Dar saída, dar entrada ou rejeitar alterações a ficheiros numa biblioteca

Dar saída, dar entrada ou rejeitar alterações a ficheiros numa biblioteca

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Se pretender efetuar alterações a um ficheiro num site e quiser certificar-se de que ninguém pode editá-lo, consulte o ficheiro. Quando tiver o ficheiro com saída dada, pode editá-lo online ou offline e guardá-lo, várias vezes, se for necessário.

Quando terminar de editar e consultar o ficheiro novamente na biblioteca, as outras pessoas podem ver as suas alterações e editar o ficheiro, se tiverem permissão. Em alternativa, se optar por não efetuar ou manter quaisquer alterações no ficheiro, pode simplesmente descartar o seu check-out para que não afete o histórico de versões.

Sugestão: Se pretender editar um documento do Office ao mesmo tempo que outras pessoas (também denominadas Cocriação), não consulte o documento. Basta abri-lo e editá-lo. É recomendável ativar o controlo de versões para a biblioteca em primeiro lugar, no caso de alguém tornar um erro mais tarde e precisar de restaurar uma versão anterior do documento. Para obter mais informações sobre a Cocriação, consulte colaboração e Cocriação de documentos.

Quando quiser dar saída e editar um documento, quer esteja a trabalhar online ou a ser descarregado, faça-o na seguinte sequência:

  • Dar saída do documento

  • Abrir o documento numa aplicação suportada ou transferir

  • Editar o documento

  • Guardar o documento ou carregar

  • Dar entrada do documento

Algumas bibliotecas estão configuradas para exigir o check-out de ficheiros. Se for necessário o check-out, ser-lhe-á pedido para dar saída dos ficheiros que pretende editar. Quando tiver terminado o ficheiro, terá de verificá-lo novamente ou descartá-lo.

Se o check-out não for necessário na biblioteca, não precisa de verificá-lo, desde que não se preocupe a permitir que outras pessoas editem ao mesmo tempo que o utilizador.

Sugestão: Se a sua equipa planeja utilizar a Cocriação, recomendamos que ative, no mínimo, o controlo de versões principais na biblioteca, caso alguém cometa um erro e carregue um documento com o mesmo nome numa biblioteca onde todos estão a Cocriar. Desta forma, se perder alterações, pode restaurar uma versão anterior do documento. Consulte ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca para obter mais informações.

  1. Aceda à biblioteca onde o ficheiro está guardado. Se estiver à procura de uma vista da biblioteca noutra página, poderá ter de clicar primeiro no título da biblioteca. Por exemplo, poderá ter de clicar em documentos primeiro para ir para a biblioteca documentos .

  2. Selecione o ficheiro ou ficheiros que pretende dar saída e, em seguida, selecione dar saída.

    Notas: 

    • Na experiência clássica, saiba como dar saída no separador ficheiros no Ribbon.

    • Quando é dada saída do ficheiro, o ícone junto ao nome do ficheiro é parcialmente abrangido por um icon image verde de seta apontando para baixo. Isto informa-o, ou qualquer outra pessoa, de que o ficheiro está com saída dada. Se apontar para o ícone de qualquer ficheiro com saída dada, pode ver o nome do documento e o nome da pessoa com saída dada.

Os seus ficheiros e as alterações que fizer aos mesmos só estarão disponíveis para os seus colegas quando voltar a verificar os ficheiros para a sua biblioteca.

Se transferiu o seu documento para funcionar localmente, convém carregá-lo antes de o verificar. sendo. Consulte carregar ficheiros para uma biblioteca para ver como proceder.

  1. Aceda à biblioteca onde o ficheiro está guardado. Se estiver à procura de uma vista da biblioteca noutra página, poderá ter de clicar primeiro no título da biblioteca. Por exemplo, poderá ter de clicar em documentos primeiro para ir para a biblioteca documentos .

  2. Selecione o ficheiro ou ficheiros que pretende dar entrada e, em seguida, selecione dar entrada.

    Nota: Na experiência clássica, localize a caixa de verificação no separador ficheiros no Ribbon.

  3. Na área comentários , adicione um comentário que descreva as alterações efetuadas. Este passo é opcional, mas é recomendado como prática recomendada. Os comentários de entrada são especialmente úteis quando há várias pessoas a trabalhar num só ficheiro. Além disso, se as versões estiverem a ser registadas na sua organização, o comentário torna-se parte do histórico de versões, que poderá ser importante para si no futuro, se precisar de restaurar para uma versão anterior do ficheiro.

  4. Clique em OK. A seta verde desaparece do ícone de ficheiro quando é dada entrada do ficheiro novamente.

Se fizer o check-out de um ficheiro e não o fizer, ou se fizer alterações que não pretenda manter, pode simplesmente eliminar o check-out, em vez de guardar o ficheiro. Se a sua organização rastreia versões, é criada uma nova versão sempre que selecionar um ficheiro novamente para a biblioteca. Ao descartar o check-out, pode evitar a criação de novas versões quando não fez alterações ao ficheiro.

  1. Aceda à biblioteca onde o ficheiro está guardado. (Se estiver à procura de uma vista da biblioteca noutra página, poderá ter de clicar primeiro no título da biblioteca. Por exemplo, poderá ter de clicar em documentos primeiro para ir para a biblioteca documentos .)

  2. Selecione o ficheiro, ou ficheiros, para o qual pretende eliminar as alterações, clique em ficheiros e, em seguida, clique em rejeitar saída.

  3. Clique em OK para terminar a descartar o check-out. A seta verde desaparece do ícone de ficheiro quando é dada entrada do ficheiro novamente.

Se tiver permissão, pode consultar novamente um ficheiro que tenha saída dada por outra pessoa. 

Quando fizer o check-in do ficheiro, receberá uma caixa de diálogo de aviso a que foi dada saída de outro utilizador. Selecione OK se pretender substituir e fazer check-in.

captura de ecrã de aviso sobre a verificação de outro ficheiro de utilizadores

Se precisar de aceder a um ficheiro, mas estiver com saída dada, pode ver qual é o utilizador que fez check-out, para que possa contatá-los. Para ver o utilizador, paire o cursor do rato sobre o ícone do documento para obter um pop-up de ToolTip que contém o nome do utilizador com saída dada.

Nota: Algumas funcionalidades são introduzidas gradativamente para as organizações que optaram por participar no programa de lançamento direcionado. Tal significa que poderá não ver esta funcionalidade ou que a mesma poderá ter um aspeto diferente do descrito nos artigos de ajuda.

Pode verificar ficheiros de uma de cada vez ou num lote. Ao selecionar múltiplos ficheiros, os mesmos terão a mesma definição para manter o check-out ou comentários. Siga estes passos.

  1. Na biblioteca de documentos, selecione todos os ficheiros em que pretende dar entrada ao clicar na marca de verificação à esquerda do ícone do documento.

  2. Selecione dar entrada.

    Nota: Na experiência clássica, localize a caixa de verificação no separador ficheiros no Ribbon.

  3. Na área comentários , adicione um comentário que descreva as alterações efetuadas. Este comentário será utilizado em todos os ficheiros em que está a dar entrada.

  4. Clique em OK. A seta verde desaparece do ícone de ficheiro quando é dada entrada do ficheiro novamente.

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