Criar e imprimir cartas com a impressão em série no Word 2016 para Mac

Quando tiver correio em massa para enviar às pessoas na sua lista de correio, pode utilizar a impressão em série para criar um conjunto de cartas personalizadas. Cada carta produzida tem um esquema, formatação, imagens e texto idênticos. Apenas secções específicas da carta variam e são personalizadas.

Existem três ficheiros envolvidos na criação e impressão de cartas com o processo de impressão em série:

  • O seu documento principal
    Este documento contém o texto e as imagens (por exemplo, um logótipo) que são idênticos em cada versão do documento de impressão em série. O corpo da carta é um exemplo de conteúdo idêntico.

  • A sua lista de correio
    Este documento contém os dados utilizados para preencher as informações na carta. A lista de correio tem nomes, por exemplo, e o seu documento principal é a carta que será endereçada aos nomes na sua lista.

  • O seu documento de impressão em série
    Este documento é uma combinação do documento principal e da lista de correio. A impressão em série obtém as informações da lista de correio e coloca-as no documento principal, o que resulta num documento de impressão em série personalizado para cada pessoa.

Siga os passos abaixo para criar e imprimir cartas personalizadas com a impressão em série.

Antes de começar a impressão em série, prepare a sua carta. Se estiver a informar as pessoas sobre um evento futuro, por exemplo, inclua o nome, a data, a hora e a localização do evento. São esses detalhes que seriam importantes para todos os destinatários da sua carta.

  1. No separador Correio, no grupo Iniciar Impressão em Série, selecione Iniciar Impressão em Série > Cartas.

    cartas de formulário

  2. No Word, escreva o corpo da carta que pretende enviar a todas as pessoas.

A lista de correio é a sua origem de dados. Pode ser uma folha de cálculo do Excel, um diretório de contactos do Outlook, uma base de dados do Access ou uma lista de endereços do Office. Contém os registos utilizados pelo Word para obter as informações para criar a sua carta.

Sugestões

  • Se não tiver uma lista de correio, pode criar uma durante a impressão em série. Antes de começar o processo de impressão em série, recolha todos os registos de dados e adicione-os à origem de dados.

  • Se estiver a utilizar uma folha de cálculo do Excel, certifique-se de que a coluna de códigos postais está formatada como texto, para que não perca zeros.

  • Se quiser utilizar os seus contactos do Outlook, certifique-se de que o Outlook é o programa de e-mail predefinido. Para fazê-lo, abra a aplicação Mail da Apple e, no menu Mail, selecione Preferências. No separador Geral, junto a Cliente de e-mail predefinido, selecione Microsoft Outlook.

  • Também pode utilizar os seus contactos da Apple, só tem de se certificar que a aplicação Mail da Apple é o programa de correio predefinido.

  • Utilize uma base de dados do FileMaker Pro como a sua origem de dados para a impressão em série.

  1. No separador Correio, selecione Selecionar Destinatários e, em seguida, selecione uma opção.

    No separador Correio, a opção Selecionar Destinatários está selecionada e apresenta uma lista de opções

    Selecione

    Para

    Criar uma Nova Lista

    Iniciar uma nova lista de endereços enquanto estiver a configurar a impressão em série

    Utilizar uma Lista Existente

    Utilizar uma folha de cálculo do Excel ou outro tipo de ficheiro de dados, como a sua lista de endereços

    Escolher a partir dos Contactos do Outlook

    Selecionar nomes diretamente da sua lista de contactos do Outlook para a sua lista de endereços

    Contactos da Apple

    Selecionar nomes diretamente do seu livro de endereços da Apple para a sua lista de endereços

    FileMaker Pro

    Importar dados de uma base de dados do FileMaker Pro

  2. Se selecionar Criar uma Nova Lista, siga estes passos:

    1. Na caixa de diálogo Editar Campos de Lista, o Word cria automaticamente campos para algumas informações básicas, como o nome próprio, apelido e endereço. Se quiser adicionar um novo campo, como um campo de mensagem, adicione-o agora para poder preenchê-lo quando escrever as entradas. Em Nome do novo campo, escreva o nome do campo que pretende adicionar e, em seguida, selecione o sinal de adição (+).

