Enviar correio eletrónico num fluxo de trabalho

Enviar correio eletrónico num fluxo de trabalho

Nota:  Queremos fornecer-lhe os conteúdos de ajuda mais recentes o mais rapidamente possível e no seu idioma. Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode informar-nos se as informações foram úteis no final desta página? Eis o artigo em inglês para referência.

Recomendamos que o fluxo de trabalho para enviar uma mensagem de correio electrónico para qualquer uma de uma grande variedade de efeitos. Por exemplo, poderá querer enviar-lhe uma notificação sempre que inicia a executar o fluxo de trabalho.

Novo item a acionar o fluxo de trabalho para enviar mensagem de e-mail

1. um novo item é adicionado à lista ou biblioteca e o fluxo de trabalho é iniciado.

2. o fluxo de trabalho envia uma mensagem de e-mail permitem-lhe saber que foi iniciado.

Este artigo mostra-lhe como configurar o seu fluxo de trabalho para enviar uma mensagem de correio electrónico. Também explica como utilizar pesquisas de fluxo de trabalho tanto para o endereço de correio para incluir conteúdo dinâmico no corpo da mensagem, incluindo como inserir ou criar hiperligações. Por fim, este artigo mostra-lhe como formatar o conteúdo da mensagem, juntamente com fornecer outras informações sobre como trabalhar com mensagens de correio electrónico gerados pelo fluxo de trabalho.

O que pretende fazer?

Enviar uma mensagem de correio electrónico básico de um fluxo de trabalho

Selecione dinamicamente utilizadores ou grupos para receber a mensagem

Incluir informações sobre o item atual

Incluir uma hiperligação estática

Incluir uma hiperligação para o item atual

Incluir uma imagem

Formatar o conteúdo da sua mensagem

Enviar o seus próprio notificações de tarefa personalizado

Identificar as opções que não são suportadas

Enviar uma mensagem de correio electrónico básico de um fluxo de trabalho

Ao utilizar a ação de Enviar um E-Mail no estruturador de fluxo de trabalho, pode configurar o seu fluxo de trabalho personalizado para enviar mensagens de correio electrónico para si ou para qualquer outro utilizador ou grupo especificado. Os campos disponíveis para uma mensagem de correio electrónico são para, CC, Assunto e corpo. Estes campos podem conter em texto estático e texto que é gerado dinamicamente a partir de pesquisas de fluxo de trabalho.

Pode utilizar a ação de Enviar um E-Mail para gerar muitos tipos de mensagens, incluindo as notificações quando o fluxo de trabalho atinge fases especificadas ou executa ações especificadas (incluindo geral iniciar e parar do fluxo de trabalho) e lembretes tarefas que não estão completas pelo respetiva data para conclusão.

Nota: Definições de correio electrónico de envio de tem de ser configurada no servidor antes do fluxo de trabalho pode enviar mensagens de correio electrónico. Se tem a certeza sobre as definições do servidor atual correio electrónico, confirme com o administrador do servidor. Encontre ligações para mais informações sobre definições de envio de correio electrónico na secção Consulte também.

Neste exemplo, irá configurar o seu fluxo de trabalho para enviar-lhe uma notificação de e-mail cada vez que começa a executar num novo item. Utilize a versão do SharePoint Designer que corresponde à sua versão de SharePoint Server. Por exemplo, para SharePoint Server 2010 utilize SharePoint Designer 2010. E, para todos os versão após SharePoint Server 2010, incluindo SharePoint Server 2016 e SharePoint Online, utilize SharePoint Designer 2013. Pode transferir SharePoint Designer 2013 a partir do Centro de transferências da Microsoft e obtenha mais informações acerca do mesmo na secção Consulte também .

  1. No menu ficheiro, aponte para Novo e, em seguida, clique em fluxo de trabalho.

  2. Na primeira página do Estruturador de fluxo de trabalho e o nome do fluxo de trabalho, indicar a lista ou biblioteca que o fluxo de trabalho serão anexados a e, em seguida, selecione as caixas de verificação para o início opções pretendidas.

    Primeira página do Estruturador de Fluxos de Trabalho

  3. Clique em Seguinte.

  4. Na página seguinte do estruturador de fluxo de trabalho, escreva um nome para este passo do fluxo de trabalho.

  5. Clique em ações e, em seguida, clique em Enviar uma mensagem de E-Mail.

    Se esta ação não aparecer na lista, clique em Mais ações para ver a lista completa.

  6. Em ação, clique nesta mensagem.

    Segunda página do Estruturador de Fluxos de Trabalho

  7. Na caixa de diálogo Definir mensagem de correio electrónico, introduza o seu endereço de correio eletrónico na caixa para.

    Notas: 

    • Para selecionar utilizadores a partir de um lista ou livro de endereços, clique no botão de Imagem de botão do Livro de endereços no final da caixa para.

    • O endereço de uma mensagem pode ser um endereço específico, estático (por exemplo, NORTHWINDTRADERS\junmin ou junmin@northwindtraders.com) ou uma pesquisa de fluxo de trabalho com informações de variável. Para saber mais sobre utilizar pesquisas de fluxo de trabalho para dinamicamente endereço mensagens de correio electrónico enviadas a partir do fluxo de trabalho em vez de utilizar endereços estáticos, consulte a secção seguinte, Selecione dinamicamente utilizadores ou grupos para receber a mensagem.

    • O endereço do remetente da mensagem composta será sempre o endereço de correio electrónico do administrador do servidor, a menos que o administrador do servidor altera o endereço do remetente para a aplicação Web do atual ou todas as aplicações Web. Encontre ligações para mais informações sobre como fazer esta alteração na secção Consulte também.

