Criar consultas em mensagens de e-mail e rever os resultados

Criar consultas em mensagens de e-mail e rever os resultados

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É fácil criar um inquérito no Microsoft Outlook ao incluir botões de voto numa mensagem de e-mail. Quando os destinatários responderem ao inquérito, pode automaticamente organizar os resultados de voto no Outlook ou exportar as respostas a uma folha de cálculo Excel.

Nota: É necessária uma conta do Microsoft Exchange Server.

  1. Criar uma nova mensagem de e-mail ou responder ou reencaminhar uma mensagem que tenha recebido.

  2. No separador Opções, no grupo Controlo, clique em Utilizar Botões de Voto.

  3. Opte por um dos seguintes procedimentos:

    • Aprovar; Rejeitar    
      utilizar quando precisar de autorização de uma ação. Por exemplo, pode enviar um pedido por e-mail a vários destinatários necessitarem da sua aprovação de uma proposta de projeto.

    • Sim; Não    
      utilizar quando precisar de um Sim ou um não. Este é uma boa forma de realizar uma consulta rápida.

    • Sim; Não; Talvez    
      utilizar quando não pretende limitar as opções para Sim e não. Esta opção de voto oferece uma resposta alternativa.

    • Personalizado    
      utilizar para criar o seus próprio nomes dos botões de voto personalizado. Por exemplo, pode pedir os seus colegas para escolher entre três dias da semana para uma reunião periódica de docentes semanal.

Botão de voto de personalizada

Se optar por um personalizado botão de voto, faça o seguinte:

  1. Na caixa de diálogo Propriedades, em Opções de Voto e Registo, seleccione a caixa de verificação Utilizar botões de votação.

  2. Utilize as opções de botões predefinidas ou elimine as opções predefinidas e escreva o texto que pretende e separe os nomes dos botões com ponto e vírgula.

  3. Clique em Fechar.

Importante: Se aplicar as permissões Gestão de Direitos de Informação (IRM) (separador Opções > comando Permissão) a uma mensagem, o destinatário não verá as opções de voto.

  • Os destinatários podem votar na Painel de Leitura ou numa mensagem aberta. No painel de leitura, clique na linha clique aqui para votar no cabeçalho da mensagem e, em seguida, clique na opção que pretende. Numa mensagem aberta, no separador mensagem , no grupo responder, clique em voto e, em seguida, clique na opção que pretende.

  • O remetente, pode ver todas as respostas numa tabela. Das mensagens de resposta, clique na linha de remetente respondido no cabeçalho da mensagem, em seguida, clique em Ver respostas de voto.

  1. Abra a mensagem original com botões de voto que enviou. Normalmente, esta mensagem estará situada na pasta Itens Enviados.

  2. No separador Mensagem, no grupo Mostrar, clique em Controlo.

    Nota: Controlo só é apresentada, pelo menos, um destinatário da mensagem de e-mail ter respondido com voto dele.

Controlar e resultados do inquérito de impressão

Quando criar e enviar um inquérito por e-mail para outras pessoas, poderá querer controlar e imprimir os resultados. Rapidamente pode copiar os resultados de votação para um documento do Word em branco ou um novo e-mail ou, copiá-los para o Excel para que possa trabalhar com os dados mais tarde.

  1. No Outlook, na pasta Itens Enviados, abra a mensagem de e-mail que enviou que contém o inquérito de votação.

  2. Clique em Mensagem > Controlo.

    Sugestão:  O botão Controlo não é apresentado até haver pelo menos um voto.

    Controlar votos de um inquérito

  3. Para imprimir os resultados do inquérito, efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Para uma impressão rápida, prima a tecla ALT+PRINT SCREEN (PRTSCRN) no teclado e efetue um dos seguintes procedimentos:

      • No Word, clique em Documento em branco e, em seguida, clique em Colar.

      • No Outlook, clique em Base >Novo E-mail e, em seguida, clique em Colar.

        Clique em Ficheiro > Imprimir, especifique uma impressora e, em seguida, clique em Imprimir.

