Distribuir um relatório

Desliberar os seus relatórios do Access e distribuí-los de forma muito abrangente. Por exemplo, envie-os por e-mail para um ou mais utilizadores, exporte-os para bibliotecas de documentos do SharePoint e arquive-os em pastas de rede. Ao distribuir um relatório do Access, pode criar um relatório estático de dados num determinado momento, como diariamente, semanalmente ou mensalmente. Ao fazê-lo, tem um único ponto de verdade que os profissionais de informação podem utilizar para tomar boas decisões empresariais, responder a perguntas, encontrar alternativas, determinar os melhores planos, avaliar riscos e melhorar a qualidade.

Distribuir relatórios

Sugestão    Ao criar o relatório, adicione uma data de publicação. Isto ajuda os utilizadores a confirmar a hora correta em que o relatório foi criado. Para obter mais informações, consulte o artigo inserir a data e a hora num relatório ou formulário.

O que pretende fazer?

Enviar um relatório com o comando E-mail

Uma das formas mais rápidas de distribuir um relatório é através do comando E-mail. Com apenas alguns cliques do rato, o Access exporta o relatório e, em seguida, cria uma nova mensagem de e-mail com o ficheiro anexado.

  1. No painel de navegação, selecione o relatório que pretende enviar.

  2. Selecione dados externos > e-mail.

  3. Na caixa de diálogo Enviar objeto como , selecione o formato de saída que pretende utilizar, como PDFe, em seguida, clique em OK.

    Nota    Apesar de existirem vários formatos que pode selecionar, considere utilizar o formato PDF (Portable Document Format) que tornou-se um padrão de defactor, preserva o esquema e o formato do relatório do Access original e tem formas incorporadas de personalizar as páginas para visualização e Prime. Para obter mais informações, consulte o artigo instalar o Adobe Reader e Imprimir PDF.

    O Access abre uma nova mensagem de e-mail no Outlook com o ficheiro anexado.

  4. Introduza os endereços de e-mail dos destinatários nas caixas para e CC , uma descrição na caixa assunto e uma mensagem na área de mensagem.

    Sugestão    Por predefinição, o ficheiro enviado através deste método não é guardado no seu computador. Se quiser guardar uma cópia do ficheiro no seu computador, clique com o botão direito do rato no anexo na caixa anexado e, em seguida, selecione guardar como.

  5. Selecione Enviar.

Nota    Para automatizar o processo, pode utilizar a ação de macro EMailDatabaseObject. Por exemplo, pode criar uma macro com uma sequência destas ações para enviar relatórios diferentes a utilizadores diferentes.

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Exportar um relatório para uma pasta ou biblioteca de documentos do SharePoint

  1. No painel de navegação, selecione o relatório que pretende exportar.

  2. Selecione dados externos > PDF ou XPS para abrir a caixa de diálogo publicar como PDF ou XPS .

  3. Siga um dos seguintes procedimentos:

    • Localize a pasta utilizando o painel de navegação.

    • Localize o site do SharePoint, clicando em SharePoint no painel de navegação ou introduzindo o URL do site na caixa endereço na parte superior. Por exemplo:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      Para obter mais informações, consulte o artigo descobrir conteúdos com a página de início do SharePoint.

  4. Na caixa guardar com o tipo , certifique-se de que o tipo de ficheiro PDF está selecionado.

  5. Para alterar o nome predefinido do relatório, escreva um novo nome de ficheiro na caixa nome de ficheiro .

  6. Para abrir o relatório imediatamente depois de o exportar, selecione a caixa de verificação abrir o ficheiro após a publicação .

  7. Em otimizar para, efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Para otimizar o relatório para um ficheiro de resolução maior e maior (recomendado para impressão), selecione padrão.

    • Para otimizar o relatório para um ficheiro de resolução menor e inferior (recomendado para publicação online), selecione tamanho mínimo.

  8. Selecione Publicar. O Access cria o ficheiro. Se optar por ter o Access abrir o ficheiro após a publicação, o Adobe Reader apresentará o ficheiro.

  9. Para guardar os passos da operação de forma a poder executar e agendar a mesma operação, clique na caixa de verificação guardar passos de exportação :

    • Introduza um nome e uma descrição para os passos.

    • Para criar uma tarefa do Outlook que agende a operação de exportação em data futura, selecione a caixa de verificação criar tarefa do Outlook .

    Para obter mais informações, consulte Guardar os detalhes de uma operação de importação ou de exportação como uma especificação.

