Eliminar um ou mais registos de uma base de dados

Eliminar dados incorretos ou obsoletos pode tornar a sua base de dados do Access mais rápida e fácil de utilizar. Por exemplo, se mover dados do calendário ou do trimestre fiscal anterior para um conjunto de tabelas de arquivo noutra base de dados, pode reduzir o tamanho da sua base de dados de trabalho, para que a mesma seja executada com maior rapidez. Se remover dados incorretos ou duplicados, pode reduzir os custos da empresa.

Este artigo explica como pode eliminar dados de uma base de dados do Access. O artigo também explica como eliminar dados de campos individuais (um processo relativamente simples) e como eliminar registos inteiros (o que pode ser muito mais complexo).

Nota: Para compreender e utilizar as informações descritas neste artigo, terá de perceber primeiro os conceitos de chaves primária e externa. Para obter informações introdutórias sobre chaves primárias e externas, consulte o artigo Princípios básicos da estrutura de bases de dados.

Neste artigo

Acerca da eliminação de dados

Eliminar os dados num campo

Eliminar os dados numa lista

Eliminar registos não relacionados de uma base de dados

Eliminar registos relacionados de uma base de dados com uma consulta eliminar

Acerca da eliminação de dados

O Access fornece vários tipos ou níveis de eliminação de dados. Pode eliminar dados dos pontos de dados individuais de um registo, eliminar registos inteiros de uma tabela e eliminar tabelas inteiras.

Pode eliminar valores individuais quando quiser deixar em branco uma parte ou a totalidade dos pontos de dados num registo, mas manter o registo em si (a linha) no seu lugar na tabela. Eliminar um valor de dados é relativamente fácil: tem de selecionar uma parte ou todos os dados no campo e premir Delete.

Ao eliminar um registo inteiro, está a remover todos os dados em cada campo, bem como o valor chave que torna o registo exclusivo. Este processo remove a linha inteira da tabela. Pode eliminar registos individuais manualmente ou criar consultas eliminar que removam grandes quantidades de registos de uma só vez.

Se os registos que pretende eliminar não estiverem relacionados com outros dados na base de dados, o processo de eliminação é bastante simples. Pode selecionar uma linha inteira e premir Eliminar ou pode criar e executar uma consulta eliminar. No entanto, se os registos a eliminar estiverem relacionados com outros dados e se situarem no lado "principal" de uma relação um-para-muitos, terá de seguir alguns passos adicionais, uma vez que, por predefinição, o Access não lhe permite eliminar dados relacionados. Além disso, lembre-se de que, após eliminar um registo inteiro, não poderá anular essa eliminação. Por esse motivo, deve criar sempre uma cópia de segurança da sua base de dados antes de eliminar dados.

Eliminar tabelas inteiras não é um processo tão complexo como eliminar dados de campos ou eliminar registos inteiros, mas tenha em atenção que, se eliminar uma tabela inteira de forma incorreta, poderá comprometer o funcionamento de parte, ou mesmo a totalidade, da sua base de dados. Além disso, irá perder permanentemente todos os dados contidos na tabela eliminada. Por estes motivos, deve criar sempre uma cópia de segurança da sua base de dados antes de eliminar uma tabela.

Por fim, pode eliminar dados em menos tempo e com maior precisão se compreender a estrutura das bases de dados relacionais. Se não estiver familiarizado com o Access ou com as bases de dados relacionais em geral, consulte Princípios básicos da estrutura de bases de dados.

Os procedimentos descritos nas secções seguintes explicam como pode eliminar dados de campos individuais, assim como tabelas e registos inteiros. Cada secção fornece as informações gerais de que precisa para concluir determinada tarefa.

Eliminar os dados num campo

Pode eliminar os dados em campos individuais quando tem tabelas ou consultas abertas na vista de Folha de Dados Imagem de botão e quando tem formulários de introdução de dados abertos nas vistas de Formulário Imagem de botão e de Esquema Imagem de Botão .

Eliminar dados de uma folha de dados

  1. No Painel de Navegação, faça duplo clique na tabela ou consulta que pretende utilizar. Isto irá abrir a tabela ou consulta na vista de Folha de Dados.

  2. Selecione os dados que pretende eliminar.

    Pode realçar uma parte ou a totalidade dos dados ou simplesmente posicionar o cursor sobre o campo.

  3. Caso tenha selecionado todos os dados no campo, prima Delete.

    – ou –

    No separador Base, no grupo Registos, clique em Eliminar.

    – ou –

    Se colocar o cursor sobre o campo, prima Delete ou a Tecla de Retrocesso conforme necessário.

Eliminar dados de um formulário

  1. No Painel de Navegação, faça duplo clique no formulário que pretende utilizar. Isto irá abrir o formulário na vista Formulário.

    – ou –

    No Painel de Navegação, selecione o formulário que pretende utilizar e, no separador Base, no grupo Vistas, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista de Esquema.

