Estabelecer e gerir a lista de intervenientes do projeto

Por Jane Suchan, PMP

Então, o que é um interveniente do projeto?     Existem muitas definições e variam de origem para origem e de empresa para empresa. Todos sugerem que os intervenientes são pessoas ou grupos que têm um interesse investido no resultado de um projeto. A gestão de intervenientes é sinónimo de gestão de relações: o objetivo é ganhar e manter o compromisso com o seu projeto.

Aqui, os intervenientes são indivíduos ou grupos na organização que têm interesse ou serão afetados pelo resultado do projeto. No entanto, antes de iniciar o exercício de estabelecer e gerir a sua lista de intervenientes, certifique-se de que a sua definição de interveniente está alinhada com a da sua organização.

Porque é que a gestão dos intervenientes é importante?

Por muito que gostemos de pensar que este não é o caso, temos de encarar o facto de que nem todos ficarão 100% entusiasmados com o projecto. Os intervenientes podem ter de aprender novas ferramentas ou processos, renunciar ao controlo ou, em alguns casos extremos, perder o emprego. O fardo recai sobre o gestor de projetos e patrocinadores para aliviar as preocupações das partes interessadas, e é improvável que você seja capaz de fazer todas as pessoas felizes, todo o tempo. Alguns terão de ser tratados de tal forma que não possam sabotar os seus esforços.

Compreender as motivações irá ajudá-lo a abordar as preocupações e evitar comportamentos negativos e táticas, tais como:

• Atrasar as entradas ou aprovações necessárias.

• Iniciar um projeto concorrente.

• Reatribuir recursos a outros projetos.

• Envolvendo-se em politização nas traseiras para minar o projeto.

As vantagens de gerir eficazmente os intervenientes são:

• Reduzindo o tempo do ciclo do projecto, impedindo-o de ser atolado na política.

• Simplificar o processo de aprovação.

• Ajudar a garantir que os recursos do projeto estão disponíveis e mantêm-se focados.

• Manter as informações a fluir.

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Desenvolver uma lista de intervenientes

No início do projeto, trabalhe com o seu patrocinador de projetos para criar uma lista de todos os intervenientes possíveis. Consoante a forma como define esta função e o impacto que o seu projeto terá na organização, esta lista pode ser longa.

A lista de intervenientes é uma ferramenta para o gestor de projetos e uma entrada chave para o plano de comunicações do projeto. Com base na avaliação da sua lista, pode planear uma estratégia de comunicação forte. Além disso, não precisa de partilhar os detalhes da lista para além do patrocinador do projeto.

Com a maioria dos projetos vêm a política, por isso espere tropeçar em algumas águas turvas quando estiver a avaliar os seus intervenientes.

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Avaliar a lista de intervenientes

Determine a influência de cada interveniente e categorize-os por nível de influência. Alguns terão o poder de manter um projeto a avançar. Isto pode incluir o patrocinador do projeto ou gestores seniores. Devido às suas posições e funções de tomada de decisão, vai querer monitorizar estes intervenientes de perto. Outros podem ser pessoas que, embora não consigam desligar um projeto, podem trabalhar nos bastidores para minar e possivelmente até acabar com ele.

Outro nível de intervenientes são aqueles que irão viver com o produto , por vezes diariamente. Este grupo fornece entradas sob a forma de requisitos empresariais que têm de ser cumpridos. Têm mais a ganhar se o projeto for bem-sucedido, porque irá afetá-los diretamente. Embora muitas vezes não possam pôr fim a um projeto direta ou indiretamente, são, no entanto, vitais para o seu sucesso. Se as suas necessidades ou preocupações não forem satisfeitas, passarão rapidamente de serem os seus maiores apoiantes para o seu maior problema.

Outra forma de organizar os intervenientes é agrupá-los por nível de envolvimento e responsabilidade. Um grupo pode estar ativamente envolvido no projeto e a fazer o trabalho, outro pode estar envolvido em algum momento, e outro pode ser intervenientes que não estão ativamente envolvidos, mas têm de receber comunicações sobre o projeto.

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Utilizar RACI para categorizar intervenientes

Responsável, responsável, consultado e informado (RACI) é uma ferramenta utilizada no design organizacional para atribuir e designar intervenientes por nível de envolvimento e responsabilidade do projeto. É uma forma útil de categorizar os intervenientes para que possa planear a estratégia de comunicação mais eficaz para cada pessoa ou grupo. Estes intervenientes são definidos da seguinte forma:

• Responsável    Esta pessoa é responsável por concluir uma tarefa.

• Responsável    Esta pessoa será chamada à conta se a tarefa não estiver concluída e poderá gerir a pessoa responsável por concluir a tarefa. Os gestores de projetos têm frequentemente esta função.

• Consultado    Embora não seja responsável ou responsável pela conclusão, esta pessoa é consultada sobre os aspetos da tarefa.

• Informado    O titular desta função passiva é mantido informado, mas não é responsável ou responsável por tarefas.

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Um grama de prevenção...

A gestão de projetos tem tudo a ver com gerir expectativas. Dedute algum tempo no início dos seus projetos para trabalhar com o seu patrocinador para identificar e avaliar os intervenientes. Certifique-se de que atualiza a sua lista ao longo da vida útil do projeto. Tem de saber quem são os intervenientes e os seus interesses para os gerir eficazmente. Irá evitar dificuldades a longo prazo e garantir que o seu projeto é bem-sucedido.

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