Escolher como armazenar e gerir registos

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No SharePoint, pode gerir registos num arquivo ou pode gerir registos no mesmo repositório de documentos como documentos ativos.

Descrição Geral

Antes de planear a solução de gestão dos seus registos, deve trabalhar com os seus administradores para delinear uma solução. Obtenha mais informações sobre como planear e implementar soluções de gestão de registos na secção Consulte Também.

Um site do Centro de Registos    serve como um arquivo e os documentos são copiados para o arquivo quando se tornam registos. Se o documento foi um registo ou não foi determinado por ter vivido ou não no arquivo de registos ou noutro local.

Gerir registos no local    é uma alternativa ao processo tradicional de copiar ou mover registos para outro local e, em seguida, aplicar as políticas de segurança e retenção. Pode gerir registos no local, o que significa que pode deixar um documento na localização atual num site, declará-lo como registo e aplicar as propriedades de segurança, retenção e eliminação adequadas ao registo.

Uma abordagem híbrida também é possível. Por exemplo, pode manter os registos no local com documentos ativos durante dois anos e, em seguida, mover registos para um arquivo de registos quando um projeto é concluído.

Centro de Registos

O conteúdo de toda a empresa pode ser enviado para um Centro de Registos e, em seguida, ser encaminhado para o local adequado onde recolhe as permissões e políticas, tais como data de expiração e auditoria.

Os metadados, ou informações sobre dados, desempenham um papel crucial no apoio à gestão de informação e sua posterior recuperação. As funcionalidades como tipos de conteúdo, organizador de conteúdo e pastas virtuais ajudam a suportar a utilização de metadados.

As funcionalidades de um Centro de Registos incluem:

  • ID do Documento    Pode ser atribuído a todos os documentos um identificador exclusivo, que permanece com o documento mesmo quando é arquivado. Isto permite que os registos sejam facilmente identificados por um ID independentemente do local para onde se movimenta o documento.

  • Retenção em Várias Fases    As políticas de retenção podem ter várias fases, permitindo-lhe especificar o ciclo de vida de todo o documento como uma política (ex.: rever Contratos todos os anos e eliminar após 7 anos)

  • Relatórios de Auditoria por Item    Pode gerar um relatório de auditoria personalizado acerca de um registo individual.

  • Planos Hierárquicos de Ficheiros    Pode criar estruturas de pastas profundas e hierárquicas e gerir a retenção em cada pasta na hierarquia (ou herdar de pastas principais).

  • Relatório de plano de ficheiros    Pode gerar relatórios de estado a mostrar o número de itens em cada etapa do plano de ficheiro, juntamente com um conjunto de políticas de retenção em cada nó no plano de. Taxonomia e tipos de conteúdo centralizado: O arquivo será um consumidor de toda a empresa taxonomias e tipos de conteúdo, garantindo que consistência e contexto de transferência entre os espaços de colaboração e o arquivo. Vamos vai ser falar muitas mais informações sobre os nossos investimentos de taxonomia 2010 no futuro mensagens.

  • Taxonomia e Tipos de Conteúdo Centralizado    O arquivo será um consumidor de taxonomias e tipos de conteúdo a nível empresarial, garantindo consistência e transferência de conteúdos entre os espaços de colaboração e o arquivo. Voltaremos a falar muito mais acerca dos nossos investimentos de taxonomia de 2010 em artigos futuros.

  • Organizador de Conteúdo    O encaminhador de registos pode utilizar metadados para encaminhar documentos recebidos para o local certo no plano hierárquico de ficheiros. Por exemplo, permite-lhe aplicar automaticamente regras sobre o conteúdo que é submetido, tal como "Se um Contrato Promessa de Compra e Venda estiver etiquetado com o Projeto Alpha, enviar para a subpasta de Contratos Alpha e aplicar a política de retenção dessa pasta ao item."

  • Pastas virtuais   : O plano para o ficheiro é uma excelente forma de gerir um repositório mas muitas vezes tempo não é o que pretende utilizar para navegar e localizar o conteúdo que está à procura. O Centro de registos do SharePoint 2010 torna a utilização de uma nova funcionalidade denominada navegação de metadados baseados em, que permite-lhe para expor chave metadados como pastas virtuais:

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Gestão de registos no local

Qualquer site pode ser ativado para gestão de registos no local e configurado como um sistema de gestão de registos. Neste tipo de sistema, ao contrário do que acontece com o Centro de Registos, pode armazenar registos juntamente com documentos ativos num espaço de colaboração.

A gestão no local permite-lhe controlar o conteúdo em espaços de colaboração. Este facto permite que determinados documentos do SharePoint (ou blogues, wikis, páginas Web e itens de lista) sejam declarados registos. O sistema pode impedir que esses registos sejam eliminados ou editados, se necessário através da definição do que é um registo na perspetiva da sua organização.

Auditorias, Retenção, Expiração, Relatórios, Fluxos de Trabalho de Registos, Deteção de Dados Eletrónicos e Retenção Legal são todos funcionalidades que pode utilizar em espaços de colaboração à medida que vai atingindo um equilíbrio entre o valor do SharePoint para utilizadores finais e a necessidade de administração das informações.

Os registos podem ser declarados manualmente, como parte de um processo de maior dimensão num fluxo de trabalho, ou como uma parte agendada da retenção de um documento, tal como após 2 anos. O ponto chave é o facto de, quando declarado um registo, o conteúdo não ser movido para um arquivo - permanece onde está para que os utilizadores finais ainda possam encontrar e interagir com o conteúdo.

Alguns benefícios adicionais relacionados com a utilização de um sistema de gestão de registos no local são:

  • Os registos podem existir e ser geridos através de vários sites.

  • Com o controlo de versões ativado, a manutenção das versões dos registos é automática.

  • A pesquisa pode ser executada nos registos e nos documentos ativos em simultâneo.

  • Controlo mais amplo sobre a finalidade de um registo na organização e quem pode criar um registo.

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Considerações ao planear uma solução

À medida que vai pensando na opção de gerir os registos num centro de registos separado ou no mesmo site de colaboração no qual os documentos foram criados, considere as seguintes questões:

  • A administração do site de colaboração é adequada para a gestão de registos?

  • O seu setor industrial está sujeito a requisitos legais que exigem que os registos fiquem separados dos documentos ativos?

  • Deve o administrador de um site de colaboração ficar encarregue de gerir um site que contém registos?

  • Poderá querer armazenar registos num site que utilize um acesso mais restrito do que o site de colaboração, ou num site que efetue cópias de segurança com um calendário diferente.

  • Durante quanto tempo será utilizado o site de colaboração? Se for necessário manter os registos durante mais tempo do que o período de duração do projeto, escolher uma estratégia de gestão de registos no local significa que terá de manter o site de colaboração mesmo depois de deixar de ser utilizado.

  • Os membros do projeto vão precisar de acesso aos documentos frequentemente, depois de os documentos se tornarem registos? Se utilizar uma abordagem no local, os membros do projeto podem aceder aos documentos da mesma forma, independentemente do facto de os documentos estarem ativos ou serem apenas registos.

  • Os gestores de registos da sua organização são responsáveis apenas por registos ou são responsáveis por todas as informações, independentemente de estarem ativas ou serem apenas registos? Se os gestores de registos forem responsáveis apenas pelos registos oficiais, ter um centro de registos separado poderá ser mais fácil para eles.

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