Criar uma intercalação de catálogo

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Publisher funcionalidades a possibilidade de ligar a uma origem de dados, como uma base de dados, uma folha de cálculo ou até mesmo um ficheiro de texto e utilize os dados para criar facilmente um catálogo de produtos ou serviços. Também pode utilizar intercalação de catálogo para criar directórios, álbuns de fotografias ou qualquer outro tipo de publicação que apresente um ou mais itens em cada página.

Como funciona a intercalação de catálogo

Planear o catálogo

Criar uma publicação de modelo

Ligar a sua origem de dados

Inserir campos de impressão em série

Concluir, imprimir e guardar a publicação do catálogo

Como funciona a intercalação de catálogo

Intercalação de catálogo é semelhante a impressão em série. Ao utilizar intercalação de catálogo, criar uma publicação de modelo de intercalação de catálogo e, em seguida, combinar o modelo com informações a partir de uma origem de dados para gerar páginas intercaladas.

A origem de dados é combinada com um modelo de intercalação para gerar páginas de catálogo

1 origem de dados com informações de registo, tais como nomes de itens e descrições.

Catálogo de 2 publicação de modelo com a área de intercalação de catálogo de impressão em série e campos que são os marcadores de posição para informações de registo de impressão em série.

3 decorrentes intercaladas páginas apresentando vários registos por página.

Pode guardar a intercalação de catálogo como uma nova publicação ou pode adicioná-la para o fim de uma publicação existente. Também pode guardar o modelo de intercalação de catálogo e utilizá-lo novamente, sempre que atualizar as informações na sua origem de dados, para criar conjuntos adicionais de páginas intercaladas.

Antes de começar

As seguintes sugestões irão ajudá-lo a criar uma intercalação de catálogo com êxito:

  • Comece a intercalação de catálogo numa nova publicação.

  • Para além de páginas, tal como uma página de rosto, índice e formulários de encomenda, fornecer si próprio uma página para os campos de impressão em série, mesmo através do seu catálogo provavelmente terá várias páginas depois de criar o documento intercalado.

  • Configure o modelo de intercalação de catálogo com as dimensões de página que pretende para as páginas intercaladas finais.

  • Se planeia adicionar as páginas intercaladas que criar para o fim de uma publicação existente, certifique-se de que o seu modelo de intercalação de catálogo corresponde à publicação existente das seguintes formas:

    • Tamanho da página (altura e largura)

    • Vista de página (uma página ou duas páginas)

    • Tipo de publicação (Web ou impressão)

    • Ordem das páginas (da esquerda para a direita ou da direita para a esquerda)

Início da página

Planear o catálogo

Antes de começar a intercalação de catálogo, pense sobre que tipo de informações que pretende nas páginas intercaladas finais da lista.

  • Pretende preços e nomes de item de lista?

  • Que pretende incluir uma descrição de cada item?

  • Que pretende incluir uma imagem de cada item?

Planear a sua origem de dados

Depois de decidir o tipo de informações que pretende incluir no seu catálogo, pode criar a origem de dados que irá utilizar para a intercalação de catálogo. Se já tiver uma origem de dados, pode Certifique-se de que contém todas as informações que pretende incluir na impressão em série.

Intercalação de catálogo do Publisher pode utilizar uma variedade de formatos de origem de dados. Se ainda não tiver uma origem de dados a utilizar para a impressão em série, pode gerar um no Publisher. Também pode criar uma origem de dados numa folha de cálculo do Microsoft Office Excel ou numa tabela do Microsoft Office Word.

Os campos de dados que incluir na sua origem de dados correspondem aos campos de impressão em série que inserir o modelo de intercalação de catálogo.

Quando configurar a sua origem de dados, crie uma coluna para cada tipo de informações, como o nome do item, o número de stock e o preço. Cada linha ou registo, corresponde às informações de um item.

Importante  Certifique-se de que a sua origem de dados inclui um campo de dados ou uma coluna, para cada tipo de informações que serão impressão em série. Dependendo do tipo de origem de dados, poderá fazer algumas alterações aos dados depois de se ligar à-lo no Publisher, mas é melhor finalizar a informação antes de começar.

Se planeia intercalar fotografias nas suas páginas de catálogo, tem de incluir uma coluna para a caminho de cada ficheiro de imagem que planeia utilizar. Não inclua as imagens reais ou as imagens na sua origem de dados.

