Criar e gerir uma sala de chat do Lync

Caso o administrador do Lync lhe tenha dados autorização, pode começar rapidamente a criar as suas próprias salas de chat persistente. As secções seguintes explicam como criar, gerir e desativar salas de chat

Criar uma sala de chat nova

  1. Na janela principal do Lync, na vista de Salas de Chat, clique no botão Adicionar uma sala Adicionar uma sala e, em seguida, clique em Criar uma Sala de Chat no menu pendente. (Se não visualizar estas opções, o administrador do Lync não lhe deu permissão para criar e gerir salas de chat.)

  2. Na página As Minhas Salas que surge no ecrã, clique em Criar uma Sala Nova.

    Criar uma sala de chat

Dar um nome à sua nova sala de chat

Quando cria uma sala de chat deverá dar-lhe um nome único e descritivo.

  1. Na janela Criar uma sala, em Nome da Sala, introduza um nome. O nome de uma sala pode conter até 256 carateres alfabéticos, numéricos ou especiais, incluindo espaços, em qualquer combinação.

  2. Clique no ícone Verificar Nomes para se certificar de que o nome ainda não está a ser utilizado. Se estiver, ser-lhe-a pedido para escolher outro nome.

Caso decida alterar o nome da sala posteriormente, o novo nome será apresentado ao utilizador e aos membros e seguidores da sala daí em diante. É, no entanto, boa ideia encontrar um nome adequado de início e mantê-lo. A alteração do nome de uma sala pode criar confusão a utilizadores para quem configurou notificações ou que adicionaram a sua sala aos Favoritos.

Escrever uma descrição da sala de chat

Quando criar a sua sala de chat, clique em Descrição na janela Criar uma sala e introduza uma explicação do objetivo da sala. Mantenha a descrição breve (máximo de 256 carateres) e escreva-a para ajudar as outras pessoas a decidir se devem pedir uma associação e se devem configurar notificações para se manterem informadas sobre o que está a ser debatido na sala. Pode alterar a descrição em qualquer altura.

Selecionar uma definição de privacidade

Todas as salas de chat do Lync possuem uma definição de privacidade que controla quem pode encontrar e participar na sala. As três definições são:

  • Aberta – qualquer pessoa pode encontrar esta sala (através de uma pesquisa), abri-la, ler e escrever (“publicar”) na mesma . As salas abertas não têm uma “associação” propriamente dita.

  • Fechada – quem não é membro pode localizar esta sala e ver quem é membro, mas apenas os membros podem abrir a sala, ler ou publicar na mesma. (Esta é a definição predefinida.) Para participar numa sala fechada, o utilizador tem de pedir a um gestor da sala que o adicione à lista de membros. O cartão da sala identifica os gestores da sala de chat.

  • Secreta – quem não é membro não poderá encontrar esta sala ou o respetivo cartão de sala, saber quem está associado, ler ou publicar na mesma.

Pode alterar a definição de privacidade de uma sala da qual é o gestor em qualquer altura. Para mais informações acerca das definições de privacidade da sala de chat ou da associação à sala, consulte o artigo Compreender a associação a uma sala de chat do Lync.

Adicionar aplicações Web à sua sala de chat

Dependendo de como a organização decidiu utilizar o chat persistente do Lync, poderá ter acesso a várias aplicações úteis baseadas na Web que podem tornar a sala num local muito mais produtivo no qual os seus membros passam tempo. Caso existam aplicações baseadas na Web para a sua sala, irá ver um título de Suplemento na janela Criar uma sala. Clique na seta pendente abaixo do título e selecione as aplicações Web que pretende adicionar.

Adicionar ou remover gestores da sala de chat

Como gestor da sala, pode adicionar outras pessoas como gestores para partilhar os deveres de gestão de uma sala que criou. (Tal como explicado abaixo, os gestores têm de constar do conjunto de potenciais membros da categoria de sala à qual a sua sala pertence.)

