Criar um diretório de nomes, endereços e outras informações

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Pode intercalar dados a um único documento, tal como um diretório de associação, catálogo ou lista peças, utilizando a funcionalidade de diretório no Word.

  1. No separador Mailings, clique em Iniciar Impressão em série e, em seguida, clique em Assistente de impressão em série do passo a passo.

    Iniciar o Assistente de impressão em série

  2. No painel de tarefas de impressão em série no lado direito do ecrã, em Selecione o tipo de documento, clique em diretório.

  3. Na parte inferior do painel impressão em série, clique em seguinte: iniciar o documento.

    Clicar em durante o processo de impressão em série passo 6

  4. Em Selecione iniciar o documento, verá as seguintes opções:

    • Utilize o documento atual: Utilize o documento atual no ecrã de como documento principal.

    • Iniciar a partir de um modelo: Selecione um dos modelos prontos a utilizar impressão em série.

    • Iniciar a partir de documento existente: Abra um documento existente para utilizar como documento principal da impressão em série.

      Selecione a opção que pretende e, em seguida, clique em seguinte: Seleccionar destinatários.

  5. Quando abrir ou criar uma origem de dados utilizando o Assistente de impressão em série, está a indicar ao Word que utilize um conjunto específico de informações de variável para impressão em série. Utilize um dos seguintes métodos para anexar o documento principal para a origem de dados.

    1. No painel de tarefas de impressão em série, em Selecionar destinatários, clique em utilizar uma lista existente.

    2. Em utilizar uma lista existente, clique em Procurar.

    3. Na caixa de diálogo Selecionar origem de dados, selecione o ficheiro que contém as informações de variáveis que pretende utilizar e, em seguida, clique em Abrir.

    4. Na caixa de diálogo Destinatários da impressão em série, selecione os nomes que pretende incluir.

      Como?

      1. Efetue um dos seguintes procedimentos:

        Utilizar as caixas de verificação para designar nomes

        Este método é útil se a lista estiver breve. Selecione as caixas de verificação junto aos nomes que pretende incluir e desmarque aqueles junto aos nomes que pretende excluir.

        Sugestão: Se souber que pretende incluir a maior parte da lista no seu diretório, clicando em Seleccionar tudo pela primeira vez torna mais fácil limpar determinados registos. Da mesma forma, se pretender incluir apenas alguns registos na lista, clique em Limpar tudo e, em seguida, selecione o registo que pretende.

        Ordenar itens na lista

        Isto é útil se pretender ver os itens por ordem alfabética ou numérica. Clique no cabeçalho de coluna do item que pretende ordenar por. Por exemplo, se quiser apresentar a lista ordenada alfabeticamente pelo apelido, clique no cabeçalho de coluna Apelido.

        Filtrar itens na lista

        Isto é útil se a lista que contém os registos que sabe que não pretende ver ou incluir no diretório. Quando tiver filtrado a lista, pode utilizar as caixas de verificação para incluir e excluir registos conforme descrito na secção anterior.

        Clique na seta junto ao cabeçalho da coluna do item que pretende filtrar por e, em seguida, clique em qualquer um dos seguintes procedimentos:

        • (Em branco) mostra todos os registos em que o campo correspondente está em branco.

        • (Não em branco) mostra todos os registos em que o campo correspondente contém informações.

        • Se a origem de dados contiver registos que partilham as mesmas informações e existirem dez ou menos valores exclusivos na coluna, pode filtrar por informações específicas. Por exemplo, se existirem vários endereços que listam a Austrália como país, pode filtrar por Austrália.

          A caixa de diálogo Destinatários da impressão em série apresenta apenas os registos designados. Para apresentar todos os registos novamente, clique em (todas).

          Sugestões: 

          • Para ordenação e filtragem avançadas, clique na seta junto ao nome de qualquer coluna e, em seguida, clique em (avançadas). Utilize os separadores de Registos de filtro e Ordenar registos para configurar a ordenação ou filtragem consulta que pretende.

