Estabelecer e gerir a lista de intervenientes de projeto

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Por Inês Suchan, PMP

Por isso que é um interveniente de projeto?     Existem várias definições e, variam de origem para origens e empresa a empresa. Todos os sugerem que os intervenientes são pessoas ou grupos que têm um interesse vested no resultado de um projeto. Gestão de interveniente é sinónima de gestão de relação: o objetivo é ganhar e manter a consolidação ao seu projeto.

Aqui, os intervenientes são indivíduos ou grupos na organização que possua um interesse ou, serão afectados por, o resultado do projeto. Mas antes de iniciar o exercício da estabelecer e gerir a lista de interveniente, certifique-se de que a sua definição de um interveniente alinha com que da sua organização.

Por que razão está a gerir os intervenientes importantes?

Quanto Gostaríamos pensa que esta não é o caso, temos de cara o facto de nem todas as pessoas será 100 por cento entusiasmado sobre o projeto. Os intervenientes poderão ter de obter informações sobre novas ferramentas ou processos, restaura o controlo ou em alguns casos extremos, perder a sua tarefa. Os encargos determinado no Gestor de projetos e patrocinadores para facilitar a preocupações dos intervenientes e não é provável que poderá fazer com que todas as pessoas satisfeito, sempre. Alguns terão de ser resolvido de forma a que estes não é possível sabotage os esforços de.

Motivações Noções sobre irão ajudá-lo a resolver questões e evitar comportamentos negativos e táticas, tais como:

  • Atrasar necessárias entradas ou aprovações.

  • Iniciar um projeto concorrente.

  • Reatribuir recursos para outros projetos.

  • Envolventes na sala de back politicking para seriamente o projeto.

Os benefícios da gestão de forma eficaz intervenientes são:

  • Redução projetos data/hora ciclo, mantendo-se de que está a ser congestionadas no políticas de alto nível.

  • Simplificar o processo de aprovação.

  • Ajudar a garantir que os recursos de projecto estão disponíveis em manter-se com o foco.

  • Manter a fluir informações.

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Desenvolver uma lista de interveniente

No início do projecto, trabalhe com o patrocinador do project para criar uma lista de todos os intervenientes possíveis. Dependendo de como definir esta função e o impacto que projeto terão da organização, esta lista pode ser longa.

A lista de interveniente é uma ferramenta para o Gestor de projetos e uma chave de entrada para o plano de comunicações do projeto. Com base na avaliação da sua lista, pode planear uma estratégia de comunicações segura. E, não precisa de partilhar os detalhes da lista para além do patrocinador do projecto.

Com a maioria dos projetos vêm políticas de alto nível, por isso, esperado que sejam tropeçar para alguns águas turvas ou turbulentas quando estiver a avaliar os intervenientes.

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Avalie a lista de intervenientes

Determinar clout cada interveniente e categorizá-los por nível de influência. Algumas terão a potência para manter um projeto instalado para continuarem. Isto pode incluir os gestores de projecto patrocinador ou sénior. Devido às suas posições e funções tomada de decisões, irá querer monitorizar a estes intervenientes atentamente. As outras pessoas podem ser pessoas que, apesar de que não é possível separar o plug num projeto, podem trabalhar nos bastidores para seriamente e possivelmente terminar-o mesmo.

Outro nível do intervenientes são aqueles que irá vivem com o produto — por vezes numa base de diária. Este grupo fornece uma entrada em forma de requisitos de negócio que devem ser cumpridas. Possuem mais para obter se o projeto estiver concluído com êxito, porque-irão afetar diretamente. Apesar de muitas vezes não podem diretamente ou indiretamente terminar um projeto, assim são essenciais para o sucesso. Se não forem cumpridas as suas necessidades ou preocupações, irá ir rapidamente sejam seu aéreos maiores para o seu problema maior.

Outra forma de organizar os intervenientes é agrupá-los por nível de participação e responsabilidade. Um grupo poderá ativamente intervenientes no projecto e efetuar o trabalho, outro poderá ser interessado em algumas ponto, e ainda outro poderá ser intervenientes quem não interessados ativamente, mas tem de receber comunicações sobre o projeto.

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Utilizar RACI para categorizar os intervenientes

Responsáveis, nominal, consultou e informado (RACI) é uma ferramenta utilizada na estrutura organizacional para atribuir e designar intervenientes por nível de participação de projeto e responsabilidade. É uma forma útil para categorizar os intervenientes para que seja pode planear a estratégia de comunicações mais eficaz para cada pessoa ou grupo. Estes intervenientes são definidos da seguinte forma:

  • Responsável    Esta pessoa é responsável por concluir uma tarefa.

  • Nominal    Esta pessoa será chamada à conta se a tarefa não for concluída e pode gerir a pessoa que é o responsável pela conclusão da tarefa. Os gestores de projeto têm frequentemente esta função.

  • Consultado    Apesar de não responsável ou responsável pela conclusão, esta pessoa seja consultada sobre aspetos da tarefa.

  • Informado    O titular desta função passivas é informado mas não é responsável ou responsáveis pelas tarefas.

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Uma onças de prevenção...

Gestão de projetos é tudo sobre a gestão de expectativas. Tomar a hora no início dos seus projetos para trabalhar com o patrocinador para identificar e avaliar os intervenientes. Não se esqueça de atualizar a lista em toda a vida útil do projeto. Tem de saber quem são os intervenientes e os seus interesses para gerir eficazmente. Será poupar-lhe de dificuldades a longo prazo e certifique-se de que o seu projeto está bem sucedido.

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Acerca da autora     Inês Suchan é um Gestor de programa com uma experiência de gestão iniciativas de empresas de empresa e desenvolver métodos de gestão do projeto. Inês residem na Seattle, Washington.

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