Criar e partilhar um grupo de recursos

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Saber quem está disponível para trabalhar no seu projeto pode tornar-se um desafio quando está a trabalhar em vários projetos.

Se atribuir as mesmas pessoas a vários projetos ou utilizar recursos partilhados no projeto, este procedimento ajuda a combinar todas as informações de recursos num único ficheiro central denominado agrupamento de recursos. O agrupamento de recursos também é útil para identificar conflitos de tarefas e ver a atribuição de tempo para cada projeto.

Criar um agrupamento de recursos

Nota: Se utilizar o Project Professional e os recursos existirem no pool de recursos da empresa da sua organização, não precisa de criar outro pool de recursos. Consulte Adicionar recursos ao pool de recursos da empresa para obter mais informações.

  1. Abra o Project, clique em Blank Project > separador recursos .

  2. Clique na seta junto a Planner do Teams e clique em folha de recursos.

  3. Clique em Adicionar recursos e importar informações de recursos existentes.

Para escrever informações sobre novas pessoas, clique em recurso de trabalho e adicione o nome e os detalhes dos recursos .

adicionar novos recursos de pessoas

Nota: Se estiver a utilizar o Project Professional com o Project Server, terá acesso aos recursos da empresa. Para saber mais sobre versões de projetos, consulte comparação de versões. Normalmente, a lista de recursos da empresa é gerida por um administrador e cada gestor de projetos pode adicionar esses recursos aos seus projetos.

Depois de criar um pool de recursos partilhado, as informações para cada projeto partilhado são provenientes deste Agrupamento de recursos e todas as informações como tarefas, taxas de custos e disponibilidade estão nesta localização central.

Utilizar o agrupamento de recursos

  1. Abra o projeto de agrupamento de recursos.

  2. Abra o projeto que irá partilhar recursos a partir do grupo e clique em > de recursos de grupo > partilhar recursos.

    Abrir Partilhar Recursos a partir do grupo de recursos

  3. Clique em utilizar recursose, na caixa de, clique no projeto de agrupamento de recursos que abriu no passo 1.

    as opções da caixa de diálogo partilhar recursos

  4. Clique em pool tem precedência se pretender que as informações no grupo de recursos substituam quaisquer informações em conflito do seu projeto (Partilhador).

    Ou

    Clique em a pessoa que está a partilhar tem precedência se pretender que as informações no seu projeto substituam quaisquer informações em conflito a partir do agrupamento de recursos.

  5. Clique em OK.

    Agora pode utilizar os recursos para o seu projeto. Quaisquer recursos no projeto são adicionados automaticamente ao conjunto.

  6. Para ver a lista de recursos partilhados, clique em Gráfico Gantt de _GT_ de tarefas> folha de recursos.

    Folha de recursos

Trabalhar com informações de utilização de recursos

Pode ver e atualizar o ficheiro de pool de recursos a partir do projeto atual (ficheiro partilhante ). Recomendamos que atualize periodicamente e veja recursos para obter as informações mais recentes sobre as atribuições e o seu impacto nos seus projetos.

Nota: Para editar diretamente um ficheiro de pool de recursos, irá necessitar de acesso de leitura/escrita para esse ficheiro. Caso contrário, só pode ver a utilização de recursos e efetuar alterações aos recursos do projeto.

  1. Abra o seu ficheiro partilhante do Project.

  2. Na caixa que é apresentada, clique em abrir o conjunto de recursos para ver as tarefas em todos os ficheiros de partilha. Esta ação abre o conjunto de recursos como um ficheiro só de leitura.

  3. Para ver tarefas em projetos que partilham o agrupamento de recursos, clique em > de tarefas do Gráfico Gantt > utilização de recursos

    Ver utilização de recursos

    Sugestão: Os nomes dos recursos apresentados em vermelho indicam o recurso sobre a atribuição.

    Pode atualizar com novos recursos, atualizar o total agendado e as informações de trabalho. Obtenha mais informações sobre como atribuir pessoas a tarefas.

