Criar uma suspensão para suspender documentos ou itens

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A funcionalidade suspensão e deteção de dados Eletrónicos, que está disponível para qualquer site, permite às organizações localizar e suspender itens como documentos, imagens, páginas, a partir de políticas de expiração. Normalmente utilizaria esta funcionalidade para itens que estão sujeitos a eventos como investigações, auditorias ou litígios. As organizações podem utilizar suspensões para impedir que os itens que podem ser relevantes para em curso ou litígios de expirar ou destruírem antes do evento ao qual são relevantes tiver sido resolvido. Além disso, quando colocar uma suspensão num item tem a opção para bloqueá-lo para que não podem ser editado ou eliminado.

Tem de ser um administrador da coleção de sites para adicionar, editar ou remover suspensões.

Neste artigo

Como funciona a uma suspensão

Criar uma suspensão

Adicionar itens a uma suspensão

Procurar itens para adicionar a uma suspensão

Ver todos os itens numa suspensão

Ver todas as suspensões relativamente a um item

Remover um item a partir de uma suspensão

Liberte todos os itens de uma suspensão

Como funciona uma retenção

A funcionalidade suspensão e deteção de dados Eletrónicos tem de estar ativada para qualquer site que aloja itens para poder utilizar a funcionalidade de espera. Por predefinição, todos os sites do Centro de registos tem uma lista de suspensões que os gestores podem utilizar para criar e gerir os registos detém para eventos como investigações, auditorias ou litígios. Não estão limitados, no entanto, para apenas utilizar a funcionalidade suspensão e deteção de dados Eletrónicos num site do Centro de registos. Pode adicionar uma lista de suspensões para qualquer site ao aceder à página de definições do Site para o site e ativar a funcionalidade suspensão e deteção de dados eletrónicos.

Crie uma nova suspensão para um evento específico, adicionando uma nova entrada a uma lista Suspensões. A lista Suspensões fornece ferramentas para localizar e suspender itens relevantes, ver itens atualmente suspensos ou libertar de uma suspensão quando já não é necessária.

Quando um item é adicionado a uma suspensão, o estado da suspensão é atualizado para indicar que está suspenso e a aplicação impede que item expire ou seja eliminado. Depois de os itens serem adicionados a uma suspensão, são normalmente revistos pelo departamento jurídico de uma organização para determinar se são relevantes para o evento que despoletou a criação da suspensão. Os itens individuais que sejam determinados irrelevantes podem ser removidos de uma suspensão.

Uma organização pode ter múltiplas suspensões em vigor em simultâneo. Também é possível um item ser adicionado a várias suspensões diferentes. Se um item for colocado em múltiplas suspensões, é suspenso da política de gestão de informações original até serem libertadas todas as suspensões a que foi adicionado.

Importante: Os utilizadores com permissões de vista para a lista de suspensões podem adicionar ou remover itens de suspensões. Os utilizadores com permissões de edição para a lista de suspensões diretamente podem modificar as suspensões próprios.

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Criar uma retenção

Em qualquer site que tenha a funcionalidade de suspensão e deteção de dados Eletrónicos ativada, pode criar uma suspensão para adicionar itens à.

  1. Num site do Centro de registos, clique em Ações do Site Ações do Site e, em seguida, clique em Definições do Site.

  2. Na página Definições do Site, na secção suspensão e deteção de dados Eletrónicos, clique em detém. Para saber como ativar a funcionalidade suspensão e deteção de dados Eletrónicos, consulte as ligações em Consulte também.

  3. Na página Suspensões, clique em Itens no separador Ferramentas de Lista do Friso.

  4. No Friso, clique em Novo Item.


    Novo Item


  1. Na caixa Título, escreva um nome para a retenção que pretende criar. Por norma, o título deverá identificar informações sobre o evento (por exemplo, litígio, auditoria ou investigação) que despoleta a retenção.

  2. Na caixa Descrição, escreva quaisquer informações adicionais sobre a retenção. Por exemplo, é possível fornecer informações adicionais sobre o evento que despoleta a retenção.

