Dividir uma base de dados do Access

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Considere dividir qualquer base de dados que várias pessoas partilhem numa rede. Dividir uma base de dados partilhada pode ajudar a melhorar o seu desempenho e reduzir as hipóteses de danos no ficheiro da base de dados.

Depois de dividir a base de dados, poderá decidir mover a base de dados back-end ou utilizar outra base de dados back-end. Pode utilizar o Gestor de Tabelas Ligadas para alterar a base de dados back-end que utilizar.

Notas: 

  • Dividir uma base de dados não é o mesmo que arquivar uma base de dados. Este tópico não discute como arquivar dados. Os dados são arquivados movendo periodicamente registos mais antigos para uma base de dados diferente porque o ficheiro da base de dados chega rapidamente ao tamanho limite ou porque pretende manter o ficheiro da base de dados pequeno e os seus dados bem organizados por períodos de tempo. Em algumas circunstâncias, pode arquivar dados dividindo uma base de dados. Para mais informações, consulte o artigo online Arquivar dados do Access.

  • Se dividir uma base de dados Web, quaisquer tabelas Web nessa base de dados não serão movidas para a base de dados back-end e não serão alcançáveis a partir da base de dados front-end resultante.

Neste artigo

Descrição Geral

Antes de começar

Dividir a base de dados

Distribuir a base de dados front-end

Alterar a base de dados back-end a utilizar

Descrição geral

Ao dividir uma base de dados, reorganiza-a em dois ficheiros — uma base de dados back-end que contém as tabelas de dados e uma base de dados front-end que contém todos os restantes objetos da base de dados, tais como consultas, formulários e relatórios. Cada utilizador interage com os dados utilizando uma cópia local da base de dados front-end.

Para dividir uma base de dados, deve utilizar o Assistente Divisor de Bases de Dados. Depois de dividir a base de dados, tem de distribuir a base de dados front-end aos seus utilizadores.

Atenção:  Para proteger os seus dados se a sua base de dados tiver vários utilizadores de fim, é recomendável que não partilhem cópias de uma base de dados que contém ligações a listas do SharePoint. Se criar uma ligação a uma tabela que é uma lista do SharePoint, que cria uma possibilidade para qualquer utilizador malicioso alterar o destino da ligação e potencialmente modificar permissões no site do SharePoint tal como as informações de ligação para as tabelas ligadas estão encriptadas.

Vantagens de uma base de dados dividida

As vantagens de uma base de dados dividida incluem as seguintes:

  • Desempenho melhorado    Em geral, o desempenho da base de dados melhora significativamente porque apenas os dados são enviados através da rede. Numa base de dados partilhada não dividida, os objetos da base de dados propriamente ditos — tabelas, consultas, formulários, relatórios, macros e módulos — são enviados através da rede e não apenas os dados.

  • Maior disponibilidade    Uma vez que apenas os dados são enviados através da rede, as transações da base e dados, tais como edições de registos, são concluídas mais rapidamente, o que torna os dados mais disponíveis para a edição.

  • Segurança melhorada    Se armazenar a base de dados back-end num computador que utiliza o sistema de ficheiros NTFS, pode utilizar funcionalidades de segurança NTFS para o ajudar a proteger os seus dados. Uma vez que os utilizadores acedem a base de dados back-end utilizando tabelas ligadas, é menos provável que os intrusos consigam obter acesso não autorizado aos dados ao roubar a base de dados front-end ou ao que apresentem como um utilizador autorizado. Se não tiver a certeza que sistema de ficheiros utiliza o seu servidor de ficheiros, solicite ao administrador de sistema. Se tiver privilégios de administrador no servidor de ficheiros, pode executar o comando msinfo32 para determinar o sistema de ficheiros a próprio.

    Como utilizar o comando msinfo32 para verificar o sistema de ficheiros?

    1. Clique no botão Iniciar e, em seguida, clique em Executar.

    2. Na caixa de diálogo Executar, escreva msinfo32 e, em seguida, clique em OK.

    3. Em Resumo do Sistema, clique no sinal de adição junto a Componentes.

    4. Em Componentes, clique no sinal de adição junto a Armazenamento e, em seguida, clique em Unidades. A caixa de diálogo apresenta informação acerca das unidades disponíveis no painel à direita.

