Criar etiquetas com endereços diferentes no Publisher

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Fazer uma etiqueta para todas as pessoas na sua lista de forma mais rápida, utilizando uma impressão em série. A configuração demora um pouco tempo — mas pode imprimir todas as etiquetas ao mesmo tempo. E pode guardar a configuração da etiqueta para utilizar a próxima vez que pretende imprimir etiquetas.

Selecione o modelo que corresponde às suas etiquetas

Se tem um pacote de etiquetas com um número de produto específico procure o modelo desse produto.

  1. Clique em Ficheiro > Novo e escreva o número do fabricante (por exemplo, Avery 8871) na caixa de pesquisa.

  2. Selecione um modelo, visualize a descrição para se certificar de que funciona com o número de produto da etiqueta e clique em Criar.

Ligar a publicação de etiquetas à sua lista de endereços

O próximo passo é ligar a folha de etiquetas a uma origem de dados. A origem de dados é um ficheiro que contém a sua lista de endereços.

Pode utilizar os seus Contactos do Outlook ou uma lista de endereços numa folha de cálculo do Excel ou ainda uma base de dados do Access. Caso ainda não possua uma lista, poderá escrever uma no Publisher.

Caso ainda não possua uma lista

Comece por reunir as informações das pessoas a incluir na lista de endereços.

  1. No Publisher, clique em Mailings > Selecionar Destinatários > Escrever Nova Lista.

    Opções do botão Selecionar Destinatários no separador Mailings

  2. Na primeira linha, escreva as informações da primeira pessoa na sua lista.

    Caixa Nova Lista de Endereços

    Sugestão: Para alterar as colunas no Publisher, clique no botão Personalizar Colunas. Poderá, então, adicionar, eliminar, mudar o nome e reorganizar as colunas na lista.

  3. Quando tiver inserido todas as informações da pessoa, prima Nova Entrada e escreva as informações da próxima pessoa da lista.

    Opções para criar ou alterar uma lista de endereços

  4. Quando tiver adicionado todos à sua lista, clique em OK.

  5. Na caixa de diálogo Guardar Lista de Endereços, escreva um nome para a lista de endereços na caixa Nome de ficheiro e selecione a pasta onde pretende guardar a lista.

Se já tiver uma lista de endereços

  1. Clique em Mailings > Selecionar Destinatários.

    Opções do botão Selecionar Destinatários no separador Mailings

  2. Caso a sua lista esteja uma folha de cálculo ou base de dados, clique em Utilizar uma Lista Existente, navegue até ao ficheiro que contém a sua lista e clique em Abrir. (Se lhe for pedido para selecionar uma tabela, clique em OK.)

  3. Se quiser utilizar os seus Contactos do Outlook, clique em Escolher a partir dos Contactos do Outlook, clique na pasta de contactos que pretende utilizar e clique em OK.

Selecionar os destinatários a incluir

Quando utiliza uma lista existente ou contactos do Outlook, o Publisher inclui todas as pessoas no ficheiro ou a pasta de contactos. Para o seu projeto, poderá pretender reduzir essa lista.

  1. Clique em Editar a Lista de Destinatários.

  2. Na caixa de diálogo Destinatários da impressão em série, selecione as caixas ao lado das pessoas que pretende incluir e desmarque as caixas ao lado das pessoas que não pretende incluir desta vez.

    Opções da lista de destinatários da impressão em série

Para tornar mais fáceis de localizar as pessoas que pretende incluir, pode ordenar ou filtrar a sua lista.

Ordenar os itens na lista

  1. Na caixa Destinatários da impressão em série, clique no cabeçalho da coluna que pretende ordenar por.

    Por exemplo, se quiser apresentar a lista ordenada alfabeticamente pelo apelido, clique no cabeçalho de coluna Apelido.

    Sugestão: Para ordenar por mais do que uma coisa (por exemplo, por distrito e por cidade), clique em Ordenar em refinar a lista de destinatários na caixa Destinatários da impressão em série. Na caixa de diálogo filtrar e ordenar, selecione o que pretende ordenar por.

