Descrição geral das políticas de eliminação de documentos no SharePoint Server 2016

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Organização poderá ser necessário para guardar documentos para um período de tempo devido a conformidade, legal, ou outros requisitos de negócio. No entanto, se sua organização mantém documentos mais de necessários, irá criar riscos legal desnecessários. Com uma política de eliminação de documento, pode importante reduzir o risco eliminando automaticamente os documentos num site após um período específico de tempo — por exemplo, pode eliminar documentos no OneDrive dos utilizadores para empresas sites cinco anos depois dos documentos foram criados.

Políticas de eliminação de documento são poderosas ainda flexível — por exemplo, pode:

  • Permitir que os proprietários de sites escolher a partir de políticas que criar e gerir centralmente. Também pode permitir que os proprietários de sites optar por terminar completamente se estes decidirem que uma política de não se aplica ao respetivo conteúdo.

  • Impor uma única política obrigatória em todos os sites numa coleção de sites, como o OneDrive todos os sites de negócio, ou até mesmo impor uma política de todas as coleções de sites criada a partir de um modelo de coleção de sites específicas, tal como o modelo de Site de equipa.

  • Fornece uma política predefinida de uma regra de predefinidos que será aplicada automaticamente sem qualquer ação, uma ferramenta necessária aos proprietários de sites.

  • Crie uma política que inclui várias regras de eliminação que pode escolher um proprietário do site.

Criar e gerir políticas de eliminação de documento no Centro de política de conformidade.

Centro de conformidade da política

Quando utilizar as políticas de eliminação de documento

Para além de políticas de eliminação de documento, o SharePoint Server 2016 fornece estas políticas de retenção para conteúdo do site:

Cada tipo de política funciona melhor para um tipo de dados ou site específico. Por exemplo, a sua organização poderá ter um site altamente estruturado que utiliza tipos de conteúdo, tal como um site financeiro para contratos ou uma base de dados de conhecimento para artigos. Neste caso, pode utilizar as políticas de tipo de conteúdo. Ou a sua organização poderá ter de reter documentos legais, nesse caso poderá utilizar tipos de conteúdo e um centro de registos para implementar um plano de ficheiros.

Políticas de eliminação de documentos não substituem registos gestão ou informações políticas de gestão de quais funcionam melhor com dados estruturados e tipos de conteúdo. Em vez disso, deve utilizar políticas de eliminação de documento quando precisar de ficarem gerir a eliminação automática de dados não estruturados, como o OneDrive para empresas sites e sites de equipa.

Diagrama de funcionalidades de retenção para conteúdo do site

Se aplicar uma política de eliminação de documento para um site que já utiliza políticas de gestão de informações, essas exigências são ignoradas enquanto a política de eliminação de documento estiver em efeito. Isto significa que deverá planear para um site para utilizar apenas as políticas de destinam conteúdo estruturado ou não estruturado, não crie ambos. Para mais informações sobre como as políticas de eliminação de documentos substituem outras políticas, consulte o artigo Aplicar ou remover uma política de eliminação de documento para um site.

Ao contrário de outros políticas, políticas de eliminação de documento só funcionam em bibliotecas de documentos, listas não.

Políticas de eliminação e as regras

Uma política de eliminação de documento contém um ou mais eliminar as regras que especificam:

  • O período de tempo até ser eliminada.

  • Se pretende calcular a data de eliminação de quando o documento foi criado ou modificado pela última vez.

  • Se pretende eliminar o documento permanentemente ou para a Reciclagem.

Se uma política de contiver mais de uma regra, os proprietários de sites podem selecionar a regra que melhor se aplica aos respetivos conteúdos.

Nova página de regra

Políticas e atribuições

Depois de criar uma política de eliminação de documento, pode atribuí-lo a um modelo de coleção de site — por exemplo, pode atribuir uma política de onedrive para modelo de negócio para que inclui do OneDrive todos os utilizadores para empresas. Ao atribuir uma política a um modelo de coleção de sites, isto se aplica a todas as coleções de sites já criadas a partir desse modelo, para além de qualquer coleções de sites criados a partir desse modelo no futuro.

Atribuir para o OneDrive para a opção de modelo de negócio

Também pode atribuir uma política para uma coleção de sites específicas — efetuar substitui por isso, quaisquer políticas que foram atribuídas nesse modelo de coleção de sites. Por exemplo, poderá atribuir políticas para o modelo de Site de equipa, mas, em seguida, substituí-las ao aplicar um conjunto diferente de políticas para uma coleção de sites específicas criada a partir desse modelo.

Política de obrigatória uma ou várias políticas para escolher a partir do

Ao atribuir uma política, pode optar por tornar obrigatória, para que esta política apenas pode ser atribuída e que irão ser aplicada a todos os sites na coleção de sites. Os proprietários de sites não podem optar por terminar uma política obrigatória, o que significa que documentos no site irão estar sujeito a política de eliminar independentemente o que.

Política de marcar como opção obrigatória

Em vez de tornar uma única política obrigatória, também pode atribuir políticas de várias para uma coleção de sites, que permite que cada proprietário do site escolher qual a política para aplicar ao seu site ou até mesmo para optar ativamente por participar saída completamente. Por exemplo, pode criar uma política para documentos de negócio e outra política para documentos financeiros que têm uma agenda de retenção diferente. Proprietário de um site com frequência sabe melhor qual o conteúdo que contém o respetivo site e, por conseguinte, a política de eliminação de documento para aplicar. Cada site pode ter apenas uma política que lhe foi aplicada.

