Descrição geral: melhores práticas para gerir a forma como as pessoas utilizam o seu site de equipa

Descrição geral: melhores práticas para gerir a forma como as pessoas utilizam o seu site de equipa

Se for proprietário de um site de equipa, convém criar um modelo de governação, ou seja, um modelo para dar resposta às políticas, processos, funções e responsabilidades do seu site. Um modelo como este irá ajudá-lo a controlar a utilização que as pessoas fazem do seu site. Por exemplo, poderá querer exigir que seja dada saída de ficheiros de forma a que múltiplas pessoas não tentem editar um ficheiro ao mesmo tempo. Em alternativa, pode querer permitir que apenas determinadas pessoas criem subsites. Este artigo fornece-lhe uma descrição geral de ideias e melhores práticas que deve considerar quando criar esse modelo.

Nota: Se procura passos sobre como criar um site, consulte Criar um site do SharePoint.

O que é a governação?

Uma parte importante embora frequentemente invisível de qualquer site é o modelo de governação correspondente — o conjunto de políticas, funções, responsabilidades e processos estabelecidos para determinar como as pessoas no seu grupo utilizam o SharePoint.

Muitas organizações implementam um modelo de governação para os sites ao nível da Administração Central ou da coleção de sites, que pode ser criado e mantido por um departamento ou equipa de Tecnologias de Informação (TI).

Se for proprietário de um subsite numa coleção de sites, como um site de equipa, convém criar um modelo de governação adicional próprio para resolver os seus problemas específicos.

Com um modelo de governação, é mais fácil:

  • Informar os utilizadores do site quando devem criar um novo subsite, em vez de criar uma lista ou outro conteúdo do site.

  • Garantir a extinção dos subsites e do conteúdo quando estes se tornam obsoletos, em vez de esgotar o espaço de armazenamento e de diluir os resultados da pesquisa.

  • Garantir que as pessoas certas têm acesso ao conteúdo certo.

  • Informar os proprietários dos subsites sobre que modelos e temas podem utilizar.

  • Efetuar uma rápida transição da propriedade de um site de uma pessoa para outra.

Elementos de um modelo de governação

O seu modelo de governação precisa de abordar os seguintes assuntos:

  • Criação de sites

  • Gestão de permissões

  • Arquitetura da informação

  • Ciclo de vida e extinção de sites

  • Limites de armazenamento

  • Classificação da informação

  • Personalização

  • Proteção de dados

  • Navegação

  • Pesquisa

  • Funções e responsabilidades para suporte do site

Algumas destas perguntas poderão já ter sido decididas pelo modelo de governação ao nível da coleção de sites ou da organização, tal como o espaço de armazenamento disponível para o seu site e os tipos de personalização possível do aspeto e funcionamento do site. Outras poderão não ser relevantes, dependendo da complexidade do seu site de equipa e do número de utilizadores do mesmo. No entanto, mesmo que não tenha de tomar decisões relativamente a estes tópicos, é boa ideia saber que decisões foram tomadas para poder informar os utilizadores do seu site e impor devidamente as políticas.

Eis alguns aspetos a ter em consideração ao configurar um novo site.

Criação de subsites

Poderá pretender que os membros da sua equipa possam criar subsites sob o site de equipa para utilização em projetos específicos.

A capacidade de criar espontaneamente novos subsites pode ser uma grande vantagem para o grupo, mas a criação de sites sem restrições poderá tornar-se impossível de controlar. A livre proliferação de subsites poderá originar problemas. Por exemplo:

  • É difícil para os utilizadores encontrarem o subsite correto ou estarem seguros de que o encontraram.

  • As informações podem ficar duplicadas em vários subsites, esgotando espaço de armazenamento dispendioso e exigindo o dobro do esforço de manutenção.

  • Os subsites podem conter informações desatualizadas, possivelmente durante anos, que são apresentadas nos resultados da pesquisa. Pode ser difícil saber qual a versão das informações correta.

  • A gestão de permissões de uma grande quantidade de subsites poderá tornar-se uma tarefa difícil e os utilizadores poderão, inadvertidamente, acabar por ter acesso indevido a alguma informação.

  • À medida que os empregados abandonam o grupo, os subsites por eles criados poderão ser abandonados, criando confusão e resultados da pesquisa pouco claros para os restantes utilizadores do site.

Pode poupar tempo e energia se definir algumas políticas para a criação de sites que abordem as seguintes áreas:

  • Quem tem permissão para criar subsites?

  • É necessário aprovar previamente os novos subsites? Se for o caso, quais os critérios de aprovação e quem concede a aprovação?

  • Os novos subsites devem utilizar modelos e temas estabelecidos?