  8. Na caixa Assunto, escreva um assunto para a mensagem ou clique em ligação de dados de visualização Imagem de botão para definir uma pesquisa de fluxo de trabalho para o texto que pretende aqui.

    Nota: Terá de fazer algumas entrada na caixa Assunto, para que o fluxo de trabalho compilar corretamente.

  9. Na caixa grande na caixa Assunto, escreva ou cole o texto do corpo da mensagem.

    Sugestão: Nenhum menu de atalho está disponível nesta caixa. Para copiar o texto, prima CTRL + C. Para colar o texto copiado, prima CTRL + V. texto que copiar e colar não pode incluir qualquer pesquisas de fluxo de trabalho.

    Definir a caixa de diálogo Mensagem de E-mail com texto

Neste momento, pode clicar em OK para concluir a mensagem. Por outro lado, poderá ser útil para incluir o título do novo item que iniciou o fluxo de trabalho, ou até mesmo para incluir uma ligação para esse novo item. Seguir secções irá mostrar-lhe como essas operações e também como formatar o aspeto do texto da mensagem. Em primeiro lugar, no entanto, vai aprender a utilizar pesquisas de fluxo de trabalho para resolver a sua mensagem dinamicamente.

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Selecione dinamicamente utilizadores ou grupos para receber a mensagem

Se fornecer estáticos endereços nos campos para e Cc da mensagem de correio, em seguida, sempre que precisar de alterar os destinatários, tem de abrir o fluxo de trabalho no estruturador de fluxo de trabalho e efetue as alterações manualmente. Se os endereços irão alterar frequentemente, é uma melhor prática para utilizar pesquisas de fluxo de trabalho nos campos para e Cc. Pesquisas podem referenciar endereços de um campo no item atual, de um campo de um item na outra lista ou biblioteca ou a partir de variáveis de fluxo de trabalho.

Utilizar uma lista personalizada para armazenar os endereços dos destinatários

Se os destinatários alterar periodicamente, mas não com frequência suficiente que eles tem de ser especificado num formulário de iniciação sempre que o fluxo de trabalho for iniciado, pode criar uma lista de destinatários personalizada que contém um item de lista para cada fluxo de trabalho que referencia-lo, e, em seguida, Crie colunas na qual pode armazenar os endereços para o qual e-mail de cada mensagem de cada fluxo de trabalho está a ser enviado. Quando altera os destinatários para qualquer mensagem de fluxo de trabalho, tudo o que tem de fazer é alterar os endereços no campo apropriado no item de lista de destinatários desse fluxo de trabalho.

Importante: As colunas na qual guardar endereços para mensagens de correio electrónico do fluxo de trabalho podem ser qualquer um de uma linha de texto, várias linhas de texto ou colunas de tipo pessoa ou grupo. Se utilizar uma coluna pessoa ou grupo, pode ser efetuada apenas uma entrada de cada campo que irá referenciar o fluxo de trabalho para os endereços de correio electrónico. Ao criar a coluna, certifique-se de que selecione n em Permitir múltiplas seleções. Se pretender utilizar este tipo de coluna para especificar a vários destinatários, pode criar um grupo do SharePoint que inclui as pessoas que pretende que o fluxo de trabalho para o endereço de correio electrónico para e, em seguida, especifique o grupo no campo. Ao criar a coluna, certifique-se de que selecione pessoas e grupos em Permitir selecção de. Localize uma ligação para obter mais informações sobre como criar listas e adicionar colunas na secção Consulte também.

Nota: Quando criar os grupos do SharePoint, certifique-se de que cada grupo tem em está selecionada, pelo menos, permissões de leitura para o site e que na área Definições de grupo da nova página de grupo, em quem pode ver os membros do grupo, todos os utilizadores.

Para utilizar uma pesquisa de fluxo de trabalho para uma lista de destinatários personalizada:

  1. No browser, crie uma lista personalizada com o nome destinatários com as seguintes três colunas:

    • Altere o nome da coluna título predefinida para o Nome do fluxo de trabalho.

    • Adicione uma coluna pessoa ou grupo com o nome para. Nesta coluna, permitir selecção de pessoas e grupos, mas não permitir múltiplas seleções.

    • Adicione uma única linha da coluna de texto com o nome Cc.

  2. Na lista de destinatários, crie um novo item e, em seguida, efetue o seguinte procedimento:

    • No campo Nome do fluxo de trabalho, escreva e Revisão de documentos, que é o nome do fluxo de trabalho de exemplo utilizado aqui.

    • No campo para, clique em Livro de endereços Imagem de botão e, em seguida, na caixa de diálogo Selecionar pessoas e grupos, selecione uma única pessoa ou grupo para mensagens de endereço para.

    • No campo Cc, escreva os endereços de correio electrónico dos destinatários para cópias de endereço, separando os vários endereços com ponto e vírgula.

  3. No Microsoft Office SharePoint Designer 2007, no estruturador de fluxo de trabalho, clique em ações e, em seguida, clique em Enviar uma mensagem de E-Mail.

    Se esta ação não aparecer na lista, clique em Mais ações para ver a lista completa.

  4. Em ação, clique nesta mensagem.

  5. Na caixa de diálogo Definir mensagem de correio electrónico, no final da caixa para, clique em Livro de endereços Imagem de botão .

  6. Na caixa de diálogo Selecionar utilizadores, na lista ou selecione a partir de existente utilizadores e grupos, clique em Pesquisa de fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Adicionar.

