Criar um organograma do Visio

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Um organograma é um diagrama de uma hierarquia de relatórios que é normalmente utilizado para mostrar relações entre funcionários, cargos e grupos.

Os organogramas podem variar de diagramas simples, como na ilustração seguinte, a diagramas grandes e complexos baseados em informações de uma origem de dados externa. As formas no seu organograma podem apresentar informações básicas, como o nome e o título ou detalhes, como o departamento e o centro de custos. Pode até adicionar imagens às formas de organograma.

Organograma

Criar um organograma simples

Quando pretender criar um organograma pequeno com campos de informações predefinidos, siga estes passos:

  1. No separador ficheiro , aponte para novo, clique em Organograma, selecione unidades métricas ou unidades dos EUA e, em seguida, clique em criar.

  2. Clique em Cancelar quando vir a caixa de diálogo Assistente de organogramas se pretender criar apenas um organograma simples com campos de informações predefinidos.

  3. As opções no separador Organograma apresentam vários tipos de formas, que pode utilizar para os membros da sua organização, com base nas suas posições.

    Nota: Para obter mais informações sobre como adicionar mais dados às formas, consulte Adicionar dados a formas.

  4. Para ligar automaticamente as formas, arraste as formas subordinadas para formas superiores de acordo com a hierarquia da sua organização ou pode optar por ligar manualmente utilizando as formas de conexão. Escreva um nome e um título para cada um e, se quiser, adicione uma imagem de membros.

  5. Pode dispor o esquema do organograma, o espaço entre as formas, a altura e a largura das formas, utilizando os vários comandos e opções no separador Organograma .

Criar automaticamente um organograma a partir de uma nova tabela de dados

Pode utilizar este método se pretender alterar ou adicionar mais informações e, em seguida, os campos de informações predefinidos e ainda não tiver os seus dados num ficheiro de programa diferente.

  1. No separador ficheiro , aponte para novo, clique em Organograma, selecione unidades métricas ou unidades dos EUA e, em seguida, clique em criar.

  2. Na primeira página do assistente de organogramas, selecione as informações que digito utilizando o assistentee, em seguida, clique em seguinte.

  3. Selecione Excel ou Texto delimitado, escreva o nome do novo ficheiro e clique em Seguinte.

    Nota: Se selecionar o Excel, uma folha de cálculo do Microsoft Office Excel é aberta com texto de exemplo. Se selecionar texto delimitado, será aberta uma página do bloco de notas da Microsoft com texto de exemplo.

  4. Quando o Excel ou o Bloco de Notas abrir, utilize o texto de exemplo como uma amostra do tipo de informações a incluir e escreva as informações sobre o texto existente.

    Importante: Não elimine as colunas nome e Reports_to , mas pode alterar, eliminar ou adicionar outras colunas que poderá necessitar para o seu organograma.

  5. Saia do ficheiro do Excel ou do bloco de notas depois de adicionar as informações e, em seguida, clique em seguinte para continuar.

  6. Para incluir imagens no seu organograma, selecione não incluir imagens no meu organograma, caso contrário, selecione localizar a pasta que contém as imagens da sua organização. Siga as instruções restantes nesta página e, em seguida, clique em seguinte para continuar.

  7. Na última página do assistente, pode especificar a quantidade da sua organização a apresentar em cada página. Pode escolher que pretendo especificar a quantidade de a minha organização a apresentar em cada páginaou pode permitir que o assistente automaticamente defina cada página automaticamente ao selecionar quero que o assistente interrompa automaticamente o meu organograma em todas as páginas.

  8. Se pretender efetuar uma hiperligação e sincronizar uma forma de funcionário em todas as páginas, selecione as opções Hiperligação de funcionário em todas as páginas e sincronizar forma de funcionário em todas as páginas.

  9. Após efetuar todas as suas seleções, clique em concluir.

    Nota: A ajuda específica está disponível para a maioria das páginas do assistente. Para aceder à ajuda, prima F1 ou clique no botão ajuda .

Criar automaticamente um organograma com uma origem de dados existente

Este método é melhor se as informações que pretende incluir no seu organograma já estiverem num documento, como uma folha de cálculo do Microsoft Office Excel, um diretório do Microsoft Exchange Server, uma origem de dados compatível com ODBC ou um ficheiro de texto da org Plus.

  1. Certifique-se de que a sua tabela ou folha de cálculo contém colunas para nomes de funcionários, IDs exclusivos e quem relata a quem.

    Nota: Pode atribuir um nome às colunas que pretende. Ao executar o assistente de organogramas, pode identificar as colunas (ou nomes de campos) que contêm o nome, o ID e o relatório.

    • Nome do colaborador    Os nomes de colaboradores serão apresentados nas formas do organograma tal e qual como estiverem neste campo.