  • Que quantidade de informação pode ser armazenada num site? (Isto é, quanto espaço em disco do servidor pode ocupar?)

  • Quais as regras para incluir estratégias de navegação no site?

  • Durante quanto tempo a informação deve ficar armazenada nos subsites antes de ser eliminada ou arquivada?

Consulte Criar um site ou subsite para mais informações.

Gestão de permissões

A integridade, a confidencialidade e a privacidade das informações fundamentais para a atividade da sua organização dependem do nível de segurança do seu site — especificamente, quem escolhe para ter acesso ao seu site.

A concessão e restrição do acesso ao seu site designa-se por gestão de permissões e é uma das suas responsabilidades mais importantes enquanto proprietário do site.

Seguem-se algumas sugestões a ter em atenção quando desenvolver uma estratégia de permissões.

  • Siga o Princípio de Menor Privilégio: atribua às pessoas os níveis de permissões mais baixos de que necessitam para efetuar as tarefas que lhes são atribuídas.

  • Conceda acesso às pessoas adicionando-as a grupos padrão predefinidos (tais como Membros, Visitantes e Proprietários). Torne a maior parte das pessoas membros dos grupos Membros ou Visitantes e limite o número de pessoas no grupo Proprietários.

  • Utilize a herança de permissões para criar uma hierarquia simples e de fácil visualização. Isto é, evite conceder permissões a utilizadores individuais e trabalhe antes com grupos. Sempre que possível, faça com que os subsites herdem simplesmente as permissões do seu site de equipa, em vez de terem permissões exclusivas.

  • Organize o seu conteúdo de modo a tirar partido da herança de permissões: considere segmentar o seu conteúdo por nível de segurança – crie um site ou uma biblioteca especificamente para documentos confidenciais, em vez de os ter dispersos numa biblioteca maior e protegidos por permissões exclusivas.

Consulte Compreender os níveis de permissões no SharePoint ou Editar permissões de uma lista, biblioteca ou item individual para obter informações sobre a configuração de permissões.

Arquitetura da informação

A arquitetura da informação de um site é semelhante ao índice de um livro: determina o modo como a informação existente nesse site — páginas Web, documentos, listas e dados — é organizada e apresentada aos utilizadores do site. A arquitetura da informação é frequentemente registada como uma lista hierárquica do conteúdo do site, palavras-chave de pesquisa, tipos de dados e outros conceitos.

Para criar uma arquitetura da informação, é necessário analisar a informação a apresentar no site. Eis algumas das perguntas que pode utilizar para desenvolver uma arquitetura da informação:

  • Que tipo de conteúdo terá no site? De que forma será convertido em subsites, listas, bibliotecas e outros?

  • Como será apresentada a informação no site?

  • De que forma os utilizadores do site navegarão no mesmo?

  • De que forma a informação será direcionada para audiências específicas?

  • Como será configurada e otimizada a pesquisa?

Parte da sua arquitetura da informação poderá incluir a classificação da informação.

Se a informação que está a tratar for de extrema importância para a empresa, exigir segurança especial ou for abrangida por regras de conformidade de regulamentação, poderá configurar um esquema de classificação para identificar tipos específicos de conteúdo que é necessário gerir com cuidado.

Depois de organizar a informação em listas e bibliotecas específicas, pode utilizar funcionalidades de governação para gerir a forma como o conteúdo é gerido. Por exemplo:

Exigir a saída dos ficheiros

Quando exige que seja dada saída de um ficheiro, garante que apenas uma pessoa pode editar o ficheiro até que seja dada entrada do ficheiro. Exigir que seja dada saída de documentos evita que várias pessoas efetuem alterações ao mesmo tempo, o que poderia criar conflitos de edição e provocar confusões. Exigir a saída também pode ajudar a fazer com que os membros da equipa se lembrem de adicionar um comentário quando dão entrada de um ficheiro, para que seja mais fácil controlar o que foi alterado em cada versão. Para mais informações, consulte Configura uma biblioteca para exigir saída dos ficheiros.

Controlar versões

Se necessitar de manter versões anteriores de ficheiros, as bibliotecas podem ajudar a controlar, armazenar e restaurar os ficheiros. Pode optar por controlar todas as versões da mesma forma. Ou pode optar por designar algumas versões como principais (por exemplo, a adição de um novo capítulo a um manual) e algumas versões como secundárias (por exemplo, a correção de um erro de ortografia). Para ajudar a gerir o espaço de armazenamento, pode escolher o número de cada tipo de versão que pretende armazenar. Para mais informações sobre o controlo de versões, consulte Como funciona o controlo de versões numa lista ou biblioteca?.