  7. Na caixa de diálogo Definir pesquisa de fluxo de trabalho, selecione as seguintes opções:

    • Origem: destinatários ou o nome da sua lista personalizada.

    • Campo: para ou o campo que contém o endereço que pretende.

    • Campo de: nome destinatários: fluxo de trabalho

    • Valor: escreva Revisão de documentos ou o nome do fluxo de trabalho atual.

      Pesquisa no campo Para da mensagem

      Esta pesquisa diz, "A partir da lista de destinatários, selecione o valor de campo para onde o nome do fluxo de trabalho é igual a revisão de documentos."

      Metade superior da caixa de diálogo Especifica a lista e a coluna; parte inferior metade da caixa de diálogo Especifica a linha.

  8. Na caixa de diálogo Definir pesquisa de fluxo de trabalho, clique em OK.

  9. Na mensagem sobre a garantir pesquisas exclusivas, clique em OK.

  10. Clique em OK novamente para fechar a caixa de diálogo Selecionar utilizadores.

  11. Na caixa de diálogo Definir mensagem de correio electrónico, no final da caixa CC, clique em Livro de endereços Imagem de botão .

  12. Na caixa de diálogo Selecionar utilizadores, na lista ou selecione a partir de existente utilizadores e grupos, clique em Pesquisa de fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Adicionar.

  13. Na caixa de diálogo Definir pesquisa de fluxo de trabalho, selecione as seguintes opções:

    • Origem: destinatários ou o nome da sua lista personalizada.

    • Campo: Cc ou o campo que contém o endereço que pretende.

    • Campo de: nome destinatários: fluxo de trabalho

    • Valor: escreva Revisão de documentos ou o nome do fluxo de trabalho atual.

      Pesquisa para o campo Cc da mensagem

      Esta pesquisa diz, "A partir da lista de destinatários, selecione o valor do campo Cc onde o nome do fluxo de trabalho é igual a revisão de documentos."

  14. Clique em OK, clique novamente em OK na mensagem de aviso e, em seguida, clique em OK novamente para fechar a caixa de diálogo Selecionar utilizadores.

Agora, quando o fluxo de trabalho envia esta mensagem de correio electrónico, envia-o para os endereços de constantes para e Cc campos do item de revisão de documentos na lista de destinatários personalizado. Para alterar os destinatários, basta fazer as alterações que pretende na lista do item.

Um fluxo de trabalho única pode enviar várias mensagens de correio e, as mensagens poderão não todas as ser enviadas para os destinatários do mesmo. Para armazenar outros endereços adicionais mensagens enviadas por este fluxo de trabalho, pode adicionar colunas a lista para armazenar os outros endereços. Neste caso, poderá pretender atribuir um nome as colunas "Pela primeira vez da mensagem," "Segundo uma mensagem para" e assim sucessivamente.

Em alternativa, pode estruturar a lista de modo a que criar um item para cada mensagem que envia o fluxo de trabalho, em vez de um item para cada fluxo de trabalho. Neste caso, certifique-se de que o nome utilizado para identificar cada mensagem é exclusivo, para que as pesquisas que obtêm os endereços de devolvem o valor exclusivo que pretende.

Utilize o formulário de iniciação do fluxo de trabalho para especificar os destinatários

Se pretender que os destinatários de ser especificado sempre que um fluxo de trabalho for iniciado manualmente, pode personalizar o formulário de iniciação de fluxo de trabalho para recolher os endereços da pessoa que inicia o fluxo de trabalho. O fluxo de trabalho pode, em seguida, simplesmente utilizar os endereços introduzidos diretamente, ou copiá-los para os campos no item atual — onde ainda estarão disponíveis para referência depois do fluxo de trabalho concluída respectiva instância atual. Se o fluxo de trabalho estiver configurado para que também é iniciado automaticamente, pode especificar os endereços predefinidos no formulário de iniciação para sempre que ocorre um início automático.

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Incluir informações sobre o item atual

Até ao momento, o corpo de texto na mensagem de exemplo é estático: sempre que o fluxo de trabalho cria uma instância da mensagem, o texto será exatamente o mesmo.

Pode ser útil, no entanto, para incluir texto alterações em relação o item no qual o fluxo de trabalho está atualmente a ser executado. Por exemplo, poderá ser útil incluir o título do documento que necessitam de revisão no corpo da mensagem de correio. Para incluir deste tipo de informações dinâmicos, utilize uma pesquisa de fluxo de trabalho. Pesquisas obtêm dados a partir de origens de dados diferentes, tais como listas, bibliotecas e dados de fluxo de trabalho.

Para adicionar o título do documento para o texto da mensagem:

  1. Escreva ou cole o texto estático dentro do qual pretende que sejam apresentadas as informações de pesquisa.

    Corpo da mensagem com texto estático

  2. Coloque a ponto de inserção onde pretende que a pesquisa seja apresentada.

    Sugestão: Quando é inserida uma pesquisa, não podem ser arrastado para uma nova localização. (É possível, no entanto, para "Reposicionar" uma pesquisa ao arrastar outro texto à volta do mesmo.) Da mesma forma, não é possível para cortar, copiar ou colar uma pesquisa ou qualquer texto que inclui uma pesquisa.

  3. Clique em Adicionar a pesquisa para corpo.

  4. Na caixa de diálogo Definir pesquisa de fluxo de trabalho, selecione o Item atual na caixa origem e o nome na caixa de campo.

    Pesquisa de nome do item atual

  5. Clique em OK.

A pesquisa inserida é apresentada no corpo da mensagem.