    • Identificador Exclusivo    Se cada nome não for exclusivo, inclua uma coluna com um identificador exclusivo, como um número de ID de funcionário, para cada funcionário.

    • A quem o funcionário reporta    Este campo deve conter o identificador exclusivo de todos os gestores, quer esse identificador seja um nome ou um número de ID. Deixe este campo em branco para o funcionário no topo do organograma.

  2. No separador ficheiro , aponte para novo, clique em Organograma, selecione unidades métricas ou unidades dos EUA e, em seguida, clique em criar.

  3. Na primeira página do assistente, selecione informações que já estão armazenadas num ficheiro ou base de dados e, em seguida, clique em seguinte para continuar.

  4. Selecione o tipo de ficheiro onde as informações da sua organização estão armazenadas ao clicar em procurare, em seguida, navegue para a localização deste ficheiro. Selecione o idioma que pretende utilizar no assistente de gráficos e, em seguida, clique em seguinte para continuar.

  5. Na página seguinte do assistente, selecione a coluna (campos) no ficheiro de dados que contém as informações que definem a sua organização, como o nome, os relatórios e o nome. Clique em Seguinte para continuar.

  6. Na página seguinte do assistente, pode definir os campos específicos que pretende apresentar utilizando os botões Adicionar e remover e a ordem de apresentação dos campos, utilizando os botões para cima e para baixo . Clique em Seguinte para continuar.

  7. Na página seguinte do assistente, pode selecionar os campos do ficheiro de dados que pretende adicionar às formas de organograma como campos de dados da forma. Clique em Seguinte para continuar.

  8. Para incluir imagens no seu organograma, selecione não incluir imagens no meu organograma, caso contrário, selecione localizar a pasta que contém as imagens da sua organização. Siga as instruções restantes nesta página e, em seguida, clique em seguinte para continuar.

  9. Na última página do assistente, pode especificar a quantidade da sua organização a apresentar em cada página. Pode escolher que pretendo especificar a quantidade de a minha organização a apresentar em cada páginaou pode permitir que o assistente automaticamente defina cada página automaticamente ao selecionar quero que o assistente interrompa automaticamente o meu organograma em todas as páginas.

  10. Se pretender efetuar uma hiperligação e sincronizar uma forma de funcionário em todas as páginas, selecione as opções Hiperligação de funcionário em todas as páginas e sincronizar forma de funcionário em todas as páginas.

  11. Após efetuar todas as suas seleções, clique em concluir.

    Nota: A ajuda específica está disponível para a maioria das páginas do assistente. Para aceder à ajuda, prima F1 ou clique no botão ajuda

Mostrar equipas utilizando a Moldura de Equipa ou linhas ponteadas

Depois de criar um organograma, poderá reorganizar as informações de forma a refletirem relações virtuais entre equipas. Agrupe formas relacionadas e adicione conectores de linhas ponteadas, para mostrar estruturas de reporte secundárias, ou utilize a forma Moldura de Equipa para realçar uma equipa virtual. A ligação de linhas ponteadas funciona como qualquer conector. A moldura de equipa é basicamente uma forma de retângulo modificada que pode utilizar para agrupar e atribuir nomes visualmente ao Teams.

Organograma com relação de Moldura de Equipa e linha ponteada

Atualizar gráficos de organização gerados

Para refletir as alterações na estrutura de uma organização, tem de atualizar o organograma manualmente ou gerar um novo gráfico. Se gerar um novo gráfico, não serão incluídas personalizações efectuadas ao gráfico anterior no novo gráfico. Se os temas ou fotografias tiverem sido adicionados às formas, os mesmos têm de ser adicionados novamente para que os gráficos tenham um aspecto semelhante.

Se as formas estiverem ligadas a dados, os dados são atualizados normalmente quando executa a atualização de dados, mas apenas dentro de formas existentes. Atualizar os dados não adiciona ou remove formas.

Criar um organograma simples

Este método é ideal para criar um organograma pequeno com campos de informações predefinidos. Os campos predefinidos são:

  • Departamento

  • Telefone

  • Nome

  • Título

  • E-mail

  • No separador ficheiro , aponte para novo, aponte para negóciose, em seguida, clique em Organograma.

  • A partir do stencil formas de organograma na janela formas , arraste a forma de nível superior para a sua organização, como executivo, para a página.

  • Com a forma selecionada, escreva o nome e o título da forma. Por exemplo, poderá ter um executivo chamado Luís Alverca com o título de Presidente.

    Nota: Para obter mais informações sobre como adicionar mais dados às formas, consulte Adicionar dados a formas.

  • A partir do stencil formas de organograma na janela formas , arraste uma forma para a primeira pessoa subordinada para a forma superior. As duas formas são automaticamente ligadas em hierarquia.

    Sugestão: Para gerar as ligações, tem de remover a forma subordinada para o centro da forma superior.