      Sugestão:  Para alterar a ordem dos campos, selecione o campo que pretende mover e, em seguida, utilize a tecla para cima ou para baixo para mover o campo para onde pretende na lista.

    2. Quando todos os campos estiverem definidos como pretende, selecione Criar para criar a lista.

  3. Se selecionar Utilizar uma Lista Existente, siga estes passos:

    1. Procure o ficheiro que pretende utilizar e selecione Abrir.

    2. Se optar por abrir uma folha de cálculo do Excel, na caixa de diálogo Abrir Livro, selecione a folha que pretende utilizar e deixe o Intervalo de Células em branco para utilizar o livro inteiro ou introduza um intervalo de células para os dados que pretende utilizar e, em seguida, selecione OK.

  4. Se selecionar Escolher a partir dos Contactos do Outlook ou Contactos da Apple, siga estes passos:

    1. Selecione Filtrar Destinatários para selecionar os destinatários que pretende incluir.

    2. Para contactos do Outlook, na caixa de diálogo Opções de Consulta, junto a Listar destinatários da impressão em série por, selecione Registo completo. Na lista de contactos, selecione os contactos aos quais pretende enviar o correio em massa e, em seguida, clique em OK.

    3. Para contactos da Apple, na caixa de diálogo Opções de Consulta, em Contactos do Grupo Apple, selecione o grupo ao qual pretende enviar o correio em massa e, em seguida, selecione OK.

    4. Para a Base de Dados do FileMaker Pro, selecione o ficheiro de base de dados na caixa de diálogo Selecione uma Base de Dados do FileMaker Pro para utilizar como Origem de Dados e selecione Abrir.

  1. No separador Correio, selecione Inserir Campo de Impressão em Série e selecione o campo que pretende adicionar.

    No separador Correio, a opção Inserir Campo de Impressão em Série está realçada

    Continue a adicionar campos até adicionar todas as informações pretendidas à sua carta.

  2. Formate os campos na carta para que os restantes envelopes tenham o aspeto pretendido. Por exemplo, inclua um espaço entre os campos Nome próprio e Apelido e prima Enter para começar uma nova linha para o campo Endereço.

    Sugestão: Para ordenar a sua lista de destinatários ou remover destinatários, no separador Correio, selecione Filtrar Destinatários e, em seguida, selecione Ordenar Registos ou Filtrar Registos. Quando terminar, selecione OK.

  1. No separador Correio, selecione Pré-visualizar Resultados para ver o aspeto da sua carta. Utilize as setas para a esquerda e para a direita no separador Correio para percorrer cada carta.

    No separador Correio, a opção Pré-visualizar Resultados está realçada

  2. Para fazer alterações de formatação adicionais, selecione Pré-visualizar Resultados novamente, o que lhe permite adicionar ou remover campos de impressão em série.

  3. Quando as cartas tiverem o aspeto que pretende, no separador Correio, selecione Concluir e Imprimir em Série > Imprimir Documentos para concluir a impressão em série.

    No separador Correio, as opções Concluir e Imprimir em Série e Imprimir Documentos estão realçadas

    Sugestão: Se quiser rever e atualizar cada carta individualmente, no separador Correio, selecione Concluir e Imprimir em Série > Editar Documentos Individuais. Quando terminar, clique em Ficheiro > Imprimir para imprimir os envelopes.

Quando guarda o documento de impressão em série, este fica associado à sua lista de correio para que o possa utilizar no seu próximo envio de correio em massa.

Para reutilizar o seu documento de impressão em série

  • Abra o documento de impressão em série e selecione Sim quando o Word lhe pedir para manter a associação.

Para alterar endereços no documento de impressão em série

  • Abra o documento de impressão em série e selecione Editar a Lista de Destinatários para ordenar, filtrar e selecionar endereços específicos.

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