  • Fiabilidade melhorada    Se um utilizador tiver um problema e a base de dados se fechar inesperadamente, quaisquer danos no ficheiro da base de dados limitam-se normalmente à cópia da base de dados front-end que o utilizador tinha aberta. Uma vez que o utilizador só acede aos dados na base de dados back-end utilizando tabelas ligadas, o ficheiro da base de dados back-end tem muito menos probabilidades de se danificar.

  • Ambiente de desenvolvimento flexível    Uma vez que cada utilizador trabalha com uma cópia local da base de dados front-end, cada utilizador pode desenvolver independentemente consultas, formulários, relatórios e outros objetos de base de dados sem afetar os outros utilizadores. Da mesma forma, é possível desenvolver e distribuir uma nova versão da base de dados front-end sem perturbar o acesso aos dados armazenados na base de dados back-end.

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Antes de iniciar

Antes de dividir uma base de dados, considere o seguinte:

  • Deve sempre efetuar a cópia de segurança da base de dados antes de a dividir. Se dividir uma base de dados e depois decidir que não quer dividi-la, pode restaurar para a base de dados original a partir da cópia de segurança.

  • Dividir uma base de dados pode demorar bastante tempo. Deverá notificar os utilizadores para que não utilizem a base de dados durante a divisão. Se um utilizador alterar os dados durante a divisão da base de dados, as alterações não serão refletidas na base de dados back-end.

    Sugestão: Se um utilizador alterar os dados durante a divisão da base de dados, pode importar os novos dados para a base de dados back-end depois de concluída a divisão.

  • Embora a divisão de uma base de dados seja uma forma de partilhar dados, qualquer pessoa que utilize a base de dados deve ter uma versão do Microsoft Office Access que seja compatível com o formato do ficheiro da base de dados back-end. Por exemplo, se o ficheiro da base de dados back-end utilizar um formato de ficheiro .accdb, os utilizadores não podem aceder aos seus dados utilizando o Access 2003.

  • Poderá pretender utilizar um formato de ficheiro anterior do Access para a base de dados back-end, se utilizar funcionalidades que já não são suportadas. Por exemplo, se utilizar páginas de acesso a dados (DAPs); Pode continuar a utilizá-las se a base de dados back-end está no formato de ficheiro anterior que suporte DAPs. Em seguida, pode utilizar o novo formato de ficheiro com a base de dados front-end, para que os utilizadores têm acesso aos benefícios do novo formato. Tenha em atenção que não é possível alterar dados numa página de acesso de dados utilizando o Access 2010 ou superior.

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Dividir a base de dados

  1. No seu computador, faça uma cópia da base de dados que pretende dividir. Comece com o ficheiro da base de dados na sua unidade de disco rígido local e não na partilha de rede. Se o ficheiro da base de dados for atualmente partilhado a partir da sua unidade de disco rígido local, pode deixá-lo onde está.

  2. Abra a cópia da base de dados que se encontra na unidade de disco rígido local.

  3. No separador Ferramentas da base de dados, no grupo Mover dados, clique em Base de dados do Access. O Assistente Divisor de Bases de Dados é iniciado.

  4. Clique em Dividir a Base de Dados.

  5. Na caixa de diálogo Criar Base de Dados Back-end, especifique um nome, um tipo de ficheiro e um local para o ficheiro da base de dados back-end.

    Notas: 

    • Considere utilizar o nome que o Access sugere. Preserva o nome original do ficheiro e indica que a base de dados é uma base de dados back-end introduzindo _be no nome, mesmo antes da extensão do nome do ficheiro.

    • Não altere o tipo de ficheiro, a menos que alguns utilizadores utilizem uma versão anterior do Access para aceder aos dados.

    • Pode introduzir o caminho para o local na rede na caixa Nome do Ficheiro, à frente do nome do ficheiro. Por exemplo, se o local na rede para a base de dados back-end for \\server1\share1\ e o nome da base de dados back-end for MinhaBD_be.accdb, pode introduzir \\server1\share1\MinhaBD_be.accdb na caixa Nome do Ficheiro.