  • Para concluir o organograma, continue a arrastar as formas subordinadas para as formas superiores e escreva um nome e um título para cada uma.

Criar automaticamente um organograma a partir de uma nova tabela de dados

Este método é melhor se os campos de informações predefinidos não couberem no que precisa e se ainda não tiver os seus dados num programa diferente.

  1. No separador ficheiro , aponte para novo, aponte para negóciose, em seguida, clique em assistente de organograma.

  2. Na primeira página do assistente, selecione Informações que introduzo através do assistente e, em seguida, clique em Seguinte.

  3. Selecione Excel ou Texto delimitado, escreva o nome do novo ficheiro e clique em Seguinte.

    Nota: Se selecionar o Excel, uma folha de cálculo do Microsoft Office Excel é aberta com texto de exemplo. Se selecionar texto delimitado, será aberta uma página do bloco de notas da Microsoft com texto de exemplo.

  4. Quando o Excel ou o Bloco de Notas abrir, utilize o texto de exemplo como uma amostra do tipo de informações a incluir e escreva as informações sobre o texto existente.

    Importante: Tem de manter o nome e os relatórios para colunas, mas pode alterar, eliminar ou adicionar outras colunas.

  5. Saia do Excel ou do Bloco de Notas e conclua o assistente.

    Nota: A ajuda específica está disponível para a maioria das páginas do assistente. Para aceder à ajuda, prima F1 ou clique no botão ajuda .

Criar automaticamente um organograma com uma origem de dados existente

Este método é melhor se as informações que pretende incluir no seu organograma já estiverem num documento, como uma folha de cálculo do Microsoft Office Excel ou um diretório do Microsoft Exchange Server.

  1. Certifique-se de que a sua tabela ou folha de cálculo contém colunas para nomes de funcionários, IDs exclusivos e quem relata a quem.

    Nota: Pode atribuir um nome às colunas que pretende. Ao executar o assistente de organogramas, pode identificar as colunas (ou nomes de campos) que contêm o nome, o ID e o relatório.

    • Nome do colaborador    Os nomes de colaboradores serão apresentados nas formas do organograma tal e qual como estiverem neste campo.

    • Identificador Exclusivo    Se cada nome não for exclusivo, inclua uma coluna com um identificador exclusivo, como um número de ID de funcionário, para cada funcionário.

    • A quem o funcionário reporta    Este campo deve conter o identificador exclusivo de todos os gestores, quer esse identificador seja um nome ou um número de ID. Deixe este campo em branco para o funcionário no topo do organograma.

  2. No separador ficheiro , aponte para novo, aponte para negóciose, em seguida, clique em assistente de organograma.

  3. Na primeira página do assistente, selecione informações que já estão armazenadas num ficheiro ou base de dados.

  4. Clique em seguintee siga os passos restantes do assistente.

    Nota: A ajuda específica está disponível para a maioria das páginas do assistente. Para aceder à ajuda, prima F1 ou clique no botão ajuda .

Mostrar equipas utilizando a Moldura de Equipa ou linhas ponteadas

Depois de criar um organograma, poderá reorganizar as informações de forma a refletirem relações virtuais entre equipas. Agrupe formas relacionadas e adicione conectores de linhas ponteadas, para mostrar estruturas de reporte secundárias, ou utilize a forma Moldura de Equipa para realçar uma equipa virtual. A ligação de linhas ponteadas funciona como qualquer conector. A moldura de equipa é basicamente uma forma de retângulo modificada que pode utilizar para agrupar e atribuir nomes visualmente ao Teams.

Organograma com relação de Moldura de Equipa e linha ponteada

Atualizar gráficos de organização gerados

Para refletir as alterações na estrutura de uma organização, tem de atualizar o organograma manualmente ou gerar um novo gráfico. Se gerar um novo gráfico, não serão incluídas personalizações efectuadas ao gráfico anterior no novo gráfico. Se os temas ou fotografias tiverem sido adicionados às formas, os mesmos têm de ser adicionados novamente para que os gráficos tenham um aspecto semelhante.

Se as formas estiverem ligadas a dados, os dados são atualizados normalmente quando executa a atualização de dados, mas apenas dentro de formas existentes. Atualizar os dados não adiciona ou remove formas.

Criar um organograma simples

Este método é ideal para criar um organograma pequeno com campos de informações predefinidos. Os campos predefinidos são:

  • Departamento

  • Telefone

  • Nome

  • Título

  • E-mail

  • No menu ficheiro , aponte para novo, aponte para negócioe, em seguida, clique em Organograma.

  • A partir do stencil formas de organograma na janela formas , arraste a forma de nível superior para a sua organização, como executivo, para a página.

  • Com a forma selecionada, escreva o nome e o título da forma. Por exemplo, poderá ter um executivo chamado Luís Alverca com o título de Presidente.