Corpo da mensagem com pesquisa inserida

Quando o fluxo de trabalho é executado e a mensagem é gerada, a pesquisa é substituída por título do documento.

Mensagem final com pesquisa substituída por título

Incluindo o título do documento é útil, mas poderá ser ainda mais útil incluir uma hiperligação que iria levá-lo diretamente para o próprio documento. Para fazer isto, incluir uma pesquisa na hiperligação. Incluir uma hiperligação para o item atual irá mostrar a secção posterior como como.

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Incluir uma hiperligação estática

Pode incluir uma hiperligação estática — ou seja, um que liga sempre o mesmo endereço ou localização — no corpo da mensagem de correio electrónico do fluxo de trabalho utilizando o HTML ancorar etiqueta (< uma > e < /a >) com o atributo href e especificar o endereço de destino como o valor do atributo href .

To visit the Northwind Traders site, 
click <a href="http://www.northwindtraders.com/">here</a>.

Na mensagem resultante, o texto entre as marcas de âncora é apresentado como uma hiperligação para o endereço especificado.

Texto da mensagem composto com hiperligação estática

Nota: Alguns programas de correio eletrónico baseado em texto não são capazes de compor a codificação HTML e assim, não serão compostas a hiperligação.

Para saber como utilizar uma pesquisa de fluxo de trabalho para criar uma hiperligação dinâmica que aponta para endereços variados consoante o item no qual o fluxo de trabalho está atualmente a ser executado, consulte a secção seguinte, incluir uma hiperligação para o item atual.

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Incluir uma hiperligação para o item atual

Na secção anterior, incluir uma hiperligação estática, o endereço na hiperligação exemplo não inclui nenhuma informação variável: sempre que o fluxo de trabalho envia a mensagem de correio electrónico, aponta a hiperligação à mesma página.

Ao utilizar uma pesquisa de fluxo de trabalho, no entanto, pode criar uma ligação dinâmica que utiliza informações sobre o item atual para decidir para apontarem para o URL.

Se o item atual for um documento numa biblioteca de documentos

Exemplo de notificação de arranque fluxo de trabalho, poderá pretender fornecer uma ligação para o novo documento propriamente dito:

  1. Escreva ou cole o texto estático dentro do qual pretende que a ligação apareça.

  2. Sempre que pretender que a pesquisa seja apresentada, escreva o seguinte texto.

<a href="">here</a>

Sugestão: Quando é inserida uma pesquisa, não podem ser arrastado para uma nova localização. (É possível, no entanto, para "Reposicionar" uma pesquisa ao arrastar outro texto à volta do mesmo.) Da mesma forma, não é possível para cortar, copiar ou colar uma pesquisa ou qualquer texto que inclui uma pesquisa.

  1. Posicione o ponto de inserção entre as duas aspas ("").

  2. Clique em Adicionar a pesquisa para corpo.

  3. Na caixa de diálogo Definir pesquisa de fluxo de trabalho, selecione o Item atual na caixa origem.

  4. Na caixa campo, selecione URL absoluto codificado e, em seguida, clique em OK.

    Texto da mensagem com uma ligação dinâmica para ver ou editar o documento

Quando o destinatário da mensagem clica na ligação, o documento é aberto para visualizar ou editar.

Se o item atual for um item de lista

Quando cria uma ligação para um item de lista — por exemplo, um anúncio ou um evento do calendário — pode optar por ter a ligação abra o formulário de apresentação (DispForm. aspx) ou formulário de edição (EditForm. aspx) do item da lista.

Para criar uma hiperligação que abre o item de lista para um documento (em vez do próprio documento):

  1. No browser, navegue até à biblioteca de documentos partilhados.

  2. Abra o item de lista para qualquer documento existente na biblioteca, utilizando o Item na vista se pretender que a ligação para abrir o formulário de apresentação ou Editar Item, se pretender que a ligação para abrir o formulário de edição.

  3. Copie o endereço na barra de endereço a partir do início http: ou https: através do primeiro sinal de igual (=), conforme mostrado nas seguintes ilustrações.

    Barra de endereço a apresentar o endereço do formulário de visualização

    Barra de endereços que mostra o endereço do formulário de edição

    O ?ID = texto é um parâmetro da cadeia de consulta que indica a página para apresentar o formulário para independentemente item na lista atual ou biblioteca tem o ID da lista que se segue o sinal de igual (=) — que neste exemplo será o ID de lista do item atual , tal como identificado pela pesquisa de fluxo de trabalho.

    Nota: If the current item is a task that is created by one of the three workflow task actions, and if you want the link to open the custom task form (and not the default display or edit form for the Tasks list), see the later section If the current item is a custom task form. For tasks not created by a workflow task action, and for the display forms of even those tasks created by one of the workflow task actions, the current procedure is all that you need.

  4. Na caixa de diálogo Definir mensagem de correio electrónico, na localização onde pretende que a hiperligação apareça, cole o endereço.

  5. Posicione o ponto de inserção imediatamente após o sinal de igual (=) e, em seguida, clique em Adicionar pesquisar para corpo.

  6. Na caixa de diálogo Definir pesquisa de fluxo de trabalho, selecione o Item atual na caixa origem e o ID na caixa de campo.

    Pesquisa de ID do item atual

  7. Clique em OK.

    A pesquisa inserida é apresentada no corpo da mensagem.

    Importante: Enquanto a pesquisa de ID do item atual for útil na criação de ligações para o item da lista atual, as seguintes pesquisas pode apresentar erros no caminho composto e ainda assim, não recomendadas para inclusão no hiperligações de mensagem de correio electrónico: caminho, URL relativo do servidor, o URL de origem e caminho de URL.

