Descrição geral de folhas de horas e estado de tarefas

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Antes de os membros da equipa poderem registar as horas na folha de horas ou o estado das respectivas tarefas, o utilizador tem de configurar folhas de horas ou o estado de tarefas, ou ambos. As folhas de horas registam as horas reais trabalhadas em tarefas, projectos e outros itens, sendo importantes se controlar a utilização, tempo a cobrar e assim sucessivamente. Os membros da equipa podem introduzir o estado das tarefas utilizando o Centro de Tarefas, que lhes permite controlar de forma precisa o estado ou a evolução no sentido de concluir tarefas em projectos.

Neste artigo

É preciso criar uma folha de horas ou configurar o estado da tarefa?

Como os dois tipos de controlar o trabalho em conjunto?

Como posso categorizar o tempo?

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Tenho de criar uma folha de horas ou configurar o estado da tarefa?

O utilizador vai pretender criar uma folha de horas se:

  • A organização pretender controlar as horas a cobrar e a não cobrar.

  • O utilizador tiver de efectuar a integração com um sistema de contabilidade para fins de pagamento ou de facturação.

  • A gestão pretender ver os detalhes sobre o número de horas que os recursos estão a gastar e a forma como essas horas estão a ser gastas (horas extraordinárias a cobrar versus horas a cobrar padrão versus horas a não cobrar).

Se a organização tiver gestores de projecto e se pretenderem controlar o progresso dos projectos criados no Microsoft Office Project Professional 2007, o utilizador vai pretender controlar o estado das tarefas.

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De que forma os dois tipos de controlo funcionam em conjunto?

Se estiver a utilizar folhas de horas e o estado das tarefas, quando um utilizador introduzir dados numa área, esses dados podem ser utilizados pelo outro.

  • Normalmente, os utilizadores introduzem progresso em tarefas diariamente através do Centro de Tarefas em O Meu Trabalho. No fim da semana, o membro da equipa cria uma folha de horas. A folha de horas é previamente preenchida com base no trabalho planeado a partir da agenda ou a partir do trabalho real reportado pelo membro da equipa através do estado da tarefa, ao clicar em Importar Progresso da Tarefa na página A Minha Folha de Horas.

    Os membros da equipa podem ajustar as horas na folha de horas, consoante o necessário. No entanto, o estado da tarefa reportado através do Centro de Tarefas não é alterado de modo a reflectir alterações em horas reais. Frequentemente, o número de horas reais trabalhadas e o progresso das tarefas varia, porque uma tarefa demora mais ou menos tempo do que o planeado ou porque o trabalho não progride a um ritmo regular. Assim, os dois conjuntos de dados não são sincronizados.

  • Noutros casos, um membro da equipa preenche a folha de horas e, em seguida, pretende introduzir o estado da tarefa. O membro da equipa pode clicar em Importar Folha de Horas no Centro de Tarefas para importar o número real de horas introduzidas na folha de horas, convertê-las para uma percentagem de conclusão, se necessário e preencher previamente a grelha de estado das tarefas com os dados.

    Aviso: Quaisquer dados anteriormente introduzidos no Centro de Tarefas serão substituídos.

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De que forma devo categorizar as horas?

Uma das decisões mais importantes que o utilizador tomará será como categorizar as horas. Pode reportar e exportar as horas apenas na categorias que definir. Apesar de poder agregar dados para os resumir, não pode visualizar mais detalhes ou granularidade do que os controlados através do Microsoft Office Project Web Access.

Utilize as informações nas seguintes secções para o ajudar a decidir como categorizar as horas.

Posso planear a utilização de folhas de horas

Pretendo utilizar folhas de horas

Por predefinição, quando utiliza folhas de horas, existem quatro tipos de facturação:

  • A cobrar     As horas a cobrar (ou padrão) constituem horas úteis normais facturadas a uma taxa regular.

  • Horas extraordinárias a cobrar     As horas extraordinárias a cobrar são horas extraordinárias facturadas a uma taxa regular.

  • A não cobrar     As horas a não cobrar são horas úteis normais que não podem ser facturadas ao cliente.

  • Horas extraordinárias a não cobrar     As horas extraordinárias a não cobrar são horas extraordinárias que não podem ser facturadas ao cliente.

Primeiro, avalie os tipos de horas que tem de controlar. Tenha em mente as categorias de horas que tem de exportar para o sistema de contabilidade, as categorias de horas que tem de facturar aos clientes e o modo como a gestão pretende ver as horas apresentadas em relatórios. Pode pretender falar com o departamento de contabilidade e a equipa de gestão para determinar os tipos de relatórios que pretendem ver.