          • Se tiver instalado um software de validação de endereços, pode clicar em Validar endereços na caixa de diálogo Destinatários da impressão em série para validar os endereços listados.

      2. Clique em OK para regressar ao painel de tarefas de impressão em série. Word utilizará os nomes designados para o diretório.

    1. No painel de tarefas de impressão em série, em Selecionar destinatários, clique em Selecionar contactos do Outlook.

    2. Em Selecionar contactos do Outlook, clique em Escolher pasta de contactos.

    3. Selecione a pasta de contactos do Outlook que pretende na caixa de diálogo e clique em OK.

    4. Na caixa de diálogo Destinatários da impressão em série, selecione os nomes que pretende incluir.

      Como?

      1. Efetue um dos seguintes procedimentos:

        Utilizar as caixas de verificação para designar nomes

        Este método é útil se a lista estiver breve. Selecione as caixas de verificação junto aos nomes que pretende incluir e desmarque aqueles junto aos nomes que pretende excluir.

        Sugestão: Se souber que pretende incluir a maior parte da lista no seu diretório, clicando em Seleccionar tudo pela primeira vez torna mais fácil limpar determinados registos. Da mesma forma, se pretender incluir apenas alguns registos na lista, clique em Limpar tudo e, em seguida, selecione o registo que pretende.

        Ordenar itens na lista

        Isto é útil se pretender ver os itens por ordem alfabética ou numérica. Clique no cabeçalho de coluna do item que pretende ordenar por. Por exemplo, se quiser apresentar a lista ordenada alfabeticamente pelo apelido, clique no cabeçalho de coluna Apelido.

        Filtrar itens na lista

        Isto é útil se a lista que contém os registos que sabe que não pretende ver ou incluir no diretório. Quando tiver filtrado a lista, pode utilizar as caixas de verificação para incluir e excluir registos conforme descrito na secção anterior.

        Clique na seta junto ao cabeçalho da coluna do item que pretende filtrar por e, em seguida, clique em qualquer um dos seguintes procedimentos:

        • (Em branco) mostra todos os registos em que o campo correspondente está em branco.

        • (Não em branco) mostra todos os registos em que o campo correspondente contém informações.

        • Se a origem de dados contiver registos que partilham as mesmas informações e existirem dez ou menos valores exclusivos na coluna, pode filtrar por informações específicas. Por exemplo, se existirem vários endereços que listam a Austrália como país, pode filtrar por Austrália.

          A caixa de diálogo Destinatários da impressão em série apresenta apenas os registos designados. Para apresentar todos os registos novamente, clique em (todas).

          Sugestões: 

          • Para ordenação e filtragem avançadas, clique na seta junto ao nome de qualquer coluna e, em seguida, clique em (avançadas). Utilize os separadores de Registos de filtro e Ordenar registos para configurar a ordenação ou filtragem consulta que pretende.

          • Se tiver instalado um software de validação de endereços, pode clicar em Validar na caixa de diálogo Destinatários da impressão em série para validar os endereços listados.

      2. Clique em OK para regressar ao painel de tarefas de impressão em série. Word utilizará os nomes designados para o diretório.

    1. No painel de tarefas de impressão em série, em Selecionar destinatários, clique em escrever uma nova lista.

    2. Em escrever uma nova lista, clique em Criar.

    3. Na caixa de diálogo Nova lista de endereços, escreva as informações que pretende incluir para a primeira entrada. Não possui preencha todos os campos.

    4. Para concluir a primeira entrada e ir para uma nova entrada, clique em Nova entrada.

    5. Continue a adicionar entradas até terminar e, em seguida, clique em Fechar.

    6. Na caixa de diálogo Guardar lista de endereços, escreva um nome para a lista de endereços na caixa nome do ficheiro e selecione uma pasta para guardar a lista.