  8. Adicione o resto do texto para a hiperligação e para a etiqueta de âncora na qual é texto da mensagem contidas, bem como qualquer associado que pretende incluir.

    A ilustração seguinte mostra textos de ligação para o formulário de apresentação e o formulário de edição, tal como aparecem na mensagem de correio eletrónico.

    Texto da mensagem com ligação de visualização e de edição para o item atual

Se planeia utilizar mais do que uma vez por uma ligação, consulte a secção posterior arquivo de um endereço de item de lista como uma variável de fluxo de trabalho.

Se o item atual for um formulário de tarefa personalizado

Se o fluxo de trabalho utiliza uma das ações três tarefas para criar uma tarefa, um formulário de tarefa personalizado é gerado automaticamente quando compilar o fluxo de trabalho. Se pretender que um fluxo de trabalho secundário para enviar os lembretes de tarefas para uma tarefa que é criado por uma ação de tarefa de fluxo de trabalho, provavelmente encontrará-útil incluir uma ligação para este formulário de tarefa personalizado os lembretes.

Os formulários predefinidos para uma lista de tarefas, tais como DispForm. aspx e EditForm. aspx, residem na pasta para essa lista de tarefas. Mas um formulário de tarefa personalizado reside na pasta do fluxo de trabalho com as quais está associado. Cada tarefa de fluxo de trabalho tem o seu próprio tipo de conteúdo e é o tipo de conteúdo da tarefa do fluxo de trabalho que identifica o formulário de tarefa personalizado que utiliza o tipo de conteúdo. Uma vez que se encontra o formulário de tarefa personalizado numa localização diferente, construir um URL para este formulário é a diferença entre construir o URL para um formulário de apresentação normal ou editar formulário para um item.

O URL de um formulário de tarefa personalizado tem o seguinte aspeto.

Editar URL do formulário para uma tarefa personalizada

Marcadores de posição de informações de variável estão no tipo de letra a negrito e entre parênteses.

O atributo origem Especifica a lista de tarefas que está associado ao fluxo de trabalho atual. Quando clica em Concluir a tarefa ou Cancelar no formulário de tarefa personalizado, o formulário utiliza o endereço a partir do atributo de origem para saber que lista para regressar ao. Para criar uma ligação a um formulário de tarefa personalizado, pode copiar e colar desde o início do URL através de ID = [item_ID] carateres e ignorar o resto (a parte que está realçada no exemplo).

A forma mais fácil para obter o URL para um formulário de tarefa personalizado é executado o fluxo de trabalho de uma vez, para que cria uma tarefa. Quando abre o formulário de tarefa personalizado para essa tarefa no browser, pode copiar parte do URL que necessita, colá-lo no corpo da mensagem de correio electrónico no estruturador de fluxo de trabalho e, em seguida, adicione uma pesquisa de fluxo de trabalho que fornece o ID do item da tarefa.

Para incluir a pesquisa no texto da mensagem:

  1. No estruturador de fluxo de trabalho, na caixa de diálogo Definir mensagem de correio electrónico, escreva ou cole todo o texto para a ligação — exceto a pesquisa para o ID do Item — no corpo da mensagem de correio eletrónico.

  2. Posicionar o ponto de inserção atrás o sinal de igual (=), eliminar o número para o ID do item atual e, em seguida, clique em Adicionar pesquisar para corpo.

  3. Na caixa de diálogo Definir pesquisa de fluxo de trabalho, selecione o Item atual na caixa origem, clique em ID na lista de campos e, em seguida, clique em OK.

    Ligação de formulário de tarefa personalizada com pesquisa de ID inserida

    Lembre-se de que este exemplo utiliza um fluxo de trabalho secundário executar na lista de tarefas, para que o item atual for a tarefa. Ligar a um formulário de tarefa personalizado a partir do fluxo de trabalho principal que realmente cria o item da tarefa é diferente. Para saber como configurar um fluxo de trabalho que utiliza uma ação Recolher dados de um utilizador para enviar notificações personalizadas para as pessoas a quem a tarefa está atribuída, consulte a secção posterior enviar o seus próprio notificações de tarefa personalizado.

    Para saber como pode configurar este endereço para que pode utilizá-lo noutro local no mesmo fluxo de trabalho, consulte a secção seguinte, o arquivo de um endereço de item de lista como uma variável de fluxo de trabalho.

Armazenar um endereço de item de lista como uma variável de fluxo de trabalho

Pode armazenar o URL do formulário de apresentação ou editar o formulário de um item de lista numa variável de fluxo de trabalho, para que pode utilizá-lo em várias localizações no mesmo fluxo de trabalho.

  1. No estruturador de fluxo de trabalho, clique em ações e, em seguida, clique em Criar cadeia dinâmica.

    Se esta ação não aparecer na lista, clique em Mais ações para ver a lista completa.

  2. Na ação, clique em cadeia dinâmica.

  3. Na caixa de diálogo Construtor de cadeias, cole a parte de em texto estático do URL (mas não a pesquisa para o ID do item atual).

    Nesta caixa de diálogo, utilize CTRL + C para copiar, CTRL + X para cortar e CTRL + V para colar.

  4. Posicione o ponto de inserção após o sinal de igual (=) e, em seguida, clique em Adicionar pesquisar.

  5. Na caixa de diálogo Definir pesquisa de fluxo de trabalho, selecione o Item atual na caixa origem e o ID na caixa de campo.

