Criar e gerir uma lista de tarefas de projeto

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Uma lista de tarefas de projeto do SharePoint apresenta uma coleção de tarefas que fazem parte de um projeto. Uma tarefa é um item de trabalho específico que pode ser atribuído a um único utilizador. De um modo geral, um projeto consiste numa série de atividades com princípio, meio e fim que resultam num produto ou serviço, tal como a produção de uma demonstração de produto destinada a uma feira para profissionais, a criação de uma proposta de produto para intervenientes ou, inclusivamente, a organização de um evento motivacional para a empresa.

Depois de criar uma lista de tarefas de projeto do SharePoint, pode adicionar tarefas, atribuir recursos a tarefas, atualizar o progresso das tarefas e ver as informações das tarefas em barras apresentadas ao longo de uma linha cronológica.

Atualizado a 27 de janeiro de 2017 graças ao feedback dos clientes.

O SharePoint Online, o SharePoint 2016 e o SharePoint 2013 oferecem uma ligação entre uma lista de tarefas do SharePoint e o Project.  O Project pode ser licenciado separadamente.

Para estabelecer a ligação, crie uma lista de tarefas do SharePoint e importe-a para o Project Online ou o Project Server. Uma vez estabelecida a ligação, as atualizações que forem feitas a uma lista de tarefas do SharePoint serão refletidas no Project.

Para importar uma lista de tarefas para o Project, siga os passos indicados em Adicionar uma lista de tarefas existente do SharePoint ao Project Web App.

Criar uma lista de tarefas no SharePoint Online, 2016 ou 2013

A lista de tarefas pode ser um ponto de partida para o seu projeto.

Lista de tarefas com linha cronológica
  1. A partir da home page do seu site, clique em Definições Ícone de Definições e, em seguida, clique em Adicionar uma aplicação.

  2. Escreva "Tarefas" na caixa de pesquisa e prima a tecla Enter. Irá obter uma lista de todas as aplicações que correspondem aos critérios indicados.

    Escreva "tarefa" na caixa de pesquisa e, em seguida, selecione a tarefa
  3. Escreva um nome ou título para a tarefa e prima Criar.

  4. O SharePoint Online redireciona-o para a página Conteúdos do site. Localize a aplicação que acabou de criar na lista Conteúdos do site e abra-a. O SharePoint Online cria uma linha cronológica predefinida e uma lista em branco.

    Na linha cronológica da tarefa, clique em Novo + para adicionar tarefas

    Pode começar a introduzir dados ao utilizar a opção + nova tarefa para adicionar dados.

Criar e trabalhar com uma lista de tarefas de projeto do SharePoint 2010

  1. Clique em Acções do Site imagem de botão , clique em Ver Todo o Conteúdo dos Sites e, em seguida, clique em Criar.

    Nota: Um site do SharePoint pode sofrer modificações significativas. Se não conseguir localizar uma opção, como um comando, botão ou ligação, contacte o seu administrador.

  2. Em Procurar em Itens Instalados, escreva Projecto e, em seguida, clique em pesquisar Ícone de lupa da caixa de pesquisa .

  3. Clique em Tarefas do Projecto

  4. Escreva o Nome para a lista. É obrigatório introduzir um nome.

    O nome surge no topo da lista na maioria das vistas, faz parte do endereço Web para a página da lista e surge na navegação do site para ajudar os utilizadores a encontrar a lista. Pode alterar o nome de uma lista, mas o endereço Web permanecerá o mesmo.

  5. Clique em Criar.

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Adicionar uma tarefa a uma lista de tarefas de projeto do SharePoint 2010

Quando analisar uma lista de tarefas de projeto, verá uma tabela no lado esquerdo da vista e uma linha cronológica à direita. A linha cronológica é designada gráfico Gantt e ajuda a visualizar o progresso do seu projeto. As barras no gráfico Gantt são desenhadas com base nos campos Data de Início e Data Para Conclusão.

Nota: Se tem alguma ideia da estrutura que gostaria de criar para as suas tarefas (por exemplo, se souber que conjuntos específicos de tarefas fazem parte do âmbito das fases que gostaria de representar na sua lista de tarefas de projeto), pode dividi-las em tarefas de resumo e subtarefas. Para obter mais informações, consulte Criar uma tarefa de resumo.