Pode especificar que a aprovação de um documento é obrigatória. Os documentos permanecem num estado pendente até serem aprovados ou rejeitados por uma pessoa com permissão para tal. Pode controlar que grupos de utilizadores podem ver um documento antes de ser aprovado. Esta funcionalidade pode ser útil se a biblioteca contiver procedimentos ou diretrizes importantes que necessitem de ser finais antes de serem vistos por outras pessoas. Para mais informações acerca da aprovação de documentos, consulte Exigir a aprovação de itens numa lista ou biblioteca de site.

As bibliotecas suportam tecnologia RSS, para que os membros do grupo de trabalho possam receber e ver automaticamente atualizações, ou feeds, de notícias e informações numa localização consolidada. Pode utilizar a tecnologia RSS para ser alertado de quaisquer alterações efetuadas numa biblioteca, tal como quando os ficheiros armazenados na biblioteca são alterados. Os feeds RSS permitem que os membros do grupo de trabalho vejam uma lista consolidada de ficheiros que foram alterados. Também pode criar alertas por correio eletrónico, de modo a ser notificado quando houver alterações nos ficheiros. Para mais informações acerca de feeds RSS, consulte Gerir feeds RSS de um site ou coleção de sites.

Uma biblioteca de documentos ou tipo de conteúdo pode utilizar fluxos de trabalho definidos pela organização para processos de negócio, tais como gerir a revisão ou aprovação de documentos. O grupo pode aplicar processos de negócio aos documentos, conhecidos por fluxos de trabalho, que especificam ações que necessitam de ser realizadas numa sequência, tais como aprovar ou traduzir documentos. Um fluxo de trabalho é uma forma automatizada de mover documentos ou itens ao longo de uma sequência de ações ou tarefas. Por predefinição, estão disponíveis três fluxos de trabalho para bibliotecas: Aprovação, que encaminha um documento para um grupo de pessoas para aprovação; Recolher Comentários, que encaminha um documento para um grupo de pessoas para obter comentários e devolve o documento à pessoa que iniciou o fluxo de trabalho como uma compilação; e Recolher Assinaturas, que encaminha um documento para um grupo de pessoas para recolher as assinaturas digitais delas. Para mais informações acerca de fluxos de trabalho, consulte Descrição geral dos fluxos de trabalho incluídos no SharePoint.

Se o seu grupo trabalhar com vários tipos de ficheiro, tais como folhas de cálculo, apresentações e documentos, pode expandir a funcionalidade da biblioteca ativando e definindo vários tipos de conteúdo. Os tipos de conteúdo acrescentam flexibilidade e consistência em várias bibliotecas. Cada tipo de conteúdo pode especificar um modelo e até mesmo processos de fluxo de trabalho. Os modelos funcionam como ponto de partida para formatação e qualquer texto automático e para propriedades que se apliquem aos documentos desse tipo, tais como o nome do departamento ou o número do contrato. Para mais informações acerca de tipos de conteúdo, consulte Introdução aos tipos de conteúdo e à publicação de tipos de conteúdo.

Se tiver um grupo de ficheiros confidenciais e considerar útil saber como os ficheiros estão a ser utilizados, pode definir uma política que lhe permite ativar o controlo de "Auditoria" de eventos como as alterações, cópias ou eliminação de ficheiros. Para mais informações acerca de como configurar a auditoria, consulte Configurar as definições de auditoria de uma coleção de sites.

Ciclo de vida e extinção de sites

É comum deixar ficar sites como, por exemplo, sites de trabalho de documentos e sites de debate, quando estes já não são úteis, ocupando espaço de armazenamento importante e criando resultados da pesquisa pouco claros. Convém definir uma agenda de revisão dos sites e conteúdos correspondentes (pelo menos uma vez por ano) para determinar se vale a pena mantê-los.

É bom ter igualmente em atenção que o modelo de governação global da sua organização poderá também estar atento a sites obsoletos. Por exemplo, um administrador pode eliminar automaticamente sites que não foram alterados durante 90 dias. Enquanto proprietário do site, receberia uma mensagem de e-mail a avisá-lo deste procedimento. Para mais informações acerca do ciclo de vida e de políticas de extinção, consulte Políticas de encerramento de site.

Limites de armazenamento

Um administrador pode ter definido um limite para a quantidade de espaço em disco que o seu grupo pode utilizar. Procure saber se existe um limite e, caso exista, decida como distribuí-lo entre os seus sites, páginas e bibliotecas.

Por predefinição, o SharePoint Server impõe um limite de 50 MB ao tamanho de um documento individual que é possível carregar para uma biblioteca de documentos. Além disso, por predefinição, os proprietários de Sites de equipa recebem alertas quando o armazenamento atinge os 90% da quota.

