Exigir a aprovação de itens numa lista de sites ou biblioteca

Exigir a aprovação de itens numa lista de sites ou biblioteca

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Listas e bibliotecas com frequência podem conter informações confidenciais, tais como projetado iniciativas campanhas ou recursos humanos de marketing. Pode ser importante ter apenas "oficiais" versões de itens ou ficheiros vistos pelos utilizadores. Para fazer isto pode exigir a aprovação de um item ou ficheiro até que o conteúdo fique visível a maior parte dos utilizadores do site. Por exigir aprovação, a organização pode aplicar um nível de qualidade e segurança significativo para o conteúdo em listas e bibliotecas.

O que pretende fazer?

  1. Aceda à biblioteca para a qual pretende exigir a aprovação.

  2. Clique em definições de Definições: atualizar o seu perfil, instalar software e ligá-lo à nuvem , definições da biblioteca.

    Se não vir estes itens de menu, clique em biblioteca no Friso e, em seguida, clique em

    Definições da biblioteca no grupo definições.

  3. Em Definições Gerais, selecione Definições de controlo de versão para abrir a página Definições de Controlo de Versão.

    Diálogo de definições da biblioteca com o controlo de versões seleccionado.
  4. Na secção Aprovação do conteúdo, selecione Sim resposta para o exigir a aprovação de conteúdo de itens submetidos? Na secção Histórico de versões do documento, especifique se pretende que o SharePoint para criar versões quando é editado um ficheiro. Também pode optar por limitar o número de versões que são mantidas.

  5. Na secção Segurança de Item de Rascunho, determine os utilizadores que podem ver itens de rascunho na biblioteca de documentos.

    Caixa de diálogo de opções de controlo de versões

    Sugestão:  Se exigir a aprovação de conteúdos para uma lista ou biblioteca que já contém itens, todos os itens na biblioteca serão marcados como Aprovados.

  6. Pode escolher qualquer uma das seguintes opções:

    • Utilizadores que conseguem ler itens na lista

    • Apenas utilizadores que podem editar itens na lista

    • Apenas utilizadores que podem aprovar itens na lista e o autor do item.

  7. Clique em OK.

  1. Ir para a lista para o qual pretende exigir a aprovação.

  2. No Friso, clique no separador lista.

  3. Clique em definições da lista.

  4. Em Definições Gerais, selecione Definições de controlo de versão para abrir a página Definições de Controlo de Versão.

  5. Na secção Aprovação do conteúdo, selecione Sim resposta para o exigir a aprovação de conteúdo de itens submetidos? Na secção Histórico de versões do Item, especifique se pretende que o SharePoint para criar versões quando é editado um item. Também pode optar por limitar o número de versões que são mantidas.

  6. Na secção Segurança de Item de rascunho, determine os utilizadores podem ver itens de rascunho na lista.

    Sugestão:  Se exigir a aprovação de conteúdos para uma lista ou biblioteca que já contém itens, todos os itens na biblioteca serão marcados como Aprovados.

  7. Pode escolher qualquer uma das seguintes opções:

    • Utilizadores que conseguem ler itens na lista

    • Apenas utilizadores que podem editar itens na lista

    • Apenas utilizadores que podem aprovar itens na lista e o autor do item.

  8. Clique em OK.

Se alguém submete um item a uma lista ou biblioteca que exige aprovações, é no estado pendente até que alguém (quem tem, pelo menos, nível de permissões Gerir listas) aprova-lo. Enquanto está a aguardar aprovação, esta permanece no estado pendente.

Normalmente, quando um item está no estado Pendente, apenas o item originador e as pessoas que tiverem permissões para gerir listas e bibliotecas poderão vê-lo. Depois de o estado mudar de Pendente para Aprovado, tornar-se-á visível a qualquer pessoa que tenha permissão para ver a lista ou biblioteca. Os artigos rejeitados permanecem na lista ou biblioteca até o originador - ou qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias - os eliminar. O estado Aprovado é concedido automaticamente aos itens ou ficheiros que já existam na lista ou biblioteca.

Importante:  Se a segurança na biblioteca de site estiver configurada para permitir que qualquer utilizador possa ler itens, qualquer pessoa que tenha permissões de Leitura no site poderá ver todos os itens na lista ou biblioteca, independentemente de os itens se encontrarem ou não no estado Aprovado.

Apenas as pessoas com permissões de Controlo Total ou Estruturar podem alterar as definições de Lista ou Biblioteca.

Para aprovar a um documento que foi carregado ou adicionado à biblioteca que exige aprovações, siga estes passos:

  1. Clique nas reticências (…) junto ao item que pretende aprovar.

  2. Clique em Avançadas.

  3. Clique em Aprovar/rejeitar. Se Aprovar/rejeitar não aparecer, clique em Avançadas e, em seguida, clique em Aprovar/rejeitar. Se a opção não aparecer em todos os, não pode ser ativado o controlo de versões ou poderá não ter permissões para aprovar a um documento.