  • A partir do stencil formas de organograma na janela formas , arraste uma forma para a primeira pessoa subordinada para a forma superior. As duas formas são automaticamente ligadas em hierarquia.

    Sugestão: Para gerar as ligações, tem de remover a forma subordinada para o centro da forma superior.

  • Para concluir o organograma, continue a arrastar as formas subordinadas para as formas superiores e escreva um nome e um título para cada uma.

Criar automaticamente um organograma a partir de uma nova tabela de dados

Este método é melhor se os campos de informações predefinidos não couberem no que precisa e se ainda não tiver os seus dados num programa diferente.

  1. No menu ficheiro , aponte para novo, aponte para negócioe, em seguida, clique em assistente de organograma.

  2. Na primeira página do assistente, selecione Informações que introduzo através do assistente e, em seguida, clique em Seguinte.

  3. Selecione Excel ou Texto delimitado, escreva o nome do novo ficheiro e clique em Seguinte.

    Nota: Se selecionar o Excel, uma folha de cálculo do Microsoft Office Excel é aberta com texto de exemplo. Se selecionar texto delimitado, será aberta uma página do bloco de notas da Microsoft com texto de exemplo.

  4. Quando o Excel ou o Bloco de Notas abrir, utilize o texto de exemplo como uma amostra do tipo de informações a incluir e escreva as informações sobre o texto existente.

    Importante: Tem de manter o nome e os relatórios para colunas, mas pode alterar, eliminar ou adicionar outras colunas.

  5. Saia do Excel ou do Bloco de Notas e conclua o assistente.

    Nota: A ajuda específica está disponível para a maioria das páginas do assistente. Para aceder à ajuda, prima F1 ou clique no botão ajuda .

Criar automaticamente um organograma com uma origem de dados existente

Este método é melhor se as informações que pretende incluir no seu organograma já estiverem num documento, como uma folha de cálculo do Microsoft Office Excel ou um diretório do Microsoft Exchange Server.

  1. Certifique-se de que a sua tabela ou folha de cálculo contém colunas para nomes de funcionários, IDs exclusivos e quem relata a quem.

    Nota: Pode atribuir um nome às colunas que pretende. Ao executar o assistente de organogramas, pode identificar as colunas (ou nomes de campos) que contêm o nome, o ID e o relatório.

    • Nome do colaborador    Os nomes de colaboradores serão apresentados nas formas do organograma tal e qual como estiverem neste campo.

    • Identificador Exclusivo    Se cada nome não for exclusivo, inclua uma coluna com um identificador exclusivo, como um número de ID de funcionário, para cada funcionário.

    • A quem o funcionário reporta    Este campo deve conter o identificador exclusivo de todos os gestores, quer esse identificador seja um nome ou um número de ID. Deixe este campo em branco para o funcionário no topo do organograma.

  2. No menu ficheiro , aponte para novo, aponte para negócioe, em seguida, clique em assistente de organograma.

  3. Na primeira página do assistente, selecione informações que já estão armazenadas num ficheiro ou base de dados.

  4. Clique em seguintee siga os passos restantes do assistente.

    Nota: A ajuda específica está disponível para a maioria das páginas do assistente. Para aceder à ajuda, prima F1 ou clique no botão ajuda .

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Mostrar equipas utilizando a Moldura de Equipa ou linhas ponteadas

Depois de criar um organograma, poderá reorganizar as informações de forma a refletirem relações virtuais entre equipas. Agrupe formas relacionadas e adicione conectores de linhas ponteadas, para mostrar estruturas de reporte secundárias, ou utilize a forma Moldura de Equipa para realçar uma equipa virtual. A ligação de linhas ponteadas funciona como qualquer conector. A moldura de equipa é basicamente uma forma de retângulo modificada que pode utilizar para agrupar e atribuir nomes visualmente ao Teams.

Organograma com relação de Moldura de Equipa e linha ponteada

Atualizar gráficos de organização gerados

Para refletir as alterações na estrutura de uma organização, tem de atualizar o organograma manualmente ou gerar um novo gráfico. Se gerar um novo gráfico, não serão incluídas personalizações efectuadas ao gráfico anterior no novo gráfico. Se os temas ou fotografias tiverem sido adicionados às formas, os mesmos têm de ser adicionados novamente para que os gráficos tenham um aspecto semelhante.

Se as formas estiverem ligadas a dados, os dados são atualizados normalmente quando executa a atualização de dados, mas apenas dentro de formas existentes. Atualizar os dados não adiciona ou remove formas.

Consulte Também

Vídeo: Criar um organograma

Criar automaticamente um organograma a partir dos dados de funcionários

Criar um organograma sem dados externos

Mostrar ou ocultar informações num organograma do Visio

Dispor as formas no organograma

Acerca da quebra do organograma em várias páginas

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