Numa lista de tarefas de projeto, preencha as seguintes colunas para cada linha na parte da tabela à esquerda da vista:

Nota: Quando estiver a preencher as colunas da tarefa, poderá ter de deslizar o separador para a direita de modo a revelar campos adicionais. Ao fazê-lo, reduzirá a secção do calendário.

Preencha o campo com o título, as datas e o estado da sua tarefa de projeto.
  • Título    Escreva o nome de uma tarefa do projeto.

  • Data de Início    Introduza a data em que a tarefa deverá começar.

  • Data Para Conclusão    Introduza a data em que a tarefa deverá ser concluída.

  • Estado da Tarefa    Selecione o estado que descreva com maior exatidão o estado desta tarefa. Se só estiver a planear um projeto e nenhuma das tarefas tiver ainda começado, selecione Não Iniciado.

  • Prioridade    Selecione o nível de prioridade que reflete com maior exatidão a importância desta tarefa, tendo em conta as restantes tarefas deste projeto.

Sugestão: Se existirem várias tarefas que partilham a mesma Data de Início, Data Para Conclusão ou dados noutra coluna, pode clicar uma vez na célula que pretende copiar para apresentar a alça de preenchimento e, em seguida, arrastar o canto inferior direito da caixa para baixo ao longo da coluna para preencher as células adjacentes com os dados copiados. Isto pode ser particularmente útil na coluna Estado da Tarefa, quando estiver a introduzir inicialmente o seu plano numa lista de tarefas de projeto e nenhuma das tarefas tiver ainda começado.

Depois de preencher estas colunas iniciais na tabela da vista, terá uma lista geral de tarefas de projeto preparada. O passo seguinte consiste em fornecer mais detalhes sobre as suas tarefas, incluindo quem ficará responsável por fazer o trabalho e em que medida as tarefas podem estar ligadas entre si. Por exemplo, em alguns casos, uma tarefa tem de ser concluída para que outra possa começar.

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É importante regressar à sua lista de tarefas de projeto à medida que o projeto for avançando e atualizar as colunas relacionadas com o estado de cada tarefa. Isto ajuda-o a comunicar mais facilmente o que se passa no seu projeto às pessoas que, no dia a dia, possam não estar a par dos detalhes das tarefas do seu projeto.

Na sua lista de tarefas de projeto, preencha as seguintes colunas para cada tarefa, a fim de fornecer uma atualização do seu projeto:

Definir a percentagem de conclusão e o estado da tarefa
  • % Concluída    Escreva a sua melhor estimativa relativamente à quantidade de trabalho já concluído na tarefa, indicando uma percentagem. Por exemplo, se uma tarefa estiver a meio, escreva 50% na coluna % Concluída. Esta percentagem é utilizada para desenhar uma sobreposição do progresso na barra Gantt da tarefa.

  • Estado da Tarefa    Selecione o estado que descreva com maior exatidão o estado atual desta tarefa.

Além disso, pode realizar outras alterações ao seu projeto que impliquem atualizações à sua lista de tarefas de projeto. Por exemplo, a Data de Início ou Data Para Conclusão de uma tarefa pode ser alterada se uma tarefa começar antes do planeado ou sofrer um atraso. Pode atualizar estas colunas na parte da tabela da vista, tal como faria com qualquer outra coluna. Em alguns casos, a pessoa que está atualmente a trabalhar numa tarefa poderá já não estar disponível para a tarefa. Também pode atualizar a quem a tarefa está atribuída ao atualizar a coluna Atribuído a. Para mais informações, consulte Atribuir tarefas a pessoas numa lista de tarefas de projeto.

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Agora que tem as suas tarefas adicionadas a uma lista de tarefas de projeto, o próximo passo consiste em atribuí-las a pessoas da sua organização. Quando atribuir uma tarefa a uma pessoa, identifique o responsável pela conclusão do trabalho dessa tarefa.

  1. Clique uma vez na coluna Atribuído a da tarefa que está a atribuir.

    Preencha o campo com o nome da pessoa a quem irá atribuir a tarefa
  2. Introduza o nome ou as informações de início de sessão da pessoa a quem está a fazer a atribuição, através de um dos seguintes três métodos:

    • Clique em Procurar, apresentado junto à coluna Atribuído a, para procurar a pessoa a quem está a fazer a atribuição no livro de endereços da sua organização.