    Pesquisa de ID do item atual

  6. Clique em OK.

    A pesquisa é adicionada ao texto na caixa de diálogo.

    Texto URL com ID de pesquisa inserido

  7. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Construtor de cadeias.

  8. Em ação, clique na variável.

  9. Na lista, clique em criar uma nova variável e, em seguida, na caixa de diálogo Editar variável, escreva um nome para a nova variável.

  10. Certifique-se de que tipo está definido como uma cadeia e, em seguida, clique em OK.

  11. Adicionar a ação de Enviar um E-Mail para o fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Esta mensagem na ação.

  12. Para utilizar a variável de nova na caixa de diálogo Definir mensagem de correio electrónico, tipo ou cole o texto adjacente e tags de HTML (incluindo as aspas) no corpo da mensagem, posicione o ponto de inserção entre aspas e, em seguida, clique em Adicionar Pesquisa para corpo.

  13. Na caixa de diálogo Definir pesquisa de fluxo de trabalho, na lista de caixa de origem, clique em Dados de fluxo de trabalho.

  14. Na lista de campos, clique em variável de: nome da variável e, em seguida, clique em OK.

    Nova variável inserida entre aspas duplas

Agora pode inserir esta variável de qualquer local que pretende que-lo no fluxo de trabalho atual.

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Incluir uma imagem

Não é possível incorporar um ficheiro de imagem ou gráficos no corpo da mensagem de correio eletrónico é enviada pelo seu fluxo de trabalho. No entanto, pode incluir um gráfico na sua mensagem utilizando a etiqueta de imagem HTML (< img / >) para ligar a uma imagem que está armazenada como um ficheiro em formato JPEG (. jpg) e carregada para uma biblioteca de imagens no seu site.

  1. No corpo da mensagem de correio, na localização onde pretende que a imagem ligada seja apresentada, escreva o < img src = "" / > código HTML.

  2. Posicione o ponto de inserção entre as duas aspas ("").

  3. Escreva ou cole o URL para o ficheiro de imagem JPEG. A etiqueta concluída é semelhante a este.

    Tag de HTML concluída para a imagem

Quando a mensagem é enviada, a imagem do ficheiro em formato JPEG aparece em vez da etiqueta de ligação.

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Formatar o conteúdo da sua mensagem

Nas secções que antecede, âncora HTML etiquetas (< uma > e < /a >) são utilizados para criar uma hiperligação. Pode utilizar outras tags HTML para especificar o tipo de letra, cor, estilo e outros atributos do texto na sua mensagem.

Visto que o estruturador de fluxo de trabalho suporta apenas os estilos inline para a formatação de mensagens e não incorporado ou externo folha de estilo CSS (CSS) formatação, terá de efetuar qualquer formatação que pretende que utilizando o atributo style com tags de HTML. Pode fazer isto ao escrever os códigos HTML diretamente para a caixa de diálogo Definir mensagem de correio electrónico no estruturador de fluxo de trabalho, ou através da criação de corpo da mensagem de correio no código ver e criar vista e, em seguida, colá-la na caixa de diálogo Definir mensagem de correio electrónico caixa.

  1. Guarde o seu fluxo de trabalho ao clicar em Concluir.

  2. Crie uma nova página HTML.

  3. Mudar para vista dividida e, em seguida, clique na área da vista de estrutura.

  4. Com o ponto de inserção ainda na área de vista de estrutura, faça duplo clique no Estilo de aplicação na barra de estado.

    É apresentada a barra de ferramentas de Aplicação de estilos.

  5. Na barra de Aplicação de estilos, certifique-se de que a Aplicação de estilos está definido para Manual e que a Regra de destino está definido para (Novo estilo Inline), conforme mostrado aqui.

    Barra de ferramentas de Aplicação de Estilos que mostra as definições corretas

    Se formatar o texto da mensagem na vista de código e na vista de estrutura, tem de definir Estilo aplicaçãomanual para que Office SharePoint Designer 2007 não adiciona classes CSS, que o servidor não é possível compor no correio do fluxo de trabalho. Além disso, tem de trabalhar na vista de código para incluir nas etiquetas específico, qualquer texto que é aninhado dentro de texto formatado já mas para a qual pretende especificar uma formatação diferente. Assim que as etiquetas específico são no local, pode trabalhar na vista de estrutura para aplicar a formatação que pretende.

  6. Formate texto como habitualmente utilizando ferramentas WYSIWYG na vista de estrutura:

    • Se pretender formatar o texto dentro de uma etiqueta — por exemplo, < parágrafo > ou < lista horizontal > — posicione o ponto de inserção na vista de código e, em seguida, faça duplo clique sobre a etiqueta que pretende na caixa de ferramentas.

    • Em alternativa, pode escreva a etiqueta e, em seguida, utilize o IntelliSense para inserir o atributo de estilo e qualquer pares da propriedade/valor que pretende. Certifique-se separar pares valor da propriedade/com um ponto e vírgula.

Melhores práticas:

  • Utilize marcas de parágrafo (< p > e < /p >) para definir parágrafos separados e para especificar qualquer formatação predefinida para um parágrafo que é a diferença entre a formatação predefinida para a mensagem global.

  • Dentro de um parágrafo, utilizar etiquetas específico adicionais para especificar a qualquer local a formatação que difere a formatação predefinida do parágrafo e a mensagem global.

  • O estruturador de fluxo de trabalho compõe qualquer quebra de linha manual como uma quebra de linha adicional na mensagem. Uma vez que as marcas de parágrafo já adicionar adequado espaço entre parágrafos, tem de remover todas as quebras de linha manual à versão final da mensagem no estruturador de para evitar ter demasiado espaço entre parágrafos.

