Distribuir um relatório electronicamente (pode estar em inglês)

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Pode utilizar o Microsoft Office Access para distribuir eletronicamente os relatórios do Access. Por exemplo, pode utilizar o comando de correio electrónico no menu botão do Microsoft Office rapidamente exportar e enviar o relatório como um anexo numa mensagem de e-mail. Em alternativa, pode exportar o relatório como um ficheiro e, em seguida, distribuir o ficheiro de várias formas diferentes. Ao utilizar métodos de visita electrónico distribuição, pode obter rapidamente informações importantes para aqueles que necessitam do mesmo. Além disso, pode utilizar os ficheiros para criar cópias de segurança e arquivos de relatórios e também pode reduzir a utilização de papel em situações onde cópias impressas de relatórios não são necessárias.

Este artigo explica os formatos de ficheiro diferente, que pode utilizar para exportar um relatório e aborda os diferentes métodos que pode utilizar para distribuir o relatório exportado aos destinatários.

O que pretende fazer?

Compreender os formatos de ficheiro para os quais pode exportar um relatório

Distribuir um relatório utilizando o comando de correio electrónico

Distribuir um relatório ao utilizar outros métodos de

Compreender os formatos de ficheiro para os quais pode exportar um relatório

Pode exportar um relatório como vários formatos de ficheiro diferente. No entanto, todas estes formatos de ficheiro preservar o esquema e formatação do relatório original. Por exemplo, se estiver a exportar um relatório como um ficheiro HTML (*. htm ou *. HTML), um ficheiro de formato Rich Text (RTF), ou um ficheiro de texto (*. txt), o ficheiro resultante não contém todos os elementos visuais que estavam presentes no relatório original, tais como gráficos , cores, linhas ou limites. No entanto, determinados formatos de ficheiro preservar o esquema e formatação do relatório original. Estes formatos de incluam o formato de instantâneo (snp), o formato de Portable Document Format (*. pdf) e o formato Especificação XML para papel (XPS). Este artigo foca-se sobre como utilizar estes formatos de três ficheiro.

A tabela seguinte apresenta todos os formatos disponíveis para exportar um relatório e os programas que o utilizador e os seus destinatários podem utilizar para abrir os ficheiros resultantes.

Formato

EXP de ficheiro ension(s)

Programas que são utilizados para abrir o ficheiro

Texto

*. htm; *. HTML

Browsers de Internet, como o Microsoft Internet Explorer.

PDF

*. pdf

Leitores de PDF, disponíveis como livre, transferências de terceiros.

Rich Text

*. rtf

Programas de processamento de texto, como o Microsoft Office Word e WordPad.

Snapshot

snp

Microsoft instantâneo Viewer, disponível a partir do Microsoft Download Center. Localize uma ligação para transferir gratuitamente na secção Consulte também.

Texto

*. txt

Processamento de texto e programas, como o Word e o bloco de notas de edição de texto.

XPS

XPS

  • No Microsoft Windows 2000, o Microsoft Windows Server 2003 ou o Microsoft Windows XP    Microsoft papel especificação Visualizador XML, disponível por transferir o pacote de Essentials especificação de papel do Microsoft XML. Para mais informações sobre o Microsoft XML papel especificação Essentials Pack, consulte as ligações na secção Consulte também.

  • No Windows Vista    Microsoft Internet Explorer 7.0 ou posterior.

Nota: As opções de Formato PDF (*. pdf) e o Formato XPS (*. xps) estão disponíveis depois de instalar um suplemento localizar mais informações sobre o suporte para estes formatos de ficheiro na secção Consulte também.

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Distribuir um relatório utilizando o comando de correio electrónico

Uma das formas mais rápidas para distribuir um relatório no Office Access 2007 é utilizando o comando de correio electrónico no menu botão do Microsoft Office. Com apenas alguns cliques do rato, o Access exporta o relatório para o formato de ficheiro que pretende e, em seguida, cria uma nova mensagem de correio electrónico com o ficheiro anexado ao mesmo.

  1. No painel de navegação, selecione o relatório ao qual pretende enviar numa mensagem de e-mail.

  2. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem de botão do Office e, em seguida, clique em E-mail.

  3. Na caixa de diálogo Enviar objecto como, selecione o formato de saída que pretende utilizar e, em seguida, clique em OK. Lembre-se de que Formato de instantâneo (snp), o Formato PDF (*. pdf) e o Formato XPS (*. xps) são as opções apenas que irão preservar o esquema e formatação do seu relatório original.

    Office Outlook 2007 é aberta uma nova mensagem de correio electrónico com um anexo de ficheiro do tipo que especificou.

  4. Escreva os endereços de correio electrónico dos destinatários na caixa para, e um assunto na caixa Assunto e uma mensagem na área de mensagem.

    Sugestão: Por predefinição, o ficheiro que enviar utilizando este método não é guardado no seu computador. Se pretende guardar uma cópia do ficheiro no seu computador, com o botão direito no anexo na caixa ligado e, em seguida, clique em Guardar como no menu de atalho.

  5. Clique em Enviar.

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Distribuir um relatório ao utilizar outros métodos de

Se não pretender utilizar o comando de correio electrónico para distribuir o relatório, pode pela primeira vez exportar o relatório para o formato de ficheiro que pretende e, em seguida, distribuí-lo da mesma forma que distribuir qualquer outro ficheiro. Por exemplo, pode copiar o ficheiro para o suporte de dados amovível como um CD, disco flexível ou unidade USB e, em seguida, distribuí-lo aos destinatários. Em alternativa, poderá copiar o ficheiro para uma pasta de rede partilhada ou uma biblioteca de documentos num site do Microsoft Windows SharePoint Services e, em seguida, diga aos seus destinatários a localização do ficheiro.

