Destacar (agrupar) dados numa folha de cálculo

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Se pretender agrupar e resumir uma lista de dados, pode criar um destaque com um máximo de oito níveis, um para cada grupo. Cada nível interno, representado por um número mais elevado nos símbolos de destaque, apresenta dados de detalhe relativos ao nível externo precedente, representado por um número mais baixo nos símbolos de destaque. Utilize um destaque para apresentar rapidamente linhas ou colunas de resumo ou para revelar os dados detalhados de cada grupo. Pode criar um destaque de linhas (conforme mostrado no exemplo abaixo), um destaque de colunas ou um destaque de linhas e de colunas.

Lista de destaque
Uma linha destacada de dados de venda agrupados por regiões geográficas e meses com várias linhas de resumo e detalhes apresentadas.

1. para apresentar linhas para um nível de, clique nos símbolos de destaque adequado um dois três .

2.  O nível 1 contém o total de vendas de todas as linhas de detalhes.

3.  O nível 2 contém o total de vendas mensais de cada região.

4.  O nível 3 contém linhas de detalhes (neste caso, as linhas 11 a 13).

5.  Para expandir ou fechar os dados do destaque, clique nos símbolos de destaque caixa com sinal de adição e menos .

O que pretende fazer?

Criar um destaque de linhas

Criar um destaque de colunas

Mostrar ou ocultar dados destacados

Personalizar um destaque com estilos

Copiar dados destacados

Ocultar ou remover um destaque

Criar um relatório de resumo com um gráfico

Criar um destaque de linhas

  1. Certifique-se de que cada coluna dos dados que pretende destacar tem uma etiqueta na primeira linha, que contém factos semelhantes em cada coluna e que o intervalo não inclui linhas nem colunas em branco.

  2. Certifique-se de que as linhas de detalhe também têm uma linha de resumo — a subtotal. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    Insira linhas de resumo, utilizando o comando Subtotal    

    • Utilize o comando Subtotal que insere a função SUBTOTAL imediatamente abaixo ou acima de cada grupo de linhas de detalhes e automaticamente cria o destaque por si. Para obter mais informações sobre como utilizar a função Subtotal, consulte função SUBTOTAL.

      Inserir linhas de resumo próprias    

    • Insira as suas próprias linhas de resumo com fórmulas, imediatamente abaixo ou acima de cada grupo de linhas de detalhes. Por exemplo, em (ou acima) as linhas de dados de vendas de Março e Abril, utilize a função soma para subtotal as vendas desses meses. A tabela posteriormente neste tópico mostra-lhe um exemplo de isto.

  3. Especifique se as linhas de resumo estão localizadas abaixo ou acima das linhas de detalhes. No separador dados, no grupo Destaques, clique no iniciador de caixa de diálogo Destaques.
    No grupo Destaques, clique no iniciador de caixa de diálogo

  4. Se as linhas de resumo estiverem acima das linhas de detalhe, desmarque a caixa de verificação Linhas de resumo por baixo do detalhe; caso contrário, mantenha-a como está.

  5. Destaque os dados. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    Destacar os dados automaticamente

    1. Se necessário, selecione uma célula no intervalo de células que pretende destacar.

    2. No separador Dados, no grupo Destaques, clique na seta abaixo de Agrupar e, em seguida, clique em Destacar Automaticamente.

      Clique na seta por baixo de Agrupar e, em seguida, clique em Destacar automaticamente

    Destacar os dados manualmente

    Importante: Ao agrupar manualmente os níveis de destaque, é melhor ter todos os dados apresentados evitar agrupar as linhas incorretamente.

    1. Destacar o grupo externo.

      Como destacar o grupo externo

      1. Selecione todas as linhas de resumo subordinadas, bem como as respetivas linhas de detalhe.

        Por exemplo, nos dados abaixo, a linha 6 contém os subtotais das linhas 2 a 5, a linha 10 contém os subtotais das linhas 7 a 9 e a linha 11 contém o total geral. Para agrupar todos os dados de detalhe da linha 11, selecione as linhas 2 a 10.