    • Escreva as informações de início de sessão da pessoa da sua organização a quem está a fazer a atribuição, incluindo o domínio, na coluna Atribuído a. Por exemplo, escreva contoso\teresaa, em que "contoso" é o domínio e "teresaa" é o nome de utilizador.

    • Escreva o nome da pessoa a quem está a atribuir a tarefa, na coluna Atribuído a. Isto é útil se estiver a atribuí-la a um contratante ou outra pessoa que não tenha uma conta na sua organização.

  3. Informe as pessoas acerca das tarefas que lhes foram atribuídas, dando-lhes conta da lista de tarefas de projeto e do trabalho pelo qual são agora responsáveis.

Quando criar tarefas numa lista de tarefas de projeto, é importante antecipar as tarefas que podem inserir-se no âmbito de tarefas mais alargadas. Por exemplo, o projeto poderá ser concluído por fases, com várias tarefas a ocorrer em cada fase. Ao representar as fases na sua lista de tarefas de projeto, está a oferecer uma boa perspetiva geral do que se passa no seu projeto.

Página nova tarefa de resumo
  1. No separador Itens, no grupo Novo, clique na seta em Novo Item e, em seguida, clique em Tarefa de Resumo.

  2. Preencha o formulário para criar a nova tarefa de resumo, preenchendo as seguintes informações conforme adequado:

    • Nome    Escreva o nome da tarefa de resumo.

    • Antecessoras    Selecione as tarefas de resumo e/ou subtarefas que têm de ser concluídas para que esta tarefa de resumo possa começar. Com estes elementos selecionados na caixa à esquerda, clique em Adicionar para os mover para a caixa à direita. Para obter mais informações sobre as antecessoras, consulte a secção seguinte deste artigo.

      Sugestão: Se não se sente seguro de que compreendeu a questão das tarefas antecessoras, ou se ainda não tiver avançado o suficiente no seu planeamento ao ponto de já ter todas as tarefas antecessoras da tarefa de resumo adicionadas à sua lista de tarefas de projeto, pode deixar estes dados em branco por agora e adicionar as relações das tarefas antecessoras mais tarde, através da parte da tabela à esquerda da vista de lista de tarefas de projeto.

    • Prioridade    Selecione o nível de prioridade que reflete com maior exatidão a importância desta tarefa de resumo, tendo em conta as restantes tarefas de resumo deste projeto.

    • Estado da Tarefa    Selecione o estado que descreva com maior exatidão o estado do conjunto de tarefas abrangido por esta tarefa de resumo. Se só estiver a planear um projeto e nenhuma das tarefas nesta tarefa de resumo tiver ainda começado, selecione Não Iniciado.

    • % Concluída Escreva uma percentagem que melhor represente a quantidade de trabalho concluído no conjunto de tarefas abrangido pela tarefa de resumo. Se só estiver a planear um projeto e nenhuma das tarefas nesta tarefa de resumo tiver ainda começado, deixe este campo em branco ou escreva 0%.

    • Atribuído a Utilize este campo para identificar a pessoa responsável por esta tarefa de resumo. Para obter mais informações sobre a atribuição de tarefas, consulte Atribuir tarefas a pessoas numa lista de tarefas de projeto.

    • Descrição    Escreva uma breve descrição da tarefa de resumo.

    • Data de Início    Introduza a data em que a primeira subtarefa desta tarefa de resumo deverá começar.

    • Data Para Conclusão    Introduza a data em que a última subtarefa desta tarefa de resumo deverá ser concluída.

  3. Clique em Guardar para criar a tarefa de resumo.

Uma vez criada a tarefa de resumo, pode clicar no nome da tarefa de resumo na parte da tabela esquerda da vista para abrir a tarefa de resumo numa nova vista de lista de tarefas do projeto. Nessa vista, pode adicionar as tarefas abrangidas por essa tarefa de resumo. Para voltar à vista que mostra a tarefa de resumo, no separador Lista, no grupo Gerir Vistas, clique em Navegar Para Cima.

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Dentro de uma mesma lista de tarefas de projeto, pode existir uma determinada ordem segundo a qual as tarefas, incluindo as tarefas de resumo e subtarefas, têm de ser concluídas. Por exemplo, se estiver a construir uma casa, os alicerces têm de estar terminados antes de se erguerem as paredes e, por sua vez, estas têm estar de pé antes de se poder colocar o telhado. Pode representar esta ordem através da coluna Antecessoras.