    Nota    Outra forma de automatizar o processo é utilizar a ação de macro ExportWithFormatting. Por exemplo, pode criar um nome de arquivo relevante com base no título do relatório e na data de exportação. Isto ajuda os utilizadores a localizar o relatório correto numa biblioteca ou pasta do SharePoint de muitos relatórios. Para o fazer, especifique a seguinte expressão no argumento ficheiro de saída:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Onde RptQC5 é o nome do objeto de relatório, Auto_Header0 é a secção de cabeçalho do relatório e a propriedade legenda é o título do relatório.

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Saiba como criar um centro de relatórios no SharePoint

Considere criar um centro de relatórios dedicado numa biblioteca de documentos do SharePoint para que os utilizadores possam encontrar e ver mais facilmente os relatórios de que necessitam. Ao adicionar colunas, ligar à biblioteca a partir do Access e personalizar a biblioteca de documentos com vistas, pode fornecer uma experiência de primeira categoria para os seus utilizadores. O que se segue são os passos básicos que pode efetuar.

Criar uma biblioteca de documentos    Uma biblioteca de documentos é uma localização de ficheiro segura que simplifica a colaboração. Pode adicionar colunas a uma biblioteca, como categorias, pessoas ou grupos e colunas calculadas, que pode utilizar para criar vistas e filtros.

Uma vista de miniaturas de uma biblioteca de documentos sem nada seleccionado.

Para obter mais informações, consulte o que é uma biblioteca de documentos?

Atualizar colunas da biblioteca a partir do Access    Ao ligar a biblioteca ao Access, pode atualizar as colunas na biblioteca de documentos a partir do Access para ajudar os utilizadores a localizar os relatórios pretendidos e fornecer informações adicionais.

Para obter mais informações, consulte o artigo importar, ligar ou mover dados para o SharePoint.

Criar vistas ordenadas e filtradas    Em vez de enviar o relatório a partir do Access através de e-mail, envie uma ligação para a vista relevante da biblioteca de documentos. Por exemplo:

  • Ordene a vista por ordem ascendente pela coluna modificado para que o relatório mais recente seja apresentado em primeiro lugar. Para obter mais informações, consulte o artigo utilizar ordenação para modificar uma vista do SharePoint.

  • Se tiver uma coluna de escolha na biblioteca denominada JobFunction com três valores: Lineworker, Foreman e supervisor, crie vistas separadas com base numa expressão de filtro para cada função de tarefa:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Quando envia uma ligação para a vista de supervisor e o utilizador clica no mesmo, a vista apresentará os relatórios específicos dos supervisores. Para obter uma ligação da vista de biblioteca, visualize a vista e, em seguida, copie o URL da barra de endereço.

  • Se tiver uma coluna pessoa na biblioteca denominada OurEmployees, crie uma vista com base numa expressão de filtro que utilize a função eu para mostrar apenas os relatórios do utilizador atual:

    OurEmployees is equal to [Me]

    Quando envia uma ligação para a vista e o utilizador clica no mesmo, a vista apresentará os relatórios específicos desse utilizador.

Para obter mais informações, consulte o artigo utilizar a filtragem para modificar uma vista do SharePoint e Editar uma vista de lista no SharePoint.

Ligar peças Web numa página moderna   Também pode criar uma página moderna para mostrar um ficheiro com base no que um utilizador seleciona numa biblioteca de documentos ao ligar uma peça Web Visualizador de ficheiros a uma peça Web biblioteca de documentos. Os utilizadores podiam procurar os relatórios para encontrar aquele que pretender.

Exemplo de uma lista ligada a uma peça Web Propriedades da lista

Para obter mais informações, consulte utilizar peças Web em páginas do SharePoint e ligar peças Web no SharePoint Online.

Aproveitar o fluxo da Microsoft    Pode automatizar a utilização e a gestão da biblioteca através de um fluxo Microsoft. Por exemplo, pode enviar notificações por push, enviar lembretes diários, criar uma tarefa do Planner e arquivar ficheiros expirados numa pasta.

Para um item selecionado no SharePoint, crie uma tarefa do Planner com uma ligação para o item do SharePoint.

Modelo de fluxo da Microsoft para o SharePoint e o Planner

Para obter mais informações, consulte o artigo criar um fluxo para uma lista ou biblioteca no SharePoint Online ou no onedrive para empresas.

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Nota:  Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode indicar-nos se estas informações foram úteis? Eis o artigo em inglês para sua referência.​

Consulte Também

Introdução aos relatórios no Access

Guia para estruturar relatórios

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