Para escolher a origem dos dados de um relatório, abra o relatório na vista de Esquema e prima Alt+Enter para abrir a folha de propriedades. Clique no quadrado imediatamente abaixo do separador de objeto do relatório para selecionar todo o relatório e, em seguida, na folha de propriedades, no separador Dados, clique em Origem dos Registos para selecionar a propriedade. Pode, em seguida, definir a origem dos registos escolhendo um item na lista ou clicando no botão Compilar 
A origem dos registos de um relatório determina os campos da sua base de dados que podem ser apresentados no relatório. Numa base de dados relacional, os dados relacionados são normalmente distribuídos por várias tabelas. Por exemplo, as informações acerca dos clientes são armazenadas numa tabela e as informações acerca das encomendas são armazenadas noutra tabela. Os relatórios oferecem uma forma flexível de “reunir” os dados e apresentá-los do modo que pretender e podem ser otimizados para impressão. Para obter mais informações sobre origens de registos de relatórios, consulte o resto deste artigo. Para uma descrição geral dos relatórios, consulte o artigo Introdução aos relatórios no Access.
Nota: Este artigo não se aplica às aplicações Web do Access, o tipo de base de dados que cria com o Access e publica online. Consulte Criar uma aplicação do Access para obter mais informações.
Neste artigo
Diferentes tipos de origens de registos
Tabela
Se todos os campos que necessitar estiverem numa única tabela, pode utilizar essa tabela como a origem dos registos do relatório. Se os campos de que necessitar estiverem em duas ou mais tabelas, terá de se certificar de que as tabelas podem ser associadas logicamente com base num tipo de valor comum e depois criar uma consulta com nome ou uma consulta incorporada para utilizar como origem dos registos.
Consulta com nome
Uma consulta com nome – normalmente designada apenas por consulta – é uma consulta que foi guardada como um objeto de base de dados. Pode utilizar uma consulta com nome como a origem de registos para vários formulários ou relatórios. No entanto, as alterações na estrutura da consulta afetam todos os formulários e relatórios que a utilizem como origem de dados. Além disso, é relativamente fácil eliminar uma consulta com nome, o que danifica quaisquer formulários ou relatórios que a utilizem.
Consulta incorporada
Uma consulta incorporada é uma consulta que é armazenada na propriedade "Origem dos registos" de outro objeto. Uma vez que uma consulta incorporada não é um objeto distinto, é menos provável que o utilizador danifique o relatório ao eliminar ou modificar acidentalmente a respetiva consulta. É recomendada a criação de uma consulta incorporada se quiser que a consulta seja dedicada apenas ao relatório (por outras palavras, não pretende partilhar a consulta com quaisquer outros objetos).
As consultas incorporadas são criadas por predefinição quando utiliza as ferramentas Estrutura do Relatório, Relatório Em Branco ou Etiquetas, descritas na próxima secção. As consultas incorporadas também são criadas utilizando o Assistente de Relatórios, desde que selecione dados de mais de uma tabela para o seu relatório. Se selecionar apenas dados de uma tabela, o Assistente de Relatórios vincula o relatório diretamente a essa tabela.
Também pode criar uma consulta incorporada copiando a instrução SQL de uma consulta com nome que esteja aberta na Vista de SQL e, em seguida, colando a instrução SQL na propriedade "Origem dos registos" de um relatório. Para abrir uma consulta com nome na Vista de SQL:
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Clique com o botão direito do rato numa consulta no Painel de Navegação e clique em Vista de Estrutura.
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No separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista de SQL.
Como as ferramentas de relatórios criam origens de registos
Para criar um relatório no Access, o utilizador clica numa das ferramentas no grupo Relatórios do separador Criar. Dependendo de como utiliza as ferramentas, cada uma cria um de três tipos de origens de registos descritos na secção anterior.
A tabela que se segue descreve o que cada ferramenta de relatório faz e que tipos de origens de registos são criados por predefinição.