Para adicionar um gestor de sala, abra a janela de sala de chat e, no campo Gestores, escreva o nome de alguém pessoa que pretenda definir como co-gestor. Como o utilizador, estes gestores podem adicionar membros de sala e editar algumas definições de sala. Quando tiver adicionado os nomes dos seus gestores (separados por ponto e vírgula), certifique-se de que clica no botão Verificar Nomes para confirmar que o Lync consegue identificar estas pessoas. Os seus novos co-gestores não se tornam automaticamente membros da sala, tem de os adicionar como membros.

Adicionar ou remover membros da sala de chat

Como gestor da sala, pode controlar quem participa nas salas fechadas ou secretas que cria. (As salas com uma definição de privacidade de "aberta" não necessitam ou permitem associação.) Isto é, pode adicionar membros conforme considera adequado (desde que os mesmos apareçam no conjunto de potenciais membros para a categoria de sala a que a sua sala pertence). Também pode remover membros da sala. Em Membros, introduza os nomes das pessoas a convidar para serem membros da sala. O utilizador é automaticamente membro de salas fechadas ou secretas que crie.)

Caso não pretenda notificar os seus contactos de que foram admitidos como membros da sala, selecione o botão Sem convites enviados aos membros. Caso contrário, dependendo da definição da categoria de sala Principal correspondente com a qual a sua sala está identificada, as notificações irão ou não aparecer na lista Novo de cada membro (tal como uma notificação de contacto) na vista de Salas de chat da janela principal do Lync.

Confirmar as suas definições de sala de chat

Quando tiver selecionado as opções adequadas, tal como é descrito acima, clique no botão Criar.

Gerir uma sala de chat

Quem faz a gestão de uma sala de chat

Pode fazer a gestão de uma sala de chat do Lync sob as seguintes condições:

  • Criou uma sala de chat, o que faz de si o gestor da sala de chat por predefinição.

  • Foram-lhe atribuídas permissões de gestor da sala pelo administrador do Lync.

  • Foi nomeado o gestor da sala de chat pela pessoa que criou a sala.

  • Tem permissões de administrador da sala de chat, o que lhe fazer a gestão das salas de chat nos ambientes do Lync que controla.

Caso seja o gestor de uma sala de chat, irá ver o seu nome na caixa Gestores do Cartão de sala da sala de chat.

Como gestor de uma sala, o utilizador controla a maioria das definições das salas de chat que gere. Para além de criar as suas próprias salas de chat persistente, pode alterar os respetivos níveis de privacidade, atribuir responsabilidades a gestores de sala adicionais e adicionar ou remover membros. Pode alterar os nomes e descrições das salas que gere e, se o administrador as tiver disponibilizado, adicionar mais aplicações Web ao ambiente da sala. Finalmente, pode desativar uma sala, o que tranca os membros fora da sala.

Esta tabela lista as ações que pode ou não pode fazer como gestor de sala.

Ação

O gestor da sala pode fazer esta ação?

Criar uma sala de chat

Sim

Dar ou mudar o nome de uma sala de chat

Sim

Criar ou rever a descrição de uma sala de chat

Sim

Selecionar ou alterar a definição de privacidade de uma sala de chat

Sim

Adicionar ou remover membros de uma sala de chat

Sim

Escolher não enviar notificações (“convites”) para novos membros

Sim

Adicionar ou remover gestores a uma sala de chat

Sim

Adicionar ou remover um Suplemento (aplicação Web)

Sim

Atribuir uma categoria de sala a uma sala de chat (caso o administrador tenha disponibilizado várias categorias)

Sim

Desativar uma sala de chat

Sim

Voltar a ativar uma sala de chat desativada

Não

Eliminar uma sala de chat

Não

Restaurar uma sala de chat eliminada

Não

Eliminar uma mensagem da sala de chat

Não

Eliminar o histórico de uma sala de chat

Não

As tarefas de gestão da sala de chat são realizadas na página Editar uma sala. Eis como aceder-lhe:

  1. Na janela principal do Lync, clique no ícone Salas de Chat para apresentar a vista de salas de chat.

Captura de ecrã da secção de ícones na janela principal do Lync com a opção sala de chat selecionada

  1. Clique na etiqueta dinâmica Membro de para ver uma lista das salas a que tem acesso.

  2. Pare sobre o ícone Sala de chat Ícone da sala de chat na listagem da sala de chat cujas definições pretende alterar.

  3. Clique no ícone Abrir sala Ícone Abrir sala de chat .

  4. Clique no botão Mais Botão mais (canto inferior direito da janela da sala de chat).

  5. Clique em Gerir esta Sala.

Captura de ecrã da lista pendente com gerir esta sala selecionado

  1. Agora encontra-se na página Editar uma sala, onde pode alterar as definições de uma sala, tal como foi mencionado anteriormente. Clique em Consolidar Alterações quando terminar.

Acerca das categorias de sala de chat

Uma "categoria" de sala de chat do Lync é uma coleção de características de sala que podem ser aplicadas a várias salas por conveniência. Por exemplo, poderá ser útil a uma empresa imobiliária configurar uma categoria de salas especificamente para utilização por parte da equipa de vendas, outra categoria para o departamento jurídico, outra para a equipa executiva, entre outras. Cada categoria de sala poderá ter políticas diferentes acerca da retenção de registos, uma definição de privacidade necessária, entre outras. Todas as salas que façam parte dessa categoria de sala herdam essas características.

O conceito de categoria de sala afeta não só a associação da sala mas também as respetivas definições. Quando o Chat Persistente do Microsoft Lync 2013 é instalado pela primeira vez, o administrador do Lync cria uma lista de potenciais participantes da sala de chat. Quando esta lista tiver sido configurada, o administrador poderá criar subcategorias baseadas nas necessidades da organização. O âmbito de uma determinada categoria identifica todos os utilizadores e grupos que podem ser membros de uma sala de chat nessa categoria. Por exemplo, se o administrador configurar o âmbito de uma categoria de sala para contoso.com, qualquer grupo ou utilizador da Contoso pode ser adicionado como membro das salas nessa subcategoria. Se o âmbito estiver configurado para Vendas, apenas os grupos e utilizadores nesta lista de distribuição podem ser adicionados como membros.

Caso existam várias categorias de sala disponíveis ao utilizador enquanto gestor de sala, essas categorias são listadas na janela Criar uma sala. Selecione a categoria cujos conjuntos de definições e de associação pretende utilizar.

Importante: O administrador do Lync pode bloquear a maioria das definições de uma determinada categoria, o que impede o utilizador e outros gestores da sala de chat de efetuarem alterações às definições. O administrador também pode limitar os conjuntos de utilizadores dos quais o utilizador e os outros gestores da sala de chat podem selecionar membros. Caso se depare com uma destas situações (isto é, se perceber que não pode alterar uma definição de uma sala ou que não pode adicionar um utilizador específico como membro da sua sala), pergunte ao administrador do Lync se existem restrições.

Desativar uma sala de chat

Por vezes, poderá precisar de desativar uma sala de chat da qual faz a gestão. Quando desativa uma sala, os utilizadores deixam de a conseguir encontrar e participar na mesma e os membros atuais (incluindo o utilizador como gestor da sala) serão removidos.

Poderá ser necessário desativar uma sala por várias razões. Talvez a sala já tenha servido o seu objetivo inicial ou tenha sido ultrapassada por uma sala mais ativa cujo assunto se sobrepõe ao assunto da sua sala. Eis como desativar a sala.

  1. Abra a janela de Gestão de Sala (ver acima) e clique em Desativar. Uma caixa de diálogo pede-lhe para confirmar que pretende desativar a sala.

Captura de ecrã da caixa de diálogo a pedir a confirmação da desativação da sala de chat

  1. Para continuar, clique em OK. Para cancelar esta ação, clique em Cancelar.

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