Criar regras de Organizador de Conteúdo para encaminhar documentos

Criar regras de Organizador de Conteúdo para encaminhar documentos

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Para determinar como encaminhar um conteúdo, o Organizador de Conteúdo utiliza regras criadas por si. As regras são baseadas numa combinação de tipos de conteúdo e metadados.

Este artigo descreve como criar regras para organizar e encaminhar documentos ou registos. Pode ativar o encaminhamento de documentos em qualquer site de empresa do SharePoint.

Importante: Primeiro, deve ativar a funcionalidade Organizador de Conteúdo e configurar o organizador para encaminhar registos. Obtenha mais informações sobre como configurar o Organizador de Conteúdo na secção Consulte Também.

Neste artigo

Antes de criar regras: primeiros passos

Compreender como os documentos são encaminhados

Criar regras para encaminhar documentos

Antes de criar regras: primeiros passos

Antes de criar regras para encaminhar documentos, deve seguir uma série de passos importantes.

  1. Ativar a funcionalidade Organizador de Conteúdo

  2. Crie as bibliotecas e pastas para as quais pretende que os documentos sejam encaminhados. Poderá criar pastas para cada tipo de documento a encaminhar. Por exemplo, pode criar uma biblioteca apenas para registos de correio eletrónico ou folhas de cálculo do Excel. Para obter informações sobre a criação de bibliotecas, consulte as ligações na secção Consulte Também.

  3. Os tipos de conteúdo têm de estar associados aos documentos a encaminhar. Nestes, o tipo de conteúdo pode fazer parte dos critérios que determinam a localização final na qual um documento é armazenado.

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Compreender como é que os documentos são encaminhados

Os documento podem ser encaminhados para uma biblioteca ou pasta num site do Centro de Registos ou noutro tipo de site SharePoint. A Biblioteca de Remessa, que é automaticamente criada quando ativa a funcionalidade Organizador de Conteúdo, serve como localização predefinida. O processo de encaminhamento de documentos é constituído por vários elementos:

  • Bibliotecas de destino e pastas    Conteúdo gestores de responsáveis pelos ou registos criam manualmente bibliotecas e pastas quais os documentos devem ser encaminhados e designam estas bibliotecas como bibliotecas de destino.

  • Tipos de conteúdo de site    Cada documento tem de ter um tipo de conteúdo e os utilizadores adicionam manualmente os tipos de conteúdo de site adequados às bibliotecas de destino.

  • Biblioteca de remessa    Documentos que não corresponderem a uma regra ou que estão em falta metadados necessários são enviados para a biblioteca de remessa para que os utilizadores podem introduzir metadados necessários. Em alternativa, pode configurar o organizador de conteúdo para que todos os documentos carregados temporariamente são encaminhados para a biblioteca de remessa.

  • Lista de regras de documentos    Trata-se de uma coleção de todas as regras de encaminhamento. Os responsáveis pelo conteúdo ou os gestores de registos visitam a lista para criar, gerir e ver as regras de encaminhamento.

O diagrama abaixo mostra como os documentos e as mensagens de correio eletrónico são encaminhados com base no cumprimento de critérios específicos e como os documentos aos quais faltam informações são devolvidos à Biblioteca de Remessa.

Encaminhar documentos através do organizador de conteúdo. Apresenta várias origens e apresenta documentos aos quais faltam metadados e que são devolvidos à Biblioteca de Remessa.

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Criar regras para encaminhar documentos

Por cada tipo de registo que adicione à lista Encaminhamento de Registos, tem de especificar um título e uma descrição do registo. Tem, também, de especificar a localização no site na qual o registo deve ser armazenado. Para garantir que todos os registos relevantes são encaminhados para a localização apropriada, pode especificar nomes alternativos para o tipo de registo.

Nota: Tem de ter pelo menos permissões de Proprietário do Site para criar regras de encaminhamento de documentos.

  1. Navegue para o site para o qual pretende criar regras de Organizador de Conteúdo.

  2. No painel Iniciação Rápida, clique em Mais... para ver as opções de Conteúdos de Site.

  3. Na linha do menu Aplicações, clique em Definições.

  4. Na página Definições do Site, na secção Administração do Site, clique em Regras do Organizador de Conteúdo.

  5. Na página Regras do Organizador de Conteúdo, clique em adicionar em Clique para adicionar um novo item.

  6. Na secção Nome da Regra, escreva um nome que descreva as condições e as ações da regra.

  7. Na secção Estado e Prioridade da Regra, selecione Ativa para aplicar a regra ao conteúdo a receber. Em seguida, selecione uma prioridade que determine como o conteúdo é encaminhado caso corresponda a mais de uma regra do Organizador de Conteúdo.
    Se não pretender que esta regra se aplique ao conteúdo a receber, selecione Inativa.

  8. Na secção Tipo de Conteúdo de Submissão, associe a regra a um tipo de conteúdo. Ao fazê-lo, as submissões enviadas para o organizador são etiquetadas com o tipo de conteúdo selecionado e as propriedades utilizadas nas condições da regra são identificadas.

    • Selecione o grupo de conteúdo adequado. O grupo que selecionar determina os tipos de conteúdo que pode escolher no passo seguinte.

    • Selecione o tipo de conteúdo apropriado.

    • Se o tipo de conteúdo que selecionou tem um nome diferente no outro site do SharePoint, selecione a caixa de verificação em nomes alternativo. Em seguida, escreva o nome que é utilizado no outro site no campo fornecido e clique emAdicionar. Nomes para tipos de conteúdo alternativos aparecem na lista abaixo.

  9. Na secção Condições, selecione as condições que as propriedades de uma submissão têm de preencher para a regra. Por exemplo, poderá pretender que a regra seja aplicada a todos os documentos que tenham a palavra “orçamento” no título. Pode adicionar mais condições clicando na ligação Adicionar outra condição.

    Nota: As propriedades disponíveis na lista de seta de lista pendente propriedade diferem consoante o tipo de conteúdo que selecionou no passo 6.

  10. Na secção Localização de Destino, escreva ou procure uma localização onde colocar o conteúdo que corresponda à regra. Selecione a caixa de verificação Criar uma pasta automaticamente para agrupar documentos semelhantes em pastas. Por exemplo, se tiver uma propriedade que contenha uma lista de todos os documentos para projetos da sua organização, pode forçar o organizador a criar uma pasta separada para cada projeto.

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