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Ferramenta |
Descrição |
Tipo de origem de registos predefinido |
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Relatório |
Cria um relatório tabular simples, contendo todos os campos na origem de dados. |
Tabela ou consulta com nome, que tem de selecionar no Painel de Navegação antes de clicar na ferramenta. |
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Estrutura do Relatório |
Abre um relatório em branco na vista de Estrutura, ao qual podem ser adicionados apenas os campos e controlos pretendidos. |
Consulta incorporada, se arrastar campos do painel de tarefas Lista de Campos para o relatório. Também pode selecionar uma tabela ou consulta com nome da lista pendente "Origem dos registos" na Folha de Propriedades. |
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Relatório Em Branco |
Abre um relatório em branco na vista de Esquema e apresenta o painel de tarefas Lista de Campos. À medida que arrasta os campos da Lista de Campos para o relatório, o Access cria uma consulta incorporada e armazena-a na propriedade "Origem dos registos" do relatório. |
Consulta incorporada, se arrastar campos do painel de tarefas Lista de Campos para o relatório. Também pode selecionar uma tabela ou consulta com nome da lista pendente "Origem dos registos" na Folha de Propriedades. |
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Assistente de Relatórios |
Apresenta um assistente de vários passos que permite especificar campos, níveis de agrupamento/ordenação e opções de esquema. O assistente cria um relatório com base nas seleções efetuadas. |
Consulta incorporada, se selecionar campos de mais de uma tabela. Se selecionar apenas campos de uma única tabela, o Access utiliza essa tabela como a origem dos registos. |
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Etiquetas |
Apresenta um assistente que permite selecionar tamanhos de etiqueta personalizados ou padrão, bem como os campos que pretende apresentar e como pretende que sejam ordenados. O assistente cria o relatório de etiqueta baseado nas seleções efetuadas. |
Tabela ou consulta com nome, que tem de selecionar antes de clicar na ferramenta. |
Nota: As ferramentas Estrutura do Relatório, Assistente de Relatórios e Etiquetas criam relatórios “Cliente”, que não são compatíveis com bases de dados Web. Para mais informações sobre bases de dados Web, consulte o artigo Editar ou publicar um site de base de dados Web no SharePoint.
Trabalhar com origens de registos
Converter uma origem de registos numa consulta incorporada
Qualquer relatório que esteja vinculado a uma tabela ou a uma consulta com nome pode ser modificado de modo a que fique vinculado a uma consulta incorporada. Tal como mencionado anteriormente, isto pode fazer com que uma base de dados seja mais fácil de manter tornando os relatórios mais autónomos e menos dependentes de outros objetos. Dependendo do tipo da origem dos registos atual, utilize um dos seguintes métodos para convertê-la numa consulta incorporada:
Método 1: Clicar no botão Compilar
Se a propriedade "Origem dos registos" for o nome de uma tabela, pode criar rapidamente uma consulta incorporada clicando no botão Compilar na caixa da propriedade "Origem dos registos".
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato no relatório que pretende modificar e clique em Vista de Esquema.
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Clique com o botão direito do rato no relatório e clique em Propriedades do Relatório.
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No separador Tudo, clique na caixa de propriedade Origem dos registos e, em seguida, clique no botão Compilar
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O Access pergunta se pretende criar uma consulta com base na tabela. Clique em Sim para continuar.
O Access abre o Construtor de Consultas e adiciona a tabela que se encontrava originalmente na propriedade de Origem do Controlo. -
Adicione campos à grelha da consulta ao clicar duas vezes em cada nome de campo que queira no relatório. É necessário efetuar este procedimento para todos os campos que pretenda apresentar no relatório.
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Para adicionar campos de tabelas ou consultas relacionadas:
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No separador Estrutura , no grupo Configuração da Consulta , clique em Adicionar Tabelas (Mostrar Tabela no Access 2013 ).
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Selecione a tabela ou consulta que pretende adicionar.
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Certifique-se de que as tabelas e consultas que adicionar estão associadas de uma forma lógica. Por exemplo, o campo ID da tabela Clientes teria provavelmente uma linha de associação a ligá-lo ao campo ID de Cliente da tabela Encomendas. Pode criar linhas de associação arrastando um nome de campo de uma tabela ou consulta para um nome de campo noutra tabela ou consulta.
Para mais informações sobre a criação de consultas, consulte o artigo Introdução às consultas. -
Adicione campos à grelha da consulta ao clicar duas vezes em cada nome de campo que queira no relatório. É necessário efetuar este procedimento para todos os campos que pretenda apresentar no relatório.
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Para testar a sua consulta:
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No separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista Folha de Dados.
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Para voltar à vista de Estrutura, no separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista de Estrutura.
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Quando estiver satisfeito com os dados devolvidos pela consulta, no separador Estrutura, no grupo Fechar, clique em Fechar.
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Clique em Sim para guardar as alterações à instrução SQL e atualize a propriedade.
Nota: Caso a nova consulta não contenha todos os campos que foram utilizados no relatório, o Access irá solicitar-lhe um valor de parâmetro para cada campo em falta. Pode eliminar a referência ao campo no relatório ou utilizar o procedimento em Editar uma consulta incorporada para adicionar os campos em falta à consulta.
Método 2: Adicionar um campo de uma tabela relacionada utilizando a lista de campos
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato no relatório que pretende modificar e clique em Vista de Esquema.
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Se o painel de tarefas Lista de Campos ainda não estiver apresentado, no separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.
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Se Mostrar todas as tabelas for apresentado no topo da lista de campos, clique para visualizar os campos nas tabelas relacionadas e noutras tabelas.
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Em Campos disponíveis em tabelas relacionadas, expanda uma tabela e arraste um dos seus campos para o relatório.
O Access altera a origem de registos para uma consulta incorporada que contém o campo adicionado. Pode continuar a adicionar campos desta forma ou editar a consulta incorporada utilizando o procedimento descrito em Editar uma consulta incorporada.