  3. Na caixa Gerido Por, introduza o nome do gestor de registos ou grupo responsável pela gestão da suspensão.

  4. Clique em OK.

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Adicionar itens a uma suspensão

Se souber que um determinado item é relevante para uma suspensão, poderá adicionar diretamente esse item à suspensão a partir da lista ou biblioteca onde está armazenado.

  1. Abra a lista ou biblioteca que contém o item que pretende adicionar à suspensão.

  2. Aponte para o item que pretende adicionar à suspensão, clique na seta apresentada e, em seguida, clique em Detalhes da conformidade.

  3. Na página Detalhes da Conformidade, clique em Adicionar/Remover da suspensão.

  4. Na secção Adicionar ou remover a partir de espera, selecione a opçãode Adicionar a uma suspensão e, em seguida, selecione o específico, mantenha a tecla para o qual pretende adicionar o item.


    Adicionar ou remover uma suspensão

  5. Na caixa Comentários, escreva quaisquer comentários que pretenda fornecer sobre a razão pela qual adiciona este item à suspensão.

    Nota: Estes comentários são auditados.

  6. Clique em Guardar.

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Procurar itens para adicionar uma suspensão

Pode utilizar a pesquisa para localizar e adicionar vários itens a uma suspensão de uma só vez. Pode procurar itens em múltiplos sites, desde que cada site tenha a funcionalidade Suspensão e Deteção de Dados Eletrónicos ativada. Para procurar itens em múltiplos sites, deverá ativar a funcionalidade Suspensão e Deteção de Dados Eletrónicos para o site de nível superior da coleção de sites.

  1. No site que contém itens que pretende procurar clique em Ações do Site Ações do Site e, em seguida, clique em Definições do Site.

  2. Na página Definições do Site, na secção Suspensão e Deteção de Dados Eletrónicos, clique em Detetar e suspender conteúdo.

    Para saber mais sobre palavras-chave e sintaxe de palavra-chave, consulte as ligações em Consulte também

    .

  3. Na página Procurar e Adicionar à Suspensão, na secção Critérios de Pesquisa, clique em Selecionar Site.

Escolher site para pesquisa de registos

  1. Na caixa de diálogo Escolher site, selecione o site no qual pretende procurar os itens para adicionar a uma suspensão e selecione OK.

  2. Na caixa Procurar, escreva as palavras-chave que pretende utilizar para ajudar a encontrar itens relevantes e, em seguida, clique em Pré-visualizar Resultados.

    Para saber mais sobre palavras-chave e sintaxe de palavra-chave, consulte as ligações em Consulte também.

    Procurar itens para suspender

  3. Depois de apresentada a lista de resultados, na secção Suspensões Relevantes, selecione a suspensão que pretende aplicar aos itens da lista.

  4. Clique em OK.

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Ver todos os itens numa Suspensão

Cada suspensão criada tem um relatório de suspensão que pode utilizar para ver rapidamente todos os itens adicionados à suspensão. Por predefinição, os relatórios de suspensão estão agendados para serem executados às 23:00, que é a primeira hora à qual pode ver todos os itens associados a uma suspensão. O administrador pode configurar o período de criação destes relatórios ou executá-los manualmente em qualquer altura. Para obter mais informações sobre a configuração do agendamento dos relatórios, consulte as hiperligações em Consulte Também.

Nota: Pode ver relatórios de espera a partir de qualquer site que tenha as funcionalidades de suspensão e deteção de dados Eletrónicos ativadas.

  1. No site que contém os itens coloca em espera, clique em Ações do Site Ações do Site e, em seguida, clique em Definições do Site.

  2. Na página Definições do Site, na secção suspensão e deteção de dados Eletrónicos, clique em Sem soltar relatórios para abrir a lista desmantenha a tecla do relatório.

    Se não vir a suspensão e deteção de dados Eletrónicos secção na página de definições do Site, as funcionalidades de suspensão e deteção de dados Eletrónicos tem não foi ativadas no site.

