Criar, adicionar e atualizar uma coluna de dados externos numa lista ou biblioteca

Criar, adicionar e atualizar uma coluna de dados externos numa lista ou biblioteca

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Pode adicionar um tipo de coluna especial a uma lista ou biblioteca nativa chamada coluna de dados externos. Esta coluna permite-lhe combinar uma coluna de dados de uma origem de dados externa com outras colunas numa lista ou biblioteca nativa. Como uma coluna de dados externos é adicionada a uma lista ou biblioteca nativa, todas as listas ou funcionalidades de biblioteca funcionam, incluindo fluxos de trabalho associados, controlo de versões, aprovações, entradas e saídas e anexos de ficheiros.

Para mais informações, consulte o artigo Localizar conteúdo sobre dados externos.

O que pretende fazer?

Antes de começar

Compreender exemplos de utilização de colunas de dados externos

Criar uma coluna de dados externos numa lista ou biblioteca

Atualizar uma coluna de dados externos

Atualizar uma coluna de dados externos

Antes de começar

Trabalhar com dados externos exige várias tarefas com pré-requisitos para permitir um acesso seguro aos dados. A informação seguinte pode ajudá-lo a planear os seus próximos passos. Além disso, se tiver problemas ao tentar trabalhar com dados externos, esta informação pode ajudá-lo a identificar o problema. Para aceder a dados externos, o utilizador ou um administrador tem de fazer o seguinte:

Preparar a origem de dados externos    Um administrador poderá ter de criar uma conta e fornecer permissões para a origem de dados para se certificar de que as pessoas certas têm acesso aos dados e que os dados não termine para cima em mãos erradas. Numa base de dados externo, o administrador poderá também querer criar tabelas específicas, vistas, consultas, e assim sucessivamente para limitar os resultados para apenas o que é necessário e para ajudar a melhorar o desempenho.

Serviços e contas SharePoint configurar    Um administrador tem de ativar serviços de conectividade empresarial e serviço de arquivo seguro.

Configurar serviços de arquivo seguro    Um administrador tem de efetuar o seguinte: determinar o melhor modo de acesso para da origem de dados externos, criar uma aplicação de destino e definir as credenciais para a aplicação de destino.

Configurar serviços de conectividade de dados de negócio    Um administrador tem de garantir que o utilizador cria externa tipo tem permissão para o arquivo de metadados da Conetividade a dados de negócio e que os utilizadores adequados têm acesso ao tipo de conteúdo externo que a lista externa é baseada no conteúdo.

Criar um tipo de conteúdo externo    Um utilizador tem de definir um tipo de conteúdo externo que contém informações sobre ligações, acesso, métodos de operação, colunas, filtros e outros metadados utilizados para obter os dados de origem de dados externa.

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Compreender exemplos de utilização de colunas de dados externos

As seguintes secções descrevem alguns usos práticos da adição de uma coluna de dados externos a uma lista ou biblioteca.

Contratos de clientes e informação de contactos    O utilizador tem uma biblioteca de documentos que contém contratos de clientes. No entanto, toda a informação sobre os clientes está retida numa aplicação de Linha de Negócio (como, por exemplo, SAP ou Microsoft CRM) que contém uma origem de dados que é externa aos produtos do SharePoint. O utilizador gostaria de controlar os contratos de clientes na biblioteca de documentos, mas certificar-se de que a informação relacionada com o cliente está atualizada e não duplicada desnecessariamente. Pode efetuar esta tarefa adicionando uma ou mais colunas de dados externos à biblioteca para associar o nome de cliente e o número de telefone correspondentes a cada contrato armazenado na biblioteca. A coluna de dados externos facilita a introdução ou atualização da informação correta e obtém automaticamente a informação do cliente a partir da origem de dados externa. Neste cenário, também pode criar um documento Word estruturado que promove os valores das colunas de dados externos para um documento Word, de forma a poder editar os valores no Painel de Informações do Documento ou utilizando controlos de conteúdo do Word.

