Criar consultas em mensagens de e-mail e rever os resultados

Criar consultas em mensagens de e-mail e rever os resultados

Outlook para Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010

É fácil criar uma pesquisa na Microsoft Outlook ao incluir botões de voto numa mensagem de e-mail. Quando os destinatários respondem à consulta, pode tabular automaticamente os resultados do voto em Outlook ou exportar as respostas para uma folha de cálculo Excel.

Nota: É necessária uma conta do Microsoft Exchange Server.

  1. Criar uma nova mensagem de e-mail ou responder ou reencaminhar uma mensagem que tenha recebido.

  2. No separador Opções , no grupo registo de alterações , clique em utilizar botões de voto.

  3. Selecione uma das seguintes opções:

    • Aprovação Rejeitar    
      Utilize quando necessitar de uma autorização para uma ação. Por exemplo, pode enviar um pedido de e-mail a vários destinatários a fazer a aprovação de uma proposta de projeto.

    • Sim Sem    
      Utilize a opção quando precisar de Sim ou não. Esta é uma boa forma de fazer uma pesquisa rápida.

    • Sim Uma Talvez    
      Utilize quando não quiser limitar as opções a Sim e não. Esta opção de voto proporciona uma resposta alternativa.

    • Personalizado    
      Utilize para criar os seus próprios nomes de botão de voto personalizados. Por exemplo, pode pedir aos seus colegas que escolham entre três dias da semana para uma reunião de equipa semanal periódica.

Botão de voto personalizado

Se escolher um botão de voto personalizado , faça o seguinte:

  1. Na caixa de diálogo Propriedades , em Opções de voto e controlo, selecione a caixa de verificação utilizar botões de voto .

  2. Utilize as opções de botão predefinidas ou elimine as opções predefinidas e, em seguida, escreva o texto pretendido e utilize ponto e vírgula para separar os nomes dos botões.

  3. Clique em Fechar.

Importante: Se aplicar as permissões Gestão de Direitos de Informação (IRM) (separador Opções > comando Permissão) a uma mensagem, o destinatário não verá as opções de voto.

  • Os destinatários podem votar no Painel de Leitura ou numa mensagem aberta. No painel de leitura, clique em clique aqui para votar na linha do cabeçalho da mensagem e, em seguida, clique na opção que pretende. Numa mensagem aberta, no separador mensagem , no grupo responder , clique em votoe, em seguida, clique na opção que pretende.

  • O remetente pode ver todas as respostas numa tabela. Numa das mensagens de resposta, clique na linha responder ao remetente no cabeçalho da mensagem e, em seguida, clique em Ver respostas de voto.

  1. Abra a mensagem original com os botões de voto que enviou. Normalmente, esta mensagem encontra-se na pasta Itens Enviados.

  2. No separador Mensagem, no grupo Mostrar, clique em Controlo.

    Nota: A Monitorização só é apresentada depois de pelo menos um destinatário da mensagem de e-mail ter respondido com o seu voto.

Controlar e imprimir os resultados da pesquisa

Quando cria ou envia um inquérito por e-mail para outros, poderá pretender controlar e imprimir os resultados. Pode copiar rapidamente os resultados da votação para um documento em branco do Word ou para um novo e-mail ou copiá-los para o Excel para poder trabalhar com os dados mais tarde.

  1. No Outlook, na pasta Itens Enviados, abra a mensagem de e-mail que enviou que contém o inquérito de votação.

  2. Clique em Mensagem > Controlo.

    Sugestão:  O botão Controlo não é apresentado até haver pelo menos um voto.

    Controlar votos de um inquérito

  3. Para imprimir os resultados do inquérito, efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Para uma impressão rápida, prima a tecla ALT+PRINT SCREEN (PRTSCRN) no teclado e efetue um dos seguintes procedimentos:

      • No Word, clique em Documento em branco e, em seguida, clique em Colar.

      • No Outlook, clique em Base >Novo E-mail e, em seguida, clique em Colar.

        Clique em Ficheiro > Imprimir, especifique uma impressora e, em seguida, clique em Imprimir.