    • Para organizar e trabalhar com os resultados de dados no Excel, efetue primeiro o seguinte procedimento:

      1. Clique em Mensagem > Controlo.

      2. No teclado, mantenha premida a tecla CTRL e, em seguida, clique e arraste o rato para selecionar todos os nomes e respostas na lista.

      3. No teclado, prima CTRL + C.

      4. Abra o Excel e selecione Livro em branco.

      5. Clique com o botão direito do rato na célula superior esquerda e, em seguida, clique em Colar.

        Clique com o botão direito do rato e selecione Colar

    • Para ajustar as colunas para se ajustarem ao texto, coloque o cursor entre os cabeçalhos de coluna e faça duplo clique.

      Clique entre as colunas A e B e, em seguida, faça duplo clique

      Clique em ficheiro > Imprimir, especifique uma impressora e, em seguida, clique em Imprimir.

Nota: É necessária uma conta Microsoft Exchange Server 2000, o Exchange Server 2003 ou o Exchange Server 2007. A maioria das contas pessoais e doméstica não utilizar o Microsoft Exchange.

  1. Criar uma nova mensagem de e-mail ou responder ou reencaminhar uma mensagem que tenha recebido.

  2. No separador Opções, no grupo Controlo, clique em Utilizar Botões de Voto.

  3. Opte por um dos seguintes procedimentos:

    • Aprovar; Rejeitar    
      esta opção é melhor quando precisar de autorização de uma ação. Por exemplo, pode enviar um pedido por e-mail a vários destinatários necessitarem da sua aprovação de uma proposta de projeto.

    • Sim; Não    
      quando tudo o que necessita é um Sim ou um não, esta é uma boa forma de realizar uma consulta rápida.

    • Sim; Não; Talvez    
      quando não quiser limitar as opções para Sim e não, esta opção de voto oferece uma resposta alternativa.

    • Personalizado    
      criar o seus próprio nomes dos botões de voto personalizado. Por exemplo, pode pedir os seus colegas para escolher entre três dias da semana para uma reunião periódica de docentes semanal.

      • Na caixa de diálogo Opções de mensagem, em de voto e registo opções, selecione a caixa de verificação utilizar botões de voto.

      • Seleccione e elimine os nomes predefinidos dos botões e escreva o texto que pretende. Separe os nomes dos botões com ponto e vírgula.

        Caixa de diálogo Opções de Mensagem

      • Clique em Fechar.

  1. No menu Ferramentas, clique em Opções.

  2. Clique em Opções de Correio Electrónico e clique em Opções de Controlo.

  3. Para seleccionar as opções de processamento, efectue um ou mais dos seguintes procedimentos:

    • Gravar respostas automaticamente no original item   
      selecione a caixa de verificação processar pedidos e respostas à chegada.

    • Eliminar respostas em branco   
      uma resposta em branco é uma mensagem que contenha sem comentários do remetente que não seja um voto.

Nota: Para rever as respostas na pasta A Receber antes de serem registadas, desmarque a caixa de verificação Processar pedidos e respostas à chegada.

  1. Abra a mensagem original com botões de voto que enviou. Normalmente, esta mensagem estará situada na pasta Itens enviados.

  2. No separador Mensagem, no grupo Mostrar, clique em Controlo.

    Nota: Controlo só irá aparecer depois de pelo menos um destinatário da mensagem de correio electrónico responder com o respectivo voto.

  3. Seleccione as respostas que pretende copiar. Efectue um dos seguintes procedimentos:

    • Todas as linhas   

      • Clique na primeira linha, mantenha premida a tecla SHIFT e clique na última linha.

    • Linhas não adjacentes   

      • Clique na primeira linha, mantenha premida a tecla CTRL e clique nas linhas adicionais.

  4. Prima CTRL+C.

  5. Inicie o Excel.

  6. Seleccione uma célula e prima CTRL+V.

  1. Abra a mensagem original com botões de voto que enviou. Normalmente, esta mensagem estará situada na pasta Itens Enviados.

  2. No separador Mensagem, no grupo Mostrar, clique em Controlo.

    Nota: Controlo só é apresentada, pelo menos, um destinatário da mensagem de e-mail ter respondido com voto dele.

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