Se planeia criar a sua origem de dados no Publisher, pode fazê-depois de criar a publicação de modelo.

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Criar uma publicação de modelo

Agora pode criar a publicação de modelo de impressão em série catálogo, onde estruturar o esquema das páginas intercaladas finais. Quando concluir a impressão em série, utilize este modelo de intercalação de catálogo para gerar páginas intercaladas, que pode guardar como uma nova publicação ou adicionar para o fim de uma publicação existente.

O modelo de intercalação de catálogo deve ter o mesmo esquema (tamanho de página e orientação) que pretende para as páginas intercaladas finais. Além disso, devem conter qualquer texto ou gráficos que pretende que apareça em cada página da sua publicação final, por exemplo, uma imagem de fundo ou o nome e número de telefone da sua empresa. Este procedimento é aconselhável concluído com uma página mestra para estes elementos do modelo de impressão em série.

Se pretender adicionar as suas páginas Unidas para o fim de uma publicação existente, certifique-se de que o seu modelo de intercalação de catálogo corresponde à publicação existente das seguintes formas:

  • Tamanho da página (altura e largura)

  • Vista de página (uma página ou duas páginas)

  • Tipo de publicação (Web ou impressão)

  • Ordem das páginas (da esquerda para a direita ou da direita para a esquerda)

Criar o modelo de intercalação de catálogo

  1. Escolha um modelo de publicação que altura é adequado para o catálogo.

  2. No separador Inserir, clique em páginas de catálogo.
    Iniciar intercalação de páginas de catálogo

  3. Páginas de catálogo serão criadas com uma área de intercalação de catálogo predefinida e o separador Ferramentas de catálogo serão apresentados no Friso. Neste momento pode posicionar a Área de intercalação de catálogoà medida que pretende na página e adicionar texto ou imagens que pretende que apareçam em todas as páginas do catálogo. Mais pequena área de impressão em série, o catálogo mais itens que podem ser intercalados para a página. Por exemplo, uma área de 2 "x 2" intercalação serão repetidos mais vezes que uma área de intercalação de 4 "x 4". Não se preocupe demasiada introdução-certo à medida que pode voltar atrás e editar estes itens em qualquer altura.

    Sugestão:  Não configure a área de intercalação de catálogo neste momento, aguarde até que está na altura de inserir os campos de impressão em série e utilizar uma das estruturas previamente criadas a partir da Galeria de esquema.

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Ligar a sua origem de dados

Depois de formatar a sua página de modelo de intercalação de catálogo, o próximo passo é criar ou localizar e ligar a sua origem de dados. A opção que escolher seguinte depende se já tiver uma origem de dados ou se pretende criar uma nova lista no Publisher.

  1. No separador Ferramentas de catálogo, clique em Adicionar lista e efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Selecione o tipo de uma nova lista se precisar de criar a origem de dados para a impressão em série.

    • Clique em utilizar uma lista existente se já tiver uma origem de dados que pretende utilizar.

    • Clique em Selecionar contactos do Outlook se pretende criar um diretório dos seus contactos.

Escrever uma nova lista

  1. Na caixa de diálogo nova lista de produtos, escreva as informações para o primeiro item ou registo, o que pretende incluir no seu catálogo.

    Se pretender adicionar ou remover colunas — por exemplo, se não são incluindo imagens, clique em Personalizar colunas e, em seguida, faça as alterações que pretende.

  2. Depois de escrever todas as informações para o primeiro registo, clique em nova entrada e, em seguida, escreva as informações para o registo seguinte. Continue até que escreveu informações para todos os registos que pretende incluir.

  3. Quando a nova lista estiver concluída, clique em OK.

  4. Na caixa de diálogo Guardar lista de endereços, escreva um nome para a nova lista e, em seguida, clique em Guardar.

Utilizar uma lista existente

  1. Na caixa de diálogo Selecionar origem de dados, localize e clique em origem de dados que pretende.

    Por predefinição, o Publisher guarda as origens de dados na pasta as minhas origens de dados. Poderá ter navegar para a pasta as minhas origens de dados para localizar a sua origem de dados.

