, clique em Mapa Predefinido.

        Para ver registos adicionais na lista De, clique em Anterior ou Seguinte.

    3. Clique em OK quando tiver terminado de mapear campos.

      Nota: Se o ficheiro de texto que está a importar não contiver nomes de campos na primeira linha, os dados na primeira linha serão interpretados como nomes de campos e não serão importados como dados. Para garantir que todos os dados no ficheiro de texto são importados, selecione a opção para incluir nomes de campos na primeira linha do ficheiro de texto ao exportar o mesmo do Access.

  9. Clique em Concluir.

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