O Arquivo Automático ajuda a gerir o espaço na sua caixa de correio ou no servidor de e-mail que está a utilizar ao mover itens automaticamente para uma localização de arquivo. Consoante as opções, o Arquivo Automático conclui uma ou ambas as seguintes ações:
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Move itens da respetiva localização original, geralmente uma das suas pastas ativas, para uma pasta de arquivo.
Para onde vão os meus itens?
O ficheiro de arquivo é um tipo de Ficheiro de Dados do Outlook (.pst). Quando o Arquivo Automático é executado pela primeira vez, o ficheiro de arquivo é criado automaticamente em: C:\Utilizadores\OSeuNomeDeUtilizador\Documentos\Ficheiros do Outlook\archive.pst
Não consigo encontrar as pastas indicadas neste artigo
Algumas das pastas podem ser pastas ocultas. Para obter mais informações sobre como ver pastas ocultas no Windows, consulte Mostrar ficheiros ocultos.
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Elimina permanentemente os itens que ultrapassam o período de expiração.
Notas:
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Se optar por eliminar os itens, estes não serão arquivados. Se optar por arquivar os itens, estes não podem ser eliminados pelo Arquivo Automático. Quando os itens são arquivados, só podem ser eliminados manualmente.
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Se tiver várias contas do Exchange no seu perfil do Outlook e configurar o Arquivo Automático para uma conta, todas as outras contas do Exchange terão as mesmas definições aplicadas automaticamente.
Para obter mais informações sobre a funcionalidade Arquivo Automático, consulte Arquivar itens mais antigos automaticamente.
Períodos de expiração dos itens do Outlook
Qualquer item do Outlook que tenha ultrapassado o período de expiração será incluído no Arquivo Automático seguinte, a menos que o item tenha sido marcado especificamente para ser excluído. O período de expiração predefinido para cada pasta do Outlook é o seguinte:
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Pasta |
Período de expiração |
|---|---|
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Caixa de Entrada e Rascunhos |
6 meses |
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Itens Enviados e Itens Eliminados |
2 meses |
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Caixa de Saída |
3 meses |
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Calendário |
6 meses |
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Tarefas |
6 meses |
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Notas |
6 meses |
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Diário |
6 meses |
Nota: As pastas criadas por si e que contêm o mesmo tipo de itens da pasta Caixa de Entrada, Calendário, Tarefas, Notas ou Diário têm o mesmo período de expiração predefinido de seis meses. Por exemplo, uma pasta de correio que tenha criado para relatórios de estado recebidos de um colega ou uma pasta de contactos que tenha para contactos pessoais.
Determinar a idade de um item
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Tipo de item |
Quando começa o período de expiração |
|---|---|
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Mensagem de e-mail |
Na data/hora em que recebeu a mensagem ou quando alterou e guardou a mensagem pela última vez (o que ocorrer por último). Marcar uma mensagem como lida ou não lida é um exemplo de uma alteração à mensagem. |
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Reunião, evento ou compromisso do Calendário |
Na data em que alterou e guardou o item pela última vez (o que ocorrer por último). Os itens periódicos não são arquivados automaticamente. Independentemente da data da última gravação, apenas os itens de calendário que já tenham acontecido serão arquivados. |
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Tarefa |
Na data de conclusão da tarefa ou quando alterou e guardou a tarefa pela última vez (o que ocorrer por último). As tarefas que não estiverem marcadas como concluídas não serão arquivadas automaticamente. As tarefas atribuídas a outras pessoas só são arquivadas se estiverem marcadas como concluídas. |
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Nota |
Na data em que alterou e guardou a nota pela última vez. |
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Entrada de Diário |
Na data em que a entrada de Diário foi criada ou quando alterou e guardou a entrada pela última vez (o que ocorrer por último). |
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Contacto |
Os contactos não são arquivados por predefinição. No entanto, pode arquivá-los manualmente. |
Definições e opções do Arquivo Automático
Consulte as descrições das definições e opções que pode aplicar ao personalizar o Arquivo Automático.
Executar o Arquivo Automático a cada n dias Escolha a frequência com que o Arquivo Automático é executado. Arquivar muitos itens ao mesmo tempo pode abrandar o desempenho do computador. Por conseguinte, é melhor utilizar o Arquivo Automático com mais frequência para reduzir o número de itens processados.
Para desativar a funcionalidade Arquivo Automático, desselecione a caixa de verificação Executar o Arquivo Automático a cada X dias.
Perguntar antes de executar o Arquivo Automático Escolha se pretende que seja apresentada uma mensagem de lembrete antes de o Arquivo Automático processar os seus itens do Outlook. Quando os pedidos forem apresentados, pode clicar em Não na mensagem de lembrete para cancelar essa sessão de Arquivo Automático.
Eliminar itens expirados (só pastas de correio electrónico) Esta opção está desativada por predefinição. Selecione esta caixa de verificação para eliminar mensagens após o período de expiração ter passado.
Arquivar ou eliminar itens antigos Selecione esta opção se quiser definir ou alterar as definições que se seguem. Se esta caixa de verificação estiver desmarcada, o Arquivo Automático é executado com as predefinições.
Mostrar pasta de arquivo na lista de pastas Selecione esta caixa de verificação para ter a pasta Arquivo listada com as suas outras pastas de trabalho no Painel de Navegação. Se não utilizar esta opção, ainda pode abrir a pasta de arquivo . Clique no separador Ficheiro e, em seguida, no separador Abrir , clique em Abrir Ficheiro de Dados do Outlook.
Eliminar itens com mais de Especifique a idade em que pretende que os itens sejam arquivados, em dias, semanas ou meses. Pode configurar um período de um dia até um máximo de 60 meses.
Mover itens antigos para Selecione esta caixa de verificação para arquivar itens antigos em vez de os eliminar automaticamente. A pasta predefinida é apresentada na caixa. Para utilizar uma pasta diferente, introduza a localização da pasta na caixa ou clique em Procurar. Selecionar esta opção limpa a seleção da opção Eliminar itens permanentemente .
Eliminar itens permanentemente Esta opção elimina todos os itens expirados. Não são movidos e não é guardada nenhuma cópia de arquivo. Selecionar esta opção limpa a seleção da opção Mover itens antigos para .
Aplicar estas definições a todas as pastas agora Esta opção aplica as definições de Arquivo Automático, incluindo as suas alterações, a todas as pastas. Para especificar definições exclusivas para uma ou mais pastas, não escolha esta opção. Em vez disso, clique com o botão direito do rato na pasta, clique em Propriedades e, em seguida, aceda ao separador Arquivo Automático para alterar as definições de cada pasta que pretende alterar.