  2. Selecione os dados que pretende eliminar.

    Pode realçar uma parte ou a totalidade dos dados ou simplesmente posicionar o cursor sobre o campo.

  3. Caso tenha selecionado todos os dados no campo, prima Delete.

    – ou –

    No separador Base, no grupo Registos, clique em Eliminar.

    – ou –

    Se colocar o cursor sobre o campo, prima Delete ou a Tecla de Retrocesso conforme necessário.

    Notas: O Access poderá apresentar uma mensagem de erro e impedi-lo de eliminar dados. Existem vários fatores que podem impedir a eliminação:

    • Por predefinição, não pode eliminar dados de alguns tipos de consultas    Por exemplo, não pode editar os dados devolvidos por uma consulta cruzada nem pode editar ou remover campos calculados, ou seja, os valores que uma fórmula calcula à medida que utiliza a base de dados, mas que não residem numa tabela. Se o seu formulário for baseado numa consulta que não consegue eliminar dados, não poderá eliminar dados do formulário.

    • Não tem as permissões necessárias para eliminar dados     Contacte o seu administrador de sistema ou o estruturador da base de dados.

    • O campo não aceita valores em branco ou nulos    Se tiver as permissões necessárias, abra a tabela na vista Estrutura e, em seguida, altere a propriedade de tabela Obrigatório de Sim para Não.

    • Está a tentar eliminar informações de uma lista    Na folha de dados de um formulário, as listas são sempre fáceis de ver porque o Access coloca uma seta para baixo num dos lados, tal como na imagem: Uma lista de pesquisa em branco . Para obter informações sobre como eliminar os valores numa lista, consulte a secção seguinte neste artigo.

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Eliminar os dados numa lista

Pode eliminar os dados de dois tipos de listas: listas de valores e listas de pesquisa. As listas de valores apresentam um conjunto de valores predefinidos – os valores que são introduzidos manualmente por si ou pelo estruturador da base de dados. Por outro lado, as listas de pesquisa utilizam uma consulta para obter valores de outra tabela ou consulta e, em seguida, os valores devolvidos preenchem a lista.

Os itens numa lista de valores residem na mesma tabela que os restantes valores num registo. Por outro lado, os dados numa lista de pesquisa residem numa ou mais tabelas. Para remover os dados de uma lista de valores, deve abrir a tabela e editar os itens.

A remoção de dados de uma lista de pesquisa requer passos adicionais e estes variam consoante a consulta das listas de pesquisa obtenha os respetivos dados a partir de uma tabela ou de outra consulta. Se a consulta da lista de pesquisa for baseada numa tabela, identifique essa tabela e o campo com os dados que são apresentados na lista. Em seguida, abra a tabela de origem e edite os dados nesse campo.

Se a consulta da lista de pesquisa for baseada noutra consulta, terá de abrir a consulta secundária, localizar a tabela de origem e o campo do qual a consulta secundária obtém os seus dados e alterar os valores nessa tabela.

Os seguintes procedimentos explicam como eliminar os dados numa lista de valores e numa lista de pesquisa.

Remover dados de uma lista de valores

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela que pretende alterar e clique em Vista Estrutura no menu de atalho.

  2. Na secção superior da grelha de estrutura, selecione o campo da tabela que contém a lista de valores.

  3. Na secção inferior da grelha, clique no separador Pesquisa e, em seguida, localize a propriedade Origem da Linha.

    Por predefinição, os itens numa lista de valores são colocados entre aspas e os pontos e vírgulas separam cada item: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Remova os itens da lista conforme necessário. Lembre-se de eliminar as aspas de cada item eliminado. De igual modo, não deixe pontos e vírgulas à esquerda, nem pares de pontos e vírgulas juntos (;;). Além disso, se remover o último item na lista, elimine o ponto e vírgula final.

    Nota: Se eliminar um item de uma lista de valores e já existirem registos na tabela que utilizam esse item eliminado, este último continuará a fazer parte do registo até que o altere. Por exemplo, imaginemos que a sua empresa tem um armazém na Cidade A, mas decide vender esse edifício posteriormente. Se remover o item "Cidade A" da lista de armazéns, continuará a vê-lo na sua tabela até alterar esses valores.

Remover dados de uma lista de pesquisa

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela que pretende alterar e clique em Vista Estrutura no menu de atalho.

  2. Na secção superior da grelha de estrutura, selecione o campo de pesquisa.

  3. Na secção inferior da grelha de estrutura, clique no separador Pesquisa e localize as propriedades Tipo de Origem da Linha e Origem da Linha.

    A propriedade Tipo de Origem da Linha deve apresentar o valor Tabela/Consulta e a propriedade Origem da Linha tem de conter uma consulta que faça referência a uma tabela ou a outra consulta.

    Nota: As consultas dos campos de pesquisa começam sempre com a palavra SELECT.