Informação de produto básica com imagens    O utilizador criou uma biblioteca de imagens que contém fotografias dos produtos que a sua empresa vende. O utilizador adiciona uma coluna de dados externos à biblioteca que acede ao nome do produto, código do produto e preço atual a partir de uma base de dados externa. Contudo, o utilizador certifica-se de que, quando o tipo de conteúdo externo for criado, os dados externos são só de leitura. As regras e processos da sua empresa exigem que quaisquer modificações na informação do produto sejam feitas através do sistema de base de dados. Mas agora, mais pessoas na sua empresa podem ver facilmente toda a informação de produto comum centralizada numa vista de biblioteca.

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Criar uma coluna de dados externos numa lista ou biblioteca

Nota:  Criar uma coluna de dados externos exige a permissão Contribuir ou superior na lista ou biblioteca.

  1. Navegue para o site do SharePoint e, em seguida, navegue para a lista ou biblioteca.

    Nota:  Não é possível adicionar uma coluna de dados externa a uma lista externa.

  2. Clique em Lista ou Biblioteca > Definições de Lista ou Definições da Biblioteca.

  3. Na secção Colunas, clique em Criar Coluna.

  4. Introduza o nome da coluna, como, por exemplo, Cliente e, em seguida, em Tipos de Coluna, clique em Dados Externos.

  5. Em Tipo de Conteúdo Externo, clique em Seletor de Tipos de Conteúdo Externo e, em seguida, selecione o item da lista de tipos de conteúdo externo como, por exemplo, CRMCliente.

  6. Decida como pretende lidar com as ações definidas para o tipo de conteúdo externo ao executar uma das seguintes ações:

    • Para mostrar um menu de uma ou mais ações, clique em Apresentar o menu de ações.

    • Para forçar a coluna de dados externa a realizar a ação predefinida quando é selecionada, clique em Ligar esta coluna à Ação Predefinida do tipo de conteúdo externo.

  7. Em Adicionar uma coluna para mostrar cada um destes campos adicionais, clique em Selecionar todos os campos ou selecione um ou mais nomes de campo específicos, como, por exemplo, NomeCliente e NúmeroTelefone.

Sugestão:  Por predefinição, é adicionado um prefixo a cada nome de coluna com base no nome de coluna de dados externos. É uma boa ideia definir um nome de coluna curto, como IDCliente, especialmente se adicionar muitas colunas adicionais. Se Edição Rápida for ativada para a lista ou biblioteca, pode utilizar Edição Rápida para mudar os nomes da coluna.

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Atualizar uma coluna de dados externos

Nota:  A atualização de uma coluna de dados externos exige a permissão Contribuir ou outras permissões mais elevadas na lista ou biblioteca correspondente.

  1. Navegue até ao site SharePoint e, em seguida, navegue até à lista ou biblioteca.

  2. Adicione ou edite um item na lista ou as propriedades da biblioteca de documentos.

  3. Na caixa de texto da coluna de dados externos, como, por exemplo, nome do cliente, clique em Seletor de Itens de Dados Externos.

    O autor do tipo de conteúdo externo necessita de definir como o Seletor de Itens Externos funciona ao selecionar um campo de identidade adequado e criando um ou mais filtros, para que possa localizar rapidamente o valor correto. Se este não for o caso, contacte o autor do tipo de conteúdo externo ou o administrador para assistência.

  4. Na caixa de diálogo, selecione a entrada apropriada, como, por exemplo, Luciana Ramos e, em seguida, clique em OK.

Os dados são atualizados na lista externa e na origem de dados externa.

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Atualizar uma coluna de dados externos

Por motivos de desempenho, os dados numa coluna de dados externos são colocados em cache num servidor ou serviço e podem não mostrar os valores mais recentes do sistema de dados externos. Para assegurar que os dados externos mostrados são atuais, pode atualizar a coluna de dados externos. Contudo, tenha cuidado ao efetuar uma atualização, porque pode levar muito tempo, dependendo como os dados externos estão configurados.

Nota:  A atualização da coluna de dados externos necessita de ter permissões de contribuição ou mais elevadas nessa lista ou biblioteca.

  1. Navegue até ao site SharePoint e, em seguida, navegue até à lista ou biblioteca.

  2. No cabeçalho da coluna de dados externos, clique em Atualizar.

  3. Na página Atualização, decida se quer atualizar apenas a pasta atual ou a pasta atual e todas as suas subpastas.

  4. Clique em OK.

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