Método 3: Copiar e colar SQL de uma consulta com nome
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na consulta que contém a instrução SQL que pretende copiar e, em seguida, clique em Vista de Estrutura.
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No separador Base, no grupo Vistas, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista de SQL.
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Copie o texto no painel SQL e feche a consulta sem guardar.
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato no relatório ao qual pretende adicionar a consulta incorporada e clique em Vista de Esquema.
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Se a folha de propriedades ainda não estiver visível, prima F4 para a visualizar.
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No separador Tudo, selecione o texto que se encontra na propriedade Origem dos Registos e, em seguida, prima CTRL+P para colar o SQL na caixa da propriedade.
Nota: Caso a nova consulta não contenha todos os campos que foram utilizados no relatório, o Access irá solicitar-lhe um valor de parâmetro para cada campo em falta. Pode eliminar a referência ao campo no relatório ou utilizar o procedimento em Editar uma consulta incorporada para adicionar os campos em falta à consulta.
Método 4: Copiar e colar SQL de outro formulário ou relatório
Pode copiar uma consulta incorporada diretamente a partir da propriedade "Origem dos registos" de um objeto para outro. Desta forma, se outro formulário ou relatório incluir uma consulta incorporada que devolva os dados que pretende, é fácil reutilizá-los no relatório em que está a trabalhar.
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato no formulário ou relatório que contém a instrução SQL incorporada que pretende copiar e, em seguida, clique em Vista de Esquema.
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Clique com o botão direito do rato em qualquer ponto do formulário ou relatório e, em seguida, clique em Propriedades do Formulário ou Propriedades do Relatório.
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No separador Tudo, selecione todo o texto da instrução SQL na caixa de propriedade Origem dos Registos e, em seguida, prima CTRL+C para copiá-lo.
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Feche o formulário ou relatório sem guardar.
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato no relatório ao qual pretende adicionar a consulta incorporada e clique em Vista de Esquema.
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Clique com o botão direito do rato no relatório e clique em Propriedades do Relatório.
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No separador Tudo, selecione o texto que se encontra na propriedade Origem dos Registos e, em seguida, prima CTRL+P para colar o SQL na caixa da propriedade.
Nota: Se a nova consulta não incluir todos os campos que foram utilizados no relatório, o Access solicita a introdução de um valor de parâmetro para cada campo em falta. Pode eliminar a referência ao campo no relatório ou utilizar o próximo procedimento (Editar uma consulta incorporada) para adicionar os campos em falta à consulta.
Editar uma consulta incorporada
À medida que a base de dados vai crescendo, poderá ter de modificar a origem de registos de um relatório, por exemplo, para adicionar mais campos ao relatório. Utilize este procedimento para abrir a origem de registos no Construtor de Consultas:
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato no relatório que contém a consulta incorporada que pretende editar e, em seguida, clique em Vista de Esquema.
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Clique com o botão direito do rato no relatório e clique em Propriedades do Relatório.
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No separador Tudo, clique na caixa de propriedade Origem dos Registos e, em seguida, clique no botão Compilar
O Access abre a consulta no Construtor de Consultas. -
Edite a consulta conforme necessário e, em seguida, no separador Estrutura, no grupo Fechar, clique em Fechar.
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Clique em Sim para guardar as alterações e atualizar a propriedade.
O Access fecha o Construtor de Consultas. Quaisquer alterações feitas no Construtor de Consultas serão refletidas na instrução SQL na propriedade Origem dos Registos.
Para obter mais informações sobre a criação de consultas, consulte o artigo Introdução às consultas.
Guardar uma consulta incorporada como consulta com nome
Poderá decidir que a consulta incorporada que está a servir de origem de registos para um relatório também poderá ser útil para outros fins. Nesse caso, pode guardá-la como uma consulta com nome, que estará depois disponível para utilização por outros objetos.
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na consulta incorporada e, em seguida, clique em Vista de Esquema.
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Clique com o botão direito do rato no relatório e clique em Propriedades do Relatório.
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No separador Tudo, clique na caixa de propriedade Origem dos Registos e, em seguida, clique no botão Compilar
O Access abre a consulta no Construtor de Consultas. -
No separador Estrutura, no grupo Fechar, clique em Guardar Como.
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Na caixa de diálogo Guardar Como, escreva o nome de uma consulta na caixa superior e, em seguida, clique em OK.O
Access guarda a consulta como uma consulta com nome no Painel de Navegação.
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No separador Estrutura, no grupo Fechar, clique em Fechar.
O Access pergunta se pretende guardar as alterações feitas à consulta incorporada, mesmo que não tenha feito alterações. Na maior parte dos casos, deverá apenas clicar em Não para fechar o Construtor de Consultas. No entanto, se tiver feito alterações que queira ver refletidas na consulta incorporada do relatório, clique em Sim.
