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Para satisfazer regulamentos de negócio ou requisitos de conformidade, pode colocar conteúdo nos sites no mantenha durante um período de tempo por exemplo, um número específico de dias, meses ou anos. Por exemplo, poderá ter de mantenha todos os documentos que se encontram no site do departamento de vendas para sete anos.
Pode escolher que se o período de tempo é iniciada a partir do momento que o documento é criado ou a hora da última alguém transforma-se. E a suspensão pode incluir uma consulta de pesquisa para limitar o conteúdo que é mantido — por exemplo, se pretender colocar em espera apenas os documentos relacionados com um cliente específico, pode utilizar o nome do cliente como uma palavra-chave na consulta de pesquisa para a suspensão.
Quando colocar o conteúdo em suspensão, as pessoas podem continuar a editar documentos como se nada é alterado porque o conteúdo é mantido num local, na sua localização original. A suspensão garante que é mantida uma cópia do conteúdo, enquanto ainda permitir que os utilizadores funcionar com o seu conteúdo.
Uma suspensão de no local com base no tempo funciona com o mesmo que uma deteção de dados Eletrónicos no local, exceto os com uma suspensão de no local com base no tempo, pode especificar um período de tempo (uma deteção de dados Eletrónicos mantenha tem a validade indefinidamente, até que removê-la) e não precisa de criar um site caso de deteção de dados Eletrónicos ou um conjunto de deteção de dados eletrónicos.
Criar e gerir suspensões utilizando um centro de política de suspensão no local.
Como um suspensão no local funciona
Quando colocar um site em espera, o conteúdo nesse site permanece na sua localização original. Pessoas podem continuar a trabalhar com os seus documentos, mas uma cópia do conteúdo, tal como estava quando iniciou que a suspensão é preservado. Para além do conteúdo existente, qualquer novo conteúdo que tenha criado ou adicionada ao site após-foi suspender será preservado se o conteúdo é eliminado. Com uma suspensão no local, as pessoas não ainda precisa saber que o seu conteúdo está em espera.
Uma suspensão no local é aplicada ao nível de um site. Ao colocar um site em espera, uma biblioteca preservação mantenha a tecla é criada, se ainda não existir. A maioria dos utilizadores não é possível ver a biblioteca preservação mantenha porque apenas está visível para os proprietários da coleção de sites.
Se tentativas de uma pessoa alterar ou eliminar conteúdos num site que está em espera, pela primeira vez a política de retenção verifica se o conteúdo foi alterado desde que foi aplicada a suspensão. Se esta for a primeira alteração desde que foi aplicada a suspensão, a política de retenção copia o conteúdo para a biblioteca preservação mantenha a tecla e, em seguida, permite a pessoa alterar ou eliminar o conteúdo original. Tenha em atenção que qualquer tipo de conteúdo no site pode ser copiado para a biblioteca preservação sem soltar, mesmo se o conteúdo não corresponder o filtro da consulta utilizado pela suspensão.
Em seguida, uma tarefa do temporizador limpa a biblioteca preservação mantenha. A tarefa do temporizador é executado periodicamente e compara todo o conteúdo na biblioteca de preservação mantenha os filtros utilizado pelo suspensões no site. A menos que o conteúdo corresponde pelo menos um dos filtros, a tarefa do temporizador elimina o conteúdo a partir da biblioteca preservação mantenha. Por exemplo, se uma única suspensão é aplicada a um site, sem soltar que preserva o conteúdo sete anos a data de criação da sua, qualquer conteúdo mais antigo do que sete anos será eliminado a partir da biblioteca preservação mantenha. Além disso, mais do que um mantenha podem ser aplicadas a um site – por exemplo, um documento poderá fazer parte de uma suspensão legal para deteção de dados Eletrónicos sem soltar num ano de sete baseados no tempo para cumprir normas da indústria. Conteúdo é preservado com base em espera com a duração da célula mais longa.
A duração de uma suspensão baseados no tempo inicia a data, o documento é criado ou modificada pela última vez e não a suspensão foi criada.
Uma suspensão no local faz eficiente utilização do espaço de armazenamento, especialmente se tiver um grande número de documentos e as pessoas alterar apenas alguns dos mesmos, uma vez que o conteúdo que não é alterado não é copiado para a biblioteca preservação mantenha.
Conteúdo do site que pode colocar em espera
Uma suspensão de no local com base no tempo inclui este conteúdo:
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Documentos, incluindo:
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Documento versões, se o controlo de versões está ativado. Para mais informações, consulte o artigo Ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca.