         

        A

        B

        C

        1

        Região

        Mês

        Vendas

        2

        Este

        março

        €9.647

        3

        Este

        março

        €4.101

        4

        Este

        março

        €7.115

        5

        Este

        março

        €2.957

        6

        Este

        Total Mar

        €23.820

        7

        Este

        abril

        €4.257

        8

        Este

        abril

        €1.829

        9

        Este

        abril

        €6.550

        10

        Este

        Total Abr

        €12.636

        11

        Total Este

        €36.456

        Importante: Não inclua a linha de resumo (linha 11) na seleção.

      2. No separador dados, no grupo Destaques, clique em grupo, clique em linhas e, em seguida, clique em OK.

        Clique em Linhas e, em seguida, clique em OK

        Os símbolos de destaque surgem junto ao grupo no ecrã.

    2. Como opção, destaque um grupo interno aninhado — as linhas de detalhe relativas a uma determinada secção dos seus dados.

      Como destacar grupos interno aninhado (grupos de linhas de detalhes)

      1. Para cada grupo interno aninhado, selecione as linhas de detalhes adjacentes à linha que contém a linha de resumo.

        No exemplo abaixo, para agrupar as linhas 2 a 5, cuja linha de resumo é a 6, selecione as linhas 2 a 5. Para agrupar as linhas 7 a 9, cuja linha de resumo é a 10, selecione as linhas 7 a 9.

         

        A

        B

        C

        1

        Região

        Mês

        Vendas

        2

        Este

        março

        €9.647

        3

        Este

        março

        €4.101

        4

        Este

        março

        €7.115

        5

        Este

        março

        €2.957

        6

        Este

        Total Mar

        €23.820

        7

        Este

        abril

        €4.257

        8

        Este

        abril

        €1.829

        9

        Este

        abril

        €6.550

        10

        Este

        Total Abr

        €12.636

        11

        Total Este

        €36.456

        Importante: Não inclua a linha de resumo na seleção.

      2. No separador Dados no grupo Destaques, clique em Agrupar.

        Clique em Agrupar no separador Dados

        Os símbolos de destaque surgem junto ao grupo no ecrã.

      3. Continue a selecionar e a agrupar as linhas internas até ter criado todos os níveis que deseja no destaque.

      4. Se pretender desagrupar as linhas, selecione as linhas e, no separador Dados, no grupo Destaques, clique em Desagrupar.

        Também pode desagrupar secções do destaque sem remover os destaques. Mantenha premida a tecla SHIFT enquanto clica na Caixa com sinal de adição ou Caixa com sinal de subtração para o grupo e, em seguida, no separador dados, no grupo Destaques, clique em Desagrupar.

        Importante: Se desagrupar um destaque enquanto os dados de detalhe estiverem ocultos, as linhas de detalhe permanecerão ocultas. Para mostrar os dados, arraste o cursor sobre os números das linhas visíveis adjacentes às linhas ocultas. No separador Base, no grupo Células, clique em Formatar, aponte para Ocultar e Mostrar e, em seguida, clique em Mostrar Linhas.

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Criar um destaque de colunas

  1. Certifique-se de que cada linha dos dados que pretende destacar tem uma etiqueta na primeira coluna, que contém factos semelhantes em cada linha e que o intervalo não inclui linhas nem colunas em branco.

  2. Insira as suas próprias colunas de resumo com fórmulas imediatamente à direita ou à esquerda de cada grupo de colunas de detalhe. A tabela apresentada no passo 4 abaixo mostrada um exemplo.

    Nota: Para destacar os dados por colunas, tem de ter colunas de resumo com fórmulas que façam referência às células em cada uma das colunas de detalhe do grupo.

  3. Especifique se a coluna de resumo deve ficar posicionada à direita ou à esquerda das colunas de detalhe. No separador Dados, no grupo Destacar, clique em Destaque na Iniciação de Caixa de Diálogo.

