Criar um Centro de Registos

O Centro de Registos destina-se a servir de repositório central, onde uma organização pode armazenar e gerir todos os seus registos, como documentos legais e financeiros. O Centro de Registos suporta todo o processo de gestão de registos, desde a coleção de registos e gestão de registos à disposição de registos.

O modelo de site do Centro de Registos é semelhante a outros sites do SharePoint, uma vez que serve de repositório geral para documentos e permite a colaboração entre os utilizadores do site. O modelo de site do Centro de Registos é, no entanto, um site pré-configurado, concebido especialmente para ajudar as organizações a implementar a sua gestão de registos e os programas de retenção. O controlo de versões, auditoria, gestão de metadados, deteção de dados eletrónicos e encaminhamento de registos personalizáveis são funcionalidades incorporadas que o podem ajudar a gerir registos mais eficazmente.

Exemplo do fluxo de trabalho para a suspensão de registos

Nota:  O SharePoint também oferece a possibilidade de gerir os registos "localmente". Com a gestão de registos no local, pode utilizar qualquer funcionalidade disponível no Centro de Registos, como o encaminhamento, a suspensão e a aplicação de políticas de gestão de informações, para gerir registos em qualquer site.

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Definir um plano de gestão de registos

No nível mais elevado, existem dois passos principais envolvidos na criação de um site do Centro de Registos para implementar um programa de gestão de registos:

  1. Uma organização tem de desenvolver uma estratégia de gestão de registos e um plano formal de gestão de registos. É um esforço que envolve a colaboração e coordenação entre os gestores de registo, responsáveis pela conformidade, profissionais de TI e técnicos de informação.

  2. Uma organização tem de, em seguida, configurar um ou mais sites do Centro de Registos para implementar o respetivo plano de gestão de registos.

As secções abaixo destacam os elementos principais envolvidos em cada um destes passos.

Planeamento da gestão de registos

Para uma organização poder configurar o site do Centro de Registos como a solução de gestão de registos, deve criar um plano formal para a estratégia de gestão dos registos. Os elementos específicos de um plano formal de gestão de registos serão, provavelmente, exclusivos para as organizações ou empresas individuais. No entanto, praticamente todos os planos de gestão de registos incluem os seguintes processos e documentos:

Plano de ficheiros    Um plano de ficheiros descreve os tipos de documentos ou itens que uma organização reconhece como registos oficiais de negócio. Indica onde estão armazenados esses registos e fornece informações que diferenciam os tipos de registos. O plano de ficheiros serve como uma coleção de políticas, processos e diretrizes abrangentes para criar, armazenar e gerir os registos. Um plano de ficheiros deve abranger todos os registos, independentemente dos elementos multimédia, que inclui documentos em papel, blogues, wikis, e-mails e ficheiros eletrónicos. Também tem de especificar como cada registo é classificado, protegido e, numa última fase, eliminado. Também deverá incluir considerações para categorias especiais de registos, como registos Confidenciais, Vitais, de Segredo Comercial ou Privilegiados. Por fim, um plano de ficheiros tem de especificar as pessoas responsáveis pela gestão de cada tipo de registo.

Bibliotecas de registos    As bibliotecas de registos são, essencialmente, bibliotecas de documentos que são criadas para classificar e armazenar registos importantes. Pode criar uma biblioteca de registos para cada tipo de registo que pretende manter. Os registos são automaticamente encaminhados para a biblioteca adequada, com base nas definições configuradas no Organizador de Conteúdo.

Tipos de conteúdos    Pode criar tipos de conteúdos para definir os tipos de registos que a sua organização precisa de armazenar e identificar as propriedades exclusivas de cada tipo de registo. Ao definir os tipos de conteúdo dos tipos de registos específicos, a sua organização pode assegurar que cada um desses grupos de conteúdos é gerido de forma consistente. Os documentos do Office, PDFs, TIFFs (imagens digitalizadas), e-mails, conversações de mensagens instantâneas, vídeos e registos físicos podem ser todos classificados e armazenados com os tipos de conteúdos que criar. Qualquer registo com o nome "contrato", por exemplo, será tratado da mesma forma e de maneira consistente no sistema de gestão de registos do SharePoint. Utilizar tipos de conteúdos para classificar e armazenar registos é um método alternativo à utilização de bibliotecas de registos.

Agenda de retenção    A agenda de retenção especifica o tempo durante o qual cada tipo de registo no plano de ficheiros pode ser mantido (o período de retenção) e o processo utilizado para o eliminar quando chegar ao fim desse período (o processo de eliminação). As diretrizes numa agenda de retenção normalmente são baseadas em requisitos legais, riscos para a organização e a necessidade do negócio. Além disto, a agenda de retenção normalmente descreve as contingências da gestão de riscos que determinam o período de retenção para cada tipo de registo.

Documento de requisitos de conformidade    Um documento de requisitos de conformidade define as regras que os sistemas de TI para a gestão de registos devem seguir, as funcionalidades que têm de ter e os tipos de monitorização regular que têm de suportar, de modo a garantir a conformidade.

  • Processo formal para suspender a eliminação de registos    Este processo, que muitas vezes é denominado suspensão, apresenta detalhes acerca da forma como uma organização suspende a eliminação dos registos, quando ocorrem eventos como o litígio, as auditorias ou investigações.

  • Sistema para monitorizar e elaborar relatórios acerca do manuseamento dos registos    Para se certificar de que os funcionários preenchem, gerem e acedem aos registos de acordo com as políticas e processos definidos, um programa de gestão de registos têm de ter um processo ou sistema para monitorizar e elaborar relatórios acerca do manuseamento dos registos.

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Configurar um site do Centro de Registos

Depois de uma organização realizar um plano detalhado da gestão de registos e desenvolver um plano formal para a gestão de registos, pode criar e configurar um site do Centro de Registos para ajudar a implementar este programa.

Precisa de realizar os seguintes passos para configurar um site do Centro de Registos:

  1. Criar bibliotecas ou listas de registos para gerir e armazenar cada tipo de registo especificado no plano de ficheiros.

    • Recomendamos que crie uma biblioteca de registos para cada tipo de conteúdo no seu plano de registos.

    • Quando os registos são enviados para o Centro de Registos, são encaminhados para a biblioteca ou lista adequada.

  2. Crie colunas para os tipos de conteúdo, listas ou bibliotecas de documentos relevantes incluírem e apresentarem os metadados de cada tipo de registo especificado no plano de ficheiros.

  3. Especifique as políticas de gestão de informações para cada tipo de registo no site Centro de Registos. Estas políticas refletem os períodos de retenção ou os requisitos de auditoria especificados no plano de ficheiros e na agenda de retenção da sua organização.

  4. Configure o Organizador de Conteúdo para direcionar cada tipo de registo para a localização apropriada. Quando os registos são enviados para o site do Centro de Registos manualmente ou através de programação, a aplicação utiliza esta funcionalidade para determinar como classificar o registo no site do Centro de Registos e para onde o enviar.

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