    Poderá ser mais fácil de criar o seu texto formatado com quebras de linha para clareza e, em seguida, remova todos os espaços extra e as quebras de linha antes de finalizar a mensagem no estruturador de fluxo de trabalho.

    Esta prática recomendada só se aplica se estiver a incluir marcas de parágrafo ou outras marcas que adicionar automaticamente espaço vertical entre as unidades de texto.

A ilustração seguinte apresenta um exemplo de texto formatado com tags de HTML. Repare que não estão presentes sem quebras de linha manual.

Texto formatado com tags de HTML

Na mensagem que foi enviado pelo fluxo de trabalho, que conteúdo formatado é apresentado em conformidade.

Versão finalizada de texto formatado com HTML

Assim que estiver à vontade com a formatação do texto da mensagem, pode criar uma grande variedade de estilos de mensagens. Para obter mais informações sobre uma forma de utilizar a formatação de texto de mensagem, consulte a secção seguinte deste artigo, enviar o seus próprio notificações de tarefa personalizado.

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Enviar o seus próprio notificações de tarefa personalizado

Por predefinição, quando um fluxo de trabalho utiliza uma das três ações de tarefa personalizado para criar e atribuir uma tarefa, a lista de tarefas automaticamente envia notificações por correio eletrónico para as pessoas a quem está atribuída a nova tarefa. Se pretender estruturar o seus próprio mensagens de notificação de tarefa personalizado, pode configurar um fluxo de trabalho secundário que é executada na lista de tarefas enviá-los.

Para evitar enviar notificações duplicadas, pode desativar notificações automáticas da lista de tarefas:

  • Na página Definições avançadas da lista de tarefas, na área de Notificação de correio electrónico, clique em não em Enviar por correio eletrónico quando a propriedade é atribuída.

    Nota: Desativar a notificação automáticos desliga todas as notificações de tarefa automática para o site, incluindo os gerados pelo fluxos de trabalho predefinidos que estão disponíveis no Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Depois de ter desativado notificações automáticas, pode utilizar um fluxo de trabalho secundário único para enviar a mesma notificação para todas as tarefas ou pode utilizar condições com várias acções ramificação ou com vários fluxos de trabalho secundários para enviar vários tipos de notificação a indicar que são correspondidos para várias circunstâncias.

Pode utilizar o mesmo fluxo de trabalho secundário ou fluxos de trabalho para enviar lembretes por correio electrónico acerca das tarefas que estão ainda não concluir quando os respetivos data para conclusão abordagens. Para obter mais informações sobre fluxos de trabalho secundários, consulte o artigo criar um fluxo de trabalho secundário.

Pode formatar as notificações de personalizado qualquer forma que pretende. É uma forma para começar a utilizar Personalizar o conteúdo HTML das notificações automáticas predefinido, que pode copiar diretamente a partir do código seguinte de exemplo.

<table style="border-collapse:collapse" width="100%" cellspacing="0" dir="ltr">
<tr style="background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px"><td style="font-family:Verdana;font-size:16pt;background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px">Task assigned by [Lookup to Workflow Name] on [Lookup to Task Creation Date].<br></td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px">Please approve [Lookup to Document Name]</td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px">To complete this task:<br><ol><li>Review <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Document URL]">[Lookup to Document Name]</a>.</li><li>Perform the specific activities required for this task.</li><li>Fill out <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Custom Task Form]">this task form</a>, and then click the <b>Complete Task</b> button to mark the task as completed. (If you cannot update this task, you might not have access to it. Click <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Display Form for Document Item]">here</a> to request access.)</li></ol></td></tr></table>

Estão incluídas a amostra de código HTML anterior sete marcadores de posição de pesquisas. São apresentados os marcadores de posição na Retos ([]). Depois de colar o conteúdo HTML no corpo da mensagem de correio electrónico no estruturador de fluxo de trabalho, tem de substituir os marcadores de posição, incluindo os parênteses Retos que contêm-las, com as pesquisas reais. Irá encontrar as instruções para criar estes pesquisas nas seguintes seis subsecções. (Um dos marcadores de posição, uma para o nome do documento, é utilizado duas vezes.)

Pesquisa de nome do fluxo de trabalho

Utilize esta pesquisa.

Procurar o nome do fluxo de trabalho que criou a tarefa atual

Pesquisa de data de criação de tarefa

Utilize esta pesquisa.

Pesquisa pela data de criação da tarefa atual

Pesquisa de nome do documento (utilizada duas vezes)

Utilize esta pesquisa.

Pesquisar o nome do documento

Pesquisa de URL do documento

Utilize esta pesquisa.

Pesquisar o URL do documento

Pesquisa de formulário de tarefa personalizado

Esta pesquisa é inserida como parte do URL para o formulário de tarefa personalizado criado pelo fluxo de trabalho atual, tal como é explicado na secção anterior se o item atual é um formulário de tarefa personalizado.

A pesquisa propriamente dito tem o seguinte aspeto.

Pesquisa de ID do item atual

E o endereço completo tenha este aspeto:

Endereço do formulário de tarefas personalizado com a procura de ID introduzida

Formulário de apresentação para pesquisa de Item de documento

Esta pesquisa é inserida como parte do URL para o formulário de apresentação de item da tarefa, tal como é explicado na secção anterior se o item atual for um item de lista.

A pesquisa propriamente dito tem o seguinte aspeto.