      Por predefinição, a lista de endereços é guardada na pasta Minhas origens de dados. É melhor manter a lista de endereços aqui, uma vez que este é também a pasta predefinida na qual o Word procura origens de dados. Por isso, se pretender utilizar esta lista de endereços numa posterior de impressão em série, não terá que navegar pelos ficheiros e pastas para localizá-lo.

    7. Clique em Guardar.

    8. Na caixa de diálogo Destinatários da impressão em série, selecione os nomes que pretende incluir.

      Como?

      1. Efetue um dos seguintes procedimentos:

        Utilizar as caixas de verificação para designar nomes

        Este método é útil se a lista estiver breve. Selecione as caixas de verificação junto aos nomes que pretende incluir e desmarque aqueles junto aos nomes que pretende excluir.

        Sugestão: Se souber que pretende incluir a maior parte da lista no seu diretório, clicando em Seleccionar tudo pela primeira vez torna mais fácil limpar determinados registos. Da mesma forma, se pretender incluir apenas alguns registos na lista, clique em Limpar tudo e, em seguida, selecione o registo que pretende.

        Ordenar itens na lista

        Isto é útil se pretender ver os itens por ordem alfabética ou numérica. Clique no cabeçalho de coluna do item que pretende ordenar por. Por exemplo, se quiser apresentar a lista ordenada alfabeticamente pelo apelido, clique no cabeçalho de coluna Apelido.

        Filtrar itens na lista

        Isto é útil se a lista que contém os registos que sabe que não pretende ver ou incluir no diretório. Quando tiver filtrado a lista, pode utilizar as caixas de verificação para incluir e excluir registos conforme descrito na secção anterior.

        Clique na seta junto ao cabeçalho da coluna do item que pretende filtrar por e, em seguida, clique em qualquer um dos seguintes procedimentos:

        • (Em branco) mostra todos os registos em que o campo correspondente está em branco.

        • (Não em branco) mostra todos os registos em que o campo correspondente contém informações.

        • Se a origem de dados contiver registos que partilham as mesmas informações e existirem dez ou menos valores exclusivos na coluna, pode filtrar por informações específicas. Por exemplo, se existirem vários endereços que listam a Austrália como país, pode filtrar por Austrália.

          A caixa de diálogo Destinatários da impressão em série apresenta apenas os registos designados. Para apresentar todos os registos novamente, clique em (todas).

          Sugestões: 

          • Para ordenação e filtragem avançadas, clique na seta junto ao nome de qualquer coluna e, em seguida, clique em (avançadas). Utilize os separadores de Registos de filtro e Ordenar registos para configurar a ordenação ou filtragem consulta que pretende.

          • Se tiver instalado um software de validação de endereços, pode clicar em Validar na caixa de diálogo Destinatários da impressão em série para validar os endereços listados.

      2. Clique em OK para regressar ao painel de tarefas de impressão em série. Word utilizará os nomes designados para o diretório.

  6. Clique em seguinte: dispor no diretório da sua.

  7. Se ainda não o tiver já feito, na janela do documento, escreva o texto que pretende Repita para cada item no diretório. Por exemplo, tais como a incluir etiquetas nome: e endereço:.

    Nota: Neste momento, não inclua o texto que pretende imprimir apenas uma vez no documento da lista resultante.

  8. Inserir campos de impressão em série em que pretende intercalar nomes, endereços e outros dados da origem de dados. Por exemplo, insira um campo de intercalação depois de um rótulo de item, tal como empresa: «Empresa».

    Como?

    1. No documento principal, clique no local em que pretende inserir o campo.

    2. Inserir um dos seguintes procedimentos:

      Bloco de endereços com nome, endereço e outras informações

      1. Clique em Bloco de endereços.

      2. Na caixa de diálogo Inserir bloco de endereços, selecione os elementos do endereço que pretende incluir e os formatos que pretende e, em seguida, clique em OK.

        Se for apresentada a caixa de diálogo Atribuir campos, o Word poderá ter sido não é possível localizar algumas das informações de que necessita para o bloco de endereços. Clique na seta junto a (não disponível) e, em seguida, selecione o campo a partir da sua origem de dados que corresponde ao campo necessário para a impressão em série.