Em seguida, decida se:

  • Os tipos de trabalho nos quais os recursos trabalham pertencem a uma das quatro categorias predefinidas, sendo apenas necessário exportar e criar relatórios destas quatro categorias de horas.

    Sim, as categorias predefinidas necessidades nosso faturação

    Na Iniciação Rápida, clique em Definições do Servidor e, em seguida, clique em Definições e Predefinições da Folha de Horas. Na página Definições e Predefinições da Folha de Horas, na secção Apresentação do Project Web Access, seleccione a caixa de verificação A folha de horas vai apresentar os seguintes tipos de horas. O utilizador não tem de introduzir quaisquer informações na página Classificações da Folha de Horas, porque não tem de criar quaisquer classificações.

  • Os tipos de trabalho nos quais os recursos trabalham pertencem a uma das quatro categorias predefinidas, mas o utilizador tem de exportar e criar relatórios sobre as horas com mais granularidade. Por exemplo, poderá ter de reportar tempo de viagem a cobrar versus horas no local a cobrar, ou possivelmente controlar categorias de utilização.

    Precisamos mais granularidade dentro das categorias predefinido

    Na Iniciação rápida, clique em Definições do servidor e, em seguida, clique em definições de folha de horas e predefinições. Na página definições de folha de horas e predefinições, na secção O Project Web Access apresentar, selecione a caixa de verificação a folha de horas irá apresentar os seguintes tipos de tempo. Na página Classificações de folha de horas, crie classificações para acomodar a granularidade que necessita. Cada classificação pode ser aplicada a qualquer uma das quatro categorias faturaçãohttps. Por exemplo, poderá criar classificações de formação e para que os membros da equipa podem controlar cobrar tempo e de formação tempo de deslocação cobrar versus das horas extraordinárias formação nonbillable tempo ou de viagem cobrar das horas extraordinárias de viagem.

  • Os tipos de trabalho nos quais os recursos trabalham não podem ser acomodados em apenas quatro categorias. Por exemplo, se tiver mais taxas a cobrar do que apenas uma taxa de facturação normal e uma taxa de horas extraordinárias, as categorias predefinidas não vão ser suficientes para as necessidades do utilizador.

    Precisamos mais tipos de faturaçãohttps para acomodar taxas adicionais de faturaçãohttps

    Na Iniciação Rápida, clique em Definições do Servidor e, em seguida, clique em Definições e Predefinições da Folha de Horas. Na página Definições e Predefinições da Folha de Horas, na secção Apresentação do Project Web Access, desmarque a caixa de verificação A folha de horas vai apresentar os seguintes tipos de horas. Em seguida, na página Classificações da Folha de Horas, crie classificações para acomodar todos os tipos de facturação de que necessita. Os membros da equipa vão seleccionar uma classificação para cada entrada da folha de horas para especificar o tipo de facturação para essa hora.

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Não pretendo utilizar folhas de horas

Não é possível desactivar a funcionalidade de Folha de Horas no Office Project Web Access. Basta pedir às suas equipas para não utilizarem a página Folha de Horas.

Tenho de controlar o progresso de tarefas nos meus projectos da empresa

Se utilizar o estado das tarefas, terá de decidir o método a utilizar para permitir aos utilizadores reportar o progresso de tarefas. O progresso pode ser reportado de uma de três formas:

  • Horas de trabalho efectuadas por dia ou semana

  • Trabalho real efectuado e trabalho restante

  • Percentagem de trabalho concluído

O progresso em tarefas reflecte o estado do movimento da tarefa no sentido da conclusão versus as horas nas quais se trabalhou, controlado na folha de horas. Estes dois valores nem sempre estão directamente correlacionados.

Sugestão: Para decidir qual o método de estado das tarefas a utilizar, equilibre as suas necessidades em termos de relatórios relativamente ao impacto da introdução de dados nos membros da equipa. As horas trabalhadas por dia ou por semana fornecem as informações de comunicação, porque está a controlar informações detalhadas sobre o estado e a compará-lo frequentemente com o estado planeado. Por outro lado, requer a introdução de dados frequentes e detalhados por membros da equipa. Se a organização não controlar actualmente horas, isto pode constituir uma alteração cultural significativa para a sua organização e poderá deparar-se com alguma resistência. Os outros métodos fornecem progressivamente menos detalhes, mas fornecem um impacto cultural e uma sobrecarga comparavelmente menor para os membros da equipa.

Por que motivo não é possível executar algumas ações no Microsoft Office Project Web Access ?

Dependendo das definições de permissões que utilizou para iniciar sessão no Project Web Access, não poderá conseguir ver ou utilizar determinadas funcionalidades. Além disso, que vê no algumas páginas pode ser diferentes do que é documentado se o administrador do servidor personalizado o Project Web Access e não personalizar a ajuda para corresponder ao.

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