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Este tópico explica como ativar a funcionalidade Conjuntos de Documentos para uma coleção de sites e, em seguida, como configurar o tipo de conteúdo do Conjunto de Documentos.
Neste artigo
Ativar Conjuntos de Documentos para uma coleção de sites
Se a funcionalidade Conjuntos de Documentos não tiver sido ativada para a sua coleção de sites, irá necessitar de ativá-la antes de poder criar ou configurar novos tipos de conteúdo do Conjunto de Documentos. Tem de ser um Administrador de Coleções de Sites para ativar a funcionalidade Conjuntos de Documentos.
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Aceda ao site de nível superior na coleção de sites para o qual pretende ativar Conjuntos de Documentos.
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No menu Ações do Site, clique em Definições do Site.
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Em Administração de Coleções de Sites, clique em Funcionalidades da coleção de sites.
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Localize Conjuntos de Documentos na lista e, em seguida, clique em Ativar.
Criar um novo tipo de conteúdo do Conjunto de Documentos
Para fazer com que os utilizadores do site possam utilizar Conjuntos de Documentos para criar novas instâncias de produtos de trabalho de vários documentos, primeiro tem de criar e configurar um tipo de conteúdo do Conjunto de Documentos para cada produto de trabalho que pretender gerir e, em seguida, adicioná-lo à biblioteca de documentos onde irá ser utilizado. Depois de criar e configurar um tipo de conteúdo do Conjunto de Documentos, tem de adicioná-lo à biblioteca na qual pretende que os utilizadores criem os seus Conjuntos de Documentos.
Tem de ser um Administrador de Coleções de Sites ou um Proprietário do Site para criar ou configurar tipos de conteúdo do Conjunto de Documentos.
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No menu Ações do Site, clique em Definições do Site.
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Em Galerias, clique em Tipos de conteúdo de site.
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Na página Tipos de Conteúdo de Site, clique em Criar.
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Na secção Nome e Descrição, na caixa Nome, escreva o nome que pretende atribuir ao novo Conjunto de Documentos. Este é o nome que os utilizadores irão ver quando criarem uma nova instância de um Conjunto de Documentos.
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Na caixa Descrição, escreva uma descrição do Conjunto de Documentos.
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Em Selecionar tipo de conteúdo principal a partir de, clique em Tipos de Conteúdo do Conjunto de Documentos. (Se Tipos de Conteúdo do Conjunto de Documentos não for uma opção, a funcionalidade Conjuntos de Documentos poderá não estar ativada para esta coleção de sites.)
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Na secção Grupo, especifique se pretende categorizar o novo tipo de conteúdo do Conjunto de Documentos num grupo novo ou existente.
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Clique em OK.
Depois de criado o novo tipo de conteúdo do Conjunto de Documentos, irá ver a página de informações do Tipo de Conteúdo do Site para o tipo de conteúdo, onde poderá configurar definições adicionais para o mesmo.
Configurar ou personalizar um tipo de conteúdo do Conjunto de Documentos
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No menu Ações do Site, clique em Definições do Site.
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Em Galerias, clique em Tipos de conteúdo de site.
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Na página Tipos de Conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo do Conjunto de Documentos que pretende configurar.
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Em Definições, clique em Definições do Conjunto de Documentos.
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Na secção Tipos de Conteúdo Permitidos, em Tipos de Conteúdo de Site Disponíveis, selecione o tipo de conteúdo que pretende permitir neste Conjunto de Documentos e, em seguida, clique no botão Adicionar para movê-lo para a caixa Tipos de conteúdo permitidos no Conjunto de Documentos. Repita este passo para cada tipo de conteúdo que pretende incluir no Conjunto de Documentos.
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Na secção Conteúdo Predefinido, selecione o tipo de conteúdo para o qual pretende carregar conteúdo predefinido e, em seguida, clique em Procurar para localizar o ficheiro que pretende carregar. O conteúdo predefinido é criado automaticamente para os autores quando estes criam novas instâncias de um Conjunto de Documentos.
Por exemplo, imaginemos que está a criar um Conjunto de Documentos para gerir o processo de estruturação do produto. Este Conjunto de Documentos poderá incluir um Documento de Estruturação do Produto (um documento do Microsoft Word), um Desenho de Estruturação (um desenho do Microsoft Visio) e Especificações de Desempenho (uma folha de cálculo do Microsoft Excel). A sua organização poderá ter um modelo de documento padrão do Microsoft Word para o Documento de Estruturação do Produto que é previamente povoado com algumas das informações padrão que os autores necessitam de completar. Pode carregar este modelo como conteúdo predefinido. Quando os autores criam uma nova instância do Conjunto de Documentos de estruturação do produto, é criada uma cópia do Documento de Estruturação do Produto e é possível editá-la para adicionar informações adicionais.
Se optar por não incluir conteúdo predefinido para os tipos de conteúdo no Conjunto de Documentos, não serão criados quaisquer ficheiros automaticamente para os autores quando estes criarem uma nova instância de um Conjunto de Documentos, e os autores poderão criá-los de raiz no Conjunto de Documentos ou carregar os documentos para o Conjunto de Documentos. -
Se existirem vários tipos de conteúdo neste Conjunto de Documentos e pretender carregar conteúdo predefinido para cada um deles, clique em Adicionar novo conteúdo predefinido, selecione o tipo de conteúdo seguinte para o qual pretende especificar conteúdo predefinido e, em seguida, clique em Procurar para localizar o ficheiro que pretende carregar. Repita este passo até ter especificado todo o conteúdo predefinido pretendido para os tipos de conteúdo individual neste Conjunto de Documentos.
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Se pretender adicionar o nome do Conjunto de Documentos aos nomes dos ficheiros individuais existentes numa instância de um Conjunto de Documentos, selecione a caixa de verificação junto a Adicionar o nome do Conjunto de Documentos a cada nome do ficheiro. A inclusão desta informação poderá ajudar os utilizadores a identificar ficheiros em determinadas vistas da biblioteca, especialmente se uma biblioteca contiver mais de um tipo de Conjunto de Documentos.
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Na secção Colunas Partilhadas, selecione as colunas que pretende que sejam partilhadas por cada um dos tipos de conteúdo no Conjunto de Documentos.
As colunas partilhadas são só de leitura para os documentos no Conjunto de Documentos e só podem ser editadas para o próprio Conjunto de Documentos. Quando são efetuadas alterações aos valores das colunas partilhadas para o Conjunto de Documentos, estas atualizações irão ser sincronizadas com os valores da coluna partilhada para os documentos existentes no conjunto. -
Na secção Colunas da Página de Boas-vindas, especifique as colunas que pretende visualizar na Página de Boas-vindas para o Conjunto de Documentos.
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Na secção Página de Boas-vindas, clique em Personalizar a Página de Boas-vindas para personalizar o aspeto da Página de Boas-vindas que é apresentada aos utilizadores para cada instância do Conjunto de Documentos.
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Se pretender aplicar estas alterações da Página de Boas-vindas a quaisquer Conjuntos de Documentos herdados a partir deste Conjunto de Documentos, selecione a caixa de verificação junto a Atualizar a Página de Boas-vindas dos Conjuntos de Documentos herdados a partir deste tipo de conteúdo.
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Na secção Atualizar Tipos de Conteúdo de Site e Lista, especifique se pretende atualizar quaisquer tipos de conteúdo herdados a partir deste Conjunto de Documentos com as alterações efetuadas.
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Clique em OK.
Depois de criar e configurar um tipo de conteúdo do Conjunto de Documentos, tem de adicioná-lo à biblioteca na qual pretende que os utilizadores criem os seus Conjuntos de Documentos.