      Outros campos de informações

      1. Clique em mais itens e, em seguida, efetue um dos seguintes procedimentos:

        • Para selecionar os campos de endereço que serão automaticamente correspondem aos campos na origem de dados, mesmo se os campos de origem de dados não tenham o mesmo nome que os campos, clique em Campos de endereço.

        • Para selecionar os campos que obtêm sempre os dados diretamente a partir de uma coluna numa base de dados, clique em Campos da base de dados.

      2. Na caixa Campos, clique no campo que pretende.

      3. Clique em Inserir e, em seguida, em Fechar.

        Se for apresentada a caixa de diálogo Atribuir campos, o Word poderá ter sido não é possível localizar algumas das informações de que necessita para inserir o campo. Clique na seta junto a (não disponível) e, em seguida, selecione o campo a partir da sua origem de dados que corresponde ao campo necessário para a impressão em série.

        Nota: Se inserir um campo a partir da lista Campos da Base de Dados e, posteriormente, mudar para uma origem de dados sem uma coluna com o mesmo nome, o Word não conseguirá inserir as informações desse campo no documento intercalado.

    3. Repita os passos uma e b para todos os campos que pretende inserir.

      Notas: 

      • Não é possível escrever caracteres de campo de impressão em série («») manualmente ou utilize o comando Símbolo no menu Inserir. Tem de utilizar o painel de tarefas de impressão em série.

      • Se os campos de impressão em série aparecem entre chavetas, como {MERGEFIELD Localidade}, o Word apresenta códigos de campo em vez de resultados do campo. Isto não afeta a impressão em série, mas se quiser apresentar os resultados em vez disso, botão direito do rato no código de campo e, em seguida, clique em Alternar códigos de campo no menu de atalho.

    4. Se pretender, pode alterar o formato dos dados intercalados.

      Como?

      Para formatar dados intercalados, tem de formatar os campos de impressão em série no documento principal. Não formate os dados na origem de dados, porque a respetiva formatação não é retida quando intercalar os dados no documento.

      1. No documento principal, selecione o campo que contém as informações que pretende formatar, incluindo os carateres de campo de impressão em série adjacente («»).

      2. Altere o tipo de letra ou outras formatações que quiser.

  9. Após ter concluído o documento principal e inserido todos os campos de impressão em série, clique em Guardar como no menu ficheiro. Nome do documento e, em seguida, clique em Guardar.

  10. Clique em seguinte: pré-visualizar no diretório da sua.

  11. Para pré-visualizar os itens por ordem, clique nos botões de seta anterior e seguinte. Ou, para localizar e pré-visualizar um item específico, clique em Localizar um destinatário e, em seguida, introduza os critérios de pesquisa na caixa de diálogo Localizar entrada.

  12. Se for necessário, otimizar a lista de destinatários. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Para excluir um destinatário específico da intercalação, clique em Excluir este destinatário.

    • Para alterar a lista de destinatários, clique em Editar a lista de destinatários e efectue as alterações na caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série.

  13. Clique em seguinte: concluir a intercalação.

  14. Em impressão em série, clique em Novo documento.

  15. Na caixa de diálogo Intercalar para um novo documento, efetue um dos seguintes procedimentos e, em seguida, clique em OK.

    • Para intercalar todos os registos, clique em Tudo.

    • Para intercalar apenas o registo que vê na janela do documento, clique em registo atual.

    • Para intercalar um intervalo de registos, clique em de e, em seguida, escreva os números dos registos nas caixas de e até.

      O Word abre um novo documento que contém todos os registos individuais.

  16. Adicione cabeçalhos, rodapés e qualquer outro texto que pretende.

    Por exemplo, o se os dados intercalados estiver formatados como uma tabela, adicione cabeçalhos de coluna para a tabela depois dos dados são intercalados.

  17. Guardar ou imprima o diretório, tal como faria com qualquer documento normal.

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