  2. Selecione as caixas ao lado das pessoas a incluir e desmarque as caixas ao lado das pessoas que não pretende incluir.

    Selecione as linhas clicando nas caixas de verificação

Filtrar os itens na lista

  1. Clique na seta ao lado do cabeçalho da coluna que pretende filtrar.

  2. Clique em (Em branco) ou (Não em branco) para um filtro geral. Para filtros mais específicos, por exemplo, pessoas que vivem numa cidade específica, clique em (Avançadas) e preencha as caixas com os filtros que pretende.

    Sugestão:  Na caixa Filtrar e Ordenar, também pode filtrar mais do que um critério.

  3. Selecione as caixas ao lado das pessoas a incluir e desmarque as caixas ao lado das pessoas que não pretende incluir.

    Para apresentar todas as pessoas novamente, clique em (Todas).

Adicionar os endereços às suas etiquetas

  1. Clique em Mailings > Bloco de Endereços.

    Comando Bloco de Endereços da Impressão em série

  2. Selecione como pretende que os nomes surjam.

    Opções do bloco de endereços

    Sugestão:  Para se certificar de que o Publisher encontra os nomes e endereços na sua lista, clique em Atribuir Campos. Verifique se os campos que pretende aparecem na lista. Se um desses campos surgir como Sem Correspondente, clique na lista pendente desse campo e, em seguida, clique no nome de coluna que corresponde a essa coluna na lista.

  3. Clique em OK.

    O Publisher adiciona um campo de impressão em série à sua publicação. Ao terminar a impressão, o Publisher substitui o campo por um endereço em cada etiqueta.

    Nota:  Se estiver a criar outros tipos de etiquetas e pretender adicionar informações diferentes, clique em Mailings > Inserir Campos de Impressão em Série e clique no nome das informações que pretende adicionar.

Formatar os endereços

  1. Na publicação, selecione o campo Bloco de Endereços, incluindo as marcas no início e no fim.

    Campo do Bloco de Endereços selecionado

  2. Clique em Ferramentas de Caixa de Texto no separador Formatar e selecione o Tipo de Letra, o Tamanho do Tipo de Letra e a Cor do Tipo de Letra pretendida.

Pré-visualizar as etiquetas

Agora poderá ver a aparência das suas etiquetas antes da impressão em série.

  • Clique em Pré-visualizar Resultados e, em seguida, clique nas setas para se certificar de que está satisfeito com a aparência das etiquetas.

Sugestão: Para localizar e pré-visualizar uma entrada específica da sua origem de dados, clique em Localizar Destinatário, escreva o que procura na caixa Localizar Registo e clique em Registo Seguinte.

Notas: 

  • Caso veja um nome que deseja excluir da impressão em série, ainda o poderá remover clicando em Excluir Este Destinatário.

  • Se adicionou a lista errada, clique em Editar Lista de Destinatários e ordene ou filtre para obter a lista pretendida.

Imprimir as etiquetas

  1. Clique em Concluir e Intercalar > Enviar a Impressão em Série para a Impressora.

    Botão Concluir e Intercalar no separador Mailings

  2. Em Definições, certifique-se de que o Publisher inclui Múltiplas páginas por folha.

  3. Clique em Imprimir.

Guarde a configuração da etiqueta para utilização posterior

Após concluir a impressão em série, guarde o ficheiro de etiqueta para que o possa usar novamente.

  1. Clique em Ficheiro > Guardar Como.

  2. Clique no local onde pretende guardar o ficheiro de etiqueta e, em seguida, clique em Procurar.

  3. Escreva um nome para a sua publicação de etiqueta na caixa Nome de ficheiro e, em seguida, clique em Guardar.

O ficheiro de etiqueta mantém-se ligado à sua lista de endereços. Para criar etiquetas novamente, abra o ficheiro e clique em Sim quando o Publisher lhe pergunta se pretende manter a ligação. Em seguida, se pretender alterar as pessoas ou itens incluídos na impressão em série, clique em Editar a Lista de Destinatários para ordenar, filtrar e selecionar os dados.

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