  4. Depois de efetuar as atualizações, clique em > de recursos do grupo de recursos _GT_ Atualizar conjunto de recursos

    Atualizar o grupo de recursos após editar recursos num ficheiro de partidor

    Sugestão: Se a atualização do pool de recursos não estiver disponível a partir do seu projeto, poderá ter aberto o ficheiro de pool de recursos no modo de leitura/escrita. Fechar e reabrir o agrupamento de recursos no modo de leitura.

Parar de partilhar recursos

Se o projeto partilhar recursos a partir de um conjunto de recursos ou de outro ficheiro de projeto, pode desconectá-lo desse outro ficheiro. Os recursos com tarefas no seu ficheiro de projeto permanecem no projeto após o ficheiro ser desconectado do pool de recursos ou de outro ficheiro de projeto, mas os outros recursos do conjunto de recursos ou outro ficheiro já não estão disponíveis.

Nota: Normalmente, não pretende que as atribuições de tarefas sejam retidas no agrupamento de recursos depois de se desconectar do ficheiro partilhante. No enTanto, as atribuições serão retidas se desconectar o ficheiro do participante do grupo de recursos quando o conjunto de recursos não estiver aberto, ou se não guardar o conjunto de recursos depois de desconectar o ficheiro do participante. Para remover as tarefas retidas do grupo, desconecte o ficheiro do participante do ficheiro do conjunto de recursos e todas as informações de atribuição de tarefas são eliminadas do grupo de recursos sem afetar o antigo ficheiro do participante. Se já existirem tarefas restantes no seu agrupamento de recursos, volte a ligar o ficheiro do participante do compartilhamento ao agrupamento de recursos e o desligue novamente.

DesConectar o ficheiro de partilha ativo do pool de recursos

Pode desligar o ficheiro de projeto ativo do conjunto de recursos ou de outro ficheiro ao qual está ligado e a partilhar recursos.

  1. Abra o conjunto de recursos que contém os recursos que está a partilhar.

  2. Na caixa de diálogo abrir o conjunto de recursos , clique em abrir o conjunto de recursos leitura/escrita para que possa alterar as informações dos recursos. Tenha em conta que abrir o conjunto com permissões de leitura/escrita permite que as outras pessoas atualizem o conjunto com novas informações.

  3. Abra o seu projeto.

  4. Selecione > de recursos do pool de recursos do > partilhar recursos

  5. Clique em utilizar recursose, em seguida, clique em OK.

  6. Guarde os dois ficheiros de projeto.

Obter mais informações sobre grupos de recursos

Um conjunto de recursos torna mais fácil para si administrar pessoas ou equipamentos atribuídos a tarefas em mais de um ficheiro de projeto. O grupo de recursos centraliza as informações de recursos, como o nome do recurso, o calendário utilizado, as unidades de recursos e as tabelas de taxas de custo.

Cada projeto que utilize recursos do conjunto de recursos é denominado ficheiro partilhante.

Sugestão: Criar um novo ficheiro de projeto (separado) apenas para informações de recursos. Isto irá facilitar a gestão de informações de recursos e atribuições de tarefas entre os ficheiros do participante e o agrupamento de recursos.

Antes e depois de criar um agrupamento de recursos

imagem de botão Antes de criar um agrupamento de recursos, cada projeto contém as suas próprias informações de recursos. Algumas destas informações podem sobrepor-se ou até mesmo conflitos com informações sobre os mesmos recursos utilizados noutros projetos.

imagem de botão Depois de criar um conjunto de recursos partilhados, as informações de recursos em cada projeto são provenientes do único agrupamento de recursos. As informações da tarefa, bem como as tarifas de custos e a disponibilidade de todos os recursos, residem numa localização central.

imagem de botão Também é mais fácil ver as sobreatribuições de recursos causadas por tarefas em conflito em mais do que um projeto.

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