  1. Numa linha de tarefa, clique na célula na coluna Antecessoras e, em seguida, clique na seta no lado direito da célula para apresentar uma lista de todas as tarefas existentes na lista de tarefas de projeto atual. Isto inclui as tarefas de resumo e subtarefas existentes na lista.

  2. Clique na caixa de verificação à esquerda de cada tarefa que tem de ser concluída antes de esta tarefa poder começar.

    Sugestão: Nesta fase, é fácil cair-se no exagero e selecionar todas as tarefas que antecedem a tarefa atual. No entanto, só precisa mesmo de selecionar as tarefas imediatamente anteriores à tarefa atual. Por exemplo, digamos que tem uma lista de tarefas de projeto que contém três tarefas: Tarefa 1, Tarefa 2 e Tarefa 3. Quando a Tarefa 1 for concluída, a Tarefa 2 pode começar e, quando a Tarefa 2 for concluída, pode dar-se início à Tarefa 3. Ao introduzir os elementos antecessores da Tarefa 3, é natural que se pense que a Tarefa 1 e a Tarefa 2 têm ser concluídas antes de se poder começar a Tarefa 3. No entanto, uma vez que a Tarefa 1 já está listada como uma antecessora da Tarefa 2, não há necessidade de listá-la também como antecessora da Tarefa 3.

  3. Ajuste as datas nas colunas Data de Início e Data Para Conclusão de modo a refletir as relações entre as tarefas. Por exemplo, digamos que tem duas tarefas e que, à partida, cada uma delas levará cerca de dois dias a ser concluída. Tem de configurar a primeira tarefa como uma antecessora da segunda tarefa. Terá de ajustar a coluna Data de Início da segunda tarefa de modo a que a data seja posterior à Data Para Conclusão da primeira tarefa e terá de ajustar a coluna Data Para Conclusão da segunda tarefa de modo a ocorrer dois dias após a nova Data de Início.

    Sugestão: Quer tornar este processo mais automatizado? Pondere utilizar uma solução de gestão de projetos empresarial compatível com o SharePoint Foundation 2010, tal como o Microsoft Project 2010 e o Microsoft Project Server 2010.

Após ter identificado os elementos antecessores adequados para cada tarefa, poderá ver estas relações representadas no gráfico Gantt. Quando é identificada a antecessora de uma tarefa, é apresentada uma seta entre o fim da barra Gantt da tarefa anterior e o início da barra Gantt da tarefa seguinte.

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As listas de tarefas de projeto utilizam as mesmas funcionalidades de vista no SharePoint que as outras listas. Para obter mais informações, consulte Personalizar a vista de lista de tarefas de projeto

Criar uma lista de tarefas de projeto no SharePoint 2007

  1. Clique em Ver Todo o Conteúdo dos Sites e, em seguida, clique em Criar na página Todo o Conteúdo dos Sites.

    Sugestão: Na maioria dos casos, pode utilizar o menu Acções do Site imagem de botão para concluir este passo.

  1. Em Controlo, clique em Tarefas do Projecto.

  2. Na secção Nome e Descrição, escreva um nome para a lista na caixa Nome. O nome da lista é obrigatório.

  3. Na caixa Descrição, escreva uma descrição da utilização que pode ser dada a esta lista. A descrição é opcional.

  4. Na secção Navegação, clique em Sim se quiser criar uma ligação para esta lista na Iniciação Rápida.

  5. Se for apresentada uma secção Notificação por Correio Electrónico, pode configurar a lista de tarefas de modo a que seja enviada uma notificação a alguém quando lhe for atribuída uma tarefa.

    Nota: Para ver esta opção, um administrador de servidor tem de ativar as definições de e-mail.

  6. Clique em Criar.

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Adicionar tarefas a uma lista de tarefas de projeto no SharePoint 2007

  1. Se a lista de tarefas de projeto não estiver aberta, clique no nome da mesma na Iniciação Rápida.

    Sugestão: Se o nome da lista não for apresentado, clique em Ver Todo o Conteúdo dos Sites e, em seguida, clique no nome da lista.

  2. No menu Novo Menu Imagem , clique em Novo Item.

    Para editar uma tarefa, clique no nome da tarefa na coluna Título.

  3. Na secção Título, escreva um nome para a tarefa.

  4. Na secção Prioridade, clique em Alta, Normal ou Baixa para indicar a importância relativa desta tarefa em comparação com outras tarefas na lista de tarefas de projeto.