As secções seguintes mostram como exportar um relatório como um ficheiro de instantâneo (snp), um ficheiro de Portable Document Format (*. pdf) ou um ficheiro XML Paper Specification (XPS), que pode distribuir, em seguida, utilizando o método que pretende.

Exportar um relatório como um ficheiro do instantâneo

Para ver um ficheiro de instantâneo, o programa Microsoft instantâneo Visualizador tem de estar instalado em computadores com e os seus destinatários. Nas versões anteriores do Access, o Visualizador instantâneo foi instalado com o Access. No entanto, o Visualizador instantâneo não está instalado com Office Access 2007. Para ver um ficheiro de instantâneo, tem de transferir e instalar o programa Microsoft instantâneo Viewer gratuitamente a partir do Microsoft Download Center. Uma vez que uma licença do Office Access 2007 não é necessária para transferir o programa instantâneo Visualizador, os utilizadores que não têm Access 2007 instalado nos seus computadores também podem transferir o Viewer instantâneo e utilizá-lo para ver os ficheiros de instantâneo que criar. Localizar uma ligação para a transferência na secção Consulte também

  1. No painel de navegação, clique no relatório que pretende exportar.

  2. No separador Dados externos, no grupo Exportar, clique em mais e, em seguida, clique em Visualizador instantâneo.

  3. Na primeira página da exportação - instantâneo Visualizador de assistente, escreva um nome de ficheiro na caixa nome do ficheiro ou clique em Procurar para navegar para uma localização diferente no qual pretende guardar o ficheiro.

  4. Se pretender ver o instantâneo imediatamente após ter sido criada, em especificar opções de exportação, selecione a caixa de verificação Abrir o ficheiro de destino depois de concluída a operação de exportação.

  5. Clique em OK.

    Se já existe um ficheiro com o mesmo nome na pasta que especificou, o Access pede-lhe quer substituir o ficheiro existente ou introduza um novo nome. Clique em Sim para substituir o ficheiro ou clique em não introduzir um nome de ficheiro diferente.

    O Access cria o ficheiro de instantâneo. Se escolheu permitir que o Access abra o ficheiro de destino e o programa Visualizador instantâneo está instalado no seu computador, o programa será iniciado e apresentar o ficheiro de instantâneo. Se o programa instantâneo Visualizador não estiver instalado no seu computador, não será apresentada nenhuma mensagem e o ficheiro de instantâneo não serão apresentados. No entanto, ainda pode distribuí-la a outros utilizadores.

  6. Para guardar os passos da operação de que acaba de executar para que pode reproduzir rapidamente a mesma operação tarde, selecione a caixa de verificação guardar passos de exportação e, em seguida, escreva um nome e descrição para obter os passos. Para criar uma tarefa do Outlook que permite-lhe agendar a operação de exportação numa data futura, selecione a caixa de verificação Criar tarefa do Outlook.

    Obtenha mais informações sobre como agendar importar e exportar operações na secção Consulte também.

Exportar um relatório como um ficheiro PDF ou XPS

Terá primeiro de instalar um suplemento antes de poder exportar um relatório para um ficheiro de formato PDF ou XPS. Para obter mais informações sobre o suporte para outros formatos de ficheiro, tal como *. pdf e XPS, clique nas ligações na secção Consulte também deste artigo.

Depois de instalar o suplemento, utilize o seguinte procedimento para exportar um relatório como um ficheiro PDF ou XPS:

  1. No painel de navegação, clique no relatório que pretende exportar.

  2. No separador Dados externos, no grupo Exportar, clique em PDF ou XPS.

  3. Na caixa de diálogo Publicar como PDF ou XPS, na caixa Guardar como tipo, selecione o tipo de ficheiro que pretende exportar o relatório como.

  4. Para alterar o nome que o relatório é guardado como, escreva um novo nome de ficheiro na caixa nome do ficheiro.

  5. Para abrir o relatório imediatamente depois de exportá-lo, selecione a caixa de verificação Abrir ficheiro após a publicação. Se não possui um programa instalado no seu computador que é capaz de abrir o tipo de ficheiro, esta opção não está disponível.

  6. Em otimizar para, efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Para otimizar o relatório para um ficheiro maior e resolução superior (recomendado para impressão), selecione padrão.

    • Para otimizar o relatório para um ficheiro mais pequeno, resolução inferior (recomendado para publicação online), selecione tamanho mínimo.

  7. Clique em Publicar.

    O Access cria o ficheiro PDF ou XPS. Se optar por ter acesso abri-lo Depois da publicação, o programa adequado será iniciado e apresentar o ficheiro.

  8. Para guardar os passos da operação de que acaba de executar para que pode reproduzir rapidamente a mesma operação tarde clique na caixa de verificação guardar passos de exportação e, em seguida, escreva um nome e descrição para obter os passos. Para criar uma tarefa do Outlook que permite-lhe agendar a operação de exportação numa data futura, selecione a caixa de verificação Criar tarefa do Outlook.

    Obtenha mais informações sobre como agendar importar e exportar operações na secção Consulte também.

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