    Normalmente (embora nem sempre), uma consulta selecionar utiliza a seguinte sintaxe base: SELECT [nome_da_tabela_ou_consulta].[nome_do_campo] FROM [nome_da_tabela_ou_consulta].

    Neste caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela e a um campo nessa tabela. Por outro lado, a segunda cláusula refere-se apenas à tabela. Existe um ponto a ter em atenção: a cláusula FROM irá indicar-lhe sempre o nome da tabela ou consulta de origem. A cláusula SELECT poderá nem sempre conter o nome de uma tabela ou consulta, embora contenha sempre o nome de, pelo menos, um campo. No entanto, todas as cláusulas FROM têm de fazer referência a uma tabela ou consulta.

  4. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Se a consulta no campo Pesquisa fizer referência a outra consulta, clique no botão Construir (No separador Dados da folha de propriedades, clique em Botão do Construtor a seguir) para abrir a vista Estrutura. Tome nota do nome da tabela que aparece na secção superior do estruturador de consultas e, em seguida, prossiga para o passo 5.

    • Se a consulta no campo Pesquisa fizer referência a uma tabela, aponte o nome da tabela e, em seguida, prossiga para o passo 5.

  5. No Painel de Navegação, faça duplo clique sobre a tabela de origem para abri-la na vista de Folha de Dados.

  6. Localize o campo que contém os dados utilizados na lista de pesquisa e, em seguida, edite-os conforme necessário.

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Eliminar registos não relacionados de uma base de dados

Quando elimina registos inteiros de uma base de dados, está a eliminar os dados em todos os campos, bem como o valor chave – o valor que torna o registo exclusivo. Se o registo não estiver relacionado com outros registos (isto é, se o valor chave não residir noutros registos ou tabelas na base de dados), pode eliminar o registo ao selecioná-lo e premir a tecla Delete. Se quiser eliminar um grande número de registos não relacionados (mais do que os que está disposto a eliminar manualmente), pode utilizar uma consulta eliminar para removê-los. Os procedimentos nas secções seguintes explicam como efetuar ambas as tarefas.

Eliminar um registo não relacionado manualmente

  1. Na vista de Folha de Dados, abra a tabela ou consulta que contém os dados que pretende eliminar.

  2. Localize o registo (a linha) que pretende eliminar e, em seguida, clique no botão Selecionar Tudo, o quadrado situado à esquerda ou à direita do registo. Pode selecionar linhas individuais, clicar e arrastar para selecionar um conjunto contíguo de linhas ou premir Ctrl e clicar no botão do rato para selecionar múltiplas linhas não contíguas.

    O Access coloca um limite em torno de todo o registo (a linha inteira) ou do bloco de registos selecionados.

  3. Prima Delete.

    – ou –

    No separador Base, no grupo Registos, clique em Eliminar.

    – ou –

    Clique com o botão direito do rato no botão Selecionar Tudo e clique em Eliminar Registo.

    Se não conseguir clicar no botão Selecionar Tudo, coloque o cursor sobre um campo do registo. Em seguida, no separador Base, no grupo Registos, clique na seta para baixo junto a Eliminar e clique em Eliminar Registo.

    Nota: A esta altura, o Access poderá apresentar uma mensagem de erro a indicar que não pode eliminar o registo porque este está relacionado com outros dados. Se vir uma mensagem deste tipo, clique em OK e avance para a secção Eliminar registos relacionados de uma base de dados com uma consulta eliminar mais adiante neste artigo.

  4. Quando o Access lhe pedir para confirmar a eliminação, clique em Sim.

Eliminar registos não relacionados através de uma consulta eliminar

Ao utilizar uma consulta eliminar para remover dados, deve seguir o mesmo processo aplicado a registos relacionados e não relacionados: primeiro, tem de criar uma consulta selecionar, garantir que a mesma devolve apenas os registos que pretende eliminar e, por fim, converter a consulta selecionada numa consulta eliminar. As informações e passos gerais na secção seguinte explicam como eliminar registos não relacionados.

Eliminar registos relacionados de uma base de dados com uma consulta eliminar

O processo para eliminar registos relacionados segue estes passos gerais.

  • Planeie a eliminação. Certifique-se de que tem as permissões necessárias para eliminar os dados, confirme que todos os outros utilizadores fecharam todos os objetos que utilizam as tabelas em questão e, em seguida, crie uma cópia de segurança da base de dados.

  • Altere a relação entre as tabelas envolvidas na eliminação. Mais concretamente, deve ativar as opções Integridade Referencial e Propagar Eliminação dos Registos Relacionados. Isto permite que a eliminação seja propagada em todas as tabelas afetadas e que todos os dados relacionados sejam removidos.

  • Crie uma consulta selecionar e, em seguida, adicione critérios conforme necessário até a consulta devolver o conjunto de registos correto.

  • Converta a consulta selecionar numa consulta eliminar e, em seguida, utilize-a para eliminar os dados.

Consulte Criar e executar uma consulta eliminar para obter uma explicação detalhada sobre este processo.

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