  5. Na secção Estado da Tarefa, clique no estado da tarefa.

  6. Na secção % Concluída, escreva um número como um valor percentual que indique o nível de conclusão da tarefa.

  7. Na secção Atribuído a, escreva o nome da pessoa que irá concluir a tarefa. Uma tarefa só pode ser atribuída a uma pessoa.

    Clique em Verificar Nomes imagem de botão para determinar se o nome da pessoa consta do serviço de fornecedor de associação utilizado para a autenticação. Se o nome não constar do serviço de fornecedor de associação, consulte o administrador de servidor.

    Sugestão: Para localizar as pessoas a quem pretende atribuir uma tarefa, clique em Procurar para utilizar o serviço de fornecedor de associação.

  8. Na secção Descrição, escreva uma descrição da tarefa.

  9. Nas secções Data de Início e Data Para Conclusão, introduza a data de início e a data para conclusão do trabalho realizado na tarefa. Utilize o seletor de datas calendário para introduzir rapidamente uma data.

  10. Para anexar um ficheiro à tarefa, clique em Anexar Ficheiro. Clique em Procurar para localizar o ficheiro e, em seguida, clique em OK.

    Nota: Dependendo da forma como a lista de tarefas de projeto está configurada, poderá não conseguir anexar um ficheiro a uma tarefa.

  11. Clique em OK para adicionar a tarefa à sua lista de tarefas de projeto.

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Depois de criar uma lista de tarefas de projeto e de adicionar tarefas à mesma, pode ver a lista de tarefas de projeto de várias formas diferentes mediante a utilização de vistas.

Nota: Consulte Adicionar tarefas a uma lista de tarefas de projeto para saber mais sobre o tipo de informações que pode aplicar às tarefas.

  • No menu Ver, que se encontra disponível quando estiver a ver a lista de tarefas de projeto, clique numa das seguintes vistas:

    • Tarefas do Projeto     Esta é a vista predefinida que aparece quando cria uma lista de tarefas de projeto. É apresentado um gráfico de barras com nomes de tarefas na parte superior da vista e uma lista de tarefas na metade inferior da vista. A lista de tarefas na metade inferior corresponde às mesmas tarefas da metade superior.

      O gráfico de barras apresenta cada tarefa sob a forma de um gráfico, muitas vezes como uma barra de tarefas.

Gráfico

Descrição

Barra de Gantt com a tarefa do projeto

Se introduzir uma data de início e uma data para conclusão, a barra de tarefas mostra a duração da tarefa.

Barra de Gantt com a percentagem de conclusão

Se escrever uma percentagem na caixa % Concluída (por exemplo, 15%), a barra de tarefas mostra uma barra de progresso para indicar a percentagem de conclusão da tarefa.

Gráfico Marco para a lista de tarefas do projeto

Se introduzir uma data de início sem uma data de fim, é apresentado um marcador de marcos no gráfico de barras. Por predefinição, se não introduzir uma data de início, será utilizada a data atual.

Sugestão: Para alterar rapidamente a data de início de uma tarefa, arraste a tarefa na horizontal com o rato.

  • Tarefas Activas     Esta vista apresenta tarefas que têm um estado sem ser Concluído.

  • Todas as Tarefas Esta vista apresenta todas as tarefas, independentemente do estado das mesmas.

  • Por Atribuído a     Esta vista apresenta todas as tarefas agrupadas pelas pessoas a quem as tarefas estão atribuídas.

  • Conclusão Prevista para Hoje     Esta vista apresenta as tarefas que têm de ser concluídas hoje.

  • As Minhas Tarefas     Esta vista apresenta as tarefas que lhe estão atribuídas.

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  1. Se a lista de tarefas de projeto ainda não estiver aberta, clique no nome da mesma na Iniciação Rápida.

    Se o nome da lista de tarefas de projeto não for apresentado, clique em Ver Todo o Conteúdo dos Sites e, em seguida, clique no nome da lista de tarefas de projeto.

  2. Na parte inferior da página, aponte para a tarefa, clique na seta e, em seguida, clique em Editar Item.

  3. Faça as alterações pretendidas.

  4. Clique em OK.

Para eliminar um item, aponte para a tarefa, clique na seta e, em seguida, clique em Eliminar Item.

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