    • Para organizar e trabalhar com os resultados de dados no Excel, efetue primeiro o seguinte procedimento:

      1. Clique em Mensagem > Controlo.

      2. No teclado, mantenha premida a tecla CTRL e, em seguida, clique e arraste o rato para selecionar todos os nomes e respostas na lista.

      3. No teclado, prima CTRL + C.

      4. Abra o Excel e selecione Livro em branco.

      5. Clique com o botão direito do rato na célula superior esquerda e, em seguida, clique em Colar.

        Clique com o botão direito do rato e selecione Colar

    • Para ajustar as colunas para se ajustarem ao texto, coloque o cursor entre os cabeçalhos de coluna e faça duplo clique.

      Clique entre as colunas A e B e, em seguida, faça duplo clique

      Clique em ficheiro > Imprimir, especifique uma impressora e, em seguida, clique em Imprimir.

Nota: É necessária uma conta do Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 ou Exchange Server 2007. A maioria das contas domésticas e pessoais não utiliza o Microsoft Exchange.

  1. Criar uma nova mensagem de e-mail ou responder ou reencaminhar uma mensagem que tenha recebido.

  2. No separador Opções , no grupo registo de alterações , clique em utilizar botões de voto.

  3. Selecione uma das seguintes opções:

    • Aprovação Rejeitar    
      Esta opção é melhor quando necessitar de uma autorização para uma ação. Por exemplo, pode enviar um pedido de e-mail a vários destinatários a fazer a aprovação de uma proposta de projeto.

    • Sim Sem    
      Quando só precisa de um sim ou de um, esta é uma boa forma de fazer uma pesquisa rápida.

    • Sim Uma Talvez    
      Quando não quiser limitar as opções para Sim e não, esta opção de voto oferece uma resposta alternativa.

    • Personalizado    
      Crie os seus próprios nomes de botão de voto personalizados. Por exemplo, pode pedir aos seus colegas que escolham entre três dias da semana para uma reunião de equipa semanal periódica.

      • Na caixa de diálogo Opções de mensagem , em Opções de voto e controlo, selecione a caixa de verificação utilizar botões de voto .

      • Selecione e elimine os nomes dos botões predefinidos e, em seguida, escreva o texto pretendido. Separe os nomes dos botões com ponto e vírgula.

        Caixa de diálogo Opções de Mensagem

      • Clique em Fechar.

  1. No menu Ferramentas, clique em Opções.

  2. Clique em Opções de Correio Electrónico e, em seguida, em Opções de Controlo.

  3. Para selecionar as opções de processamento, efetue um ou mais dos seguintes procedimentos:

    • Gravar respostas automaticamente no item original   
      Selecione a caixa de verificação processar pedidos e respostas no recebimento .

    • Eliminar respostas   
      em branco Uma resposta em branco é uma mensagem que não contém comentários do remetente que não seja um voto.

Nota: Para rever as respostas na sua caixa de entrada antes de serem gravadas, desmarque a caixa de verificação processar pedidos e respostas no recebimento .

  1. Abra a mensagem original com os botões de voto que enviou. Normalmente, esta mensagem encontra-se na pasta Itens Enviados.

  2. No separador Mensagem, no grupo Mostrar, clique em Controlo.

    Nota: O controlo não é apresentado até que pelo menos um destinatário da mensagem de e-mail tenha respondido com o seu voto.

  3. Selecione as respostas que pretende copiar. Siga um dos seguintes procedimentos:

    • Todas as linhas    

      • Clique na primeira linha, mantenha premida a tecla SHIFT e, em seguida, clique na última linha.

    • Linhas não adjacentes    

      • Clique na primeira linha, mantenha premida a tecla CTRL e, em seguida, clique em linhas adicionais.

  4. Prima Ctrl+C.

  5. Inicie o Excel.

  6. Selecione uma célula e, em seguida, prima CTRL + V.

  1. Abra a mensagem original com os botões de voto que enviou. Normalmente, esta mensagem encontra-se na pasta Itens Enviados.

  2. No separador Mensagem, no grupo Mostrar, clique em Controlo.

    Nota: A Monitorização só é apresentada depois de pelo menos um destinatário da mensagem de e-mail ter respondido com o seu voto.

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