  2. Clique em abrir.

    Dependendo do tipo de origem de dados que selecionar, podem aparecer outras caixas de diálogo pedir informações específicas. Por exemplo, se a sua origem de dados é uma folha de cálculo do Excel que tem a informação acerca das várias tabulações, tem selecione no separador que contém as informações que pretende e, em seguida, clique em OK.

Escolher a partir dos Contactos do Outlook

  1. Execute um dos seguintes procedimentos:

    • Na caixa de diálogo Seleccionar contactos, clique na lista de contactos que pretende utilizar.

    • Na caixa de diálogo Escolher perfil, selecione o perfil correto para os contactos que pretende utilizar.

  2. Clique em OK.

Adicionar listas de mais

Se pretender utilizar mais do que uma lista de intercalação de catálogo, pode adicionar listas.

  1. Clique em Editar lista e, na lista de produto de intercalação de catálogo, em Adicionar à lista de produtos, clique em selecionar uma lista existente, selecione contactos do Outlook ou escreva uma nova lista.
    Publisher irá pedir-lhe para corrigir erros de correspondência entre campos em diferentes listas de origem, abrindo a adicionar à caixa de diálogo lista de produto.

  2. Em Adicionar à caixa de diálogo lista de produtos, selecione um campo que não está selecionado na coluna Matched, selecione o campo ao qual pretende que seja correspondem nos campos de lista produto com a lista de campos correspondidos e, em seguida, clique em corresponder.

  3. Na caixa de diálogo campo correspondência, certifique-se de que o campo que selecionou está listado em corresponder a um campo de lista do produto ou selecione outro e, em seguida, clique em OK.

  4. Se precisar de adicionar um novo campo para a lista de destinatários para tornar uma correspondência, selecione o campo que pretende adicionar na nova lista (a lista para a esquerda em Adicionar à caixa de diálogo lista de destinatários), clique em Adicionar e, em seguida, clique em OK.
    Acrescentado campos são apresentados em novos campos para ser adicionada à lista de destinatários

Selecionar os registos que pretende incluir

  1. Clique em Editar lista.

  2. Na caixa de diálogo lista de produtos de intercalação de catálogo, efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Selecione as caixas de verificação junto as registos que pretende incluir e desmarque as caixas de verificação ao lado de registos que pretende excluir.

      Sugestão:  Se pretende incluir apenas alguns registos na lista, clique em Limpar tudo e, em seguida, selecione o registo que pretende.

    • Filtre a lista por um critério específico ao clicar na seta junto ao cabeçalho da coluna do item que pretende filtrar por e, em seguida, clicando no valor que pretende usar como filtro.

      • (Em branco) apresenta todos os registos em que o campo correspondente está em branco.

      • (Não em branco) apresenta todos os registos nos quais o campo correspondente contém informações.

        Nota  Se a sua origem de dados contém registos que partilham as mesmas informações e existem dez ou menos valores exclusivos na coluna, pode filtrar por informações específicas. Por exemplo, se a sua origem de dados é uma lista de propriedades para venda e existem várias propriedades que Lisboa como/localidade, pode filtrar por Lisboa.

        A caixa de diálogo lista de produtos de intercalação de catálogo apresenta apenas os registos designados. Para apresentar todos os registos novamente, clique em (todas).

    • Ordenar itens na lista ao clicar no cabeçalho de coluna do item que pretende ordenar por. Por exemplo, se quiser apresentar a lista por ordem alfabética por cidade/localização, clique no cabeçalho da coluna localidade/localização.

  3. Clique em OK.

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Inserir campos de impressão em série

Está na altura para organizar as informações que pretende apresentar na sua publicação. Para dispor a página, adicione os campos de impressão em série para a área de intercalação de catálogo. Cada campo de intercalação representa uma coluna na origem de dados e a área de intercalação de catálogo mostra como as informações num registo serão apresentadas.

Dispor a área de intercalação de catálogo da forma que pretende e, em seguida, especifique o número de vezes repete a área de impressão em série em cada página. Por exemplo, poderá pretender mostrar quatro itens em cada página. Será apresentado cada item da mesma forma, com base em como dispor a área de intercalação de catálogo. Pode ajustar o tamanho de cada item e pode alterar o tamanho da área de intercalação de catálogo.

Importante   Se inserir campos de impressão em série fora da área de intercalação de catálogo, não serão repetidos quando concluir a intercalação.