Pesquisa de ID do item atual

E o endereço completo tenha este aspeto:

Endereço do item do documento que mostra um formulário com a pesquisa de ID inserida

Quando todas as pesquisas estiverem no local, a notificação de tarefa personalizado compostas será apresentada da seguinte.

Versão final de mensagem de notificação personalizada

Pode personalizar esta mensagem adicionando ainda mais instruções ou outras informações ou ajustar o aspeto e funcionalidade da mensagem por formatação do texto. Com as ferramentas que aprendeu neste artigo, está pronto para configurar o seus fluxos de trabalho para enviar exatamente as mensagens que pretende enviar.

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Identificar as opções que não são suportadas

As opções seguintes não são suportadas pela versão atual da ação de Enviar um E-Mail:

  • Especificar um endereço na linha de. (Mensagens de correio electrónico enviadas pelo fluxo de trabalho sempre mostram endereço de e-mail especificado pelo administrador do servidor, na linha de. Apenas o administrador do servidor pode alterar esta definição, e só pode ser alterada para todas as notificações na aplicação Web do atual, não por fluxo de trabalho).

  • Incluindo uma hiperligação para a página Estado do fluxo de trabalho. (Não existe nenhuma forma de utilizar uma pesquisa de fluxo de trabalho para fornecer o valor da variável WorkflowInstanceID na cadeia de consulta).

  • Utilizar uma folha de estilo em cascata (CSS) incorporado para formatar o conteúdo da mensagem. (Texto pode ser formatado utilizando o atributo de estilo , mas a etiqueta < estilo > e classes de CSS não são suportadas.)

  • Utilizar uma pesquisa de fluxo de trabalho na caixa para ou CC que referencia uma coluna da pessoa ou tipo de grupo que contém vários valores.

  • Especificar um destinatário em Bcc (cópia oculta) para uma mensagem. (Um programador pode modificar a. Ficheiro de AÇÕES no servidor para incluir um campo Bcc, mas este não pode ser feito no estruturador de fluxo de trabalho.)

  • Incluindo outro ficheiro com uma mensagem como anexo.

  • Incorporar uma imagem ou ficheiros de gráfico numa mensagem. (Pode ligar a uma imagem, consulte a secção anterior incluir uma imagem.)

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Consulte Também

SharePoint 2013 Step by step: configuração para envio de correio eletrónico de definição

Introdução ao SharePoint Designer

Criar um alerta ou subscrever um feed RSS no SharePoint Online, SharePoint 2016 e SharePoint 2013

Criar um alerta ou subscrever um Feed RSS no SharePoint 2010

Sugestões de resolução de problemas básicos

A seguinte lista de perguntas pode ajudar a determinar a causa de um problema ao criar um fluxo de trabalho:

  1. É possível criar outro tipo de fluxo de trabalho na mesma lista? Por exemplo, tente criar um fluxo de trabalho aprovação

  2. É possível criar mesmo fluxo de trabalho:

    • numa lista diferente no mesmo site?

    • num site diferente em mesma coleção de sites?

    • na coleção de sites diferente em mesma aplicação web?

    • numa aplicação web diferente?

    • tem sessão iniciada com uma conta diferente?

    • utilizar um computador diferente?

Sugestões de resolução de problemas avançada

Se nenhuma das sugestões básicas de resolução de problemas ajudar a determinar a causar um problema de fluxo de trabalho, siga os passos abaixo:

  1. Certifique-se de que tem necessários permissões ao nível do site e fluxo de trabalho. Aceda a definições do Site > permissões do Site > verificar permissões / definições da lista > permissões para esta lista e verifique se os resultados de Verificar permissões correspondem às seguintes procedimentos:

    1. As permissões mínimas para estruturar um fluxo de trabalho (guardar e publicar):

      1. no SharePoint site: estrutura

      2. na lista SharePoint: Editar

    2. Permissões mínimas para iniciar um fluxo de trabalho:

      1. no SharePoint site: vista só/lidas

      2. na lista SharePoint: contribuir

  2. Certifique-se de que as definições de envio de correio eletrónico estão definidas para o servidor correto Exchange.

    1. Abra a linha de comandos como administrador

    2. Execute o nslookup <Exchange endereço do servidor >. Por exemplo: nslookup exch.contoso.com

    3. Deverá ver o endereço IP resolvido do servidor Exchange no resultado. Caso contrário, contacte o administrador Exchange e peça para o nome de domínio completamente qualificado correto Exchange (FDQN).

  3. Envie uma mensagem de e-mail para a mesma pessoa utilizar a função EnviarCorreioElectrónico a classe de SPUtility de com SharePoint da Shell de gestão seguindo os passos abaixo.

    1. Abra SharePoint da Shell de gestão como administrador. (Clique com o botão direito do rato em SharePoint da Shell de gestão > Executar como administrador)

    2. Execute o seguinte script. Se o script responde com Verdadeiro e o utilizador recebe uma mensagem de e-mail a partir do SharePoint, SMTP está configurado corretamente em SharePoint.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. Envie uma mensagem de e-mail para o mesmo utilizador do servidor SharePoint utilizando a funcionalidade de SMTP. Siga os passos na Utilização Telnet para testar a comunicação SMTP.

Nota: Por predefinição, SharePoint não criar entradas de registo para enviadas de e-mails. SharePoint nunca envia correio eletrónico diretamente. As mensagens de e-mail são reencaminhadas através do servidor SMTP (Exchange ) configurado no Administração Central. Siga os passos acima para este tipo de fluxo de trabalho de resolução de problemas.

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