Controlar o acesso às suas informações de presença no Lync

O que é a "presença" no Lync? O que é uma "relação de privacidade" no Lync? Por que devo saber estes conceitos? Se já tiver refletido sobre estas perguntas ou outras semelhantes, encontrará as respostas aqui. Em primeiro lugar, vamos definir alguns termos importantes. Em seguida, resumiremos a que tipo de informações cada relação de privacidade fornece acesso. Por fim, explicaremos como pode alterar as relações de privacidade que tem com os seus contactos e como pode limitar o acesso às suas informações de presença sempre que for necessário.

O que são ao certo as informações de presença?

As informações de presença incluem o estado da sua disponibilidade (como Disponível ou Ausente), um indicador de presença com código de cores (como verde, amarelo ou vermelho), a sua agenda, a sua localização e as suas notas de fora do escritório.

O que são as relações de privacidade?

No Lync, as relações de privacidade controlam a quantidade das suas informações de presença que as outras pessoas veem. Os seus contactos têm uma de cinco relações de privacidade consigo e cada relação fornece acesso a diferentes quantidades de informações. Por exemplo, Colegas, que é a relação que é atribuída por predefinição quando adiciona contactos novos, podem saber mais sobre a sua localização, quando está disponível e como contactá-lo do que os Contactos Externos, mas menos do que Grupo de Trabalho. Amigos e Família,, como seria de esperar, podem ver mais informações de presença do que todos os outros contactos. (A única exceção neste caso são os contactos com os quais tem uma relação de Grupo de Trabalho, que poderão ter de localizá-lo no seu local de trabalho, pelo que são os únicos que podem ver os locais das suas reuniões e contactá-lo através do Lync, mesmo que o seu estado esteja definido como "Não Incomodar".)

Que níveis de privacidade existem e a que informações permitem aceder?

Esta tabela mostra as informações que podem ser vistas e quem as pode ver:

Tipo de informação:

Disponível para:

Contactos Externos?

Colegas?

Grupo de Trabalho?

Amigos e Família?

Informações de Presença

Sim

Sim

Sim

Sim

Estado de Presença

Sim

Sim

Sim

Sim

Nome a Apresentar

Sim

Sim

Sim

Sim

Endereço de email

Sim

Sim

Sim

Sim

Cargo *

Sim

Sim

Sim

Sim

Telefone do Trabalho *

Sim

Sim

Telemóvel *

Sim

Telefone de Casa *

Sim

Outro Telefone

Sim

Sim

Sim

Sim

Empresa *

Sim

Sim

Sim

Sim

Escritório *

Sim

Sim

Sim

Sim

Site do SharePoint *

Sim

Localização da Reunião #

Sim

Assunto da Reunião #

Sim

Sim

Sim

Disponibilidade

Sim

Sim

Sim

Horário de Trabalho

Sim

Sim

Sim

Localização #

Sim

Sim

Sim

Notas (Nota de Fora do Escritório)

Sim

Sim

Sim

Notas (Pessoais)

Sim

Sim

Sim

Última Vez Ativo

Sim

Sim

Sim

Endereço Web de Fotografia Pessoal (se aplicável)

Sim

Sim

Sim

Sim

  • Um asterisco (*) acima indica que, se esta informação for definida no serviço de diretório da empresa, estará visível para todos os contactos na sua empresa, independentemente da relação de privacidade, e para os contactos externos (se configurados e reconhecidos pela rede da sua organização).

  • Um sinal de cardinal (#) acima indica que esta informação está visível por predefinição.

Alterar a sua relação de privacidade com um contacto

Para ver os seus contactos de acordo com a sua relação de privacidade:

  • Abra o Lync e, na Lista de contactos, clique no separador Relações na área imediatamente acima dos contactos (as outras opções são Grupos,Estado e Novo).

Para alterar a sua relação de privacidade com um contacto:

  • Na sua Lista de contactos, clique com o botão direito do rato num contacto, aponte para Alterar Relação de Privacidade e, em seguida, clique numa nova relação de privacidade para o contacto.

Por predefinição, os contactos recebem a relação de privacidade Colegas quando os adicionar à sua lista de Contactos. Se tiver alguns contactos que tenha, posteriormente, atribuído a outra relação, pode alterar a relação de privacidade novamente para Colegas clicando em Colegas ou Atribuir Relação Automaticamente.

Ocultar a sua localização

Por predefinição, o Lync atualiza a sua localização quando iniciar a sessão a partir de localizações diferentes. Pode ocultar esta informação de outros utilizadores fazendo o seguinte:

  1. Na janela principal do Lync, clique no menu de localização junto ao seu nome.

  2. Desmarque a caixa de verificação junto a Mostrar a Minha Localização a Outros.

Ativar o Modo de Privacidade

Por predefinição, todos os utilizadores, exceto os Contactos Bloqueados, podem ver o seu estado de presença. Para modificar as definições de privacidade, pode fazer o seguinte:

  1. Na janela principal do Lync, clique no botão Opções.

  2. Na caixa de diálogo Lync - Opções, clique em Estado e, em seguida, execute um dos seguintes procedimentos:

  3. Clique em Pretendo que todos consigam ver a minha presença independentemente das definições do sistema (substituir as predefinições).

  4. Clique em Pretendo que o administrador do sistema decida - atualmente todos podem ver a minha presença, mas isto pode mudar no futuro.

Acerca do Modo de Privacidade Otimizado

Se a sua organização tiver ativado o Modo de Privacidade Otimizado no Lync, pode optar por limitar a visibilidade das suas informações de presença apenas para as pessoas que adicionou à Lista de contactos. Para tal, selecione uma das opções seguintes na janela Opções->Estado:

  • Pretendo que todos consigam ver a minha presença

  • Pretendo que apenas as pessoas na Lista de contactos vejam a minha presença

Importante: Se estiver a executar o Lync no Modo de Privacidade, as versões anteriores do Microsoft Communicator estarão bloqueadas.

Bloquear um contacto

Para prevenir que um contacto interaja consigo via MI ou telefone no Lync:

  1. Na sua lista de Contactos, clique com o botão direito do rato no contacto que pretende bloquear.

  2. Clique em Alterar Relação de Privacidade e, em seguida, clique em Bloquear Contactos.

Nota: O seu nome e endereço de email continuarão visíveis para os contactos bloqueados.

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