    Como especificar a localização da coluna de resumo

    1. No separador Dados, no grupo Destaques, clique no iniciador de caixa de diálogo Destaques.

      No grupo Destaques, clique no iniciador de caixa de diálogo

    2. Para especificar uma coluna de resumo à esquerda da coluna de detalhes, desmarque a caixa de verificação Colunas de sumário à direita do detalhe. Para especificar uma coluna de resumo à direita da coluna de detalhes, selecione a caixa de verificação Coluna de sumário à direita do detalhe.

    3. Clique em OK.

  4. Para destacar os dados, efetue um dos seguintes procedimentos:

    Destacar os dados automaticamente

    1. Se necessário, selecione uma célula do intervalo.

    2. No separador Dados, no grupo Destaques, clique na seta abaixo de Agrupar e clique em Destacar Automaticamente.

    Destacar os dados manualmente

    Importante: Ao agrupar manualmente os níveis de destaque, é melhor ter todos os dados apresentados evitar agrupar colunas incorretamente.

    1. Destacar o grupo externo.

      Como destacar o grupo externo (todas as colunas exceto o total geral)

      1. Selecione todas as colunas de resumo subordinadas, bem como os respetivos dados de detalhes.

        No exemplo abaixo, a coluna E contém os subtotais das colunas B a D, a coluna I contém os subtotais das colunas F a H e a coluna J contém os totais gerais. Para agrupar todos os detalhes da coluna J, selecione as colunas B a I.

         

        A

        B

        C

        D

        E

        F

        G

        H

        I

        J

        1

        Nreg

        Jan

        Fev

        Mar

        T1

        Abr

        Mai

        Jun

        T2

        H1

        2

        Este

        371

        504

        880

        1.755

        186

        653

        229

        1.068

        2.823

        3

        Oeste

        192

        185.

        143

        520

        773

        419

        365

        1.557

        2.077

        4

        Norte

        447

        469

        429

        1.345

        579

        180

        367

        1.126

        2.471

        5

        Sul

        281

        511

        410

        1.202

        124

        750

        200

        1.074

        2.276

        Importante: Não inclua a coluna de resumo J (os totais gerais) na seleção.

      2. No separador Dados no grupo Destaques, clique em Agrupar.

        Clique em Agrupar no separador Dados

        Os símbolos de destaque surgem junto ao grupo no ecrã.

    2. Como opção, destaque um grupo interno aninhado (grupos individuais de colunas de detalhe).

      Como destacar o grupo interno aninhado (grupos de colunas de detalhe)

      1. Para cada grupo interno aninhado, selecione as colunas de detalhes adjacentes à coluna que contém a coluna de resumo.

        No exemplo abaixo, para agrupar as colunas B a D, cuja coluna de resumo é a E, selecione as colunas B a D. Para agrupar as colunas F a H, cuja coluna de resumo é a I, selecione as colunas F a H.

         

        A

        B

        C

        D

        E

        F

        G

        H

        I

        J

        1

        Nreg

        Jan

        Fev

        Mar

        T1

        Abr

        Mai

        Jun

        T2

        H1

        2

        Este

        371

        504

        880

        1.755

        186

        653

        229

        1.068

        2.823

        3

        Oeste

        192

        185.

        143

        520

        773

        419

        365

        1.557

        2.077

        4

        Norte

        447

        469

        429

        1.345

        579

        180

        367

        1.126

        2.471

        5

        Sul

        281

        511

        410

        1.202

        124

        750

        200

        1.074

        2.276

        Importante:  Não inclua na seleção a coluna de resumo relativa ao grupo.

      2. No separador Dados no grupo Destaques, clique em Agrupar.

        Clique em Agrupar no separador Dados

        Os símbolos de destaque surgem junto ao grupo no ecrã.

  5. Continue a selecionar e a agrupar as colunas internas até ter criado todos os níveis que deseja no destaque.

  6. Se pretender desagrupar as colunas, selecione as colunas e, no separador Dados, no grupo Destaques, clique em Desagrupar.