Regra de uma ou várias regras para escolher a partir do

Por sua vez, cada política podem conter muitas regras – por exemplo, uma política de eliminação para documentos de negócio pode ter duas regras:

  • Documentos que não precisa de retenção com base em obrigações legais ou não deve ser mantida a necessidade de negócio em curso de mais do que um ano a partir de criação.

  • Documentos necessários para utilização em curso, ativa empresarial que são necessários para mais de um ano, não deve ser mantido durante mais de três anos de criação.

Proprietário de um site pode determinar que o respetivo site contém negócio documentos, selecione esta política de eliminação e, em seguida, selecione a regra adequada a política. Apenas pode selecionar uma regra a política atualmente aplicado ao site (não a partir de qualquer política) e, se aplica a regra a todas as bibliotecas de documentos no site.

A relação de coleções de sites, políticas e regras

Este é a relação básica:

Uma coleção de sites ou um modelo de coleção de sites pode ter um políticas mais atribuídas à mesma e, cada uma dessas exigências pode ter uma ou mais regras. No entanto, é possível que apenas uma política que está ativa por site e, é possível que apenas uma regra de eliminação que está ativa a qualquer momento para as bibliotecas dentro de um site.

Diagrama que mostra políticas e as regras

As políticas de eliminação de documento são herdadas

Como as permissões, navegação e muitas outras funcionalidades do site, são herdadas políticas de eliminação de documento. Proprietário de um site, pode selecionar uma política de eliminação de documento para o site e todos os subsites herdam a política do principal. Um proprietário de um subsite pode interromper a herança ao selecionar uma política diferente e uma combinação de regra, e essa política aplica-se a todos os subsites até que é a herança interrompida novamente.

Atribuir políticas de eliminação de documento pela primeira vez

É importante compreender que o período de tempo especificado para um documento política de eliminação significa que a hora de uma vez que o documento foi criado ou modificado, não a hora de uma vez que a política tiver sido atribuída. Por exemplo, poderá criar uma política de eliminação de documento permanentemente elimina dois anos após a criação de documentos e, em seguida, atribua essa política a um modelo de coleção de sites a partir do qual várias coleções de sites foram criadas quatro ou cinco anos atrás. Neste caso, é provável que as coleções de sites existente contêm muitos documentos que já estão mais antigos do que dois anos especificados pela política de eliminação — Isto significa que serão eliminada muitas conteúdo mais cedo depois de atribuir a política de eliminação de documento para o primeiro data/hora.

Ao atribuir a política pela primeira vez, todos os documentos no site do são avaliados e, se satisfizer os critérios, serão eliminadas. Aplica-se a todos os documentos existentes, não basta novos documentos criados uma vez que a política tiver sido atribuída. E lembre-se de que o período de tempo se destina a idade de cada documento, não a hora de quando a política foi atribuída pela primeira vez.

Por isso, antes de atribuir uma política para um site pela primeira vez, pondere pela primeira vez a idade do conteúdo existente e como a política pode ter um impacto esse conteúdo existente. Também poderá querer comunicar a nova política para os proprietários de sites antes de atribui-lo, para dá-los de tempo para avaliar o impacto possível.

Tempo de desfasamento para as políticas de propagação

Depois de atribuir políticas para uma coleção de sites, os proprietários de sites utilizam a ligação de Políticas de eliminação de documento na página Definições do Site para ver e aplicar políticas disponíveis para o site.

A ligação de Políticas de eliminação de documento só será apresentado políticas de tem sido atribuídas à coleção de sites. Além disso, a ligação não aparecer imediatamente depois de políticas de tem sido atribuídas para o site — pode haver até um atraso de 24 horas a partir do quando as políticas que foram atribuídas quando aparece a ligação de Políticas de eliminação de documento

Ligação de políticas de eliminação de documento

Como funcionam as políticas de eliminação de documento com as políticas de no local

Uma suspensão no local garante que todo o conteúdo é mantido durante um período específico de tempo, enquanto uma política de eliminação de documento garante que todo o conteúdo é eliminado após um período de tempo específico.

Se precisar de manter documentos para um determinado período de tempo, pode utilizar uma política de suspensão no local em conjunto com uma política de eliminação. Por exemplo, pode armazenar documentos para três anos após estes são modificados e, em seguida, configurar uma política de eliminação para eliminar esses documentos três anos após a última modificação.

Tenha em atenção que uma política de eliminação não é possível substituir uma suspensão no local. Se é um site em espera e uma política de eliminação de documento elimina um documento, em seguida, o documento será preservado na biblioteca de preservação mantenha da mesma forma como se o documento foi eliminado manualmente. Para mais informações, consulte o artigo Descrição geral no local, sem soltar no SharePoint Server 2016.

Permissões

Os membros da sua equipa de conformidade que irão utilizar o Centro de política de conformidade tem permissões para ambas as política Centro e site coleções de ficheiros aos quais as políticas serão aplicadas. Recomendamos que:

  1. Criar um grupo de segurança que contém todos os utilizadores do Centro de política de conformidade — mais provável é a sua equipa de conformidade.

  2. No Centro de política de conformidade, adicione o grupo de segurança para o grupo de proprietários de coleções de sites.

  3. Em cada coleção de sites para o qual que é necessário atribuir políticas de eliminação de documento, adicione o grupo de segurança para o grupo de proprietários de coleções de sites.

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