Selecione o esquema da área de impressão em série

  1. No grupo esquema, efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Selecione uma das galerias previamente criado de estrutura.
      Opções de esquema de intercalação de catálogo

    • Selecione o número de linhas e colunas em cada página em linhas e colunas pendente.
      Linhas e colunas do esquema da página de catálogo

Inserir campos de impressão em série de texto para a área de intercalação de catálogo

  1. Clique no botão de campo de texto e clique no primeiro campo de impressão em série que pretende inserir.
    Inserir campos de texto numa intercalação de catálogo

  2. Na área de intercalação de catálogo, selecione o campo de impressão em série e, em seguida, mover e redimensionar o campo de intercalação efetuando o seguinte procedimento:

    • Para mover o campo de impressão em série, posicione o ponteiro do rato sobre o campo de impressão em série até o ponteiro mudar para o mover ponteiro Ponteiro de movimentação e, em seguida, arraste o campo de impressão em série para uma nova posição.

    • Para redimensionar o campo de impressão em série, posicione o ponteiro do rato sobre uma das alças de redimensionamento no moldura da caixa ou imagem de texto até o ponteiro mudar para o ponteiro de redimensionamento Ponteiros para mover a régua e, em seguida, arraste o rato até o texto caixa ou moldura de imagem é o tamanho que pretende.

  3. Clique em fora do campo de intercalação para que já não está selecionada.

  4. Repita os passos 1 a 3 até ter inserido todos os campos que pretende a partir da sua origem de dados.

Importante   Os campos são inseridos no ponto de inserção atual (cursor da intermitente de ponto de inserção). Se não existirem nenhum ponto de inserção, será criada uma nova caixa de texto e o campo de intercalação colocado nesta caixa de texto nova.

Formatar os campos de impressão em série de texto

Pode formatar os dados intercalados catálogo através da formatação os campos de impressão em série no seu modelo de intercalação de catálogo. Estes campos podem ser tratados como qualquer caixa de texto e pode incluir texto que não sejam intercaladas e formatação, bem como os itens intercalados.

  1. No modelo de intercalação de catálogo, selecione o campo que contém as informações que pretende formatar, incluindo os carateres de campo de impressão em série adjacente (««»»).

  2. No separador Ferramentas de caixa de texto, selecione as opções que pretende.

Inserir campos de impressão em série de imagem para a área de intercalação de catálogo

  1. Clique no botão de campo de imagem e clique no primeiro campo de impressão em série que pretende inserir.

  2. Na área de intercalação de catálogo, selecione o campo de impressão em série e, em seguida, mover e redimensionar o campo de intercalação efetuando o seguinte procedimento:

    • Para mover o campo de impressão em série, posicione o ponteiro do rato sobre o campo de impressão em série até o ponteiro mudar para o mover ponteiro Cursor de movimentação e, em seguida, arraste o campo de impressão em série para uma nova posição.

    • Para redimensionar o campo de impressão em série, posicione o ponteiro do rato sobre uma das alças de na moldura ou imagem de caixa de texto até o ponteiro mudar para o ponteiro de redimensionamento Cursor de redimensionamento e, em seguida, arraste o rato até o texto caixa ou moldura de imagem é o tamanho que pretende.

  3. Clique em fora do campo de intercalação para que já não está selecionada.

  4. Repita os passos 1 a 3 até ter inserido todos os campos que pretende a partir da sua origem de dados.

Importante   Os campos são inseridos no ponto de inserção atual (cursor da intermitente de ponto de inserção). Se não existirem nenhum ponto de inserção, será criada uma nova caixa de texto e o campo de intercalação colocado nesta caixa de texto nova.

Mover ou redimensionar a área de intercalação de catálogo

Se os campos de impressão em série formatado já não se ajustar a área de intercalação de catálogo, pode redimensioná-lo.

Nota  Se aumentar o tamanho, poderá ter de ajustar menos itens ou registos, cada página.

  1. Clique na área de intercalação de catálogo para selecioná-la.

  2. Posicione o ponteiro do rato sobre uma das alças da área de intercalação de catálogo e, em seguida, arraste o rato.

  3. Especificar o número de itens que deverá aparecer em cada página ao escrever os números que pretende para os itens para baixo na página e ao longo da página na barra de ferramentas de esquema de intercalação de catálogo.