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Documentos num conjunto de documentos.
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Itens de lista (incluindo blogues e conteúdo wiki)
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Páginas
Uma suspensão de no local com base no tempo não inclui este conteúdo:
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Uma conjunto de documentos (a pasta propriamente dito)
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Páginas mestras e esquemas de página
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Blocos de notas do OneNote
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Itens de fluxo de trabalho
Como um suspensão no local funciona com o controlo de versões
Uma suspensão baseados no tempo não preserva automaticamente a todas as versões de um documento. Para manter todas as versões de documentos num site, tem de ativar o controlo de versões para as bibliotecas de documentos no site. Para mais informações, consulte o artigo Ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca.
Se é eliminado um documento a partir de um site que esteja em espera e controlo de versões do documento está ativado, todas as versões do documento eliminado são preservadas.
Se o controlo de versões de documentos não está ativado e um item é colocado em mantenha várias vezes, a versão que é preservada é que se encontra atual quando é efetuada cada espera. Por exemplo, se a versão de 27 de um item é o mais recente quando o site é colocado em mantenha pela primeira vez, e versão 51 que mais recente quando o site é colocado em mantenha a tecla da segunda vez, versões 27 e 51 são preservadas.
Tal como mencionado anteriormente, se um site é colocar em espera, qualquer novo conteúdo que tenha criado ou adicionada ao site após-foi suspender será preservado se é eliminado.
Filtrar uma suspensão no local
Quando cria um suspensão no local, também pode especificar uma consulta para filtrar para baixo o conteúdo que pretende para colocar em espera. Por exemplo, pode optar por manter apenas o conteúdo que contém palavras-chave específicas. Para mais informações, consulte o artigo Procurar e a utilizar palavras-chave no Centro de deteção de dados Eletrónicos – este tópico também se aplica ao suspensões no local.
Desativar uma suspensão baseados no tempo
Pode Liberte uma suspensão baseados no tempo em qualquer altura, incluindo antes do final do período de tempo especificado pela suspensão. Para fazê-lo, desative apenas a suspensão.
Tenha em atenção que não é possível eliminar uma política de retenção com base no tempo enquanto a suspensão ainda está activo. Para eliminar uma política de espera, desativar pela primeira vez a suspensão e, em seguida, elimine a política de retenção.
Depois de desativar uma suspensão, mantenha todos os itens sujeito que na biblioteca de preservação mantenha são elegíveis para o processo de limpeza padrão descrito anteriormente. Note que isto significa que itens disponibilizadas a partir de uma suspensão não são eliminados imediatamente a partir da biblioteca preservação mantenha; em vez disso, mantêm aí até a tarefa do temporizador limpa a biblioteca.
Como suspensão no local políticas de trabalho com as políticas de eliminação de documento
Uma suspensão de no local com base no tempo garante que todo o conteúdo é mantido durante um período específico de tempo, enquanto uma política de eliminação de documento garante que todo o conteúdo é eliminado após um período de tempo específico.
Se precisar de manter documentos para um determinado período de tempo, pode utilizar uma política de suspensão no local em conjunto com uma política de eliminação. Por exemplo, pode armazenar documentos sete anos depois de são modificados e, em seguida, configurar uma política de eliminação para eliminá-los sete anos após a última modificação.
Se uma política de eliminação de documento elimina conteúdo que está em espera, o conteúdo ainda será preservado na biblioteca de preservação mantenha. Por exemplo, se uma suspensão baseados no tempo preserva o conteúdo dois anos, mas uma política de eliminação de documento elimina conteúdo depois de um ano, qualquer conteúdo que é eliminado enquanto em espera ainda ser preservado.
Para mais informações, consulte o artigo Descrição geral das políticas de eliminação de documentos no SharePoint Server 2016.
Permissões
Os membros da sua equipa de conformidade que irão utilizar o centro da política suspensão no local tem permissões para ambas as política Centro e site coleções de ficheiros aos quais as políticas serão aplicadas. Recomendamos que:
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Criar um grupo de segurança que contém todos os utilizadores do Centro de política suspensão no local do — mais provável é a sua equipa de conformidade.
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No Centro de política de suspensão no local, adicione o grupo de segurança para o grupo de proprietários de coleções de sites.
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Cada coleção de sites para o qual que é necessário atribuir no local mantenha políticas, adicione o grupo de segurança para o grupo de proprietários de coleções de sites.