Depois de saber quais os seus limites, pode utilizar funcionalidades como o controlo de auditoria ou versões para garantir que mantém o seu site dentro desses limites. Para mais informações, consulte Gerir limites de armazenamento da coleção de sites.

Personalização

É provável que a sua organização tenha uma imagem corporativa padrão, modelos de site ou esquemas de site preferenciais ou obrigatórios. Até que ponto é possível aos utilizadores personalizarem o aspeto dos seus sites e das suas páginas?

Para controlar a personalização, poderá decidir bloquear as pessoas na sua equipa que têm permissão para personalizar ou optar pela utilização de esquemas de página padrão para assegurar o cumprimento de determinados requisitos, tais como a apresentação do proprietário do site no canto superior esquerdo de todos os sites.

Além disso, é possível definir diretrizes sobre a funcionalidade que as pessoas podem utilizar nos subsites correspondentes. Por exemplo, poderá pedir às pessoas que não utilizem Peças Web que exijam codificação personalizada.

Por outro lado, poderá fornecer o SharePoint Designer a todos os elementos da sua equipa, para que possam efetuar todas as alterações que pretenderem.

Para mais informações sobre a personalização de sites, consulte Alterar a aparência do seu site do SharePoint ou Introdução à personalização de sites e páginas.

Navegação

Os elementos de navegação ajudam as pessoas a navegar no conteúdo que necessitam. Os dois itens de navegação que pode personalizar são a barra de ligações superior e a Iniciação Rápida.

Ao utilizar as páginas de definições para cada lista ou biblioteca, pode escolher quais as listas e bibliotecas que aparecem na Iniciação Rápida. Também pode alterar a ordem das ligações, adicionar ou eliminar ligações e adicionar ou eliminar as secções nas quais as ligações estão organizadas. Por exemplo, se tiver demasiadas listas na secção Lista, pode adicionar uma nova secção a Listas de Tarefas na qual pode incluir ligações para as suas listas de tarefas.

A barra de ligações superior fornece uma forma de os utilizadores do site acederem a outros sites na coleção de sites, apresentando uma linha de separadores no início de cada página no site. Quando cria um novo site, pode escolher se pretende incluir o site na barra de ligações superior do site principal e se deve ser utilizada a barra de ligações superior do site principal.

Para mais informações acerca da navegação de sites, consulte Introdução à navegação de sites ou Personalizar a navegação no seu site do SharePoint

Pesquisa

O conteúdo aparece em muitos locais, incluindo sites, listas, bibliotecas, Peças Web e colunas. Por predefinição, quando alguém efetua pesquisas no seu site, todo o conteúdo no site e em quaisquer subsites correspondentes é apresentado nos Resultados da pesquisa.

Como proprietário do site, pode escolher se pretende, ou não, que o conteúdo do seu site apareça nos resultados da pesquisa. Quando impede que o conteúdo de um site apareça nos resultados da pesquisa, também bloqueia a apresentação nos resultados na pesquisa do conteúdo de todos os subsites dependentes.

Por predefinição, o conteúdo com permissões restritas não aparece nos resultados da pesquisa para os utilizadores que não têm permissões para o ler. Pode alterar este comportamento, de modo a que o conteúdo restrito seja apresentado nos resultados da pesquisa, mas os utilizadores não consigam abrir o conteúdo para o qual não têm permissão.

Consulte Descrição geral da administração de pesquisa do SharePoint Online ou Configurar uma Peça Web de Pesquisa de Conteúdos no SharePoint para mais informações acerca da pesquisa.

Funções e responsabilidades para suporte do site

É boa ideia definir funções e responsabilidades para reduzir o nível de confusão que podem ocorrer num site devido à entrada ou saída de membros de uma equipa. Eis alguns aspetos que deve definir claramente sobre o que cada um faz no seu site:

  • Formação: a formação básica na navegação, pesquisa e gestão de documentos pode ser muito útil para pessoas que não conhecem o produto.

  • Suporte: pode designar um especialista na sua equipa para resolver problemas e servir de ligação a um administrador.

  • Conformidade com diretrizes legais ou organizacionais: por vezes, pode ser apenas uma questão de manter as ligações atualizadas para as diretrizes adequadas, mas convém ter uma pessoa responsável.

Consulte Planear sites e gerir utilizadores ou Gerir administradores de uma coleção de sites para mais informações sobre funções.

Proteção de dados

As funcionalidades de cópia de segurança e recuperação protegem os seus dados de perdas acidentais. A frequência da cópia de segurança e a velocidade e nível da recuperação são configurados por um administrador. Consulte Descrição geral da cópia de segurança e recuperação no SharePoint Server ou Gerir a Reciclagem de uma coleção de sites do SharePoint Online

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