Concluir e pré-visualizar o modelo

  1. Clique em pré-visualizar resultados.

  2. Clique nas setas para ver cada página de dados intercalados.
    Grupo de pré-visualização do catálogo

    Se decidir não incluir um item, clique no item pré-visualizadas e, em seguida, clique em excluir entrada no grupo pré-visualização de página.

Início da página

Concluir, imprimir e guardar a publicação do catálogo

Para concluir a impressão em série, tem três opções:

  • Pode imprimir a publicação intercalada diretamente.

  • Pode criar e imprimir uma publicação nova que contém os conteúdos intercalados. Pode efetuar alterações ao conteúdo desta publicação, tal como faria para alterar qualquer outra publicação no Publisher.

Sugestão:  Se pretender incluir vários intercalações de catálogo numa publicação, terá de criar uma nova publicação para as páginas intercaladas como pode apenas ser um conjunto de páginas de catálogo por publicação.

  • Pode adicionar conteúdo intercalado a uma publicação existente.

Se pretender adicionar uma parte da frente e novamente rosto para a sua publicação ou se pretende adicionar quaisquer outras páginas, tem de criar uma nova publicação ou adicionar conteúdo a uma publicação existente.

Impressão em série para uma nova publicação

Se quiser editar páginas intercaladas, guardá-las para utilização posterior ou imprimi-los tarde, pode recolher e guardar todas as páginas intercaladas como um único intercalado nova publicação que contém os dados reais — por exemplo, nomes de produtos e preços — em vez de campos de impressão em série .

  1. No grupo área de impressão em série, clique em impressão em série para novo.
    Intercalação de catálogo para nova publicação
    publisher cria uma nova publicação que possa guardar e editar. Pode adicionar até mesmo frente e verso páginas de rosto.
    Nota Se planeia imprimir o catálogo como um folheto, certifique-se de que o número total de páginas for um múltiplo de quatro.

  2. No painel de tarefas de intercalação de catálogo, clique em Guardar esta publicação.

  3. Na caixa de nome de ficheiro, escreva um nome para a sua nova publicação e, em seguida, clique em Guardar.

  4. Se for necessário, também guarde as alterações que efetuou ao modelo de intercalação de catálogo. Pode utilizar este modelo de intercalação de catálogo novamente para criar páginas intercaladas adicionais sempre que atualizar as informações na sua origem de dados.

Adicionar a uma publicação existente

Se já tiver as folhas de rosto configuradas numa publicação em separado, ou se pretender que o catálogo colocado no final de uma publicação mais longa, pode adicionar o seu conteúdo intercalado diretamente.

Antes de adicionar as páginas intercaladas para o fim de uma publicação existente, certifique-se de que o seu modelo de intercalação de catálogo corresponde à publicação existente das seguintes formas:

  • Tamanho da página (altura e largura)

  • Vista de página (uma página ou duas páginas)

  • Tipo de publicação (Web ou impressão)

  • Ordem das páginas (da esquerda para a direita ou da direita para a esquerda)

Nota  O Publisher não é possível adicionar páginas intercaladas a uma publicação aberta. Se estiver a trabalhar numa publicação à qual pretende intercalar, certifique-se de que guarde e feche-o antes de concluir a intercalação.

  1. No grupo área de impressão em série, clique em Adicionar a existente.
    Intercalação de catálogo para publicação existente

  2. Na caixa de diálogo Abrir publicação, localize e selecione a publicação à qual pretende adicionar páginas intercaladas e, em seguida, clique em abrir.

    O Publisher adiciona as páginas intercaladas para o fim da publicação existente.

    Sugestão:  Para reorganizar as páginas na sua publicação atualizada, clique em qualquer página que pretende mover no painel de navegação da página e, em seguida, arraste-o para a localização que pretende.

  3. Na publicação existente, clique em Guardar para guardar as suas atualizações.

  4. Se for necessário, também guarde as alterações que efetuou ao modelo de intercalação de catálogo. Pode utilizar este modelo de intercalação de catálogo novamente para criar páginas intercaladas adicionais sempre que atualizar as informações na sua origem de dados.

Imprimir a publicação intercalada

  • No grupo área de impressão em série, clique em imprimir.
    Intercalação de catálogo para impressora

    O Publisher abre a página de impressão na vista BackStage.

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