    • O local que escolher deve estar disponível a todos os utilizadores que utilizarão a base de dados. Uma vez que os mapeamentos da unidade podem mudar, deverá especificar o caminho UNC do local em vez de utilizar a letra atribuída à unidade.

  6. Quando o assistente terminar, mostra uma mensagem de confirmação.

A sua base de dados está agora dividida. A base de dados front-end é o ficheiro com o qual começou (a cópia da base de dados partilhada original) e a base de dados back-end encontra-se no local da rede que especificou no passo 5 deste procedimento.

Restringir as alterações na estrutura da base de dados front-end

Para restringir as alterações na base de dados front-end que está a distribuir, considere guardá-la como um ficheiro binário compilado (um ficheiro .accde). Um ficheiro binário compilado é um ficheiro da aplicação de base de dados que foi guardado com todo o código Visual Basic Access (VBA) compilado. O código fonte VBA não é guardado num ficheiro binário compilado do Access. Os utilizadores não podem alterar a estrutura dos objetos num ficheiro .accde.

  1. Abra o ficheiro da base de dados front-end (.accdb) que pretende guardar como um ficheiro binário compilado (.accde).

  2. Clique em Ficheiro > Guardar Como > Criar ACCDE > Guardar Como.

    Se estiver a utilizar o Access 2007, no separador Ferramentas da base de dados, no grupo Ferramentas de base de dados, clique em Fazer ACCDE.

  3. Na caixa de diálogo Guardar como, navegue para a pasta onde pretende guardar o ficheiro, escreva um nome para o ficheiro na caixa Nome do ficheiro e, em seguida, clique em Guardar.

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Distribuir a base de dados front-end

Depois de ter dividido a sua base de dados, procede à distribuição da base de dados front-end aos seus utilizadores para que possam começar a utilizar a base de dados.

Atenção:  Para proteger os seus dados se a sua base de dados tiver vários utilizadores de fim, é recomendável que não partilhem cópias de uma base de dados que contém ligações a listas do SharePoint. Se criar uma ligação a uma tabela que é uma lista do SharePoint, que cria uma possibilidade para qualquer utilizador malicioso alterar o destino da ligação e potencialmente modificar permissões no site do SharePoint tal como as informações de ligação para as tabelas ligadas estão encriptadas.

Execute um dos seguintes procedimentos:

  • Envie uma mensagem de correio eletrónico aos utilizadores da base de dados e anexe o ficheiro da base de dados front-end à mensagem. Inclua quaisquer instruções que facilite aos seus utilizadores a utilização imediata da base de dados front-end.

  • Guarde o ficheiro da base de dados front-end num local da rede a que todos os utilizadores da base de dados possam aceder e envie uma mensagem de correio eletrónico aos seus utilizadores que especifique o local na rede, além de outras instruções que possam precisar para aceder à base de dados.

  • Distribua o ficheiro da base de dados front-end utilizando suportes de dados amovíveis, tais como um CD-ROM ou uma unidade USB amovível. Se for o utilizador a instalar o ficheiro, pode testá-lo para se certificar de que funciona. Se os utilizadores tiverem de instalar o ficheiro, deverá incluir um documento que explique o que devem fazer para instalar o ficheiro e quem devem contactar em caso de dificuldades.

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Alterar a base de dados back-end a utilizar

Pode mover a sua base de dados back-end ou utilizar outra base de dados back-end utilizando o Gestor de Tabelas Ligadas.

Se quiser mover a sua base de dados back-end, faça primeiro uma cópia da mesma num novo local e siga este procedimento.

  1. No separador Dados Externos, no grupo Importar e Ligar, clique em Gestor de Tabelas Ligadas.

    Se estiver a utilizar o Access 2007, no separador Ferramentas da base de dados, no grupo Ferramentas de base de dados, clique em Gestor de tabelas ligadas.

  2. No Gestor de Tabelas Ligadas, selecione as tabelas que se encontrem na base de dados back-end atual.

    Sugestão: Se não tiver ligado a quaisquer outras bases de dados, clique em Selecionar Tudo.

  3. Selecione a caixa de seleção Perguntar sempre pela nova localização e, em seguida, clique em OK.

  4. Procure e selecione a nova base de dados back-end.

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