Definições de Arquivo Automático explicadas

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O Arquivo Automático ajuda a gerir o espaço na sua caixa de correio ou no servidor de e-mail que está a utilizar ao mover itens automaticamente para uma localização de arquivo. Consoante as opções, o Arquivo Automático conclui uma ou ambas as seguintes ações:

  • Move itens da respetiva localização original, geralmente uma das suas pastas ativas, para uma pasta de arquivo.

    Para onde vão os meus itens?

    O ficheiro de arquivo é um tipo de Ficheiro de Dados do Outlook (.pst). Quando o Arquivo Automático é executado pela primeira vez, o ficheiro de arquivo é criado automaticamente em: C:\Utilizadores\OSeuNomeDeUtilizador\Documentos\Ficheiros do Outlook\archive.pst

    Não consigo encontrar as pastas indicadas neste artigo

    Algumas das pastas podem ser pastas ocultas. Para obter mais informações sobre como ver pastas ocultas no Windows, consulte Mostrar ficheiros ocultos.

  • Elimina permanentemente os itens que ultrapassam o período de expiração.

Nota:  Se optar por eliminar os itens, estes não serão arquivados. Se optar por arquivar os itens, estes não podem ser eliminados pelo Arquivo Automático. Quando os itens são arquivados, só podem ser eliminados manualmente.

Para mais informações sobre a funcionalidade de arquivo automático, consulte Arquivar itens antigos automaticamente.

Períodos de expiração dos itens do Outlook

Qualquer item do Outlook que tenha ultrapassado o período de expiração será incluído no Arquivo Automático seguinte, a menos que o item tenha sido marcado especificamente para ser excluído. O período de expiração predefinido para cada pasta do Outlook é o seguinte:

Pasta

Período de expiração

Caixa de Entrada e Rascunhos

6 meses

Itens Enviados e Itens Eliminados

2 meses

Caixa de Saída

3 meses

Calendário

6 meses

Tarefas

6 meses

Notas

6 meses

Diário

6 meses

Nota:  As pastas criadas por si e que contêm o mesmo tipo de itens da pasta Caixa de Entrada, Calendário, Tarefas, Notas ou Diário têm o mesmo período de expiração predefinido de seis meses. Por exemplo, uma pasta de correio que tenha criado para relatórios de estado recebidos de um colega ou uma pasta de contactos que tenha para contactos pessoais.

Determinar a idade de um item

Tipo de item

Quando começa o período de expiração

Mensagem de e-mail

Na data/hora em que recebeu a mensagem ou quando alterou e guardou a mensagem pela última vez (o que ocorrer por último). Marcar uma mensagem como lida ou não lida é um exemplo de uma alteração à mensagem.

Reunião, evento ou compromisso do Calendário

Na data em que alterou e guardou o item pela última vez (o que ocorrer por último). Os itens periódicos não são arquivados automaticamente.

Tarefa

Na data de conclusão da tarefa ou quando alterou e guardou a tarefa pela última vez (o que ocorrer por último). As tarefas que não estiverem marcadas como concluídas não serão arquivadas automaticamente. As tarefas atribuídas a outras pessoas só são arquivadas se estiverem marcadas como concluídas.

Nota

Na data em que alterou e guardou a nota pela última vez.

Entrada de Diário

Na data em que a entrada de Diário foi criada ou quando alterou e guardou a entrada pela última vez (o que ocorrer por último).

Contacto

Os contactos não são arquivados por predefinição. No entanto, pode arquivá-los manualmente.

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Definições e opções do Arquivo Automático

Consulte as descrições das definições e opções que pode aplicar ao personalizar o Arquivo Automático.

Caixa de diálogo Definições de Arquivo Automático

Executar o Arquivo Automático a cada X dias: selecione a frequência com que o Arquivo Automático será executado. Arquivar muitos itens em simultâneo poderá tornar o desempenho do seu computador mais lento. Por isso, é melhor utilizar o Arquivo Automático mais frequentemente para reduzir o número de itens processados.

Para desativar a funcionalidade Arquivo Automático, desselecione a caixa de verificação Executar o Arquivo Automático a cada X dias.

Perguntar antes da execução do Arquivo Automático: selecione esta caixa de verificação se quiser que seja apresentada uma mensagem de lembrete antes de o Arquivo Automático processar os itens do Outlook. Quando a mensagem de lembrete surgir, pode clicar em Não para cancelar essa sessão de Arquivo Automático.

Eliminar itens expirados (só pastas de e-mail): esta caixa de verificação está desativada por predefinição. Selecione esta caixa de verificação para eliminar mensagens que tenham ultrapassado o período de expiração.

Arquivar ou eliminar itens antigos: selecione esta caixa de verificação se quiser definir ou alterar as definições abaixo da mesma. Se esta caixa de verificação estiver desselecionada, o Arquivo Automático será executado com as predefinições.

Mostrar pasta de arquivo na lista de pastas: selecione esta caixa de verificação para que a pasta Arquivo seja apresentada juntamente com as suas outras pastas de trabalho no Painel de Navegação. Se não utilizar esta opção, continua a poder abrir a pasta de arquivo: clique no separador Ficheiro e, em seguida, no separador Abrir, clique em Abrir Ficheiro de Dados do Outlook.

Eliminar itens com mais de: especifique após quanto tempo pretende que os itens sejam arquivados (dias, semanas ou meses). Pode configurar um período de um dia até um máximo de 60 meses.

Mover itens antigos para: selecione esta caixa de verificação para arquivar os itens antigos em vez de os eliminar automaticamente. A pasta predefinida é apresentada na caixa. Para utilizar uma pasta diferente, introduza a localização da pasta na caixa ou clique em Procurar. Selecionar esta opção desseleciona a opção Eliminar permanentemente os itens.

Eliminar permanentemente os itens: esta opção elimina todos os itens expirados. Esses itens não são movidos e não é mantida nenhuma cópia do arquivo. Selecionar esta opção desseleciona a opção Mover itens antigos para.

Aplicar estas definições a todas as pastas: esta opção aplica as definições do Arquivo Automático, incluindo as suas alterações, a todas as pastas. Se quiser aplicar definições exclusivas a uma ou mais pastas, não selecione esta opção. Em alternativa, clique com o botão direito do rato na pasta, clique em Propriedades e, em seguida, aceda ao separador Arquivo Automático para alterar as definições de cada pasta que pretende alterar.

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