  4. Clique em aprovado ou rejeitado em estado de aprovação. Opcionalmente, pode adicionar comentários na secção de comentário.

  5. Clique em OK.

O que pretende fazer?

Se uma pessoa submeter um item ou ficheiro a uma lista ou biblioteca que necessite de aprovação, o mesmo ficará no estado Pendente até ser aprovado por alguém que tenha as permissões necessárias para fazê-lo. Enquanto estiver a aguardar aprovação, permanecerá no estado Pendente.

Normalmente, quando um item ou ficheiro está no estado Pendente, apenas o originador do item ou ficheiro e as pessoas que tiverem permissões para gerir listas e bibliotecas poderão vê-lo. Depois de o estado mudar de Pendente para Aprovado, tornar-se-á visível a qualquer pessoa que tenha permissão para ver a lista ou biblioteca. Os artigos rejeitados permanecem na lista ou biblioteca até o originador - ou qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias - os eliminar. O estado Aprovado é concedido automaticamente a todos os itens ou ficheiros que já existam na lista ou biblioteca.

Importante:  Se a segurança na biblioteca de site estiver configurada para permitir que qualquer utilizador possa ler itens, qualquer pessoa que tenha permissões de Leitura no site poderá ver todos os itens na lista ou biblioteca, independentemente de os itens se encontrarem ou não no estado Aprovado.

Apenas as pessoas com permissões de Controlo Total ou Estruturar podem alterar as definições de Lista ou Biblioteca.

Para configurar a aprovação obrigatória de itens ou ficheiros

  1. Se a biblioteca ou lista de site ainda não estiver aberta, clique no nome correspondente no painel Iniciação Rápida.

  2. No friso, clique no separador Biblioteca no grupo Ferramentas de Biblioteca ou Ferramentas de Lista.

  3. Se estiver a trabalhar numa biblioteca, clique em Definições da Biblioteca. Se estiver a trabalhar numa lista, clique em Definições de lista. Neste exemplo, é apresentada a página Definições da Biblioteca.

    Página Definições da Biblioteca com a hiperligação Definições de Controlo de Versão apresentada

  4. Em Definições Gerais, selecione Definições de controlo de versão. É apresentada a página Definições de Controlo de Versão.

    Página Definições de Controlo de Versão a mostrar opções de Aprovação

  5. Na secção Aprovação do Conteúdo, selecione Sim como resposta à pergunta Exigir a aprovação do conteúdo de itens submetidos?

  6. Na secção Segurança de Item de Rascunho, determine os utilizadores que podem ver itens de rascunho na biblioteca de documentos. Neste exemplo, está selecionada a opção Apenas utilizadores que podem aprovar itens (e o autor do item).

  7. Clique em OK.

    O exemplo seguinte mostra itens Aprovados numa biblioteca depois de a opção Exigir Aprovação do Conteúdo ter sido definida como Sim. Uma vez que estes ficheiros já se encontravam na biblioteca, foram aprovados automaticamente.

    Biblioteca do SharePoint depois de a Aprovação ser exigida. Os ficheiros já existentes na biblioteca encontram-se no estado Aprovado.

A sua organização poderá, eventualmente, considerar inconveniente ou desnecessário exigir a aprovação de todos os itens ou ficheiros de uma determinada lista ou biblioteca. Esse requisito não só exige tempo da pessoa que tem de conceder ou negar a aprovação, como também impede as pessoas de colaborarem facilmente num ficheiro ou item. Se determinar que a sua organização já não necessita que todos os itens ou ficheiros sejam aprovados, pode remover o requisito.

Para remover o requisito de aprovação de itens ou ficheiros numa lista ou biblioteca

  1. Se a biblioteca ou lista de site ainda não estiver aberta, clique no nome correspondente no painel Iniciação Rápida.

  2. No friso, clique no separador Biblioteca no grupo Ferramentas de Biblioteca ou no separador Lista no grupo Ferramentas de Lista.

  3. Se estiver a trabalhar numa biblioteca, clique em Definições da Biblioteca. Se estiver a trabalhar numa lista, clique em Definições de Lista. Neste exemplo, é apresentada a página Definições da Biblioteca.

    Página Definições da Biblioteca com a hiperligação Definições de Controlo de Versão apresentada

  4. Em Definições Gerais, selecione Definições de controlo de versão. É apresentada a página Definições de Controlo de Versão.

  5. Na secção Aprovação do Conteúdo, selecione Não como resposta à pergunta Exigir a aprovação do conteúdo de itens submetidos? É apresentada uma mensagem de aviso.

    Mensagem de aviso apresentada quando Não é selecionado na secção Aprovação do Conteúdo da caixa de diálogo Definições de Controlo de Versão

  6. Clique em OK para fechar a mensagem.

  7. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Definições de Controlo de Versão. Quando regressar à sua lista ou biblioteca, a opção Estado da Aprovação já não se encontrará disponível na página. Todos os utilizadores que tiverem permissão para ver a lista ou biblioteca podem ver todo o conteúdo aí existente.

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