No separador Dados clique em Desagrupar

Também é possível desagrupar secções do destaque sem remover todo o destaque. Mantenha premida a tecla SHIFT enquanto clica em Caixa com sinal de adição ou Caixa com sinal de subtração do grupo e, no separador Dados, no grupo Destaques, clique em Desagrupar.

Se desagrupar um destaque enquanto os dados de detalhe estiverem ocultos, as colunas de detalhes permanecerão ocultas. Para mostrar os dados, arraste o cursor sobre as letras das colunas visíveis adjacentes às colunas ocultas. No separador Base, no grupo Células, clique em Formatar, aponte para Ocultar e Mostrar e, em seguida, clique em Mostrar Colunas

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Mostrar ou ocultar dados destacados

  1. Se não vir os símbolos de destaque um dois três , caixa com sinal de adição e menos , clique no botão do Microsoft Office Imagem do botão do Office e, em seguida, clique em Opções do Excel (Excel 2007), ou, clique no separador ficheiro (outras versões) e, em seguida, clique em Opções, clique na categoria Avançadas e, em seguida, na secção Opções de visualização para esta folha de cálculo, selecione a folha de cálculo e, em seguida, selecione a caixa de verificação Mostrar símbolos de destaque se um destaque aplicado.

  2. Clique em OK.

  3. Efetue um ou mais dos seguintes procedimentos:

    Mostrar ou ocultar os dados de detalhe de um grupo    

    • Para mostrar os dados de detalhe de um grupo, clique no símbolo caixa com sinal de adição do grupo.

    • Para ocultar os dados de detalhe de um grupo, clique no símbolo menos do grupo.

      Expandir ou fechar todos os destaques a um determinado nível    

    • Nos símbolos de destaque um dois três , clique no número do nível que deseja. Os dados de detalhe dos níveis inferiores são ocultados.

      Por exemplo, se um destaque tiver quatro níveis, pode ocultar o quarto nível enquanto visualiza os restantes níveis, clicando em três .

      Mostrar ou ocultar todos os dados de detalhe destacados    

    • Para mostrar todos os dados de detalhe, clique no nível mais baixo nos símbolos de destaque um dois três . Por exemplo, se existirem três níveis de, clique em três .

    • Para ocultar todos os dados de detalhe, clique em um .

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Personalizar um destaque com estilos

Para destacados linhas, o Microsoft Excel utiliza estilos como Nívellinha_1 e Nívellinha_2. Para colunas destacadas, o Excel utiliza estilos como Nívelcoluna_1 e Nívelcoluna_2. Estes estilos utilizam formatos de texto negrito, itálico e outros para diferenciar as linhas de resumo ou colunas nos seus dados. Ao alterar a forma de que cada um destes estilos é definida, pode aplicar diferentes formatos de texto e a célula que pode personalizar o aspeto da sua estrutura hierárquica. Pode aplicar um estilo a um destaque quando cria o destaque ou depois de o criar.

Efetue um ou mais dos seguintes procedimentos:

Aplicar automaticamente um estilo a uma linha ou coluna de resumo    

  1. No separador Dados, no grupo Destaques, clique no iniciador de caixa de diálogo Destaques.

    No grupo Destaques, clique no iniciador de caixa de diálogo

  2. Selecione a caixa de verificação Estilos automáticos.

Aplicar um estilo a uma linha ou coluna de resumo existente    

  1. Selecione as células em que deseja aplicar estilos de destaque.

  2. No separador Dados, no grupo Destaques, clique no iniciador de caixa de diálogo Destaques.

    No grupo Destaques, clique no iniciador de caixa de diálogo

  3. Selecione a caixa de verificação Estilos automáticos.

  4. Clique em Aplicar Estilos.

Também é possível formatar dados destacados através de formatação automática.