  3. Na lista Relatórios de Suspensão, clique no nome do relatório que pretende ver.

  4. O relatório é aberto em formato de folha de cálculo.

  5. Clique no separador itens em espera para ver todos os itens que fazem parte da suspensão seleccionada.


    Relatório de Suspensão

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Ver todas as suspensões contra um item

Se tiver sido adicionado um item a mais de uma suspensão, poderá visualizar a lista de suspensões pertencentes utilizando o comando Detalhes da Conformidade.

  1. Abra a lista ou biblioteca que contém o item cujas informações de suspensão pretende ver.

  2. Aponte para o item pretendido, clique na seta apresentada e, em seguida, clique em Detalhes da Conformidade.

  3. Na caixa de diálogo Detalhes da Conformidade, clique em Adicionar/Remover da suspensão.

  4. Na página Estado sem soltar, clique na seta sob a opção Remover da suspensão para ver uma lista de suspensões associado ao item.

    Suspensões associadas a um registo

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Remover um item de uma suspensão

Pode utilizar o comando Detalhes da Conformidade para remover um item individual de uma suspensão.

  1. Abra a lista ou biblioteca que contém o item que pretende remover de uma suspensão.

  2. Aponte para o item pretendido, clique na seta apresentada e, em seguida, clique em Detalhes da Conformidade.

  3. Na secção Estado da Retenção, clique em Adicionar/Remover de uma suspensão.

  4. Na página Estado mantenha a tecla do Item, selecione a opção Remover da suspensão e, em seguida, selecione a suspensão a partir do qual pretende libertar o item.

    Remover registo da suspensão

  5. Clique em Guardar.

Nota: Um item pode ser associado a mais do que uma suspensão, pelo que é importante que seleciona a suspensão correto a partir do qual libertar o documento.

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Libertar todos os itens de uma suspensão

Se o evento que despoletou a suspensão for resolvido para um ou mais itens e a suspensão já não for necessária, é possível libertar todos os itens que foram adicionados à suspensão. Quando liberta uma suspensão, é retomada a imposição normal da política de gestão de informações para os itens que estiveram sujeitos a essa suspensão.

Por predefinição, os relatórios de suspensão estão agendados para serem executados às 23:00, que é a primeira hora à qual pode verificar se todos os itens foram libertados de uma suspensão. No entanto, o administrador pode configurar o período de criação destes relatórios ou executá-los manualmente em qualquer altura.

  1. No site que contém os itens coloca em espera, clique em Ações do Site Ações do Site e, em seguida, clique em Definições do Site.

  2. Na página Definições do Site, na secção suspensão e deteção de dados Eletrónicos, clique em detém para abrir a lista sem soltar .

    Se não vir o Suspensão e deteção de dados Eletrónicos funcionalidades de secção na página de definições do Site, a suspensão e deteção de dados Eletrónicos não tem sido ativadas no site do.

  3. Aponte para a suspensão que contém os itens que pretende libertar da suspensão, clique na seta apresentada e, em seguida, clique em Detalhes da Conformidade.

  4. Na página Detalhes da Conformidade, na secção Estado da Suspensão, clique em Adicionar/Remover da suspensão.

  5. Na caixa de diálogo Suspensões, na secção Estado da Suspensão, clique em Libertar da Suspensão.

  6. Na página Libertar da Retenção, escreva quaisquer comentários que pretenda fornecer acerca do porquê de estar a libertar da retenção.

    Nota: Estes comentários são auditados.

    Resolver a suspensão

    1. Clique em Libertar da Retenção.

      Quando libertar uma suspensão, currículos imposição normal de política de gestão de informações para todos os itens que foram sujeito a esse espera. Isto significa que itens já não são suspensa de expiração ou destruição. Se itens específicos são sujeitos a mais do que um colocar em espera, estes itens não podem ser restaurados para normal imposição de política até que todos suspensões ao qual pertence são resolvidos e disponibilizadas.

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