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Copiar dados destacados

  1. Se não vir um dois três , caixa com sinal de adição , com símbolos de destaque e menos , clique no botão do Microsoft Office Imagem do botão do Office e, em seguida, clique em Opções do Excel (Excel 2007) ou o ficheiro de tecla de tabulação (outras versões) e, em seguida, clique em Opções, clique na categoria Avançadas e, em seguida, na secção Opções de visualização para esta folha de cálculo, selecione a folha de cálculo e, em seguida, selecione a caixa de verificação Mostrar símbolos de destaque se um destaque aplicado.

  2. Utilize os símbolos de destaque um dois três , menos e caixa com sinal de adição para ocultar os dados de detalhe que não pretende copiar.

    Para mais informações, consulte a secção, Mostrar ou ocultar dados destacados.

  3. Selecione o intervalo das linhas de resumo.

  4. No separador Base, no grupo Edição, clique em Localizar e Selecionar e, em seguida, clique em Ir Para.

    Clique em Localizar e Selecionar e, em seguida, clique em Ir Para

  5. Clique em Ir Para Especial.

  6. Clique em Só células visíveis.

  7. Clique em OK e, em seguida, copie os dados.

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Ocultar ou remover um destaque

Nota: Nenhum dado é eliminado quando oculta ou remove um destaque.

Ocultar um destaque

  • (Excel 2007) Clique no botão do Microsoft Office Imagem do botão do Office e, em seguida, clique em Opções do Excel ou o ficheiro separador (outras versões) e, em seguida, clique em Opções, clique na categoria Avançadas e, em seguida, na Opções de visualização para esta folha de cálculo secção, selecione a folha de cálculo que contém o destaque que pretende ocultar e desmarque a caixa de verificação Mostrar símbolos de destaque se um destaque aplicado.

Remover um destaque

  1. Clique na folha de cálculo.

  2. No separador dados, no grupo Destaques, clique em Desagrupar e clique em Limpar destaques.

    Clique em Desagrupar e, em seguida, clique em Limpar destaques

    Importante: Se remover um destaque enquanto os dados de detalhe estiverem ocultos, as linhas ou colunas de detalhes poderão permanecer ocultas. Para mostrar os dados, arraste o cursor rato sobre os números das linhas ou letras das colunas adjacentes às linhas e colunas ocultas. No separador Base, no grupo Células, clique em Formatar, aponte para Ocultar e Mostrar e, em seguida, clique em Mostrar Linhas ou Mostrar Colunas.

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Criar um relatório de resumo com um gráfico

Imagine que pretende criar um relatório de resumo dos dados que só apresenta os totais acompanhados de um gráfico desses totais. Em geral, é possível efetuar o seguinte:

  1. Criar um relatório de resumo

    1. Destaque os dados.

      Para mais informações, consulte as secções criar um destaque de linhas ou criar um destaque de colunas.

    2. Oculte os detalhes, clicando nos símbolos de destaque um dois três , caixa com sinal de adição e menos para visualizar apenas os totais, como no exemplo seguinte de um destaque de linha:

      Lista destacada apresentando apenas as linhas com os totais

    3. Para mais informações, consulte a secção, Mostrar ou ocultar dados destacados.

  2. Crie um gráfico do relatório de resumo.

    1. Selecione os dados de resumo cujo gráfico pretende criar.

      Por exemplo, para fazer um gráfico que inclua apenas os totais de Bento e Marques, mas não os totais gerais, selecione as células A1 a C11, conforme mostrado no exemplo acima.

    2. Crie o gráfico. Por exemplo, no separador Inserir, no grupo Gráficos, clique em Gráficos Recomendados ou escolha outro tipo de gráfico.

      Por exemplo, se criar o gráfico utilizando o Assistente de Gráficos, terá um aspeto semelhante ao exemplo seguinte.

      Gráfico criado a partir de dados de subtotais

      Se mostrar ou ocultar detalhes da lista de dados destacada, o gráfico também será atualizado para mostrar ou ocultar os dados.

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